중소기업의 조달 절차를 효율적으로 만들어주는 최적의 조달 소프트웨어
조달 과정은 구매, 재고 관리, 발주, 송장 처리, 공급업체 관리, 그리고 대금 지급 등 여러 요소가 복합적으로 얽혀 있어 복잡합니다. 하지만 이 과정은 기업의 성공에 매우 중요한 역할을 합니다. 그렇기 때문에 많은 기업들이 이러한 복잡한 과정을 자동화하고 효율적으로 관리하기 위해 소프트웨어 솔루션을 도입하고 있습니다.
만약 조달 소프트웨어 도입을 미루다가 수동 처리에 의존하게 되면, 많은 비효율적인 업무 처리 문제가 발생할 수 있습니다. 따라서 수동 작업으로 인한 어려움을 인지하는 즉시 이러한 솔루션 도입을 고려하는 것이 좋습니다.
조달 소프트웨어의 기본적인 개념과 함께 이 분야에서 최고로 평가받는 도구들을 함께 알아보도록 하겠습니다.
조달 소프트웨어란 무엇인가?
조달은 기업 운영에 필요한 상품과 서비스를 찾고 구매하는 전반적인 과정을 의미합니다. 조달 소프트웨어는 이러한 조달 과정의 다양한 단계를 자동화하는 데 특화된 비즈니스 솔루션입니다.
이러한 소프트웨어는 비용 분석, 계약 관리, 또는 대금 지급과 같은 업무를 포함하여 조달 과정의 각 단계를 효과적으로 관리할 수 있게 해줍니다. 또한, 여러 ERP 플랫폼과 연동하여 업무 프로세스를 더욱 원활하게 만들어 줍니다.
특정 조달 소프트웨어는 사용자 권한을 설정하여 중앙 시스템에서 모든 직원이 필요한 업무에 접근하고 수행할 수 있도록 지원하기도 합니다.
조달 소프트웨어의 기능
조달 소프트웨어는 조달 과정을 원활하게 하기 위해 다양한 기능을 제공합니다. 이를 통해 직원들은 어디서든 구매 요청을 하고, 팀원들과 효율적으로 소통할 수 있습니다. 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 구매 주문서 생성 및 확인
- 전자 구매 주문 자동화 전송
- 최근 구매 주문 및 취소 알림 제공
- 추가 조치가 필요한 구매 주문서를 담당자에게 자동 전달
- 주문 도착 후 재정 및 재고 관련 거래 처리
- 재고 수준 유지 및 품절 방지
- 데이터 수집 및 분석을 통한 수익성 극대화
- 다양한 플랫폼 간의 표준화된 프로세스 효율화
이제 조달 소프트웨어 사용 시 이점을 자세히 알아보겠습니다.
조달 소프트웨어 사용 대상
원자재, 컴퓨터 하드웨어, 사무용품 등 다양한 품목을 대량으로 구매하는 기업에게는 조달 소프트웨어가 필수적입니다. 따라서 제3자 공급업체로부터 정기적으로 물품을 구매하고, 조달 과정을 투명하게 관리하고자 하는 모든 기업이 그 대상입니다.
일반적으로 조달 소프트웨어를 사용하는 기업은 다음과 같습니다.
- 소비재 및 가전제품 제조업체
- 자동차 제조업체
- 전자상거래 및 소매업체
또한 조달 컨설턴트나 대행사와 같은 전문적인 서비스를 제공하는 기업들도 조달 소프트웨어를 활용합니다.
많은 기업들이 편의성과 비용 효율성을 위해 구매 관련 업무를 외부 대행사에 위탁합니다. Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture 등이 조달 컨설팅 분야에서 선두를 달리고 있습니다.
조달 소프트웨어가 기업에 제공하는 이점
1. 조달 자동화
조달을 포함한 모든 비즈니스 영역에서 자동화는 점점 더 중요해지고 있습니다. 조달 소프트웨어를 사용하면 조달과 관련된 모든 업무를 자동화할 수 있습니다.
공급업체 검색부터 등록, 제품 선택, 품질 확인, 그리고 최종 거래 체결까지, 모든 과정을 하나의 소프트웨어에서 처리할 수 있습니다.
대부분의 조달 소프트웨어는 내부 구매 요청을 자동 처리하며, 구매 주문을 발송하기 전에 관리자의 승인을 필요로 합니다.
2. 구매 투명성
관리자 및 최고재무책임자(CFO)와 같은 주요 이해관계자들은 중앙화된 소프트웨어를 통해 구매 추세를 실시간으로 확인할 수 있습니다. 따라서 조달 관련 보고서를 얻기 위해 복잡한 절차를 거칠 필요가 없습니다.
또한, 이러한 도구는 거래가 완료될 때까지 모든 단계를 추적함으로써 기업의 투명성을 높이고 부정행위를 방지하는 데 기여합니다.
3. 승인 최적화
조달 소프트웨어에는 지능형 알고리즘이 탑재되어 있어 실제 구매 요청과 불필요한 낭비를 구별할 수 있습니다. 따라서 승인 담당자는 대부분의 경우 실제 구매 요청만을 처리하게 되어 승인 절차를 신속하게 진행할 수 있습니다.
4. 지출 가시성
소프트웨어 대시보드를 통해 소모품 구매에 대한 회사 전체 지출, 공급업체 정보, 지급 금액 등을 한눈에 확인할 수 있습니다. 이러한 기능은 프로젝트 예산 수립 및 불필요한 구매 비용 절감에 큰 도움이 됩니다.
조달 소프트웨어 선택 시 고려해야 할 기능
대부분의 조달 소프트웨어는 기본적인 기능들을 제공하지만, 구매하기 전에 최소한 다음 기능이 제공되는지 확인해야 합니다.
- 신규 공급업체 등록 또는 기존 공급업체와의 계약 검토를 지원하는 공급업체 관리 대시보드
- 공급업체 검색 기능
- 불필요한 지출이나 잘못된 구매 주문을 방지하는 위험 관리 기능
- 구매 주문, 공급업체 결제 등을 감사할 수 있는 감사 기능
- 월별 또는 분기별 예산을 입력하고 그 범위 내에서 구매를 유지할 수 있는 예산 책정 기능
- 구매 주문, 송장, 만기 주문 등의 알림 기능
- 지출 추적, 주문 승인, 거래 확인 등을 위한 모바일 버전 지원
- 구매 관련 회사 정책을 설정할 수 있는 기능
- 사용자가 맞춤형 조달 워크플로를 생성할 수 있는 기능 (소프트웨어에 특정 구매 시나리오에 대한 템플릿이 없는 경우)
이제 조달 소프트웨어의 기본적인 개념과 기능을 살펴보았으니, 중소기업에서 활용할 수 있는 최고의 조달 소프트웨어를 소개하겠습니다.
Precoro
Precoro는 소규모 또는 중소 규모 팀의 구매 프로세스를 간소화하고 수동 작업을 줄여 시간과 비용을 절약하고 더 중요한 업무에 집중할 수 있도록 돕습니다.
혁신적이고 빠른 속도의 이 소프트웨어는 조직의 지불 조달 시스템을 최적화하여 업무 효율성을 향상시킵니다. 구매 요청, 주문, 청구 등 구매 프로세스와 관련된 다양한 업무를 효율적으로 처리합니다.
또한 Precoro는 승인 워크플로를 개선하여 구매 시스템을 효율적으로 관리합니다. 구매 요청, 주문, 승인, 청구 및 송장 관리와 같은 워크플로 단계는 이 소프트웨어를 통해 전자적으로 처리할 수 있습니다.
이 애플리케이션은 이동 중에도 프로세스 제어, 승인 및 비용 분석을 쉽게 할 수 있도록 지원합니다.
Precoro는 정기 보고서 및 데이터 분석 기능을 제공하여, 모든 워크플로 프로세스 및 조달 데이터를 상세하고 포괄적으로 다룰 수 있도록 지원합니다.
또한, 이러한 보고서를 통해 오류를 추적하고 해결하며, 이해 관계자를 위한 보고서 형식을 사용자 정의하고, 회계 및 재무 분석을 위한 실시간 데이터 내보내기가 가능합니다.
Kissflow
조달-지불 프로세스를 제어하면서 충분한 유연성을 원한다면 Kissflow가 최적의 선택입니다. 이 소프트웨어는 사용자가 정의할 수 있는 유연한 솔루션을 제공하여 구매 요청을 수집, 승인 및 추적할 수 있도록 지원합니다.
구매 요청이 승인되면 자동으로 주문이 생성되고 구매 주문서(PO)가 발행됩니다. 또한 Kissflow는 공급업체 온보딩, 관리 및 유지를 위한 효율적인 포털을 제공하여 공급업체 관리를 지원합니다.
이 애플리케이션을 사용하면 이동 중에도 송장 승인이 가능합니다. 또한 자동화된 3자 매칭을 지원하여 계약서, 구매 주문서 및 서비스 입력 시트와 함께 송장을 검증합니다.
Kissflow는 구매 추세, 지출 및 공급업체 성과에 대한 데이터 기반의 실행 가능한 통찰력을 제공합니다. 사용자는 소프트웨어를 사용하여 사용자 정의 가능한 매개변수가 포함된 즉석 보고서를 생성할 수도 있습니다.
다양한 타사 도구와의 원활한 통합을 지원하여 Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP 및 NetSuite와 같은 ERP 및 재무 애플리케이션과 함께 사용하여 중복성을 제거할 수 있습니다. 강력한 플러그인 및 API도 사용할 수 있습니다.
Team Procure
Team Procure는 중소기업의 조달 프로세스를 간소화하는 데 유용하며, 복잡한 조달 작업을 처리해야 하는 기업의 요구 사항을 충족할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 복잡한 국제 조달 작업에도 적합합니다.
클라우드 기반 플랫폼인 Team Procure는 모든 승인, 구매 주문 및 재고를 관리할 수 있습니다. 특히, 구매 요청을 예산, 부서, 그리고 중요도에 따라 분류할 수 있는 기능을 제공합니다. 또한, 이러한 요청으로부터 구매 주문서를 생성하고 배송 일정을 모니터링할 수 있도록 합니다.
Team Procure는 최저 입찰자로부터 구매한 여러 공급업체의 입찰을 회사가 관리할 수 있는 가격 매트릭스 기능을 제공합니다. 또한, 사용자 정의 가능한 승인 워크플로 기능을 통해 각 조직의 다양한 요구 사항에 맞게 프로세스를 설정할 수 있습니다.
Team Procure에서는 공급업체와 벤더를 쉽게 온보딩할 수 있으며, 성능 추적을 위한 기본 제공 KPI도 제공합니다. 여러 위치에 창고가 있는 경우에도 통합 창고 관리 시스템을 구축할 수 있습니다. 또한, 맞춤형 API를 통해 기존 시스템과의 통합도 지원합니다.
ProcurementExpress
ProcurementExpress는 조달 프로세스와 관련된 모든 워크플로를 간소화하는 데 이상적인 조달 소프트웨어입니다. 이 소프트웨어는 긴 수동 프로세스, 문서 추적 및 부정행위 발생 가능성을 줄이는 데 도움이 됩니다.
혁신적인 승인 시스템을 통해 최대 비용을 설정하고 승인 체인을 결정할 수 있습니다. 또한, 회사는 미리 결정된 승인 수준을 다른 직원에게 할당할 수도 있습니다. 조직은 효율성 최적화를 위해 승인 체인의 각 단계를 사용자 정의하고 자동화할 수도 있습니다.
이 애플리케이션을 사용하면 개별 공급업체와의 관계를 기반으로 빠르고 정확한 구매 주문서를 생성할 수 있습니다. 필요한 필드와 드롭다운 메뉴를 포함하여 전문적이고 상황에 맞는 구매 주문서를 작성할 수 있도록 지원합니다.
회사의 재정 구조에 따라 비용을 여러 위치에 할당하여 과도한 지출을 방지할 수 있습니다. 또한, 앱 내 보고 기능을 사용하여 비용 분석을 종합적으로 수행할 수 있습니다. 다양한 프로젝트 및 부서에 대한 예산을 생성할 수 있는 기능도 제공합니다.
Procurify
Procurify를 사용하면 종이 기반 프로세스, 느린 승인, 복잡한 솔루션에서 벗어날 수 있습니다. 이 소프트웨어는 회사 지출에 대한 완벽한 가시성과 통제력을 제공하는 선제적인 지출 관리 솔루션입니다.
Procurify를 사용하면 모든 구매 주문을 한곳에서 승인할 수 있습니다. 또한, 예산 대비 실시간 지출을 확인할 수 있습니다. 원활한 지출을 위한 물리적 및 가상 지출 카드도 제공합니다.
Procurify는 모든 구매 여정 단계를 자동화하고 추적하기 위한 워크플로 생성을 지원합니다. 부서 및 위치에 따라 구매 권한을 설정할 수도 있으며, 공급업체의 모든 주문을 정렬하는 기능도 제공합니다.
또한, 정보에 입각한 구매 및 비즈니스 결정을 내릴 수 있도록 공급업체 성과 분석 기능을 제공합니다. 이미지, 카탈로그 항목, 상세 정보도 가져올 수 있습니다.
Procurify는 Amazon Business, Oracle, Quickbooks 및 Slack과 같이 자주 사용되는 비즈니스 애플리케이션과 직접 통합됩니다.
Coupa
Coupa는 조달 프로세스 관리에 필요한 가시성과 지출 관리 기능을 제공하는 플랫폼입니다. Coupa를 선택하면 직원들의 소중한 시간을 절약하는 동시에 편리한 구매 경험을 제공할 수 있습니다.
Coupa의 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 구매 요청 및 주문 프로세스 간소화
- 실시간 구매 주문 추적
- 할인 가격 및 기타 혜택에 대한 알림
- SOW(업무기술서) 기반 서비스를 위한 유연한 데이터 입력 양식
- 실시간 예산 관리를 위한 대시보드
또한, Coupa는 이메일과 휴대폰을 통한 승인을 지원합니다. 회사는 이 도구를 재고 및 계약 관리에도 활용할 수 있습니다.
Bellwether
Bellwether는 조달 프로세스를 투명하고 빠르게 진행할 수 있도록 지원합니다. 구두 승인, 이메일 및 전화 통화로 인한 긴 의사소통 과정을 줄일 수 있습니다.
이 소프트웨어를 사용하면 최소한의 시간과 노력으로 요청, 구매 주문 및 송장을 설정할 수 있습니다. 고급 워크플로 및 예산 책정과 같은 기능을 통해 지출에 대한 가시성과 통제력을 높일 수 있습니다.
Bellwether는 클라우드 기반 도구로서 필요한 유연성과 사용자 정의를 제공합니다. 여러 언어 또는 사용자 정의 필드가 필요한 경우 Bellwether에서 지원할 수 있습니다. 또한, 오프 사이트에서도 애플리케이션에 액세스할 수 있습니다.
PairSoft
PairSoft는 기업이 P2P(구매-지불) 프로세스에서 워크플로를 자동화하는 데 사용할 수 있는 사용자 친화적인 소프트웨어입니다. 또한, 지출 가시성을 확보하고 공급업체 및 벤더와 좋은 관계를 유지하는 데 도움을 줍니다.
PairSoft는 시스템 또는 기존 ERP에 빠르게 배포하고 쉽게 사용할 수 있으며, 전체 프로세스를 간소화하여 구매 주문서를 효율적으로 관리할 수 있도록 지원합니다. 또한, 전반적인 지출에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다.
PairSoft는 회사와 공급업체 간의 실시간 커뮤니케이션을 촉진할 수 있으며, 송장 처리 및 유효성 검사와 같은 업무 자동화를 지원합니다. 또한, 분석 및 보고 기능도 제공합니다.
마무리
디지털 시대에 기업이 소프트웨어나 자동화 솔루션 없이 조달 프로세스를 관리하는 것은 매우 어려운 일입니다. 조달 소프트웨어는 이 과정의 모든 단계에서 새로운 기회를 열어줄 수 있습니다.
또한, 이러한 애플리케이션은 기업이 성장함에 따라 최적의 효율성을 유지하는 데 큰 도움을 줍니다. 자신에게 가장 적합한 조달 소프트웨어를 선택하기 위해 앞서 언급된 최고의 조달 소프트웨어 목록을 확인해 보십시오. 또한 자동화된 조달을 위한 강력한 도구에 필수적으로 포함되어야 하는 기능들을 살펴보는 것도 좋습니다.
중소기업은 최고의 문서 관리 도구에 대한 정보도 필요할 수 있습니다.