Outlook에는 받은 편지함을 깔끔하게 유지하는 데 도움이 되는 낮은 우선 순위 메일, 대화 정리 및 중요 받은 편지함과 같은 유용한 도구가 전자 메일 클라이언트에 내장되어 있습니다. Outlook Online에는 간단한 규칙을 사용하여 전자 메일을 삭제하거나 이동하는 데 사용되는 도구인 Sweep이라는 기능이 포함되어 있습니다. 작동 방식은 다음과 같습니다.
Sweep은 특정 발신자의 이메일을 어디로 보내야 하는지에 대한 규칙을 설정할 수 있는 도구입니다. 비우기 규칙은 24시간마다 한 번씩 실행되며 받은 편지함뿐 아니라 원하는 폴더에 규칙을 만들 수 있습니다.
스윕 도구는 상단의 도구 모음에서 사용할 수 있습니다. 아웃룩 온라인. 현재 있는 폴더에서 전자 메일을 선택하면 나타납니다(자신과 Microsoft에서 낮은 우선 순위 메일이 일부 메시지를 이동했음을 알리는 메시지 제외).
Sweep은 이동 도구입니다. 즉, 이동할 이메일에 대한 옵션과 이메일을 이동할 폴더를 선택하는 옵션이 있습니다.
기본적으로 비우기는 선택한 보낸 사람의 모든 이메일을 지운 편지함 폴더로 이동하므로 비우기는 이동 도구이지만 이메일을 삭제하는 데에도 사용할 수 있습니다.
지운 편지함에서 받은 편지함을 포함하여 원하는 폴더로 “이동”을 변경할 수 있습니다. 이는 비우기가 받은 편지함을 지우는 데만 사용되는 것이 아님을 의미합니다.
예를 들어 이메일 분류를 시작하기로 결정했다면 비우기를 사용하여 아카이브 폴더에 있는 특정 발신자의 모든 이메일을 빠르게 처리 폴더로 이동하고 카테고리를 한 번에 모두 적용할 수 있습니다. 이메일을 수동으로 찾는 것보다 훨씬 빠릅니다.
두 번째 옵션인 “폴더의 모든 메시지 및 향후 메시지 이동”도 선택한 발신자의 모든 이메일을 이동하지만 해당 발신자의 향후 모든 메시지도 함께 이동합니다.
첫 번째 옵션과 마찬가지로 두 번째 옵션은 눈에 보이는 것보다 더 많은 힘을 가지고 있습니다. 이 옵션은 모든 폴더에서 작동하므로 파일 시스템을 자동화하는 데 사용할 수 있습니다. 귀하가 이메일에 대한 파일 시스템을 가지고 있는 사람이라고 가정해 보겠습니다. 이메일을 다룰 때마다 수동으로 올바른 폴더로 옮겨야 했습니다. 그러나 Sweep을 사용하면 이를 자동화할 수 있습니다.
보관 폴더에서 비우기 규칙을 설정하여 특정 발신자의 모든 이메일을 올바른 폴더로 이동합니다. 그런 다음 받은 편지함에서 이메일을 처리했으면 보관함으로 이동하고 비우기 규칙이 그곳에서 올바른 폴더로 이메일을 보내도록 합니다.
세 번째 옵션인 “항상 최신 메시지를 유지하고 나머지는 폴더에서 이동”은 Outlook 클라이언트에 있는 대화 정리 도구의 동적 버전입니다. 이 도구는 사용자가 지시하면 수동으로 실행되며 사용을 권장하는 훌륭한 도구이지만 Sweep 버전은 자동으로 실행됩니다.
사람들이 보낸 메시지의 경우 사람들이 다른 내용에 대해 이메일을 보낼 수 있으므로 이 옵션이 적용되지 않을 수 있습니다. 그러나 작업표 시스템이나 정기적인 경고 메시지와 같은 알림 이메일에는 적합합니다.
마지막 옵션인 “항상 폴더에서 10일이 지난 메시지를 이동”은 강바닥의 토사물처럼 받은 편지함에 쌓이는 이메일에 휩싸인 사람에게 적합합니다.
일주일 이내에 처리하지 않으면 전혀 처리되지 않는 이메일이 많이 있습니다. 따라서 받은 편지함에서 자동으로 이동하지 않는 이유는 무엇입니까?
그것이 당신에게 적합하지 않은 경우, 이 옵션은 시간이 제한된 정보가 포함된 이메일을 처리하는 데 여전히 유용합니다. 다가오는 주에 지역 이벤트에 대한 이메일을 받습니까? 이 옵션은 이러한 항목을 지우는 데 적합합니다. 그것들을 읽을 기회가 있다면, 훌륭합니다. 스스로 다룰 수 있습니다. 그렇지 않다면 Sweep이 대신 처리하도록 하십시오.
원하는 폴더로 보낼 수 있으므로 삭제할 필요가 없으므로 바우처 거래가 삭제될 수 있지만 이번 주 하늘에서 일어나는 일에 대한 지역 천문 학회의 이메일이 보관될 수 있습니다.
모든 비우기 규칙을 보고 원하는 경우 삭제하려면 설정 > 모든 Outlook 설정 보기를 클릭합니다.
이메일 > 스윕을 엽니다.
생성한 모든 비우기 규칙을 보고 삭제할 수 있습니다.
전반적으로 Sweep은 놀랍도록 강력한 이동 도구입니다. 받은 편지함을 깨끗하게 유지하거나 폴더에서 폴더로 메일을 라우팅하는 간단한 워크플로 도구로 사용할 수 있습니다. 이메일을 계속 관리할 수 있도록 도와주는 Outlook의 무기고에 추가된 기능이라고 생각합니다.