편지함 정리 도구를 사용한 적이 있다면 자동 보관 버튼을 보았을 것입니다. 그러나 작동 방식과 수행할 작업에 대해 주의할 수 있습니다. 다음은 그것이 하는 일과 그것을 사용하는 방법입니다.
자동 보관 버튼을 클릭하면 프로세스가 Outlook의 모든 폴더를 탐색하고 설정한 자동 보관 규칙을 적용합니다(걱정하지 마십시오. 기본 자동 보관 규칙은 아무 작업도 하지 않는 것이므로 버튼 클릭). 그러나 이전 항목을 방해가 되지 않는 아카이브로 이동하려는 경우 자동 보관이 프로세스를 자동화하는 방법입니다. 설정하고 실행해보도록 하겠습니다.
목차
자동 보관을 켜는 방법
먼저 자동 보관을 켜고 설정을 선택해야 합니다. 파일 > 옵션 > 고급으로 이동한 다음 “자동 보관 설정” 버튼을 클릭합니다.
“다음 간격으로 자동 보관 실행” 옵션이 꺼져 있는 한(기본값) 자동 보관은 실행되지 않습니다.
“다음 간격으로 자동 보관 실행” 옵션을 켜면 이제 모든 옵션을 사용할 수 있습니다.
파일 옵션에 하나의 설정 창이 있고 수동 작업으로 원하는 폴더에 대해 해당 설정을 실행할 수 있는 폴더 정리와 달리 여기에 표시된 자동 보관 설정은 기본 설정입니다. 자동 보관이 켜진 각 폴더는 이러한 기본 설정을 사용할 수 있습니다. 또는 원하는 경우 다른 폴더에 대해 다른 설정을 사용할 수 있습니다. 나중에 어떻게 하는지 살펴보겠지만 지금은 기본 설정을 살펴보겠습니다.
자동 보관을 설정하는 방법
가장 먼저 AutoArchive가 설정되면 14일마다 실행됩니다. 위쪽 및 아래쪽 화살표를 사용하거나 숫자를 입력하여 변경할 수 있으며 1일에서 60일 사이의 값을 선택할 수 있습니다. 두 자리 숫자를 입력할 수 있지만 60보다 큰 경우 Outlook은 “확인”을 클릭할 때 오류 메시지를 표시하며 저장하기 전에 값을 변경해야 합니다.
다음 옵션인 “자동 보관이 실행되기 전에 확인”을 선택하면 자동 보관이 발생하기 전에 Outlook에서 확인 메시지를 표시하도록 선택할 수 있습니다. 이 프롬프트를 사용하면 설정을 검토하거나 원하는 경우 자동 보관 실행을 취소할 수 있습니다.
나머지 설정은 보관할 항목과 보관 프로세스 중에 발생하는 작업과 관련됩니다. 여기서 첫 번째 옵션인 “만료된 항목 삭제(이메일 폴더만)”는 만료 날짜가 추가된 이메일과 관련됩니다. 해당 폴더에 대해 자동 보관을 켜도 작업이나 이벤트에는 영향을 미치지 않습니다.
나머지 설정은 이메일뿐만 아니라 모든 항목에 적용됩니다. 이는 일정 이벤트, 작업, 메모 및 저널 항목을 의미합니다.
“이전 항목 보관 또는 삭제”가 켜져 있다고 가정하면 기본 설정은 Outlook에서 6개월이 지난 항목을 보관(기본값)이라는 별도의 새로운 .pst 파일로 이동하고 이 항목을 의 탐색 창에 표시하도록 하는 것입니다. Outlook을 사용하면 원할 때마다 보관된 항목에 액세스할 수 있습니다. “다음보다 오래된 항목 정리” 값을 1일에서 60개월 사이로 변경하거나, 항목을 보관할 다른 .pst 파일을 선택하거나, “이전 항목 영구 삭제”를 선택할 수 있습니다.
이 삭제는 지운 편지함 폴더를 무시하고 항목이 Outlook에서 완전히 삭제된다는 점에 유의하십시오. 설정에 따라 메일 서버에서 계속 액세스할 수 있지만 이에 의존해서는 안 됩니다. 항목을 완전히 삭제하려는 경우에만 이 옵션을 선택하십시오.
“확인”을 클릭하면 자동 보관이 켜집니다. 오늘부터 선택한 “자동 보관 실행 간격” 값(기본적으로 14일마다)에 따라 실행됩니다. 따라서 일단 전원을 켜면 매우 빠르게 실행될 것으로 예상해야 합니다. 테스트에서 전원을 켜고 자동 보관이 실행될 것이라는 메시지를 받는 데 10분도 채 걸리지 않았습니다. 자동 보관은 기본적으로 몇 개의 폴더에서만 실행되므로 특정 폴더에서 실행하거나 다른 폴더에서 실행되는 방식을 사용자 지정하려면 계속 읽으십시오.
다른 폴더에 대해 자동 보관을 켜고 사용자 지정하는 방법
자동 보관을 켜면 기본적으로 다음 폴더에 대해서만 실행됩니다.
보낸 편지함
삭제 된 아이템
캘린더
작업
다른 폴더에서 실행하려면 각 폴더에 대해 이 기능을 켜야 합니다(또는 실행하지 않으려는 4개 폴더 중 하나에서 꺼야 함). 탐색 창에서 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “속성”을 클릭하면 됩니다.
리본에서 폴더 > 폴더 속성을 선택하여 폴더 속성에 액세스할 수도 있습니다. (탐색 창에 표시되지 않는 일정 및 작업과 같은 폴더의 경우 폴더 속성에 액세스할 수 있는 유일한 방법입니다.) 자동 보관 설정으로 바로 이동하는 옵션도 있습니다. 폴더 속성 안에 있습니다.
폴더 속성 창에서 자동 보관 탭을 클릭하여 해당 폴더의 설정에 액세스합니다.
대부분의 폴더에서 “이 폴더의 항목을 보관하지 않음” 설정이 기본적으로 켜져 있습니다. 즉, 자동 보관 프로세스가 실행될 때 폴더가 무시되고 그 안의 항목이 보관되지 않습니다. 폴더를 포함하려면 “기본 설정을 사용하여 이 폴더의 항목 보관” 옵션을 켜십시오.
또는 이 폴더에 대한 자동 보관 설정을 기본값과 다르게 하려면 “이 설정을 사용하여 이 폴더 보관”을 켜고 설정을 원하는 대로 수정합니다.
언제든지 기본 설정을 사용하도록 모든 폴더를 되돌리려면 파일 > 옵션 > 고급 > 자동 보관 설정으로 돌아가서 “지금 이 설정을 모든 폴더에 적용” 버튼을 클릭하면 됩니다. 그러면 “이 설정을 사용하여 이 폴더 보관”이 켜져 있는 모든 폴더가 대신 “기본 설정을 사용하여 이 폴더의 항목 보관”이 켜져 있는 것으로 변경됩니다.
자동 보관 기본 설정과 폴더별 설정을 원하는 대로 설정하고 나면 프로세스가 백그라운드에서 조용히 작동하도록 하여 공간을 확보하고 폴더가 너무 부풀려지는 것을 방지할 수 있습니다.