프로세스를 간소화하는 12가지 문서 생성 소프트웨어

사업 운영에서 변함없는 요소 중 하나는 바로 문서 생성의 필요성입니다.

기술이 주도하는 현대 사회에서 기업들은 종이 문서에서 클라우드 기반 전자 파일로 전환함으로써 종이 소비를 줄이는 것은 물론, 문서 생성 과정을 더욱 효율적으로 만들었습니다.

법률, 보험, 금융 등 특정 산업 분야에서는 일상 업무에서 문서 생성에 대한 의존도가 더욱 높습니다.

송장, 제안서, 계약서, 고객 프레젠테이션 자료, 예산서, 내부 정책 선언문 등은 기업이 운영을 수행하고 고객, 직원, 공급업체와 소통하는 데 있어 핵심적인 문서입니다.

정책 문서, 계정 공개 자료, 법원 제출 서류, 기타 중요한 커뮤니케이션 자료 등을 준비하고 전달하는 과정은 신속하게 처리되어야 합니다.

본 글에서는 문서 생성이 왜 필수적인지, 그리고 문서 생성 자동화가 기업 효율성 증진에 어떻게 기여하는지 알아봅니다. 더 이상 지체하지 않고 바로 시작하겠습니다!

문서 생성 소프트웨어가 필요한 이유

문서 생성 소프트웨어 사용은 다음과 같은 이유로 비즈니스에 필수적입니다.

시간 절약: 팀 구성원들은 시간 절약이라는 상당한 이점을 누릴 수 있습니다.

문서 디자인, 편집, 생성 및 가져오기 등 여러 작업들이 자동화된 문서 생성 시스템을 통해 더욱 빨라집니다. 이를 통해 귀중한 인적 자원을 확보하고, 개발팀이 프로세스 생성 및 문제 해결에 매달릴 필요성을 줄일 수 있습니다.

오류 및 누락 제거:

수동 데이터 입력 단계를 수반하는 모든 절차를 자동화하면 인간의 실수가 발생할 가능성이 줄어듭니다. 문서 작성 역시 마찬가지입니다.

직원들은 사용자 친화적인 고품질 문서 생성 솔루션이 업무 플랫폼 내에서 제공될 때 더 빠르게 배우고, 더욱 향상된 수준의 문서를 정기적으로 생성할 수 있습니다.

브랜드 일관성 유지:

모든 기업 커뮤니케이션에서 통일된 외관과 느낌은 효과적인 회사 브랜딩에 필수적입니다. 이는 마케팅 자료뿐만 아니라 기업의 인쇄 및 전자 문서에도 적용됩니다.

직원들은 신뢰할 수 있는 문서 생성 시스템을 활용하여 일관된 기업 이미지를 유지하면서 특정 고객에 맞춰 고도로 사용자 정의 가능한 문서를 생성할 수 있습니다.

문서 생성 소프트웨어의 주요 기능

훌륭한 문서 생성 소프트웨어는 다음과 같은 주요 기능들을 포함해야 합니다.

자동 서식 및 다중 형식 지원:

문서의 글꼴, 크기, 파일 형식(PDF, Docx, CSV 등)을 빠르게 변경할 수 있으며, 문서의 무결성이 손상되지 않아야 합니다.

많은 고객들이 사용하는 문서 형식에 대한 특정 선호도를 가지고 있다는 점을 고려할 때, 이는 매우 중요한 기능입니다. 선택하는 솔루션이 다양한 형식 옵션을 제공하는지 확인해야 합니다.

간편한 통합:

JSON, XML 등 다양한 형식의 파일을 빠르게 병합하고, 자주 사용하는 다른 프로그램과 쉽게 통합할 수 있어야 합니다.

이를 통해 데이터 라우팅이 더욱 원활하고 신속해지며, 최종 결과물이 올바르게 완성되었다는 확신을 가지고 더욱 쉽게 작업할 수 있습니다.

동적 콘텐츠:

문서 생성 도구의 중요한 기능 중 하나는 동적인 정보 범위를 조합하여 문서를 생성할 수 있는 능력입니다. 필요에 따라 메시지를 개인화하고 올바른 대상에게 전달하기 위해서는 정확한 데이터를 수집하여 문서에 포함할 수 있는 도구를 선택해야 합니다.

규정 준수 및 보안:

최고 수준의 솔루션은 필요한 경우 또는 문서별로 보안 및 규정 준수 프로토콜을 선택할 수 있는 기능을 제공해야 합니다. 선택한 솔루션이 안전한 SSL 연결과 신뢰할 수 있는 방화벽을 사용하는지 확인해야 합니다.

이제 효율적인 문서 생성 소프트웨어의 특징을 알았으니, 다음으로 기업에서 널리 사용되는 문서 생성 플랫폼 목록을 살펴보겠습니다.

스마트문서

먼저 문서 워크플로를 혁신하고 생산성을 향상시킬 수 있는 스마트 템플릿을 제공하는 자동화된 문서 생성 플랫폼인 SmartDocuments를 살펴보겠습니다.

Microsoft Teams 및 Sharepoint와 쉽게 통합될 수 있으며, 생성된 문서를 자동으로 저장합니다.

SmartDocuments는 SAP의 고객 및 제품 데이터를 문서에 자동으로 삽입하여 작업 시간을 크게 단축할 수 있습니다.

간편한 SmartWizard 도구를 사용하여 표준 문서 템플릿을 생성 및 관리하고, 외부 시스템에서 데이터를 가져오고, 기업 아이덴티티를 강화할 수 있습니다.

문서 생성 및 템플릿 관리 기능 덕분에 이 플랫폼은 문서 생성과 관련된 시간과 위험을 줄이기 위해 정부, 법률, 채용 등 다양한 산업 분야에서 활용됩니다.

독모시스

Docmosis는 스마트 템플릿 기반 방식을 사용하여 빠르고 안정적이며 확장 가능한 문서 생성 프로세스를 제공합니다. 이 플랫폼의 기능을 활용하여 PDF 및 Word 형식으로 개인화된 편지, 송장, 제안서, 계약서, 명세서, 보고서 등을 생성할 수 있습니다.

맞춤형 소프트웨어 응용 프로그램 및 타사 응용 프로그램과 성공적으로 통합되는 자체 호스팅 문서 생성 엔진을 갖추고 있습니다. Docmosis는 복잡한 문서 구조를 만드는 프로세스를 간소화하기 위한 다양한 기능을 제공합니다.

문서 템플릿으로 Microsoft Word 또는 LibreOffice Writer를 사용하십시오.
모든 동적 콘텐츠에 대해 일반 텍스트 자리 표시자를 입력하거나 추가합니다.
텍스트, 이미지, 표, 바코드, QR 코드 등을 추가합니다.
템플릿에 사용자 지정 가능한 보고서를 추가합니다.

패스트독

Fastdok은 IT, 비즈니스, 교육, 인사 등 다양한 분야에서 필요한 문서를 작성하는 데 사용되는 다목적 문서 작성 소프트웨어입니다.

이 클라우드 기반 문서 생성 소프트웨어는 빠르고 사용이 간편하며, 다양한 목적에 맞는 문서 작성에 매우 효과적입니다.

Fastdok의 가장 큰 특징은 사용자가 답변한 질문 목록을 기반으로 바로 사용할 수 있는 문서를 제공하는 자동화된 프로세스입니다.

Fastdok은 가능한 한 가장 쉬운 방법으로 문서를 생성할 수 있도록 초점이 맞추어진 설문지 세트, 명확한 예시 세트 및 자세한 설명을 제공하여 디지털 문서화 프로세스를 안내합니다.

이독젠

Edocgen은 데이터 기반 문서 자동화를 지원하고 팀 생산성을 향상시키기 위해 단순하거나 복잡한 다양한 템플릿을 제공하여 유연한 문서 생성 프로세스를 지원합니다.

이 문서 생성 소프트웨어는 사용자 친화적이며, 문서 생성 프로세스를 혁신하여 고객에게 더욱 나은 소통과 경험을 제공합니다.

Edocgen의 주요 기능은 다음과 같습니다.

JSON/XML/Excel, 데이터베이스 등 여러 소스의 데이터를 활용하여 수천 개의 문서를 대량으로 생성합니다.
템플릿에서 웹 양식을 자동으로 생성하여 문서를 만듭니다.
REST API를 이용하여 필요에 따라 문서를 생성하고 실시간으로 다운로드할 수 있습니다.
온프레미스 또는 클라우드에 쉽게 배포할 수 있으며, Azure, GCP 또는 AWS에서 실행할 수 있습니다.
PPTX, Microsoft Word, 채울 수 있는 PDF, Excel 형식의 문서 템플릿을 제공합니다.

체크박스

Deloitte, KPMG, BMW 등 세계적인 기업들이 신뢰하는 Checkbox는 문서의 수동 작성 및 관리 시간을 효율적으로 줄여주며, 지루한 문서 생성 과정을 간소화하는 강력한 올인원 문서 생성 및 관리 소프트웨어입니다. 이를 통해 사용자는 더욱 중요한 전략 관련 작업에 집중할 수 있습니다.

Checkbox는 표준화된 템플릿에 대한 유효성을 검사하여 문서 오류를 확인하고 제거합니다. 또한, Checkbox를 사용하면 생성된 문서에 대한 즉각적인 인사이트를 얻고, 승인 상태를 확인하고, 전자 서명을 받고, 자동화된 결과를 확인할 수 있습니다.

이 도구는 또한 협상 및 로그인 프로세스를 용이하게 하여 문서 처리 시간을 개선하고, 데이터 기반 의사 결정을 내리는 데 도움을 줍니다.

닥시프터

Docshifter는 모든 템플릿 기반 문서를 관리하고 PDF 형식으로 변환하는 데 도움이 되는 중앙 집중식 문서 자동화 소프트웨어입니다.

이 도구는 빠르고 확장 가능하며 규정을 준수하며, 자동화된 프로세스를 통해 데이터를 문서 템플릿에 복사하여 붙여넣을 필요가 없어 시간을 절약해 줍니다.

Docshifter는 단순한 문서 생성 플랫폼이 아닙니다. 기업의 다양한 파일 형식을 입력으로 받아 파일을 개선하고 PDF로 변환하는 PDF 변환 소프트웨어이기도 합니다. Docshifter의 주요 기능은 다음과 같습니다.

라이선스 및 인프라 비용을 절감하여 10배 더 빠른 PDF 변환
기본 커넥터 또는 Rest API를 사용하여 기존 도구와 통합 가능
비용 절감을 위해 Microsoft Word에서 템플릿 디자인 가능

템플래피

Templafy는 기업의 전반적인 문서 관련 활동을 관리하기 위해 반드시 갖춰야 할 도구입니다. 이 플랫폼은 기업의 요구 사항을 충족하는 솔루션을 설계하는 데 사용할 수 있는 다양한 모듈과 템플릿을 제공합니다.

Templafy는 기업이 비즈니스 문서 생성 프로세스의 모든 측면을 관리할 수 있는 강력한 관리 센터를 제공합니다. 미리 디자인된 템플릿, 문서 자산, 글꼴 및 이메일 서명을 쉽게 관리하고 배포할 수 있습니다.

기존 문서 콘텐츠 애플리케이션에 대한 보안 통합을 통해 IT 인프라를 강화하고 더욱 큰 가치를 창출합니다. Templafy는 기업의 개별 요구 사항을 충족하기 위해 다음과 같은 기능 세트를 제공합니다.

문서 앱 내에서 풍부한 회사 템플릿 및 자산 라이브러리 제공.
역동적이고 정확한 문서 작성을 지원하는 스마트 자동화 기술.
오래된 콘텐츠를 찾아내고 규정 준수 여부를 확인하기 위한 문서 및 프레젠테이션 자동 스캔 기능.
문서 성능을 최적화하기 위한 실행 가능한 통찰력 공유, 협업 및 액세스 기능.

닌텍스

Nintex를 활용하면 Salesforce 또는 Office 365에서 직접 계약서, 작업 주문서, 송장과 같은 모든 기업 관련 문서를 자동으로 생성하고 공유할 수 있습니다. 이를 통해 데이터를 복사하여 붙여넣을 필요가 없고 오류를 최소화하여 정확하고 규정을 준수하는 문서를 지정된 수신자에게 전달할 수 있습니다.

Nintex는 다음 기능을 제공하여 문서 생성 프로세스를 자동화하는 데 도움을 줍니다.

코드를 작성하지 않고 문서 생성을 자동화하여 효율성을 높입니다.
다양한 언어로 미리 디자인된 템플릿을 사용하여 Word, Excel, PowerPoint, PDF 파일 형식의 문서를 생성합니다.
문서 라우팅을 자동화하여 내부 검토 생성 및 문서 서명 프로세스를 간소화합니다.
Salesforce, SharePoint, Box와 같은 클라우드 스토리지 솔루션과 문서 템플릿을 사용하여 모든 소스의 데이터를 동적으로 연결합니다.

판다독

Pandadoc은 HIPAA, FERPA, GDPR 규정을 준수하는 문서를 신속하게 생성, 전송, 관리해야 할 때 신뢰할 수 있는 소프트웨어입니다. 이 DIY 도구는 중요한 문서 작성 프로세스를 가속화하기 위해 다양한 브랜드 템플릿과 사용자 정의 테마를 제공합니다.

Pandadoc은 문서 생성 과정을 단순화하면서도 브랜드의 고유한 목소리와 스타일을 유지할 수 있도록 노력합니다.

창의성과 세부 사항에 특별히 주의를 기울여 멋진 디자인 요소를 간편하게 드래그 앤 드롭할 수 있는 Canva 연동 기능을 비롯하여, 브랜드 템플릿과 맞춤형 디자인 테마를 제공합니다.

Pandadoc을 사용하면 눈길을 사로잡는 비디오, 애니메이션 GIF 및 고객이 원하는 서비스를 선택할 수 있는 스마트한 가격표 등을 문서에 추가할 수 있습니다.

손쉬운 문서 도구

Salesforce에서 제공하는 Docs Made Easy를 사용하면 조직에서 문서 생성 프로세스를 가속화하는 데 필요한 강력하고 세련된 동적 문서를 생성할 수 있습니다.

이 플랫폼을 사용하면 표준 객체에서 미리 설정된 템플릿으로 데이터를 전송하여 프레젠테이션, 보고서, 견적서, 송장, 계약서 등을 만들 수 있습니다.

Docs Made Easy는 다음과 같은 기능을 통해 전문가들의 문서 생성 생산성을 향상시킵니다.

Salesforce 데이터를 원활하게 동기화하여 문서 생성을 자동화합니다.
CRM 및 사용자 지정 객체에서 데이터를 추출하여 미리 설정된 템플릿과 결합합니다.
전문가 수준의 문서를 몇 번의 클릭만으로 빠르고 쉽게 전송하고 전달합니다.
고객이 문서와 상호 작용할 때 즉시 알림을 받습니다.

폼스택

Formstack은 조직의 문서 생성 프로세스를 자동화하기 위해 고려해볼 수 있는 또 다른 옵션입니다. 이 도구는 거의 모든 곳에서 쉽게 보낼 수 있는 전문적이고 매력적인 문서를 만들기 위한 서류 작업 부담을 최소화합니다.

드래그 앤 드롭 제스처를 지원하는 간편한 문서 작성 및 편집기를 통해 제안서, 신청서, 계약서, 계약서 등 다양한 문서를 몇 분 안에 만들 수 있습니다. Formstack을 사용하면 다음 기능에 액세스할 수 있습니다.

문서 내용을 표시하거나 숨기기 위한 조건부 섹션 추가 기능.
단일 데이터 소스를 기반으로 여러 문서 생성 기능.
문서를 어디에서나 공유하거나 Formstack 인터페이스에서 바로 다른 앱에 업로드할 수 있는 기능.
라이브러리에서 미리 디자인된 템플릿을 사용하여 비즈니스 문서를 신속하게 디자인하는 기능.

SDocs

마지막으로, 조직에 안정적인 보안을 제공하는 Salesforce 기반의 빠르고 간편한 문서 생성 소프트웨어 SDocs를 소개합니다. 이 도구는 효율성을 향상시키고 오류를 줄이며, 지루한 문서 관련 작업을 제거하기 위해 많은 기업에서 사용되고 있습니다.

SDocs는 Salesforce를 위한 기본 문서 생성 솔루션이므로 데이터가 Salesforce 환경을 벗어나지 않아 보안을 강화하고 서비스를 더욱 빠르게 제공할 수 있습니다. 또한 사용자 프로필의 문서 가시성 설정을 조정하고 생성 허용된 문서를 필터링할 수 있습니다.

이 플랫폼에는 문서 자동화 프로세스를 간소화하는 데 필요한 모든 기능이 포함되어 있습니다. 기본 제공되는 문서 편집기는 사용하기 쉽고, 추가 교육 없이도 작업을 완료할 수 있습니다.

결론

본 글에서는 현재 시장에서 사용할 수 있는 몇 가지 강력한 문서 작성 도구를 소개했습니다. 조직에 적합한 도구를 선택할 때는 먼저 비즈니스 요구 사항을 분석한 후 이러한 문서 자동화 도구들이 제공하는 기능과 특징을 비교하는 것이 가장 좋습니다.

흥미롭게도 여기에 나열된 대부분의 옵션은 시험 버전을 제공하므로, 여러분의 요구에 부합하는지 직접 확인해볼 수 있습니다.