하나의 큰 아카이브에 이메일을 보관할 때의 문제는 특정 메시지를 다시 찾는 것입니다. 그래서 사람들은 하나의 추가 폴더를 만든 다음 두 개를 만들고 로드합니다! 폴더 대신 이러한 기술을 사용하여 아카이브를 구성하십시오.
목차
메시지에 태그를 지정하는 방법(및 이유)
이메일을 보관하는 것이 좋습니다. 정리하는 가장 좋은 방법입니다. 이메일 클라이언트의 폴더로 메시지를 옮기는 데 시간을 낭비하지 마십시오. 모든 것을 하나의 아카이브 폴더에 넣으십시오. 예를 들어 Gmail에서는 보관 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다.
그러나 폴더가 없는 경우 쉽게 검색할 수 있도록 메시지를 정렬하는 방법은 무엇입니까? 답은 간단합니다. 태그 지정입니다.
폴더 대신 태그를 사용하는 것의 가장 큰 장점은 이메일을 한 폴더에 집어넣을 필요가 없다는 것입니다. 태그 지정을 사용하면 더 이상 클라이언트 프로젝트의 공급업체 문제에 대한 메일이 공급업체 폴더, 클라이언트 폴더, 프로젝트 폴더 또는 학습 폴더에 들어갈지 결정할 필요가 없습니다. 이메일에 적절한 태그를 추가하기만 하면 해당 공급업체, 클라이언트 등과 관련된 이메일을 찾든 상관없이 쉽게 다시 찾을 수 있습니다.
폴더 기반 시스템에서 단일 아카이브로 이동하는 경우 태그 지정은 나중에 항목을 찾을 수 있는 열쇠입니다. 대량으로 태그를 지정할 수 있으므로 클라이언트용 폴더가 있는 경우 아카이브로 이동하기 전에 해당 클라이언트의 이름으로 모든 항목에 태그를 지정할 수 있습니다. 이렇게 하면 쉽게 다시 찾을 수 있습니다.
무엇보다도 태깅은 (거의) 모든 최신 이메일 앱에서 간단합니다. 폴더를 유지하게 되더라도 태그 지정은 매우 유용하므로 어쨌든 수행하는 것이 좋습니다.
Outlook에서 분류
Outlook에서 태그 지정을 “분류”라고 합니다. 원하는 만큼 범주를 만들고 색상을 지정한 다음 전자 메일, 일정 이벤트, 작업, 메모, 연락처 등 Outlook의 모든 항목에 적용할 수 있습니다. 이렇게 하면 검색이 쉬워질 뿐만 아니라 Outlook 콘텐츠가 색상으로 강조 표시됩니다. 예를 들어, 프로젝트에 대한 카테고리를 만들고 특정 색상(예: 자주색)을 지정하면 해당 카테고리와 관련된 모든 항목에 태그를 지정할 수 있습니다. 아무 것도 읽지 않아도 모든 보라색 이메일, 일정 이벤트, 작업, 메모 또는 연락처가 해당 프로젝트와 연결되어 있음을 알 수 있습니다. 범주는 아직 Outlook 모바일 앱에 오지 않았으므로 클라이언트 또는 웹 앱에서 범주화를 수행해야 합니다.
메일을 분류할 때 모든 이메일을 선택(Ctrl+A 키보드 단축키 사용)한 다음 원하는 카테고리를 선택하여 단일 폴더의 모든 항목을 분류할 수 있습니다. 폴더 구조를 모방하는 범주별로 메일을 그룹화하도록 보관 폴더 보기를 변경할 수도 있습니다. 그러면 태그 지정의 이점과 폴더 보기의 이점을 얻을 수 있습니다.
Gmail의 라벨링
Gmail에서 태그 지정은 ‘레이블 지정’이라고 하며 웹 및 모바일 앱 모두에서 작동합니다. Outlook에서와 같이 원하는 만큼 레이블을 만들고(일종의 제한이 5,000개로 제한되며 그 이후에는 성능 문제가 발생할 수 있다고 Google에서는 말하지만 실제로는 거의 발생하지 않음) 레이블에 색상을 할당할 수 있습니다. 원하는 기준에 따라 이메일에 자동으로 레이블을 지정하는 필터를 만들 수도 있습니다.
폴더를 추가할 수 없기 때문에 라벨은 Gmail 환경의 직관적이고 필수적인 부분이 되었습니다. 따라서 레이블을 지정하고 사서함이 완전히 다른, 더 나은 장소로 변하는 것을 지켜보십시오.
Apple Mail에서 플래그 지정
Apple Mail에서 태그 지정을 “플래깅”이라고 합니다. Outlook과 달리 기존의 7가지 플래그로 제한되므로 벗어날 수 없습니다. Apple은 여기에서 그다지 좋은 성과를 내지 못했습니다. 그러나 자신들을 방어하기 위해 스마트 폴더를 강력하게 밀어붙입니다. 태그처럼 간단하거나 빠르지는 않지만 이메일을 그룹화하는 데 사용할 수 있는 시스템이 있습니다. 우리는 스마트 폴더를 다루었고 작동한다는 것을 알고 있지만 여기에서 다루는 세 가지 이메일 응용 프로그램 중 Apple Mail은 단일 보관 방법에 가장 적합하지 않습니다.
검색하자
이메일 클라이언트(예: Microsoft Outlook 또는 Apple Mail), 웹 인터페이스(예: Gmail 또는 Yahoo! Mail) 또는 휴대전화의 메일 앱을 사용하는 경우 검색은 친구입니다. 대부분의 경우 이름이나 태그(또는 둘의 조합)로 원하는 것을 찾을 수 있습니다. 예를 들어, “Joe BBQ”를 검색하여 Joe가 다음 주에 가질 바베큐에 대한 이메일을 찾거나 “Project Alpha”를 검색하여 “Project Alpha”로 태그가 지정된 모든 이메일을 찾을 수 있습니다. 그러나 유사한 결과 더미에 조금 더 깊이 묻혀 있는 이메일을 찾는 데 도움이 되는 고급스럽고 쉬운 검색 기술이 많이 있습니다.
Outlook 검색 사용
아웃룩의 검색 기능은 예전에는 다소 미흡했지만 그 시절은 사라졌다. 이제 Outlook 클라이언트, 웹 인터페이스 또는 모바일 앱에서 검색하는 것이 놀랍도록 빠르고 정확합니다. 그러나 클라이언트에는 가장 강력한 검색 도구가 포함되어 있으므로 특별히 세련되거나 복잡한 검색 쿼리가 있는 경우 이 도구를 사용하면 됩니다.
검색 상자는 기본 메일 창 위에 있으며 항상 사용할 수 있습니다.
이전에 현재 폴더에서 Outlook의 다른 영역으로 검색 위치를 변경하는 방법을 다루었습니다. 받은 편지함의 메시지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “관련 항목 찾기”를 선택한 다음 “이 대화의 메시지” 또는 “보낸 사람의 메시지”를 선택하여 현재 보낸 사람과 관련된 메시지를 빠르게 찾을 수도 있습니다.
Outlook은 대화 또는 보낸 사람의 이전 전자 메일을 찾아 표시합니다.
정기적으로 동일한 검색을 수행하는 경우 사용자 지정 동적 검색 폴더를 생성하여 열 때마다 동일한 검색을 수행할 수 있습니다. 이는 특정 키워드 또는 크기, 첨부 파일 또는 카테고리와 같은 특정 속성이 있는 새 이메일을 찾는 데 특히 유용합니다.
더 복잡한 검색을 수행하려면 “고급 찾기” 옵션을 사용할 수 있습니다. 이것은 검색 상자를 클릭할 때만 나타나는 검색 탭에 있습니다. 검색 탭에서 검색 도구 > 상세하게 찾기를 클릭합니다.
검색하려는 기준을 원하는 만큼 선택할 수 있는 상세하게 찾기 패널이 열립니다.
추가 선택 항목 및 고급 탭을 사용하여 추가 기준에 액세스합니다. 상세하게 찾기 옵션은 존재하는지 거의 확실하지 않은 속성을 사용하여 엄청나게 큽니다. 예를 들어 다음은 선택할 수 있는 고급 > 모든 메일 필드입니다.
상세하게 찾기를 사용하여 아카이브에서 이메일을 검색할 수 있으며 복잡한 쿼리에서도 매우 빠르게 검색할 수 있습니다.
Microsoft 이메일 계정을 사용하는 경우 Outlook은 기본적으로 지난 12개월 간의 메일만 동기화하지만 원하는 경우 모든 이메일을 포함하도록 변경할 수 있습니다.
Gmail 검색 사용
당연히 Gmail의 검색은 웹 인터페이스와 모바일 앱 모두에서 빠르고 정확합니다. “from”, “to”, “newer_than”, “older_than”, “label” 등과 같이 검색할 수 있는 수많은 키워드가 있습니다. 이 모든 것을 기억하도록 요구하는 대신 웹 인터페이스는 이전에 자세히 다루었던 드롭다운 필터를 제공합니다.
모바일에서도 같은 방식으로 검색창에 검색어를 입력할 수 있지만 작성하는 시점에서는 필터 드롭다운이 제공되지 않습니다. 이동 중에 고급 검색이 필요한 경우 여전히 gmail.com으로 이동하여 메일을 열 수 있습니다. 전체 목록이 있습니다. Gmail 검색 연산자, 모두 웹 인터페이스와 모바일 앱에서 모두 작동합니다. 이것들을 마스터할 수 있다면 당신은 곧 Gmail의 보스가 될 것입니다.
Apple 메일 검색 사용
Apple Mail에는 Outlook과 같은 고급 찾기 기능이 없지만 한 가지 중요한 이점이 있습니다. 바로 Spotlight를 사용하여 이메일을 검색할 수 있다는 것입니다. Spotlight 사용자라면(그렇게 해야 합니다) 여기에서 직접 메일을 검색할 수 있습니다. Outlook의 동적 검색 폴더와 비슷한 스마트 메일함을 설정할 수도 있습니다.
태그 지정과 검색 사이에 모든 메일 앱에서 대부분의 메시지를 매우 빠르게 찾을 수 있습니다. Outlook은 메일뿐만 아니라 모든 항목을 다루기 때문에 가장 효과적인 태그 지정 기능을 가지고 있으며 Gmail의 검색 기능은 타의 추종을 불허합니다. Apple Mail이 반드시 이들 중 어느 것과도 경쟁할 수는 없지만 태깅은 좋지 않지만 검색 및 자동 필터링은 꽤 좋습니다.
나에게 맞는 메일 앱을 선택하고 정리하세요!