Microsoft Excel은 다양한 산업과 분야에서 경제적이고 효율적인 데이터 관리, 추적 및 분석을 위한 필수 소프트웨어입니다.
왜 Excel은 모든 비즈니스에 필수적인 도구일까요?
Microsoft Excel은 오늘날 가장 널리 활용되는 소프트웨어 중 하나입니다. 다양한 작업에 적용 가능한 유연성을 제공하며, 비즈니스 종사자, 학생, 개인 자금 관리 등 다양한 목적을 위한 필수적인 도구입니다.
Excel은 데이터 관리, 매크로 기능, 통합 문서 관리 등 다양한 기능을 통해 중소기업과 대기업 모두에게 필수적인 존재가 되었습니다.
데이터 기록, 재무 관리 및 보고서 생성 외에도, 시각적인 그래프 및 차트 생성을 위한 강력한 플랫폼을 제공합니다.
Excel은 사용하기 쉬울 뿐만 아니라 합리적인 가격으로 제공됩니다. 예산 수립부터 판매 추적까지 다양한 작업에 폭넓게 활용할 수 있습니다.
피벗 테이블, 그래프 도구 및 VBA(Visual Basic for Applications) 매크로 프로그래밍 언어 등 강력한 기능들을 갖추고 있으며, Microsoft Windows, Mac OS X, iOS 및 Android 운영체제에서 널리 사용되는 스프레드시트 프로그램입니다.
모든 기업이 Excel을 필요로 하는 몇 가지 주요 이유:
- 금융 부문에서 고객 판매 목록, 예산 책정, 주식 분석 구성에 필수적입니다.
- 전자상거래 기업이 데이터 패턴을 발견하고 의미 있는 그룹으로 데이터를 분류하는 데 매우 유용합니다.
- 인적 자원 업무에서 근무 시간 분류, 직원 프로필 관리, 비용 정리 등의 작업을 수행합니다.
- 콘텐츠 캘린더 관리, 소비자 데이터 수집, 송장 발행, 재고 추적 및 관리 등 다양한 분야에서 활용됩니다.
- Zapier와 같은 도구를 통해 다른 데이터 파이프라인 및 자동화 도구와 빠르게 통합될 수 있는 고유한 기능이 있습니다.
Excel은 표 형식의 데이터가 필요한 모든 산업 분야의 사람들에게 필수적인 도구입니다. Excel 사용법을 익히면 비즈니스, 전문가 또는 교사로서의 삶이 훨씬 더 간편해질 것입니다.
요약하자면, Excel은 데이터 관리, 차트 작성, 데이터 분석 및 예측 등 다양한 작업을 원하는 모든 사람에게 탁월한 기술입니다. 회사 소유자의 효율성과 생산성을 높이는 데 필수적일 뿐만 아니라 모든 사람에게 유용한 기술입니다.
엑셀 수식이란 무엇일까요?
Microsoft Excel 수식은 계산, 수학 연산 및 데이터 처리 작업을 수행하는 데 사용됩니다.
Excel에서 수식은 셀 데이터 그룹을 조작하여 원하는 결과를 생성합니다. 결과가 잘못된 경우에도 응답을 반환할 수 있습니다. Excel 수식은 복잡한 수학 연산은 물론 기본적인 계산도 처리할 수 있습니다.
Excel을 사용하면 날짜 및 시간 변수를 다루고, 셀 그룹의 평균 및 백분율 찾기 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다.
이 글에서는 작업을 빠르고 쉽게 처리하는 데 도움이 되는 가장 인기 있는 Excel 수식과 단축키를 소개합니다.
가장 많이 사용되는 몇 가지 Microsoft Excel 수식을 자세히 살펴보겠습니다.
배열
ARRAY라는 Excel 수식은 수동으로 수행하기 어려운 복잡한 계산을 처리하는 데 사용됩니다.
다양한 방식으로 적용할 수 있지만, 기본적인 기능은 Excel 셀 범위 전체에서 계산을 수행하는 것입니다.
배열 수식은 값 배열을 반환하는 유형과 단일 값을 반환하는 유형으로 나눌 수 있습니다. ARRAY 수식은 Excel을 최대한 활용하고자 하는 모든 사람에게 필수적인 도구이며, 다양한 계산을 실행하는 데 활용될 수 있습니다.
단일 셀 배열 예시:
아래 그림과 같이 배열 수식은 C3에서 G3까지의 주식과 C4에서 G4까지의 가격을 곱합니다. 그런 다음 이 결과를 합산하여 총 값 14400을 계산합니다.
이 수식은 하나의 셀만 사용하므로 단일 셀 배열 수식의 예입니다.
Excel에서는 등호(=)를 사용하여 수식을 시작하며, 배열 수식 내에서 기본 제공되는 Excel 함수들을 자유롭게 사용할 수 있습니다.
사용자는 Excel 통합 문서의 ARRAY 기능을 사용하여 다양한 계산을 수행할 수 있습니다. 어레이 활용에 대한 더 자세한 정보는 Microsoft 웹사이트에서 확인할 수 있습니다.
평균
Excel의 AVERAGE 함수는 이름에서 알 수 있듯이 데이터의 산술 평균을 계산하는 데 사용됩니다. 특정 데이터의 평균은 모든 숫자 값을 합산하고, 그 결과를 숫자 값의 개수로 나누어 얻습니다. 이 값은 행 또는 열에 제공됩니다.
이해를 돕기 위해 그림을 통해 설명하겠습니다.
아래 Excel 시트에서 평균 주가를 찾는 방법을 알아봅시다.
평균을 입력하려는 셀에 커서를 놓고, Excel 왼쪽 상단 모서리의 자동 합계 메뉴에서 AVERAGE를 선택합니다.
전체 행의 평균을 계산하는 수식이 추가되면, 해당 셀에 결과 값이 표시됩니다.
Microsoft 비디오를 통해 Average 함수 사용법에 대한 추가 정보를 얻을 수도 있습니다.
개수
Excel에서 COUNT 함수는 주어진 범위 내에서 숫자가 포함된 셀의 개수를 계산하는 데 주로 사용됩니다.
즉, 특정 범위의 숫자에 몇 개의 셀이 있는지 확인하는 데 유용합니다.
예를 들어, 수식 =COUNT를 입력하여 D4와 D8 사이(D4:D8)의 숫자 셀 개수를 계산할 수 있습니다. COUNT 함수는 이 범위에서 숫자가 있는 셀이 4개이므로 결과로 4를 반환합니다.
데이터는 COUNT 공식을 사용하여 수량화할 수 있습니다. COUNT 기능에 대한 자세한 내용은 Microsoft 비디오를 참조하십시오.
날짜
Excel DATE 함수를 사용하면 서로 다른 셀에 입력된 연도, 월, 일 정보를 결합하여 날짜를 생성할 수 있습니다.
다른 정보를 기반으로 Excel 워크시트에서 날짜를 동적으로 변경하는 데 유용할 수 있습니다.
수식의 기본 구문은 =DATE(년, 월, 일)입니다. 아래 이미지는 Microsoft Excel에서 DATE 수식이 어떻게 작동하는지 보여줍니다.
셀 서식 옵션을 사용하여 날짜 형식을 변경할 수 있습니다.
나누기
실제로 Excel에는 DIVISION 기호가 없습니다. 나누기 연산을 수행하려면 슬래시(/)를 사용해야 합니다. 이는 Excel에서 가장 간단한 수식 중 하나입니다.
Excel에서 DIVISION 함수가 작동하는 방식을 이해하기 위해 예시를 살펴보겠습니다.
수식 =D/10은 열 D의 값을 10으로 나누는 데 사용됩니다. E4 셀의 모서리를 다른 셀로 드래그하여 모든 셀에 동일한 수식을 적용할 수 있습니다.
나누기 연산은 =C4/D4와 같이 C4 셀의 숫자를 D4 셀의 숫자로 나눌 수 있습니다.
셀의 모서리를 드래그하기만 하면 원하는 개수의 셀에 결과를 적용할 수 있습니다.
IF
IF 명령은 자주 사용되는 Excel 함수입니다. 값과 출력 반환 간의 논리적 비교를 가능하게 합니다. 텍스트와 값을 모두 IF 함수를 사용하여 평가할 수 있습니다.
IF 함수는 비교 기능 외에도 AND 및 OR과 같은 논리 함수와 함께 사용하여 수학 연산에도 활용할 수 있습니다. 오류 평가 또한 IF 함수의 또 다른 응용 분야입니다.
또한 다양한 IF 함수를 중첩하여 복잡한 비교를 수행할 수 있습니다.
Excel의 IF 함수는 논리적 테스트를 수행하고, TRUE 또는 FALSE 결과에 대한 값 또는 텍스트를 반환합니다.
기본 구문은 IF(논리 테스트, true인 경우 값, false인 경우 값)입니다.
IF 함수를 이해하기 위해 아래 Excel 시트(그림 1)를 살펴봅시다.
50점 이상을 얻은 학생을 ‘합격’으로 표시하고, 50점 미만을 받은 학생은 ‘불합격’으로 기록해야 합니다.
IF 문은 그림 1과 같이 D 열의 학생 점수를 50과 비교하고, 점수가 50보다 높으면 ‘합격’으로 표시합니다. 50보다 작으면 ‘불합격’으로 입력됩니다. 결과는 결과 열에 표시됩니다.
그림 1
다음은 프로젝트 관리 또는 판매에 IF 문을 적용하는 방법에 대한 추가 예시입니다.
아래 Excel 파일에서 예산 범위 내에서 진행 중인 프로젝트와 예산을 초과한 프로젝트를 찾아야 합니다.
E 열에 IF 공식을 추가하면 D 열의 실제 비용과 C 열의 예산 금액을 비교하여 프로젝트가 예산 범위 내에 있는지 초과했는지 확인합니다. 결과는 E 열에 표시됩니다.
많은 기업에서 IF 기능을 사용하여 부채 상환 일정 계산, 감가상각 일정 생성, 데이터 부정확성 평가, 예산 모니터링, 데이터 정리 등의 작업을 수행합니다.
왼쪽, 중간 및 오른쪽
Excel 셀에서 특정 문자, 단어 또는 숫자를 추출하려면 LEFT, MID 및 RIGHT 명령을 사용합니다.
이를 수행하는 방법에 대한 간단한 데모를 살펴보겠습니다.
연습 – LEFT 함수를 사용하여 전체 이름에서 이름을 추출합니다.
LEFT 함수의 구문은 =LEFT(텍스트, 문자 수)입니다.
아래 Excel 스프레드시트에서 볼 수 있듯이 이 예에서는 =LEFT(B4,3)을 사용하고 이름 ‘Sam’을 추출하여 셀 D4에 입력합니다. 왼쪽부터 3개의 문자를 추출합니다.
이름과 숫자를 추출하려면 시작 및 끝 숫자를 지정할 때 주의해야 합니다. 수식을 아래 셀에 복제하고 똑같은 결과를 얻을 수는 없습니다.
이름 ‘Ricky’는 5개의 문자로 구성되어 있으므로 B5에서 이름을 추출하려는 경우 수식은 =LEFT(B5,5)가 됩니다.
이제 MID 기능을 사용하여 전체 이름에서 중간 이름을 추출하는 방법을 살펴보겠습니다.
MID 함수의 구문은 =MID(텍스트, 시작 번호, 추출할 문자 수)입니다.
아래 Excel 시트에서 중간 이름이 셀 B4의 ‘Derling’이므로 수식은 다음과 같습니다:
=MID(B4,5,7)
‘Derling’의 ‘D’는 5번째 문자에서 시작하고, 총 7개의 문자를 추출합니다. 숫자 5와 7은 수식에 사용됩니다. ‘Derling’은 중간 이름으로 추출되어 E4 셀에 입력됩니다.
이 함수에서 시작 번호와 추출할 문자 수를 지정할 때 주의해야 합니다. 다른 셀에 수식을 복사하여 붙여넣을 수는 없습니다.
마지막으로 ‘ext.’와 함께 C 열의 숫자 정보를 추출하기 위해 RIGHT 함수를 사용합니다.
RIGHT 함수의 구문은 =RIGHT(텍스트, 추출할 문자 수)입니다.
RIGHT 기능이 어떻게 작동하는지 확인하려면 아래 Excel 시트를 참조하십시오.
수식은 =RIGHT(C4,2)입니다.
숫자 2는 내선 번호의 마지막 위치에서 추출할 문자의 개수를 나타냅니다. 아래 이미지에서 볼 수 있듯이 ’88’이 제거되어 F4 셀에 배치됩니다.
위치 번호가 정확히 일치해야 한다는 점은 말할 필요도 없을 것입니다.
연락처, 주소, 목록 등 방대한 데이터베이스에서 정보를 빠르게 추출하려면 LEFT, MID 및 RIGHT 기능을 활용하십시오.
곱셈
Excel에서 숫자를 곱하는 것은 별표(*) 기호를 사용하여 간단하게 수행할 수 있습니다.
Excel 수식은 항상 등호(=)로 시작합니다. 곱셈 공식을 이해하기 위해 몇 가지 예를 살펴봅시다.
예를 들어 수식 =11*5를 입력하고 Enter 키를 누르면 셀에 55라는 답이 표시됩니다.
다른 예를 들어 보겠습니다.
C 열의 숫자에 D 열의 숫자를 곱하려면 아래 Excel 시트에 표시된 대로 수식은 =C5*D5가 됩니다.
E5 셀의 모서리를 다른 셀로 드래그하면 수식이 자동으로 모든 셀에 적용되고 결과가 적절하게 표시됩니다.
다음 그림과 같이 열의 특정 숫자를 곱하려면 곱셈 공식이 PRODUCT로 시작합니다.
PRODUCT는 그림 1과 같이 콜론(:)으로 구분된 순차적 셀을 참조하는 데에도 사용할 수 있습니다.
그림 1
Excel에서 곱셈 기능을 사용하는 방법은 다양합니다.
단일 상수 정수로 전체 열을 곱하는 공식은 아래 Excel 시트에서 볼 수 있듯이 =C5*$D$5입니다.
아래 예에서는 D 열의 상수 8을 사용하여 C 열의 모든 숫자를 곱합니다.
달러($) 기호는 D5에 대한 참조가 ‘절대’임을 Excel에 알려줍니다. 즉, 수식을 다른 셀에 복사할 때 참조가 항상 D5가 됩니다.
백분율
Excel의 PERCENTAGE 함수는 시험 정답 백분율, 백분율 할인에 따른 할인 가격, 두 숫자 간의 백분율 차이 등 다양한 데이터의 백분율을 계산하는 데 사용됩니다.
백분율은 분모와 분자를 나누고 결과 숫자에 100을 곱하여 얻습니다.
Excel은 키보드 단축키 Ctrl+Shift+%, 또는 홈 탭의 숫자 그룹에 있는 백분율 기호(%)를 사용하여 데이터를 나누고 백분율로 변환하여 백분율을 계산합니다.
백분율이 어떻게 작동하는지 더 잘 이해하기 위해 아래 예를 살펴보겠습니다.
과제는 각 100점 만점인 4개 과목을 수강한 학생의 비율을 계산하는 것입니다.
아래 그림과 같이 I 열에는 학생이 획득한 점수가 표시되고, J 열에는 총점(과목당 100점 x 4)이 표시됩니다.
이제 백분율 계산 프로세스를 살펴보겠습니다.
백분율은 다음 공식을 사용하여 계산됩니다.
= I5/J5 (획득 점수/총 점수)
이 수식을 Excel 시트의 K 열에 추가하면 결과가 아래와 같이 표시됩니다. 그러나 소수 대신 백분율로 표시해야 합니다.
홈 탭으로 이동하여 숫자 그룹을 선택하고 백분율 기호(%)를 클릭하거나 CTRL+SHIFT+%를 눌러 소수를 백분율로 변환합니다. 위의 Excel 이미지에서 L 열은 계산 결과를 보여줍니다.
PERCENTAGE 함수의 소수를 이해하려면 셀 서식에 익숙해야 합니다. Microsoft 웹 페이지에서 자세한 내용을 확인할 수 있습니다.
무작위화
Microsoft Excel에는 목록 항목을 무작위로 지정하는 직접적인 기능은 없습니다.
RAND 함수는 목록을 무작위화하는 데 사용되며, 난수를 생성하여 오름차순 또는 내림차순으로 정렬하는 기반을 제공합니다.
RANDOMIZE하려는 목록 옆 열에 RAND 함수를 추가합니다. 그런 다음 이 난수를 오름차순 또는 내림차순으로 정렬하면 목록 항목의 위치가 변경됩니다.
항목이 무작위화되면 RAND 함수 열은 더 이상 필요하지 않으므로 삭제할 수 있습니다.
RAND 함수 작동 방식을 더 자세히 이해하기 위해 아래 예시를 살펴보겠습니다.
열 목록 옆에 커서를 놓고 =RAND()를 입력합니다.
아래 이미지에서 볼 수 있듯이 이 함수는 셀에 난수를 삽입하고, 셀의 모서리를 이동하면 목록의 맨 아래까지 모든 셀에 난수가 적용됩니다.
홈 탭으로 이동하여 정렬 및 필터를 클릭한 다음, 가장 큰 값에서 작은 값으로 정렬하거나, 가장 작은 값에서 가장 큰 값으로 정렬을 선택하여 목록을 무작위화합니다.
아래 이미지에서 볼 수 있듯이 목록의 항목은 무작위로 지정되었습니다. 목록이 무작위로 생성된 후에는 RAND 함수 열을 제거할 수 있습니다.
빼기
Microsoft Excel에서 가장 기본적인 작업 중 하나는 숫자를 더하고 빼는 것입니다.
한 열의 값을 다른 열의 값에서 빼는 연습을 해보겠습니다.
수식은 등호(=)로 시작하여 빼려는 셀을 선택하고, 빼기 기호(-)를 입력한 다음 다른 셀을 선택합니다.
E4 셀의 모서리를 드래그하면 빼기 공식이 모든 셀에 복제됩니다.
숫자 범위에서 단일 숫자를 뺄 수도 있습니다.
이해를 돕기 위해 아래의 예를 살펴보겠습니다.
공식은 아래 Excel 시트에 표시된 대로 =C5-$D$5입니다. 인접한 열에 이 수식을 입력할 수 있습니다. E5 셀의 모서리를 이동하여 이 수식을 다른 셀에 복사할 수 있습니다.
합계
Excel에서 SUM 함수는 여러 숫자를 결합하거나, 단일 숫자를 숫자 범위에 더하거나, 한 열에서 다른 열로 숫자를 더하는 등 다양한 작업을 수행합니다.
다른 셀의 숫자를 추가하는 방법을 살펴보겠습니다.
합계 공식은 아래 Excel 시트와 같이 등호(=)로 시작합니다.
총 숫자를 표시할 셀에 커서를 놓고, 등호(=)를 입력한 다음, 더할 셀을 선택합니다. 그리고 더하기 기호(+)를 선택하고 원하는 만큼 이 작업을 반복합니다. Enter 키를 누르면 다른 숫자의 합계가 표시됩니다.
AutoSum 메서드를 사용하여 단일 열에 모든 숫자를 추가하는 방법을 살펴보겠습니다. 이것은 Microsoft Excel에서 가장 간단한 공식 중 하나입니다.
이전과 같은 예를 사용하여 모든 숫자를 동시에 추가해 보겠습니다.
아래 이미지와 같이 홈 탭으로 이동하여 편집 영역으로 전환하고 자동 합계를 선택하면 선택한 모든 숫자가 자동으로 추가됩니다.
SUMIF
Excel의 SUMIF 함수는 특정 조건을 충족하는 숫자만을 더합니다.
예를 들어, 숫자 범위에서 11보다 큰 숫자만 더하려면 SUMIF 함수를 사용합니다.
이제 이 계산을 수행하는 방법을 알아보겠습니다.
셀 범위와 추가 조건을 설정합니다. 이 경우 11보다 큰 값만 더하려고 합니다.
아래 예에서 볼 수 있듯이 이 연산을 수행하는 공식은 =SUMIF(C4:C10,”>11″)입니다.
SUMIF를 사용하여 텍스트 조건에 따라 숫자를 더할 수도 있습니다. 이는 다양한 상황에 맞게 Excel 페이지에 통합할 수 있는 매우 유연한 공식입니다.
TRIM
TRIM 함수는 추가적인 선행 또는 후행 공백을 제거하는 데 사용됩니다.
TRIM 수식은 일반적으로 등호(=)로 시작하고 셀 정보와 Enter 키가 뒤따릅니다.
=TRIM(C7)
아래 이미지에서 볼 수 있듯이 TRIM 함수는 C7 셀에서 선행, 과도한 공백, 후행 공백을 모두 제거합니다.
거대한 Excel 시트의 서식을 지정할 때 TRIM 기능은 셀 범위를 지정하여 추가 공백을 제거할 수 있기 때문에 유용합니다.
VLOOKUP
특히 통합 문서가 큰 경우, 수동으로 항목을 검색하는 것은 큰 테이블이나 셀 범위에서 항목을 찾는 데 많은 시간이 걸릴 수 있습니다.
이러한 상황에서 VLOOKUP 기능은 매우 유용합니다. 특정 범위 내에서 항목의 번호, 텍스트 등을 찾는 데 사용됩니다.
VLOOKUP이 어떻게 작동하는지 알아보기 위해 아래 예시를 살펴보십시오.
학생들의 이름과 시험 결과에 대한 정보가 아래 Excel 파일에 포함되어 있습니다.
롤 번호가 3인 Margaret Adleman의 결과 상태를 찾아야 합니다.
이 작업을 수행하는 수식은 다음과 같습니다.
=VLOOKUP(G5, B4:E9,4, FALSE)
- 구문 세부 정보를 이해해 보겠습니다.
- G5: 이 셀에는 큰 테이블 또는 통합 문서에서 찾고자 하는 검색어 또는 숫자가 포함되어 있습니다.
- B4:E9: VLOOKUP이 검색하는 테이블 범위입니다.
- 4: VLOOKUP 함수에 동일한 행의 테이블에서 네 번째 열의 값을 반환하도록 지시합니다.
FALSE: 일치하는 항목이 없으면 오류를 반환합니다.
아래 워크시트에서 볼 수 있듯이 VLOOKUP 함수는 G6 셀에서 Margaret Adleman의 결과 상태를 ‘Fail’로 식별했습니다.
Excel 365 또는 Excel 2021을 사용하는 경우 VLOOKUP의 업그레이드된 버전인 XLOOKUP을 사용하십시오. XLOOKUP 기능의 추가적인 이점은 모든 방향으로 검색이 가능하다는 것과 기본적으로 정확한 일치를 제공한다는 것입니다. 또한 사용이 더 쉽고 편리합니다.
Excel 단축키란 무엇일까요?
Excel 단축키를 사용하면 작업을 간소화하고 메뉴를 탐색하지 않고도 작업을 빠르고 효율적으로 완료할 수 있습니다.
상당한 규모의 데이터베이스로 작업할 때 Excel 단축키는 매우 유용합니다. 몇 번의 키 입력만으로 필요한 기능을 빠르게 얻을 수 있습니다.
데이터 분석 속도를 높이고 간소화할 수 있습니다. 단축키를 사용하면 통합 문서에서 발생하는 상황을 빠르게 확인할 수 있습니다.
몇 가지 인기 있는 Excel 단축키를 살펴보겠습니다.
행 또는 열을 빠르게 선택
열 상단의 알파벳을 클릭하여 전체 열을 빠르게 선택하거나, 아무 셀이나 선택하고 Ctrl + Space를 눌러 전체 열을 선택합니다.
시트의 맨 오른쪽에 있는 일련 번호를 클릭하여 전체 행을 빠르게 선택하고, 임의의 셀을 선택한 다음 Shift + Space를 눌러 전체 행을 선택합니다.
Ctrl(Ctrl) 키를 누른 상태에서 원하는 행이나 열을 클릭하면 불연속적인 행 또는 열을 선택할 수 있습니다.
숫자 서식 지정 [!] Ctrl+Shift+1
표준 숫자 형식을 적용하기 위한 단축키입니다.
즉시 통합 문서 작업
통합 문서 작업을 위한 몇 가지 필수 단축키는 다음과 같습니다.
Ctrl + N: 새 워크시트 시작
Ctrl + O: 기존 워크시트 열기
Ctrl + S: 통합 문서 저장
Ctrl + W: 현재 워크시트 닫기
Ctrl + PageDown: 다음 시트로 이동
Ctrl + PageUp: 이전 시트로 이동
Alt + A: 데이터 탭으로 이동
Alt + W: 보기 탭으로 이동
Alt + M: 수식 탭으로 이동
현재 날짜 및 시간 삽입
Ctrl + ; (세미콜론): 현재 날짜 삽입
Ctrl+Shift + ; (세미콜론): 현재 시간 삽입
인접 셀에 복사
Ctrl + R: 값이나 수식을 인접한 열 셀에 복사
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