구글 스프레드시트에서 매크로 기능을 활용하면 반복적인 업무를 자동화하고, 이를 단축키에 연결하여 신속하게 실행할 수 있습니다. 구글 앱스 스크립트를 통해 작업 내용을 기록하여 추후에도 활용할 수 있습니다.
매크로란 무엇인가?
매크로는 일련의 단계를 자동화하여 업무 효율성을 높이는 특정 작업 순서입니다. 사용자의 동작을 기록하고, 해당 스프레드시트에 연결된 파일에 저장하는 방식으로 작동합니다.
구글 스프레드시트에서 매크로를 기록하면, 사용자의 작업을 재현하는 앱스 스크립트 코드가 자동으로 생성됩니다. 코딩 지식이 없어도 복잡한 매크로를 만들 수 있다는 의미입니다. 이후 매크로를 실행하면 스프레드시트는 기록 당시 수행했던 모든 작업을 그대로 반복합니다. 이는 곧, 사용자가 원하는 방식으로 문서를 조작하는 방법을 구글 스프레드시트에 가르치는 것과 같습니다.
매크로는 스프레드시트가 수행할 수 있는 모든 작업을 처리할 수 있는 강력한 기능입니다. 다음은 매크로 기능의 몇 가지 예시입니다.
- 서식 및 스타일 적용
- 새 스프레드시트 생성
- 구글 스프레드시트 기능, 도구 모음, 메뉴 또는 기능 사용
매크로의 활용 가능성은 무궁무진합니다.
구글 스프레드시트에 매크로 기록하는 방법
구글 시트를 실행한 후, ‘도구’ > ‘매크로’ > ‘매크로 기록’을 클릭합니다.
화면 하단에 작업 기록을 위한 두 가지 옵션이 있는 녹화 메뉴가 나타납니다.
절대 참조: 매크로는 기록 당시 선택했던 특정 셀에서만 작업을 수행합니다. 예를 들어, 셀 B1에 기울임꼴 서식을 적용했다면, 다른 셀을 선택하더라도 매크로는 항상 B1 셀에만 기울임꼴 서식을 적용합니다.
상대 참조: 매크로는 스프레드시트 내 위치와 관계없이 선택한 셀을 기준으로 작업을 수행합니다. 예를 들어, B1과 C1 셀에 기울임꼴 서식을 적용했다면, 해당 매크로를 재사용하여 나중에 D1과 E1 셀에 동일한 서식을 적용할 수 있습니다.
절대 참조 또는 상대 참조 중 원하는 옵션을 선택한 후, 서식 지정 등 스프레드시트에서 수행할 작업을 기록합니다.
매크로에 필요한 모든 작업을 기록한 후, “저장”을 클릭합니다.
매크로 이름을 입력합니다. 구글은 최대 10개까지 매크로에 대한 단축키를 설정할 수 있도록 지원합니다. 매크로를 단축키에 연결하려면 제공된 공간에 0에서 9 사이의 숫자를 입력하십시오. 모두 완료되면 “저장”을 클릭합니다.
매크로 이름이나 단축키를 수정해야 할 경우, ‘도구’ > ‘매크로’ > ‘매크로 관리’를 클릭하여 매크로를 편집할 수 있습니다.
열린 창에서 원하는 대로 매크로를 조정한 후, “업데이트”를 클릭합니다.
이후 매크로에 지정한 단축키를 누르면, 도구 모음에서 매크로 메뉴를 열지 않아도 매크로가 바로 실행됩니다.
구글 스프레드시트에서 매크로 실행 방법
매크로가 절대 참조인 경우, 키보드 단축키를 눌러 매크로를 실행하거나, ‘도구’ > ‘매크로’ > ‘사용자 매크로’로 이동하여 원하는 매크로를 선택할 수 있습니다.
만약 매크로가 상대 참조인 경우, 먼저 스프레드시트에서 매크로를 적용할 셀을 선택해야 합니다. 그 후 단축키를 누르거나, ‘도구’ > ‘매크로’ > ‘내 매크로’에서 해당 매크로를 클릭하면 됩니다.
매크로를 가져오는 방법
앞서 언급했듯이, 매크로를 기록하면 해당 매크로는 기록한 스프레드시트에만 연결됩니다. 그렇다면 다른 스프레드시트로 매크로를 가져오려면 어떻게 해야 할까요? 간단한 작업은 아니지만, 다음과 같은 방법을 통해 해결할 수 있습니다.
기록된 매크로는 구글 앱스 스크립트 내 함수 형태로 저장되기 때문에, 매크로를 가져오려면 해당 함수를 복사하여 새로운 시트의 매크로 파일에 붙여넣어야 합니다.
먼저, 복사하려는 매크로가 있는 구글 시트를 열고, ‘도구’ > ‘매크로’ > ‘매크로 관리’를 클릭합니다.
다음으로, 복사하려는 매크로 옆에 있는 ‘더보기’ 아이콘을 클릭한 다음, ‘스크립트 편집’을 선택합니다.
모든 매크로는 하나의 파일에 저장되기 때문에 여러 개의 매크로가 있을 경우, 복사하려는 매크로를 찾아야 할 수 있습니다. 함수의 이름은 매크로 생성 시 지정한 이름과 같습니다.
복사하려는 매크로를 강조 표시한 후, ‘Ctrl + C’를 눌러 복사합니다. 닫는 세미콜론까지 모두 복사해야 합니다.
이제 매크로를 가져올 다른 스프레드시트를 열고, ‘도구’ > ‘매크로’ > ‘매크로 기록’을 클릭합니다.
시트의 매크로 파일에 임시 함수를 만드는 과정을 기록하지 않고, 바로 “저장”을 클릭합니다. 이 함수는 잠시 후 삭제할 예정입니다.
다시 한번 “저장”을 클릭합니다.
‘도구’ > ‘스크립트 편집기’를 클릭하여 구글 앱스 스크립트를 실행한 다음, 왼쪽 창에서 ‘macros.gs’ 파일을 엽니다. 기존 함수를 삭제하고 ‘Ctrl + V’를 눌러 다른 시트에서 복사한 매크로를 붙여넣습니다.
‘Ctrl + S’를 눌러 스크립트를 저장하고 탭을 닫은 후, 스프레드시트로 돌아갑니다.
스프레드시트는 ‘macros.gs’ 파일을 읽어 변경 사항을 확인합니다. 새로운 함수가 감지되면, 가져오기 기능을 사용하여 다른 시트에서 매크로를 추가할 수 있습니다.
이제 ‘도구’ > ‘매크로’ > ‘가져오기’를 클릭합니다.
마지막으로, 추가하려는 매크로 아래에 있는 “함수 추가”를 클릭합니다.
아쉽게도 매크로를 단축키에 다시 연결하는 과정은 수동으로 진행해야 합니다. 하지만 앞서 언급한 방법들을 따른다면, 여러 시트에서 매크로를 효과적으로 사용할 수 있습니다.
지금까지 구글 스프레드시트에서 매크로를 만들고 사용하는 방법에 대해 알아보았습니다. 매크로를 활용하여 반복적인 작업을 자동화함으로써 업무 효율성을 높이세요!