기업은 변화 관리 계획을 통해 끊임없이 진화하는 역동적인 시장 환경에 적응하고 새로운 기술과 마케팅 전략을 효과적으로 도입할 수 있습니다. 이러한 적응력이 없다면 사업은 정체되거나 시대에 뒤처질 위험이 있습니다.
사업체를 운영하거나 관리하는 입장이라면 변화 관리 계획을 수립하고 실행하며 그 효과를 분석하는 방법을 숙지해야 합니다. 최근 WalkMe에서 발표한 연구 보고서에 따르면, 기업의 79.7%가 5년 이내 주기로 변화에 적응해야 한다고 답했습니다. 하지만 이러한 변화 추진 중 성공을 거둔 사례는 34%에 불과했습니다.
변화 관리 관련 통계는 그 과정이 결코 쉽지 않음을 보여줍니다. 그러나 이 글을 끝까지 읽으시면 변화 관리의 전문가가 될 수 있을 것입니다.
변화 관리란 무엇인가?
변화 관리란 조직 내 변화를 효율적으로 실행하고 관리하기 위한 체계적인 접근 방식을 의미합니다. 여기에는 예상되는 어려움을 파악하고, 이러한 문제점을 해결하며, 성공적인 변화를 통해 조직을 이끌어가는 계획이 포함됩니다.
변화 또는 전환은 기존 이메일 앱을 새로운 앱으로 교체하는 것부터 사업의 제품 및 서비스 전체를 완전히 개편하는 것에 이르기까지 모든 것을 포괄할 수 있습니다.
일반적으로 기업은 예상되는 사업 변화에 대해 인사 부서나 외부 컨설턴트에 의존합니다. 이러한 접근 방식은 변화와 사업 관리자, 감독관, 팀 구성원 간의 거리를 만들 수 있습니다. 하지만 성공적인 변화를 달성하는 가장 효과적인 방법은 영향을 받는 모든 개인과 팀이 참여하는 것입니다.
조직 성공에 있어서의 변화 관리 역할
오늘날의 경제 및 시장 상황에서는 변화가 불가피합니다. 이러한 시장 변화에 효과적으로 대응하는 조직은 번창할 가능성이 높습니다. 변화 관리 계획은 변화를 실행하고, 직원, 공급업체, 계약업체 등과의 마찰을 최소화하는 안전하고 확실한 전략을 제공합니다.
변화로 인해 직원이나 계약업체의 추가적인 노력과 기술이 필요한 경우, 이 계획을 통해 그러한 요구사항을 충족할 수 있습니다. 이러한 사업 관리 개념을 활용하면 변화의 중요성을 이해할 수 있도록 최고위직부터 최하위직까지 혁신의 모든 단계에 직원들을 참여시킬 수 있습니다.
또한, 변화 관리를 통해 기업은 시장, 인력, 경제의 급격한 변화에 빠르게 적응하고 지속적인 사업 운영을 유지할 수 있습니다.
변화 관리의 이점
- 기업은 변화에 대한 반발을 적극적으로 해결하고 원활한 전환을 방해할 수 있는 잠재적인 장애물을 완화할 수 있습니다.
- 변화 계획에 대한 명확한 목표를 설정하면 진척 상황을 추적하고 기업 혁신 노력의 효과를 측정할 수 있습니다.
- 변화 관리 계획을 만들어 표준화하고 향후 기업 혁신 프로젝트를 위해 보관할 수 있습니다.
- 변화 관리는 인력, 프로세스, 기술 등 변화의 여러 측면을 다루므로 기업 혁신에 대한 균형 잡히고 포괄적인 접근 방식을 보장할 수 있습니다.
- 변화 관리 과정에서 기존 직원에게 적절한 지원, 교육, 지침을 제공하여 생산성을 향상시킬 수 있습니다.
변화 관리 계획 및 구성 요소
변화 관리 계획은 모든 기업 혁신 프로젝트의 청사진과 같습니다. 이 계획은 조직 전체에 변화를 적용하는 데 필요한 단계를 간략하게 설명합니다. 또한, 의사소통, 기술 활용, 새로운 사업용 앱 구현 등을 위한 작업 흐름도 포함됩니다. 이러한 계획의 주요 구성 요소는 다음과 같습니다.
#1. 범위
범위에서는 변화의 경계와 범위를 명확히 정의해야 합니다. 변환으로 인해 변화될 특정 영역, 부서 또는 프로세스를 간략하게 설명해야 합니다. 또한 범위를 명확하게 설정하면 집중적이고 관리하기 쉬운 변화 노력을 계획하는 데 도움이 됩니다.
#2. 목표
목표에서는 조직이 달성하고자 하는 목표 또는 원하는 결과를 명시해야 합니다. 성과를 쉽게 평가할 수 있도록 SMART 전략에 따라 목표를 설정해야 합니다. 목표에는 사업 운영 효율성 향상, 고객 만족도 증진 또는 새로운 기술 도입 등이 포함될 수 있습니다.
#3. 역할
변화 관리 프로젝트는 다음과 같은 역할로 구성되어야 합니다.
- 변화 관리 전문가
- 예산을 승인하고 모든 사업 변화를 감독하는 스폰서 또는 사업 이해관계자
- 직원들이 변화를 수용하도록 독려하는 팀 리더 및 인력 관리자
- 작업을 생성하고 팀에 작업을 할당하는 프로젝트 관리자
- 인력 교육을 담당하는 교육 및 개발 관리자
#4. 변화 영향 평가
변화가 가져올 영향에 대한 평가를 조직 전체 또는 부서별로 실시해야 합니다. 이를 위해, 변화 공지 초안을 작성하고 온라인 양식과 함께 모든 직원에게 이메일로 발송할 수 있습니다. 팀에서 변화 스폰서를 위한 영향 평가 보고서를 작성할 수 있도록 계획된 변화에 대한 솔직한 피드백을 직원들에게 요청해야 합니다.
#5. 위험 평가
위험 평가 구성 요소에는 변화와 관련된 잠재적 위험 요인을 식별하는 작업이 포함됩니다.
- 위험 발생 가능성 평가
- 해당 위험의 영향
- 이러한 위험을 완화하기 위한 전략 개발
변화 관리 계획을 수립하고 실행하는 방법
변화 관리 템플릿
변화 관리 템플릿을 활용하면 처음부터 모든 것을 계획할 필요가 없습니다. 사업 혁신 템플릿과 함께 모든 프로젝트 관리 도구를 사용하여 바로 시작할 수 있습니다.
수많은 프로젝트 및 작업 관리 소프트웨어 개발업체들이 사업을 위한 변화 관리 계획을 연구하고 표준화했습니다. 그런 다음, 해당 계획을 온라인 또는 소프트웨어 내에서 템플릿으로 제공합니다. 따라서 다가올 사업 변화를 관리하기 위해 무료 또는 유료 템플릿을 쉽게 찾을 수 있습니다.
템플릿의 중요성
- 이러한 템플릿은 시간과 노력을 절약하는 데 도움이 됩니다.
- 전문적인 형태의 템플릿을 사용할 수 있습니다.
- 무료 템플릿을 통해 컨설턴트에게 작업을 아웃소싱할 때 발생하는 비용을 절감할 수 있습니다.
- 다양한 형식, 디자인, 창의적인 템플릿 중에서 선택할 수 있습니다.
- 소프트웨어 기반 템플릿은 변화 관리 도구와 자동으로 통합됩니다.
#1. 변화 관리 로드맵 템플릿
monday.com에서는 쉽게 사용자 지정할 수 있고 사전 제작된 변화 관리 로드맵 템플릿을 이용할 수 있습니다. 이 템플릿은 변화를 실행하는 데 필요한 이정표, 도구, 프로세스를 함께 제공합니다. 전체 변환 프로세스에 대한 개요를 제시해야 하는 경우 이 템플릿을 사용하면 유용합니다.
#2. 변화 관리 커뮤니케이션 템플릿
또한, 앞으로 사업에서 변화를 주고자 하는 내용에 대한 커뮤니케이션 계획을 수립해야 합니다. 이는 직원 간의 의견 차이를 줄이는 데 도움이 됩니다. 미래를 위해 구성하고, 표준화하고, 보관하려면 Smartsheet의 변화 관리를 위한 커뮤니케이션 템플릿을 사용할 수 있습니다. 이 템플릿은 Google 스프레드시트에서 사용 가능하며 Microsoft 365 솔루션을 사용하는 경우 Excel 스프레드시트로 다운로드할 수 있습니다.
#3. 변화 요청 템플릿
변화 요청은 진행 중인 사업 변화를 추적하는 데 사용할 수 있는 문서입니다. 모든 변화 요청을 기록해두는 것은 간단한 방법입니다. 다음 정보를 추적합니다.
- 요청된 변화에 대한 설명
- 변화 요청의 이점 또는 이유
- 기술 변경 요청 시
이 변화 요청 양식 템플릿은 Jotform에서 무료로 이용할 수 있습니다. 이 양식을 편집하는 방법에는 두 가지가 있습니다. 유료 Jotform 계정에 가입하거나 무료로 익명으로 편집하십시오.
#4. 변화 통제 프로세스 템플릿
변화 통제 템플릿은 변화 통제 요청 양식과 비슷합니다. 유일한 차이점은 변화 통제 템플릿이 변화의 세부 사항에 대해 더 구체적으로 설명해야 한다는 점입니다. 변화 프로세스 제어는 변화 측면을 실행하는 방법에 초점을 맞춥니다. 따라서 승인자는 변화를 승인하거나 거부하기 전에 변화의 전반적인 맥락을 파악할 수 있습니다. 이 Miro 템플릿을 사용하여 변화 통제 프로세스를 만들 수 있습니다.
변화 관리 계획에 유용한 소프트웨어
#1. Whatfix
변화 관리 계획을 세우고 있다면 Whatfix를 고려해 보십시오. 이 도구는 기업 수준에서 사업 변환을 관리할 수 있는 신뢰할 수 있는 솔루션입니다. 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 팝업: 직원 화면에 바로 공지사항 전송
- 자체 도움말: 직원이 학습할 수 있도록 예정된 변화에 대한 비디오, 링크, 흐름을 생성합니다.
- 비컨: 사업 관리자는 IT 팀의 개입 없이 콘텐츠를 생성할 수 있습니다.
#2. Freshservice
통제된 IT 변화 관리를 찾고 계십니까? 그렇다면 Freshservice를 사용해 보십시오. 이 도구는 변화 출시 프로세스를 개선하고 변화로 인한 사업 영향을 최소화합니다. 또한, 프로세스를 구성, 인시던트, 자산 관리 프로세스와 통합할 수 있습니다. 이 도구를 사용하면 계획, 승인 대기, 출시 보류, 검토 보류 등의 단계에서 전환 상태를 시각화하는 작업 흐름을 만들 수 있습니다.
#3. Wrike
Wrike는 프로세스를 계획하고, 사업 전환에 필요한 모든 기술을 사용하며, 하이브리드 작업 문화를 구현하는 데 이상적인 도구입니다. 이 도구는 프로세스와 함께 변화 관리 기술 및 도구에 대한 완전한 가시성을 제공합니다. 또한, 전환 계획으로 구성된 목표, 작업 흐름, 작업, 사람에 대한 그래픽 표현도 제공합니다.
#4. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus는 전체 IT 변화 관리 프로젝트의 역할, 상태, 유형, 템플릿을 체계적으로 관리하는 데 도움이 됩니다. 프로세스 중에 문제와 오류가 발생하면 로그로 저장할 수 있습니다. 또한, 변화 프로젝트의 반복적인 작업을 자동화할 수 있는 자동화된 작업 흐름도 있습니다. 물론 템플릿에는 성공을 측정하기 위한 변화 관리 지표도 포함되어 있습니다.
#5. SysAid
SysAid의 변화 관리 도구는 ITIL(정보 기술 인프라 라이브러리) 지침에 따라 변화 관리 프로세스를 추진하는 데 도움이 됩니다. 변화 관리 단계에는 ITIL 지침에서 요구하는 모든 변화 세부 정보, 분석, CAB 승인, 실행, 배포, 검토, 완료, 기록을 위한 데이터 입력 탭이 포함되어 있습니다.
#6. 변화 관리 – WalkMe
WalkMe는 기술 투자 예산을 분석하여 사업 혁신을 스마트하게 구현할 수 있도록 지원합니다. 또한, 이러한 예산이 장기적인 변화를 지속할 수 있는지 분석하므로 잦은 전환을 거칠 필요가 없습니다. 이 도구를 사용하여 변화 프로세스를 전체적으로 파악하고 변화의 영향을 강화해야 합니다.
#7. The Change Shop
경제성, 통합 기술, 직원 피드백 관리 개선을 위해 변화 관리 계획 중에 The Change Shop을 선택할 수 있습니다. 모든 기능은 하나의 구독으로 제공됩니다. 특히 The Change Shop은 시간, 돈, 노력을 투자하기 전에 몇 가지 가상 시나리오를 만들어 볼 수 있는 변화 시뮬레이터 도구를 개발했습니다.
#8. Giva
간단한 변화 지원 소프트웨어인 Giva는 조직화된 대시보드 내에서 ITIL 기반 변화를 계획하고 추적하는 쉬운 방법을 제공합니다. 경영진이 변화를 검토하고 승인할 수 있도록 변화 제어 작업 흐름을 만들고 적용할 수 있습니다. 또한 클라우드 기반 앱에서 성공, 실패를 포함한 모든 사업 전환 프로젝트 결과를 검토할 수 있습니다.
#9. 변화 나침반
계획된 사업 변화의 영향을 그래픽으로 표시하는 도구를 찾고 계십니까? 그렇다면 변화 나침반을 사용해 보십시오. 추가 데이터에서 통찰력을 생성할 수 있으므로 최대의 이익을 얻기 위해 전환 전략을 수정할 수 있습니다. 또한 사업 운영에 지장을 주지 않고 부서 전체에 변화를 신속하게 배포할 수 있습니다.
#10. Issuetrak
고급 변화 관리 앱인 Issuetrak은 사업 혁신의 성공 가능성을 높입니다. 이 도구는 변화를 요청하고, 요청을 검토하고, 승인하는 데 필요한 모든 기능을 제공합니다. 또한, 변화 관리 작업 관리자, 규정 준수 제어 유틸리티, 자동 작업 할당 작업 흐름, 피드백을 수집하거나 제공하는 양식을 제공하여 도움을 줍니다.
변화 관리 모범 사례
사업을 혁신할 때 따라야 할 모범 사례는 다음과 같습니다.
결론
변화 관리 경로는 올바른 계획을 실행하면 단순하고 직선적일 수 있습니다. 또한, 프로세스 중에 직원 참여의 중요성을 간과하지 마십시오. 일부 단계를 문서화, 계획, 자동화하려면 스마트 도구가 필요할 수 있으므로 위에서 언급된 변화 관리 도구를 확인해 보십시오.
사업 혁신에는 예산 지출이 수반됩니다. 따라서 모든 사업 규모와 유형에 적합한 지출 관리 솔루션도 확인해 보십시오.