업무 우선순위 결정 방법: 우선순위 매트릭스 완벽 가이드
업무 우선순위를 정하는 것은 간단해 보일 수 있습니다. 고객이 급하다고 하는 일을 처리하면 될 것처럼 보이지만, 이는 업무를 전문적으로 처리하는 방법이 아닙니다. 특정 업무에 집중해야 하는 이유에는 과학적 근거가 있으며, 이를 프로젝트 우선순위 매트릭스라고 합니다.
사업을 성장시키고 경쟁에서 우위를 점하려면 훌륭한 아이디어, 숙련된 팀, 첨단 도구 이상이 필요합니다. 앱 개발이든 소비재 생산이든, 최고 수준의 업무 실행이 필수적입니다.
팀이 체계적으로 업무를 할당하고, 완료하고, 다음 업무로 넘어갈 때 뛰어난 업무 실행이 가능합니다. 우선순위 매트릭스는 가치 있는 업무를 계획적으로 실행하도록 돕고, 프로젝트 진행 속도를 높여 더 짧은 시간 안에 더 많은 성과를 달성하도록 지원하는 강력한 도구입니다.
이 글에서는 프로젝트 우선순위 매트릭스의 정의, 장점, 활용 사례 및 템플릿에 대해 자세히 알아보겠습니다.
우선순위 매트릭스란 무엇인가?
우선순위 매트릭스는 다양한 비즈니스 프로세스 관리 도구와 함께 사용되는 프로젝트 업무 분석 도구입니다. 특정 기준에 따라 선택 사항을 평가하고, 비즈니스에서 집중해야 할 부분을 결정하기 위해 식스 시그마 기법과 함께 사용되기도 합니다.
이 도구는 간단한 작업부터 몇 년이 걸리는 복잡한 프로젝트까지 모든 종류의 프로젝트에 적용할 수 있습니다. 기업뿐 아니라 프리랜서, 개인 사업가, 전문가들도 업무 또는 개인적인 목표 달성을 위해 유용하게 활용할 수 있습니다.
프로젝트 관계자들이 우선순위를 결정하는 과정에서 어려움을 겪는 경우가 종종 있습니다. 이때 우선순위 매트릭스는 올바른 가치와 시급성을 가진 업무를 선택하기 위한 과학적 기반을 제공합니다.
우선순위 매트릭스는 프로젝트의 복잡성과 평가 기준에 따라 다양한 형태를 가질 수 있습니다. 예를 들어, ‘비용’과 ‘가치’를 기준으로 하는 간단한 2×2 그리드 형태가 있는가 하면, 식스 시그마 방법론과 결합하여 매우 복잡한 형태를 띠기도 합니다.
식스 시그마 우선순위 매트릭스
식스 시그마 관리 방법론은 우선순위 매트릭스 도구와 함께 사용될 때 더욱 효과적입니다. 식스 시그마는 격차 분석, 지속적인 프로세스 개선, 낭비 제거에 중점을 두기 때문에, 우선순위 매트릭스는 이러한 접근 방식과 잘 어울립니다.
이 과정에서 우선순위 매트릭스는 두 개 이상의 데이터 세트를 비교하고, 가중치 기준을 사용하여 집중해야 할 업무의 순위를 결정합니다. 식스 시그마 우선순위 매트릭스는 여러 데이터 세트를 평가하기 때문에 일반적인 2×2 사분면보다 복잡한 형태를 띠는 경우가 많습니다.
구성 요소:
- 표 상단에는 변수 출력이 열 머리글로 표시됩니다.
- 왼쪽 패널에는 입력 변수가 행으로 표시됩니다.
- 표의 가장 오른쪽에는 가중 점수, 백분율, 순위 및 상태가 표시됩니다.
- 열 머리글 아래에는 계산된 가중 점수가 표시됩니다.
식스 시그마 방식을 적용하여 프로젝트 업무 우선순위를 결정하면, 논리적이고 합리적인 결정을 내릴 수 있습니다. 또한 모든 이해관계자가 합의에 도달하는 데 도움이 됩니다.
경영 컨설턴트이자 전략 개발자인 Lynne Hambleton에 따르면 식스 시그마 우선순위 매트릭스는 세 가지 유형으로 나눌 수 있습니다. 저자는 자신의 저서 Six Sigma 성장 방법, 도구 및 모범 사례의 보물 상자에서 다음과 같이 설명합니다.
#1. 합의 기반 매트릭스: 점수가 높은 변수가 더 중요하다고 간주될 때, 합의에 따라 기준을 선택해야 합니다. 모든 팀 구성원의 의견을 반영하여 수치 점수가 부여된 합의 기반 모델을 만듭니다.
#2. 조합 매트릭스: 우선순위 매트릭스인 동시에 원인과 결과 차트와 유사합니다. 이 방법은 모든 변수가 다른 변수에 미치는 영향을 계산합니다.
#3. 전체 분석 기준 매트릭스: 프로젝트 포트폴리오 관리자가 여러 프로젝트가 비즈니스 수익 모델과 고객 관계에 미치는 영향을 평가하기 위해 사용하는 가장 복잡한 식스 시그마 우선순위 도구입니다.
우선순위 매트릭스의 장점
#1. 우선순위 매트릭스 도구를 사용하면 중요도와 가치에 따라 많은 양의 업무를 체계적으로 정리할 수 있습니다. 대규모 프로젝트의 모든 업무를 기억하기는 어렵기 때문에, 이 도구가 없으면 중요한 업무와 덜 중요한 업무를 구분하기가 어려울 수 있습니다.
#2. 다른 소프트웨어와 달리 이 도구는 사용자 정의가 가능합니다. 프로젝트 진행 중에 팀 전체가 함께 모여 업무에 따라 변수를 추가하거나 제거할 수 있습니다. 따라서 다양한 유형의 우선순위 매트릭스를 만들 수 있습니다.
#3. 기존 프로젝트의 우선순위 매트릭스를 새 프로젝트에 사용할 수 있습니다. 이 도구의 템플릿을 만들고 프로젝트 변경 시 가중치, 기준, 변수, 업무 등을 업데이트하기만 하면 됩니다.
#4. 이 도구는 기술에 익숙하지 않은 사람도 쉽게 이해할 수 있습니다. 할 일 목록, 점수, 기준을 입력하기만 하면 나머지는 도구가 처리합니다.
#5. 이 도구는 객관적인 기준에 따라 작동하므로, 수동 작업에서 발생할 수 있는 주관적인 판단을 줄일 수 있습니다.
#6. 프로젝트 관리자와 소유자는 이 도구를 사용하여 업무를 효과적으로 위임하고, 할당된 인력의 활용도를 극대화할 수 있습니다.
우선순위 매트릭스를 사용하는 경우
다음과 같은 경우에 이 도구를 활용할 수 있습니다:
- 여러 변수와 관련된 복잡한 업무, 티켓 또는 문제의 우선순위를 정해야 할 때.
- 버그, 티켓, 작업, 프로젝트 등의 순위를 매기기 위해 입력 데이터를 평가해야 할 때.
- 정해진 기간 내에 업무를 완료하기 위해 효율적인 방식으로 비즈니스 또는 개인 프로젝트 일정을 계획해야 할 때.
- 프로젝트의 핵심 초점 영역을 한눈에 볼 수 있는 요약 문서를 만들고 싶을 때.
- 프로젝트 일정에 차질을 주지 않으면서 팀 구성원에게 업무를 효과적으로 위임해야 할 때.
- 프로젝트 팀 내 협업을 촉진해야 할 때.
이 도구가 누구에게 유용할지 궁금하다면:
- 사무실 업무와 집안일을 병행하는 재택 근무자.
- 프로젝트를 평가하고 그에 따라 업무를 완료해야 하는 프리랜서 및 계약직 근로자.
- 비즈니스 가치를 기준으로 프로젝트를 평가해야 하는 중소기업 및 대기업.
- 둘 이상의 프로젝트와 프로젝트 팀을 관리하는 프로젝트 관리자.
우선순위 매트릭스를 사용하는 방법
이 도구를 효과적으로 사용하려면 우선순위 매트릭스 사분면에 대한 완벽한 이해가 필요합니다.
1사분면
- 노력은 적게 들지만 영향력이 큰 업무를 나타냅니다.
- 이 사분면의 업무는 긴급하고 중요하므로 최대한 빨리 완료해야 합니다.
2사분면
- 노력과 영향력이 모두 큰 주요 프로젝트를 나타냅니다.
- 이러한 업무는 일반적으로 마감일이 정해져 있지 않습니다.
- 합리적인 목표를 설정하고 정기적으로 목표를 달성하도록 관리해야 합니다.
3사분면
- 노력과 영향력이 모두 낮은 업무를 나타냅니다.
- 가능하면 이러한 업무는 부하 직원이나 동료에게 위임하는 것이 좋습니다.
4사분면
- 많은 노력이 필요하지만 비즈니스 수익률(ROI)에 큰 영향을 미치지 않는 업무를 나타냅니다.
- 다른 사분면의 업무보다 늦게 완료해야 합니다.
- 이러한 업무를 완전히 제거하기 위해 비즈니스 프로세스를 조정할 수도 있습니다.
사분면을 이해했다면 이제 우선순위 매트릭스를 사용할 차례입니다.
#1. 변수 및 선택한 기준에 따라 가중치를 부여하여 매트릭스에서 프로젝트 또는 업무를 선택합니다.
#2. 매트릭스에서 선택한 항목은 자동으로 비즈니스에 중요한 가치를 지닙니다. 그러나 재정적 손실을 피하기 위해 다시 한번 확인하는 것이 좋습니다.
#3. 업무 순위에 따라 우선순위 매트릭스에서 다음 업무를 선택합니다. 이 도구는 프로젝트 일정 관리 도구로도 활용할 수 있습니다.
#4. 우선순위 매트릭스 파일을 유지하기 위해 소프트웨어나 템플릿을 활용해 보십시오. 이해관계자는 업무 우선순위를 빠르게 검토할 수 있으며, 템플릿은 재사용도 가능합니다.
우선순위 매트릭스 모범 사례
#1. 프로젝트 소유자, 관리자, 팀 구성원 및 최종 사용자의 브레인스토밍 세션을 통해 업무 또는 문제 순위 기준을 선택합니다.
#2. 분석 계층 프로세스(AHP)를 사용하여 이해관계자 간에 명확하고 강력한 합의를 도출합니다. 그런 다음 모든 사람이 신뢰할 수 있는 가중치 기준을 설정합니다.
#3. 점수 부여 과정은 협력적으로 진행되어야 합니다. 온라인 양식, 화이트보드와 같은 도구를 사용하여 우선순위 매트릭스에 대한 주관적인 판단에 대한 합의에 도달할 수 있습니다.
이제 우선순위 매트릭스에 도움이 될 수 있는 몇 가지 도구와 템플릿을 살펴보겠습니다.
스마트시트
스마트시트는 전 세계적으로 많은 기업들이 민첩하고 성공적으로 사용하고 있는 작업 공간 및 프로젝트 관리 도구입니다. 회사에서 이미 이 클라우드 기반 앱을 구독하고 있다면 프로젝트 관리 솔루션 센터를 사용하여 사용하기 쉬운 제품 우선순위 보드를 쉽게 만들 수 있습니다.
스마트시트 앱의 솔루션 센터에는 재무 및 회계, 고객, 인사 등 다양한 프로젝트 보드를 찾을 수 있습니다. 제품 개발 그룹 내에서 필요한 우선순위 매트릭스를 찾아야 합니다.
스마트시트 구독을 사용하지 않거나 평가판을 사용하고 싶지 않다면 걱정할 필요가 없습니다. 스마트시트는 누구나 다운로드하여 사용할 수 있는 몇 가지 기본 우선순위 매트릭스를 제공합니다. 스마트시트 템플릿 라이브러리 포털에서 다양한 템플릿을 다운로드할 수 있습니다. Excel, PDF, Word 파일 형식으로 제공되는 2~3가지 템플릿을 이용해 보세요.
미로 우선순위 매트릭스
미로는 화이트보드, 하이브리드 작업 공간, 원격 회의, 순서도 그리기, 프로젝트 계획 등 다양한 비즈니스 앱을 제공하는 신뢰할 수 있는 또 다른 솔루션입니다. 또한 마인드 맵, 칸반 보드, 서비스 청사진, 우선순위 매트릭스 등 다양한 시간 및 프로젝트 관리 템플릿을 제공합니다.
템플릿 라이브러리를 방문하여 “Prioritization”을 검색하면 2×2, 3×3 및 RICE(도달, 영향력, 신뢰도, 노력) 우선순위 지정 방법 템플릿과 같은 다양한 우선순위 매트릭스 템플릿을 찾을 수 있습니다.
미로 아트보드 내에서 템플릿을 사용자 정의해야 합니다. 스마트시트와 달리 템플릿을 엑셀 파일로 다운로드할 수는 없습니다. 대신 JPEG, PDF, CSV 및 JIRA 호환 파일 등 다양한 형식으로 보드를 내보낼 수 있습니다.
미로는 프로젝트 계획 및 브레인스토밍에 대한 온라인 협업을 위한 도구로 널리 사용됩니다. 투표, 프레젠테이션 모드, 실시간 메모 작성, 채팅, 화상 채팅, 온라인 게시판 공유 등 미로 우선순위 매트릭스 템플릿에서 다양한 협업 도구를 활용할 수 있습니다.
아이젠하워 매트릭스 템플릿: 에버노트
에버노트는 문서 동기화, 스캔, 캘린더 일정 정리, 작업 간소화 등 다양한 기능을 갖춘 최고의 메모 앱 중 하나입니다. 다른 도구와 마찬가지로 에버노트는 비즈니스, 가정, 개인 생활 및 업무 목적을 위해 유용한 템플릿을 제공합니다. 그중 하나가 아이젠하워 매트릭스입니다.
우선순위 매트릭스와 유사한 아이젠하워 매트릭스는 가장 중요한 업무의 우선순위를 정하기 위해 오랜 기간 비즈니스 프로세스에서 활용되었습니다. 이는 단순한 2×2 사분면으로, 직무의 중요도와 긴급성에 따라 순위를 매깁니다.
왼쪽 열에는 긴급 + 중요, 긴급 + 중요하지 않음이라는 두 개의 세로 열 머리글이 표시됩니다. 오른쪽 열에는 중요 + 긴급하지 않음, 중요하지 않음 + 긴급하지 않음이라는 두 개의 세로 열 머리글이 표시됩니다.
에버노트 앱의 평가판 또는 유료 구독을 통해 템플릿을 맞춤 설정할 수 있습니다.
Google Workspace 우선순위 매트릭스
조직 규정이나 비즈니스 앱 사용 정책으로 인해 Google Workspace 생태계 내에서 도구를 사용해야 한다면, 우선순위 매트릭스 앱을 사용해 보세요. prioritymatrix.com에서 개발한 이 앱은 Google Cloud 앱 엔진 등 Google 리소스를 사용하여 만든 Google Workspace Marketplace 전용 앱입니다.
직관적인 사용자 인터페이스(UI)를 통해 우선순위 지정 프레임워크를 제공하며, 협업 프로젝트 보기를 사용하여 팀 우선순위를 공유할 수도 있습니다. 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 업무 위임
- 업무 관리
- 다중 프로젝트 관리
- Gmail, Google 드라이브, Google 문서도구 등과 통합
- 고급 필터링을 통한 업무 정렬
이 도구를 사용하면 사용자와 팀이 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. 단, 구독 기반 앱으로, 무료 평가판이 종료되면 구독 라이선스를 구매해야 계속 사용할 수 있습니다.
지금까지 우선순위 매트릭스가 의사 결정에 널리 사용되는 시간 관리 도구임을 알았습니다. 많은 단순하거나 복잡한 프로젝트에서 이 도구를 활용하여 즉시 집중해야 할 업무와 나중에 처리할 수 있는 업무를 과학적으로 결정할 수 있습니다.
이 기술의 개념과 과학적 근거는 탄탄합니다. 팀이 프로젝트 목표를 달성하는 데 도움이 되도록 업무를 조정합니다. 가중치를 사용하여 업무 순위를 결정합니다. 하지만 우선순위 매트릭스의 활용도가 부족한 이유는 다음과 같습니다.
- 도구를 적용하기 위한 적절한 기준 학습 필요
- 클라이언트와의 논의를 통해 기준을 정확하게 평가
- 실시간 협업에 익숙하지 않음
- 대부분의 프로젝트에서 활용할 수 있는 완벽한 템플릿을 만들기 어려움
이 글에서 설명하는 개념과 무료 우선순위 매트릭스 도구를 활용하면 개인 또는 팀 프로젝트에 우선순위 매트릭스를 쉽게 적용할 수 있습니다.
비즈니스 성장을 이끌 수 있는 최고의 프로세스 관리 소프트웨어에 대한 정보도 확인해 보세요.