아이젠하워 매트릭스를 구현하여 워크로드를 간소화하는 방법 [12+ Templates Included]

매일 우리는 여러 가지 작업을 수행해야 하지만 모든 작업이 해당 문제에 대해 긴급하거나 중요한 것은 아닙니다. Eisenhower Matrix 사용법을 배우면 작업의 우선순위를 정하고 생산성을 높일 수 있습니다.

Eisenhower 방법 또는 매트릭스는 전 세계 수백만 명의 사람들이 현재 수행 중인 작업의 우선 순위를 지정하기 위해 사용하는 인기 있는 접근 방식입니다. 도움을 받아 중요성과 긴급성에 따라 작업을 분류할 수 있습니다. 또한 다른 사람에게 위임하거나 삭제해야 하는 작업을 이해하는 데 도움이 됩니다.

이 기사에서는 이 매트릭스, 작업 관리 및 생산성에서의 중요성, 구현 방법 및 일부 템플릿 리소스를 살펴보겠습니다.

아이젠하워 매트릭스란?

아이젠하워 매트릭스는 작업 우선 순위 지정 및 시간 관리를 위한 프레임워크입니다. 일반 할 일 목록과 달리 중요하고 시간에 민감한 작업을 분류하고 우선 순위를 지정할 수 있습니다. Eisenhower Decision Matrix, Urgent-Important Matrix, Eisenhower Box라고도 합니다.

전통적으로 4개의 사분면이 있는 정사각형 상자처럼 보입니다. 각 사분면은 특정 작업의 긴급성 또는 중요성을 나타냅니다. x축의 상자는 긴급한 작업과 긴급하지 않은 작업을 나타내고 y축 상자는 중요한 작업과 중요하지 않은 작업을 나타냅니다.

작업 우선 순위 지정을 위한 아이젠하워 매트릭스의 중요성

우선순위 작업 식별

이 매트릭스를 사용하면 긴급성과 중요성을 측정하여 가장 중요한 작업을 먼저 식별하고 집중할 수 있습니다. 덜 중요한 작업 위임

긴급하지만 중요하지 않은 작업을 식별하면 매트릭스를 통해 팀원에게 위임할 수 있습니다. 따라서 더 중요한 작업에 집중할 시간이 생깁니다.

진행 상황 추적

이 매트릭스는 작업 진행 상황을 모니터링하고 병목 현상을 식별하는 데에도 유용합니다. 따라서 프로젝트를 제 시간에 완료할 수 있습니다.

불필요한 작업 삭제

긴급하지 않거나 중요하지 않은 작업은 할 일 목록에서 완전히 삭제할 수 있습니다. 따라서 작업 목록이 압도되지 않습니다.

시간을 절약

우선 순위에 따라 정렬되지 않은 긴 작업 목록이 있는 경우 먼저 수행할 작업을 결정하는 데 많은 시간이 낭비됩니다. 아이젠하워 매트릭스는 이 문제를 해결하고 어떤 작업부터 시작해야 하는지 알려줍니다.

아이젠하워 매트릭스를 생산성 도구로 사용하는 방법

  • 최대한의 이점을 얻으려면 이 매트릭스를 올바른 방식으로 사용하는 방법을 배워야 합니다. 선호도에 따라 일일 작업에 대한 매트릭스를 만들거나 월별 할 일 목록을 결합할 수 있습니다. 두 경우 모두 규칙적인 연습을 통해 완성도를 높일 수 있습니다.
  • 가장 중요한 작업을 정확하게 식별하면 최대 생산성이 보장됩니다. 당신의 삶이나 일에 최대의 영향을 미칠 작업을 선택하십시오.
  • 위임 범주에 속하는 작업은 다른 사람에게 할당해야 합니다. 해당 작업에 가장 적합한 팀원을 찾아 작업을 위임하십시오.
  • 매트릭스가 일상적인 작업을 위한 것이 아니라면 정기적으로 검토해야 합니다. 일일 일정을 확인하고 매트릭스를 일일 일정 및 새로운 작업 할당으로 업데이트하세요.
  • 완료한 작업에 체크 표시를 하면 성취감과 성공을 느낄 수 있습니다. 이것은 또한 생산성을 높일 것입니다.
  • 이 매트릭스를 만든 후에는 성실하게 작업을 완료해야 합니다. 많은 사람들이 중요하지만 급하지 않은 작업을 결국 미루게 됩니다. 그러나 생산성을 유지하려면 이것은 절대 금물입니다.
  • 작업의 긴급성과 중요성 수준이 변경됩니다. 어떤 작업을 하든 생산성을 유지하려면 유연해야 합니다.

아이젠하워 매트릭스 구현을 위한 단계별 가이드

수동 아이젠하워 매트릭스를 만들려면 사각형 모양의 상자 안에 네 개의 상자를 그려야 합니다. 따라서 이름이 Do, Schedule, Delegate 및 Delete인 4개의 사분면을 얻습니다. 더 나은 이해를 위해 두 열에는 긴급한 작업과 긴급하지 않은 작업이 포함되어 있어야 합니다.

반면에 행에는 중요한 작업과 중요하지 않은 작업이 있어야 합니다. 이제 매트릭스의 다른 사분면에 작업을 포함하는 방법을 살펴보십시오.

1사분면: 해야 한다

첫 번째 사분면에는 중요하고 긴급한 작업이 포함됩니다. 일반적으로 마감일이 임박한 작업이 이 상자에 포함됩니다. 이러한 작업은 오늘 또는 내일 완료해야 합니다.

2사분면: 일정

2사분면에는 중요하지만 긴급하지 않은 작업을 배치합니다. 즉각적인 효과를 나타내지 않더라도 일반적으로 귀하 또는 귀하의 회사에 장기적으로 도움이 되는 작업을 여기에 배치합니다. 작업을 예약하는 동안 충분한 시간을 확보하여 작업을 수행 범주로 이동할 필요가 없는지 확인하십시오.

3사분면: 대표

항상 긴급하지만 중요하지 않은 작업이 있습니다. 이 경우 이러한 작업을 3사분면에 배치하고 다른 사람에게 위임해야 합니다. 다른 팀원이 바쁘거나 이 작업을 완료할 수 있는 사람이 없는 경우 나중을 위해 다시 예약할 수 있습니다.

이러한 작업은 일반적으로 생산성에 부정적인 영향을 미칩니다. 따라서 이를 위임하고 이메일 또는 작업 관리 도구를 통해 추적하는 것이 좋습니다.

4사분면: 삭제

이 매트릭스의 네 번째 또는 마지막 사분면에는 긴급하지도 중요하지도 않은 생산성 킬러가 포함되어 있습니다. 생산성을 높이려면 작업 목록에서 식별하고 제거해야 합니다.

다음은 Eisenhower 매트릭스 템플릿을 가져와 자신의 작업에 맞게 사용자 지정할 수 있는 몇 가지 플랫폼입니다.

스마트시트

Smartsheet는 직접 다운로드할 수 있는 좋은 Eisenhower 매트릭스 템플릿 모음을 제공합니다. 템플릿은 Word, Excel, PowerPoint, PDF, Google Docs, Google Sheets 및 Google Slides 형식으로 제공됩니다.

미로

Miro는 또한 필요에 따라 작업의 우선 순위를 지정하거나 위임할 수 있는 Eisenhower 매트릭스 템플릿을 제공합니다. 템플릿 색상, 형식 및 텍스트는 Miro 인터페이스에서 편집하고 다른 사람과 공유할 수 있습니다.

먼데이닷컴

monday.com에서 작업 관리 및 생산성 향상을 위한 Eisenhower 매트릭스 기반 템플릿을 얻을 수 있습니다. 긴급성과 중요성에 따라 조치를 결정할 수 있습니다. 또한 팀원에게 작업을 할당하고 작업 상태를 업데이트할 수 있습니다.

개념

Notion 사용자는 Eisenhower Matrix용 템플릿도 사용할 수 있습니다. 긴급성과 중요성에 대한 태그를 추가하고 작업이 완료되면 완료된 것으로 표시할 수 있습니다.

창조적으로

Creately의 Eisenhower Matrix 템플릿은 고도로 사용자 정의할 수 있습니다. 다양한 모양과 이미지를 추가할 수 있습니다. 상자의 크기도 변경할 수 있습니다. 동료들과 공유할 수도 있습니다.

아사나

Asana를 사용하면 작업을 분류하여 자신만의 템플릿을 만들 수 있습니다. 각 작업에 적절한 태그를 추가하여 먼저 수행할 작업과 위임할 작업을 파악할 수 있습니다.

정점42

Vertex42에서 사용할 수 있는 템플릿은 Excel 및 Google 스프레드시트에 적합합니다. 그러나 편집 가능한 PDF 버전을 다운로드하여 변경할 수도 있습니다. 작업이 완료되면 확인 표시로 식별할 수 있습니다.

에버노트

Evernote Eisenhower Matrix 템플릿에는 중요도와 긴급도를 기준으로 작업을 정렬할 수 있는 4개의 사분면이 있습니다. 또한 위임된 작업을 담당할 사람의 이름을 추가할 수도 있습니다. 작업을 완료하면 팀원이 알 수 있도록 완료로 표시할 수도 있습니다.

엑스텐시오

Xtensio에는 중요성과 긴급성에 따라 작업의 우선 순위를 지정하는 데 사용할 수 있는 색상 코드 기반 템플릿이 있습니다. 도움을 받으면 팀에서 먼저 수행할 작업을 쉽게 찾을 수 있습니다.

허브스팟

Excel 및 Google Sheets에 적합한 템플릿을 찾고 있다면 HubSpot에서 찾을 수 있습니다. 이 템플릿을 컴퓨터에 다운로드하고 언급된 응용 프로그램을 사용하여 편집할 수 있습니다. 팀원들과도 공유할 수 있습니다.

목업

Moqups에는 해당 플랫폼에서 편집할 수 있는 Eisenhower 매트릭스용 편집 가능한 템플릿이 있습니다. 각 사분면의 색상 코드 외에도 의미 수준을 나타내는 관련 이모지가 있습니다.

비주얼 패러다임 온라인

Visual Paradigm Online은 온라인 그리기 도구를 사용하여 쉽게 사용자 정의할 수 있는 템플릿을 제공합니다. 크기를 변경하고, 원하는 텍스트를 추가하고, 다양한 이미지와 모양을 추가하고, 자유롭게 그림을 그릴 수 있습니다.

결론

누구나 개인 생활이나 직업 생활에서 Eisenhower Matrix를 사용하여 즉각적인 주의가 필요한 작업을 찾을 수 있습니다. 긴급한 작업의 우선 순위를 지정하고 작업 목록에서 불필요한 작업을 삭제하는 데 도움이 됩니다.

이 방법을 구현하려면 위에 제공된 지침을 따를 수 있습니다. 또는 주어진 리소스의 템플릿을 사용할 수 있습니다. 또한 프로젝트 우선순위 매트릭스를 살펴보십시오.