최근 몇 년 동안 비즈니스 및 직장 문화에 변화가 있었습니다. 고용주는 정보에 대한 빠르고 편리하고 쉬운 액세스를 용이하게 하기 위해 점점 더 종이 없는 사무용 소프트웨어를 홍보하고 있습니다.
이러한 유형의 사무실을 통해 직원은 일정에 따라 작업할 수 있으며 조직 전체에 정보를 더 쉽게 배포할 수 있습니다.
환경에 대한 우려가 높아지면서 기업은 종이 없는 사무실에 점점 더 의존하고 있습니다. NAOP(National Association of Office Product Suppliers)에서 수행한 연구에 따르면 매년 평균 사무원은 2,000파운드 이상의 폐기물을 생성합니다.
재활용 노력을 늘리거나 발생하는 폐기물의 양을 줄이는 것은 기업의 몫입니다.
회사에서 폐기물 배출량을 줄이기 위한 지속 가능한 접근 방식을 찾고 있다면 종이 없는 사무실 모델을 고려할 수 있습니다. 종이 없는 사무용 소프트웨어를 사용하여 편지, 보고서 및 송장과 같은 기존 문서가 필요하지 않습니다.
종이 더미를 복사하고 분류할 필요가 없어 관리 직원의 시간을 절약할 수 있습니다. 또한 기업은 종이 없는 사무실로 인쇄 비용을 절감할 수 있습니다.
사무실에서 종이 없이 일하는 것이 어려울 수 있지만 생각보다 어렵지 않습니다. 이 가이드에서는 페이퍼리스 방식의 기본 사항을 설명하고 시작하기 위한 팁을 제공합니다.
다음 단계는 사무실을 정리하고 더 효율적으로 만들어 직장 생활을 더 쉽게 만드는 데 도움이 됩니다.
목차
종이 중심 사무실로 인한 환경 영향
종이는 수세기 동안 사용되어 온 다재다능한 재료입니다. 필기 및 인쇄부터 포장, 단열까지 다양한 용도로 사용하실 수 있습니다. 종이 사용의 대중화로 인해 폐기물이 환경에 미치는 영향을 인식하는 것이 필수적입니다.
높은 생산 및 소비율로 인해 환경에 중대한 영향을 미칩니다. 실제로 UNEP(유엔 환경 계획)에 따르면 제지 산업은 세계에서 가장 환경에 해로운 3대 산업 중 하나입니다.
종이 중심의 사무실은 디지털 플랫폼이 새로운 표준이 될 때 환경 피해에 기여합니다.
종이 없는 사무실이란?
종이 없는 사무실은 직원들이 서류를 들고 다닐 필요가 없는 비즈니스의 인기 있는 추세입니다. 종이 없는 사무실을 사용하면 사무실에서 처리하던 모든 서류 작업을 이제 전자적으로 처리할 수 있습니다.
이를 통해 종이 사용을 줄이고 직원들이 전 세계 어디에서나 작업할 수 있습니다. 종이 없는 사무실은 여러 가지 이유로 중요하며 앞으로 몇 년 동안 더욱 인기를 끌 것입니다.
종이 없는 사무실의 이점
기술이 끊임없이 발전한다는 것은 비밀이 아닙니다. 정리된 상태를 유지하기 위해 사무실 주변에서 종이를 뒤섞어야 했던 시대는 지났습니다.
최신 종이 없는 사무용 소프트웨어는 가장 큰 문서에서 몇 초 안에 쿼리를 쉽게 찾을 수 있습니다. 이것이 사무실이 디지털 파일 및 전자 기록을 포함한 오늘날의 고급 종이 없는 사무용 소프트웨어를 갖춘 종이 없는 사무실로 이동하는 이유입니다.
종이 없는 사무실 도입을 고려해야 하는 몇 가지 이점은 다음과 같습니다.
커뮤니케이션 향상
직원들이 문서가 사서함에 도착할 때까지 몇 시간을 기다려야 했던 과거와 달리 이제는 디지털 시스템을 통해 필요할 때 즉시 정보에 액세스할 수 있습니다. 즉, 고객 요청에 대한 응답 시간이 빨라지고 직원과 경영진 간의 커뮤니케이션이 향상됩니다.
에너지 비용 절감
종이는 생산하고 배송하는 데 많은 에너지가 필요하며 시간이 지남에 따라 추가됩니다. 종이를 사용하지 않음으로써 물리적 문서 대신 전자 문서를 사용하여 사무실의 에너지 소비를 줄일 수 있습니다. 이렇게 하면 에너지 비용을 절반 이상으로 줄일 수 있습니다.
시간을 절약
모든 것이 디지털이면 한 문서에서 다른 문서로 정보를 복사하여 붙여넣을 필요가 없습니다.
필요한 정보를 검색하는 데 추가 시간을 들이지 않고도 책상 위에서 편안하게 바로 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 이렇게 하면 시간이 절약되고 불필요한 스트레스와 압박이 줄어들며 중요한 마감일을 절대 놓치지 않을 수 있습니다.
폐기물 감소
쓰레기를 줄이는 것의 큰 부분은 쓰레기통에 들어가는 것을 제한하는 것입니다. 종이를 사용하지 않으면 휴지통에 버려지는 수많은 종이 조각을 인쇄하지 않아도 됩니다.
대신 모든 정보를 컴퓨터나 디지털 파일에 디지털 방식으로 저장하십시오. 이는 폐기물을 줄이고 재활용 센터로 가는 횟수를 줄인다는 것을 의미합니다.
직장에서 종이 없는 사무실 아이디어를 구현하는 방법?
오늘날의 디지털 세계에서 축적하고 있는 모든 문서를 관리하는 것은 어려울 수 있습니다. 그러나 종이 없는 환경을 구현하면 비즈니스 효율성이 향상될 뿐만 아니라 재활용 및 보관과 같은 문제에도 도움이 됩니다. 다음은 귀하의 비즈니스에 페이퍼리스를 적용하는 몇 가지 방법입니다.
#1. Cloud Storage 플랫폼 사용
종이 없는 사무실로의 전환이 점점 대중화되고 있지만 도전이 없는 것은 아닙니다. 가장 큰 문제 중 하나는 많은 직원이 여전히 작업을 완료하기 위해 종이 문서에 의존한다는 것입니다.
이는 그들이 어디에 있든 이러한 문서에 액세스해야 한다는 것을 의미하며, 이는 그들이 책상에서 떨어져 있거나 컴퓨터가 충돌하는 경우 문제가 될 수 있습니다.
이 문제를 해결하는 한 가지 방법은 클라우드 스토리지 플랫폼을 사용하는 것입니다. 이러한 플랫폼을 통해 직원은 문서를 전자적으로 저장하고 모든 장치에서 액세스할 수 있습니다. 이렇게 하면 많은 종이 문서를 가지고 다닐 필요가 없고 필요한 모든 것을 더 쉽게 추적할 수 있습니다.
이러한 플랫폼을 사용하는 또 다른 이점은 비용을 절약할 수 있다는 것입니다. 문서를 전자적으로 저장하는 경우 하드 드라이브 공간에 대해 비용을 지불할 필요가 없습니다. 이것은 저장할 문서가 많은 경우 특히 중요합니다.
전반적으로 클라우드 스토리지 플랫폼을 사용하는 것은 종이 없는 사무실의 효율성을 향상시키는 좋은 방법입니다. 직원이 문서에 쉽게 액세스할 수 있는 방법을 제공하여 문서를 찾는 시간을 최소화합니다.
#2. 전자 통신 도구 구현
오늘날의 직장에서 전자 통신 도구가 점점 보편화되고 있다는 것은 비밀이 아닙니다. 모든 수준의 사무원은 효율성을 높이고 종이 낭비를 줄이기 위해 이메일, Microsoft Office 365 또는 Slack과 같은 도구를 채택하고 있습니다.
이러한 도구를 사용하는 가장 중요한 이점 중 하나는 불필요한 서류 작업을 제거하는 데 도움이 될 수 있다는 것입니다. 이는 시간과 에너지를 절약하고 인적 오류의 위험을 줄입니다.
또한 전자 통신 도구는 사무실의 효율성과 생산성을 개선하는 데도 도움이 됩니다. 직원들이 실시간으로 파일을 공유하고 프로젝트에서 협업할 수 있도록 함으로써 이러한 도구는 효율성을 최대 50%까지 높일 수 있습니다.
이러한 도구를 성공적으로 구현한 회사는 직원 생산성과 만족도를 크게 높였습니다.
#삼. 전자 소프트웨어에 대한 직원 교육
기업이 종이 없는 작업장으로 이동함에 따라 직원은 잠재적인 사고를 방지하기 위해 적절한 교육을 받아야 합니다. 직원들에게 서류 없이 작업하는 방법을 교육함으로써 전자적으로 저장해야 하는 모든 파일이나 문서를 처리할 수 있다고 확신할 수 있습니다.
이렇게 하면 비즈니스 시간과 비용을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 팀이 종이 없는 환경에서 작업하는 동안 생산성과 안전을 유지하는 데 도움이 됩니다.
#4. 전자 작업 공간 만들기
종이를 사용하지 않는 사무실은 환경 친화적일 뿐만 아니라 직원의 생산성에도 더 좋기 때문에 점점 인기를 얻고 있습니다.
필요에 맞는 전자 작업 공간을 만들면 사무실의 모든 사람들이 생산성을 높이고 업무에 집중할 수 있습니다.
종이 없는 사무용 소프트웨어를 사용하면 종이 없는 작업을 더 쉽게 수행할 수 있습니다.
종이 없는 작업 공간을 만드는 것과 관련된 각 단계를 수동으로 수행하는 것은 짜증날 수 있습니다.
더욱이, 서로 다른 애플리케이션의 복잡한 연결을 관리하는 것은 하나의 작업입니다. 다음은 사무실이 많은 교육이나 리소스 할당 없이 디지털 방식으로 쉽게 전환할 수 있도록 맞춤 제작된 몇 가지 종이 없는 사무용 소프트웨어입니다.
지금 서명
많은 사람들이 문서에 서명할 때 전통적인 종이 기반 방법에 익숙합니다. 그러나 이 프로세스는 시간이 오래 걸릴 수 있으며 모든 서명이 정확하다는 보장은 없습니다.
고맙게도 Sign Now라는 새로운 온라인 도구를 사용하면 온라인에서 문서에 서명할 때 종이를 사용하지 않고도 더 쉽게 서명할 수 있습니다.
Sign Now를 사용하면 사용자가 컴퓨터나 모바일 장치를 사용하여 디지털 서명을 만들 수 있습니다. 서명을 완료하면 파일에 저장하거나 다른 사람과 공유할 수 있습니다. 또한 지금 서명은 서명이 정확하고 읽기 쉬운지 확인하는 데 유용한 팁과 지침을 제공합니다.
이 서비스는 무료이며 인터넷에 연결된 모든 컴퓨터에서 액세스할 수 있습니다. 전 세계 어디에서나 문서에 서명할 수 있으며 문서를 인쇄하거나 팩스로 보낼 필요가 없습니다.
논문 내용을 입력하고 서명 유형을 선택한 후 양식을 제출합니다. 이 서비스는 문서의 디지털 사본을 자동으로 생성하여 귀하의 이메일 주소로 보냅니다.
또한 이 도구는 온라인 문서 서명, 계약 생성, 계약 협상과 같은 다양한 용도로 사용할 수 있습니다. 간단히 말해서, 법적 문서에 서명하는 쉬운 방법을 찾고 있다면 지금 서명을 시도해 볼 가치가 있습니다.
PDF 필러
관리해야 할 문서가 많은 바쁜 전문가라면 PDF 필러를 좋아할 것입니다. 이 온라인 도구를 사용하면 문서를 빠르고 쉽게 편집, 생성 및 관리할 수 있습니다.
필드를 채우고 제출을 클릭하면 변경 사항이 자동으로 저장됩니다. 또한 사본을 인쇄하거나 다른 사람과 공유해야 하는 경우 PDF 필러가 도움이 될 수 있습니다.
정적 PDF를 보낸 사람과 받는 사람을 위한 대화형 경험으로 변환하는 데 사용할 수 있는 다용도 도구입니다.
PDF Filler에는 파일을 빠르게 업데이트하거나 관리해야 하는 사람들에게 이상적인 선택이 되는 다양한 기능이 있습니다. 또한 온라인에서 PDF 문서 작성 및 작성을 자동화해야 하는 사람들에게도 좋습니다.
PDF를 압축하는 최고의 도구를 확인하십시오 [Online + Software].
데스크타임
일과 개인 시간을 관리하는 것은 어렵지만 이를 도와줄 앱을 찾고 있다면 DeskTime이 완벽한 도구입니다.
이 앱을 사용하면 자동 시간 추적기를 사용하여 주의가 필요한 모든 것을 쉽게 추적할 수 있습니다. 일을 하는 데 몇 시간을 보냈든 어젯밤에 얼마나 오래 잤든 이 앱에는 일정을 쉽게 관리할 수 있는 모든 기능이 있습니다.
DeskTime은 일정과 온라인 비즈니스를 성공적으로 관리하기 위한 최고의 앱입니다. 이 앱은 시간 관리 및 정리를 위한 완벽한 도구가 되도록 다양한 기능을 제공합니다.
앱은 무료로 다운로드할 수 있으며 인앱 구매가 없습니다. 자신의 시간과 다른 사람의 시간을 추적하는 데에도 사용할 수 있습니다.
또한 이 앱을 사용하여 판매 수치 및 소셜 미디어 업데이트 추적을 포함한 온라인 비즈니스 활동을 관리할 수 있습니다. 이 궁극적인 시간 추적기는 효율성과 생산성을 향상시키려는 모든 사람에게 완벽한 도구입니다.
다운로드– 웹 | 안드로이드 | IOS
쥬로
법적 계약은 매우 복잡하지만 Juro와 같은 디지털 솔루션은 이러한 경우에 이상적입니다. 팀이 법적 계약 생성, 서명 및 추적을 간소화하는 데 도움이 되는 법적 계약 자동화 도구입니다.
일상적인 계약 작업을 자동화하여 시간을 절약하고 계약 생성의 정확성을 보장할 수 있습니다. 또한 팀의 모든 사람이 쉽게 사용할 수 있는 사용자 인터페이스를 제공합니다.
이를 통해 관련된 모든 사람이 프로세스를 보다 원활하고 쉽게 이용할 수 있습니다. 또한 Juro는 여러 인기 있는 법률 소프트웨어 프로그램과 통합되므로 한 곳에서 계약을 쉽게 관리하고 추적할 수 있습니다.
Juro 사용의 이점에는 계약 생성 프로세스 자동화, 준수 모니터링 및 추적, 계약 협상 및 이행 자동화가 포함됩니다.
또한 기업이 법적 계약 내에서 효율성과 효율성을 개선하는 데 도움이 되는 다양한 기능을 제공합니다. 따라서 계약 생성 프로세스를 자동화하는 방법을 찾고 있다면 Juro를 선택하십시오.
파일 센터
디지털 파일의 수가 증가함에 따라 관리해야 하는 데이터의 양에 압도되기 쉽습니다. 그러나 이것을 처리하는 한 가지 방법은 Filecenter와 같은 도구를 사용하는 것입니다.
이 도구를 사용하면 문서를 빠르게 구성하고 모든 디지털 파일을 쉽게 찾을 수 있도록 관리할 수 있습니다.
Filecenter는 모든 장치 또는 위치에서 파일에 쉽게 액세스, 공유 및 공동 작업할 수 있는 클라우드 기반 파일 관리 시스템입니다. 인터넷에 연결된 모든 컴퓨터에서 이 도구에 액세스할 수 있습니다.
FileCenter를 사용하기 위해 특별한 소프트웨어나 하드웨어가 필요하지 않습니다. 웹사이트를 열고 필요한 파일을 검색하기만 하면 됩니다. 이 도구를 사용하여 폴더를 공유하거나 클라우드에 대용량 파일을 저장할 수도 있습니다.
워크플로를 간소화하고 체계적으로 정리하는 데 도움이 되는 간단한 방법을 찾고 있다면 Filecenter가 완벽한 솔루션입니다.
M-파일
대부분의 지식 근로자와 마찬가지로 생산성을 높일 수 있는 방법을 항상 찾고 있습니다. 그러나 새로운 정보와 프로젝트가 계속해서 유입되면서 따라가기가 어려울 수 있습니다. M-Files가 등장하는 곳입니다.
이 메타데이터 기반 문서 관리 플랫폼은 작업자가 생산성 잠재력을 발휘할 수 있도록 설계되었습니다. M-Files 플랫폼을 사용하면 모든 문서에 대한 중앙 위치를 제공하여 모든 장치 또는 컴퓨터에서 파일에 쉽게 액세스하고 공동 작업할 수 있습니다.
또한 M-Files 플랫폼은 원하는 것을 빠르고 쉽게 찾을 수 있는 강력한 검색 기능을 제공합니다.
M-Files의 가장 좋은 점 중 하나는 기업의 수익 증대에 도움이 될 수 있다는 것입니다. M-File을 검토하고 생성하면 모든 필수 비즈니스 데이터가 정리되고 쉽게 액세스할 수 있습니다.
이렇게 하면 진행 상황을 추적하고 재정 상태를 더 쉽게 파악할 수 있습니다. M-Files의 또 다른 큰 이점은 비공개라는 것입니다. 귀하의 비즈니스 데이터는 다른 사람이 볼 수 있도록 공개적으로 제공되지 않습니다. 이는 귀하의 비즈니스 평판과 귀중한 영업 비밀을 보호할 수 있습니다.
클라우드리
IP 솔루션을 통한 Cloudli의 강력한 가상화 팩스를 사용하면 중요한 데이터를 안전하게 유지하면서 작업을 가상화할 수 있습니다.
그들의 솔루션을 사용하면 가상 머신을 지원하는 데 필요한 인프라에 대해 걱정할 필요 없이 클라우드에서 가상 머신을 빠르고 쉽게 생성, 관리 및 배포할 수 있습니다.
Cloudli의 팩스/IP 솔루션을 사용하면 전용 팩스 회선이나 기계 없이 전 세계적으로 안전하게 팩스를 보내고 받을 수 있습니다.
Cloudli는 운영을 가상화해야 하는 기업에 몇 가지 이점을 제공합니다. 첫째, 단일 서버에서 여러 애플리케이션을 실행할 수 있도록 하여 인프라를 통합하고 효율성을 개선하는 데 도움이 됩니다.
이렇게 하면 더 이상 각 응용 프로그램에 대해 별도의 서버를 구입할 필요가 없으므로 시간과 비용이 절약됩니다. 또한 서버를 가상화하여 데이터를 보호합니다.
한 서버에 장애가 발생해도 다른 서버는 계속 작동합니다. 마지막으로 Cloudli는 서버와 클라이언트 간의 통신을 자동화하여 비용을 절감할 수 있습니다.
결론
종이 없는 사무실은 환경적 이점뿐만 아니라 많은 비용을 절약할 수 있기 때문에 점점 더 대중화되고 있습니다.
이 가이드에서는 사무실에서 종이 없는 업무 환경으로 전환하는 데 도움이 될 수 있는 방법에 대해 논의했습니다. 또한 사무실에서 종이를 사용하지 않고도 쉽게 사용할 수 있도록 도와주는 최고의 종이가 필요 없는 소프트웨어에 대해서도 언급했습니다.
이제 개인과 기업을 위한 최고의 가상 데스크탑 솔루션을 확인할 수 있습니다.