갑작스러운 상황 변화로 인해 예정된 줌 회의를 부득이하게 취소해야 할 때가 있습니다. 이럴 때 회의 참석자들에게 미리 알리지 않고 취소하는 것은 예의에 어긋날 수 있습니다. 참석이 불가능하다는 사실을 다른 사람들에게 알리는 것이 중요하며, 줌 회의를 올바르게 취소하는 방법을 알아보겠습니다.
먼저, 줌 애플리케이션을 실행한 후 “회의” 탭을 클릭합니다.
화면 왼쪽에 예정된 회의 목록이 나타납니다. 여기서 취소를 원하는 회의를 선택합니다.
선택한 회의의 상세 정보가 오른쪽에 표시됩니다. 이 중에서 “삭제” 버튼을 누릅니다.
삭제 확인 팝업창이 뜨며, “최근 삭제됨” 페이지에서 7일 이내에 회의를 복구할 수 있다는 메시지가 나타납니다.
계속하려면 “예” 버튼을 눌러 삭제를 확정합니다.
이제 줌 회의가 성공적으로 취소되었습니다.
회의 취소 시 지켜야 할 에티켓
회의를 취소하는 데 있어 중요한 것은 단순한 절차를 넘어 적절한 에티켓을 지키는 것입니다. 모든 사람의 시간은 동등하게 소중하며, 회사의 직급과 관계없이 존중받아야 합니다. “미안하지만, 참석할 수 없어서 회의를 취소해야 할 것 같습니다”와 같이 정중하게 취소 의사를 전달하는 것이 좋습니다. 갑작스러운 취소는 다른 사람들에게 큰 불편을 초래하며 신뢰를 떨어뜨릴 수 있습니다.
회의 초대에 대한 응답
대부분의 캘린더 시스템은 초대받은 회의에 대해 “수락”, “거절”, “미정” 세 가지 응답 옵션을 제공합니다. 이러한 초대에 적절히 응답하는 것은 본인의 일정 관리뿐만 아니라, 회의 주최자가 참석 가능 인원을 파악하고 회의를 효율적으로 준비하는 데 필수적입니다.
각 응답의 적절한 시점은 다음과 같습니다.
- 수락: 회의 참석이 확실할 때만 선택합니다. 불가피한 긴급 상황이 아니라면 취소는 최대한 피해야 합니다.
- 거절: 회의 참석이 불가능할 때 선택합니다. 불참 이유를 간단히 설명하는 메모를 추가하는 것이 좋습니다. 만약 회의 참석이 꼭 필요하다면 주최자에게 가능한 시간을 제시하고 일정 변경 가능성을 문의해 볼 수 있습니다.
- 미정: 참석 여부가 불확실할 때 선택합니다. 주최자에게 충돌 가능성을 알리고 가능한 한 빨리 확정된 입장을 전달해야 합니다. “미정”으로 응답한 후에는 반드시 추가적인 업데이트가 필요합니다.
긴급 상황 발생 시 알림
누구나 예상치 못한 상황을 겪을 수 있습니다. 이러한 상황 발생 시, 특히 회의의 핵심 참석자라면 가능한 한 빨리 회의 참석자들에게 알리는 것이 중요합니다. 갑작스러운 일정 변경은 불가피할 수 있지만, 미리 알리는 것이 중요합니다. 삶에서 예기치 못한 일이 발생할 수 있음을 인지해야 합니다.
가능하다면 최소 24시간 전에 회의 주최자에게 취소 사실을 알려야 합니다. 취소 이유를 간략하게 설명하여 상황을 이해하도록 돕는 것이 좋습니다.
초대 전에 캘린더 상태 업데이트
특정 시간에 개인적인 일정이 있다면 미리 캘린더에 해당 시간을 차단해 두는 것이 좋습니다. 예를 들어, 매주 수요일 오후 2시부터 5시까지는 개인적인 일정이 있다면, 회의 초대를 받기 전에 미리 일정을 차단해 다른 회의 주최자가 그 시간대를 피하도록 할 수 있습니다. 회의 주최자는 캘린더를 통해 해당 시간이 예약되어 있음을 알 수 있습니다.
이미 회의 초대를 수락했지만 불가피한 상황으로 참석이 어려워진 경우, 회의 초대에 대한 응답 상태를 즉시 업데이트해야 합니다. “수락”에서 “미정”으로 변경한 경우에는 반드시 변경 이유를 참석자들에게 알려야 합니다.
요약하자면, 회의 취소 시 최대한 다른 사람을 존중하는 태도를 유지하는 것이 중요합니다.