PDF를 빠르고 쉽게 암호로 보호하는 방법

비즈니스나 개인적인 중요 정보를 담은 PDF 파일의 보안을 강화하는 방법을 알아보세요. 암호 설정을 통해 기밀 유출 위험을 줄일 수 있습니다.

사이버 공격자들은 끊임없이 기업과 개인을 노리고, 민감한 정보에 접근하여 금전적 이득을 취하려 합니다.

통계에 따르면, 2022년 3분기에 전 세계적으로 1,500만 건의 데이터 유출 사고가 발생했습니다. 이는 같은 해 2분기에 비해 167%나 급증한 수치입니다.

이러한 대규모 데이터 유출의 상당 부분은 PDF 문서에서 비롯됩니다. 그 이유는 많은 기업과 개인이 PDF 파일에 암호 설정을 하지 않거나, 방법을 제대로 모르기 때문입니다.

만약 PDF 파일에 포함된 비즈니스 또는 개인 데이터의 기밀성이 우려되고 이에 대한 해결책을 찾고 있다면, 제대로 찾아오셨습니다! 여기에서 PDF 문서의 취약점, PDF 암호 보호의 필요성, 그리고 PDF 암호화를 지원하는 다양한 도구에 대해 자세히 알아보실 수 있습니다.

개인 비즈니스 문서의 보안 취약점

업무용으로 보호되지 않은 PDF 파일을 사용하고 있다면, 고객, 협력사, 직원 간의 중요한 문서 공유를 즉시 중단해야 합니다. 암호 없이 공개된 PDF 파일은 누구나 열람하고, 의도치 않게 사용될 위험이 있습니다.

해커가 항상 회사 서버에 직접 침입하는 것은 아닙니다. 비즈니스 PDF 파일을 공유한 제3자가 해킹 공격의 희생양이 되어, 결과적으로 귀사의 정보가 유출될 수도 있습니다.

비즈니스 PDF 파일은 해커들이 조직 서버에 침투하는 데 사용할 수 있는 민감한 정보를 담고 있을 수 있습니다.

예를 들어, 고객, 협력사, 공급업체 간에 암호화되지 않은 PDF 파일을 공유하는 경우, 해커는 PDF 파일이 저장된 개인의 이메일 계정이나 클라우드 저장소를 공격하여 접근 권한을 얻을 수 있습니다.

이렇게 공개된 파일에 접근하면, 악의적인 사용자는 비즈니스 파일 형식을 파악할 수 있게 됩니다. 이후 가짜 파일을 만들고 악성 실행 파일(.exe)을 PDF에 첨부하여, 고객의 회신을 모방하여 회사에 다시 보낼 수 있습니다.

만약 직원이 사이버 보안 교육을 제대로 받지 못했다면, 해당 문서를 의심 없이 열어 실행 파일을 실행할 수 있습니다. 이는 조직 서버에 랜섬웨어를 설치하여, 기업 데이터가 해커의 손에 넘어갈 수 있는 심각한 결과를 초래할 수 있습니다.

PDF 암호 보호의 필요성

#1. 무단 복사 방지

PDF 파일에 설정된 암호를 모르는 사람은 해당 문서에 접근할 수 없습니다. 이를 통해 원치 않는 복사 및 붙여넣기로부터 민감한 정보를 보호할 수 있습니다.

암호화된 PDF 파일을 고객, 공급업체, 직원과 공유하면 신뢰를 구축할 수 있습니다. 만약 누군가가 개인 정보 보호 정책을 위반하려 한다면, PDF 파일을 공유한 당사자를 명확하게 추적할 수 있습니다.

#2. 민감한 데이터에 대한 불법 접근 차단

암호 없이 회사 서버에 저장된 PDF 파일에 모든 직원이 자유롭게 접근할 수 있다면, 심각한 문제가 발생할 수 있습니다. 또한, 일부 고객이 실수로 PDF 파일을 권한 없는 제3자에게 전달할 수도 있습니다.

이러한 상황에서 PDF 파일을 암호로 보호했다면, 데이터 유출로 인한 피해를 막을 수 있었을 것입니다.

#3. 인쇄 보호

PDF 파일은 데이터의 무결성과 형식을 유지하는 기능 덕분에, 종이 문서가 필요할 때 주로 사용됩니다. 하지만 이러한 편리함 때문에 허가 없이 인쇄된 후 외부로 유출될 위험도 커집니다.

PDF 파일에 암호를 설정하면, 다른 사람의 복사를 막을 뿐만 아니라 인쇄를 제한할 수도 있습니다. 많은 프로그램에서 PDF 파일의 인쇄 기능을 비활성화하는 옵션을 제공합니다.

무단 접근으로부터 PDF 문서를 보호하려면 이러한 기능을 적극적으로 활용해야 합니다.

#4. 데이터 변경 방지

PDF 파일은 데이터의 무결성을 보장하여, 포함된 정보가 정확하고 변경되지 않은 상태를 유지합니다. 하지만 문서의 일관성과 유효성을 지키려면 강력한 암호로 보호해야 합니다. 특히, 문서에 설명이나 서명이 포함된 경우에는 더욱 중요합니다.

또한, 채울 수 있는 필드가 포함된 PDF 파일을 암호 보호 없이 배포하는 것은 위험합니다. 이러한 문서에 편집 제한 기능을 추가하면, 사용자가 실수 또는 고의로 문서를 변경하는 것을 방지할 수 있습니다.

#5. 역할 기반 접근 권한 부여

많은 회사에서 직원들이 클라우드 기반 파일 저장소에서 필요한 정보를 찾을 수 있도록 허용합니다. 하지만 중요한 내부 문서는 항상 안전하게 보관되어야 합니다. 기업은 권한 없는 사용자가 조직 내부에 있더라도 이러한 파일들을 보호해야 합니다.

PDF 접근 권한에 암호를 사용하는 이유는 단순히 보안 때문만이 아닙니다. 내부 네트워크를 통해 정보를 훔치려는 침입자가 있을 수도 있습니다. 데이터 유출 발생 시, 암호는 민감한 정보를 보호하는 효과적인 접근 제어 수단이 됩니다.

#6. 개인 문서 미리보기 방지

암호화된 PDF 파일은 다른 사람이 파일 내용을 미리 볼 수 없도록 합니다. 이러한 기능이 중요하지 않다고 생각할 수도 있지만, 특정 상황에서는 미리보기 기능만으로도 개인 및 비즈니스에 큰 피해를 줄 수 있습니다.

예를 들어, 공유 컴퓨터나 클라우드 플랫폼에 중요한 정보가 담긴 PDF 파일이 저장되어 있을 때, 해당 파일에 접근 권한이 없는 동료가 내용을 미리 볼 수 있다면 예기치 않은 문제가 발생할 수 있습니다.

#7. 산업 규정 준수 보장

사용자 데이터를 다루는 대부분의 산업은 여러 규칙과 규정을 준수해야 합니다. 민감한 문서의 개인 정보 보호와 보안을 보장하기 위해, 정부 규정, 법률, 산업 표준이 마련되어 있습니다.

의료 산업의 경우, HIPAA는 의료 기관이 환자의 의료 기록을 처리하는 방식을 규제합니다. 법률 산업 또한 고객의 기밀을 보호해야 하는 주요 분야입니다.

또한 유럽에서 사업을 하는 회사는 GDPR 규칙을 준수해야 합니다. 암호 보호 기능을 활용하면 조직은 산업 규정을 최대한 준수할 수 있습니다.

#8. 원치 않는 공유 방지

PDF 파일은 공유하기 쉽지만, 원치 않는 공유를 막아야 할 때도 있습니다. PDF 파일을 다른 사람과 공유하면, 정보가 여러 사람에게 퍼져나갈 수 있습니다. 하지만 파일을 암호로 보호하면 이러한 위험을 줄일 수 있습니다.

많은 앱과 플랫폼에서 사용자가 파일을 열 수 있는 장치 수를 제한하여 추가 공유를 막을 수 있습니다. 또한, 만료일을 설정하여 특정 날짜 이후에는 파일을 열거나 공유할 수 없도록 할 수도 있습니다.

#9. 웹 캐싱 방지

PDF 파일을 암호로 보호해야 하는 또 다른 이유는 로컬 캐싱을 비활성화할 수 있기 때문입니다. 누군가 웹 브라우저를 사용하여 PDF 파일을 열거나 변경할 때, 의도치 않게 해당 문서의 복사본이 장치에 저장될 수 있습니다.

대부분의 웹 페이지는 오프라인 접근 및 파일 복구를 위해 사용자의 하드 드라이브에 캐시됩니다. PDF 파일을 암호로 보호하면 이러한 상황을 방지하고, 문서를 안전하게 보호할 수 있습니다.

#10. 불법 복제 방지 및 지적 재산 보호

소규모 출판물이나 비공식 자료를 불법 복제로부터 보호하는 데 암호 보호 기능은 매우 유용합니다. PDF 문서를 통해 백서, 업계 보고서, 사례 연구 등을 배포하는 회사라면, 암호 설정을 통해 지적 재산권을 보호할 수 있습니다.

출판 및 영화 산업과 같은 창작 산업에서는 불법 복제 및 유출을 막기 위해 출판되지 않은 원고나 시나리오를 보호해야 합니다.

PDF 파일 암호화 방법

업무용이나 개인용 PDF 파일을 암호로 보호하는 가장 편리하고 경제적인 방법은 Adobe Acrobat Reader 앱을 사용하는 것입니다. Adobe Acrobat Reader에서 다음 단계를 따르세요.

Adobe Acrobat Reader에서 암호로 보호하려는 PDF 문서를 엽니다.
우측 도구 모음에서 '모든 도구 보기'를 선택합니다.

사용 가능한 도구 목록이 나타나면, 'PDF 보호'를 선택합니다. 이 기능은 Adobe Acrobat Reader 정식 버전에서만 사용할 수 있습니다.

PDF 보호 메뉴에서 '암호를 사용하여 보호'를 선택합니다.

새로운 암호를 입력하고, 다시 한번 입력하여 확인합니다.
'확인'을 클릭하여 PDF 파일을 암호로 보호합니다.

권한 암호를 설정하여 PDF 문서에 대한 역할 기반 접근을 활성화할 수도 있습니다. 예를 들어, PDF 파일을 열기 위한 암호만 알고 있는 직원은 파일을 복사, 편집, 수정 또는 삭제할 수 없습니다.

반대로 권한 암호를 직원과 공유하면, 해당 직원은 PDF 파일을 다양하게 변경할 수 있습니다.

Foxit과 같은 일부 PDF 편집 프로그램은 MS Word 추가 기능도 제공합니다. 이 기능을 통해 Word 문서에서 PDF 파일을 만들 수도 있으며, 편집기 앱의 암호 보호 기능을 사용하여 PDF를 암호화할 수도 있습니다.

MS Office의 "암호로 암호화" 기능

Microsoft Word 2013 버전 이상에서는 Word 파일에서 PDF 파일을 만들 때 암호 보호 기능을 사용할 수 있습니다.

과정은 매우 간단하며, 다음 단계를 따르면 됩니다.

Word 파일이 열린 상태에서 Alt+F, Alt+E 키를 누릅니다.
'PDF/XPS 문서 만들기' 화면이 나타납니다.
'PDF/XPS 만들기'를 클릭합니다.
'게시' 버튼 위의 '옵션'을 선택합니다.
컨텍스트 메뉴에서 '암호로 암호화'를 선택합니다.
암호를 입력하고 확인합니다.
'게시'를 클릭하여 암호로 보호된 PDF 파일을 Word 문서에서 생성합니다.

Mac 미리보기 앱 사용법

macOS의 미리보기 앱은 Mac 컴퓨터의 기본 PDF 및 이미지 뷰어입니다. Mac 사용자는 미리보기 앱을 통해 PDF 및 이미지 파일을 편집할 수 있습니다. 또한, 기본 PDF 편집기를 사용하여 문서에 암호 보호 기능을 추가할 수도 있습니다. 앱의 '내보내기' 메뉴에서 관련 옵션을 찾을 수 있습니다.

Adobe Acrobat을 이용한 PDF 암호화

Adobe의 온라인 도구인 'Password protect a PDF'는 강력한 암호로 PDF 파일을 암호화하는 데 도움을 줍니다. PDF 파일에 대한 접근을 제한하려면, 해당 웹사이트에 접속하여 파일을 선택한 후 암호를 입력하고 확인하기만 하면 됩니다.

암호화되지 않은 PDF 파일을 업로드하면, 암호를 입력하고 확인하는 인터페이스가 표시됩니다. 암호를 입력하고 저장을 클릭하면 문서가 암호화됩니다. 암호화가 완료되면, 노트북이나 데스크톱에 PDF 파일을 다운로드할 수 있는 다운로드 버튼이 나타납니다.

PDF 2 Go.com: PDF 보호

PDF 2 Go.com은 PDF 파일을 암호로 보호하고, 역할 기반 접근 권한을 설정할 수 있는 고급 인터페이스를 제공합니다. 또한, Dropbox나 Google Drive와 같은 클라우드 저장소에서 PDF 파일을 불러올 수 있습니다.

파일을 불러온 후 암호를 입력하고 확인하여 문서를 보호할 수 있습니다. 또한 인쇄 방지, 복사 방지, 수정 방지와 같이 추가적인 제한 사항을 설정할 수도 있습니다. 이러한 제한 사항을 적용하려면, 별도의 권한 암호를 추가해야 합니다.

airSlate의 pdfFiller

airSlate의 pdfFiller는 등록된 계정에 한해 PDF 암호 보호 기능을 제공합니다. pdfFiller 웹 앱에 접근하려면 이메일을 통해 가입해야 합니다. PDF 파일을 업로드한 후, 각 파일에서 케밥 메뉴 아이콘을 클릭하고 '암호 설정'을 선택하여 보호 기능을 적용할 수 있습니다.

pdfFiller에서는 암호화된 문서 폴더를 활성화하여, 암호로 보호된 PDF 파일들을 모아서 관리할 수도 있습니다.

마지막으로

오늘날 대부분의 기업과 개인은 PDF 파일 암호화를 통해 해커로부터 개인 정보를 보호합니다. PDF 이력서를 고용주와 공유하거나, 업무 관련 PDF 문서를 클라이언트에게 보낼 때는 반드시 파일을 암호로 보호해야 합니다.

대부분의 PDF 편집기에는 노트북, PC, 스마트폰에서 직접 PDF 파일을 암호화할 수 있는 강력한 보안 도구가 내장되어 있습니다. 또한 클라우드 기반 서비스도 이용할 수 있습니다. 위에서 언급한 도구들을 활용하여 PDF 파일을 안전하게 보호하세요.

개인 또는 업무용으로 최고의 PDF 편집기에 대한 정보가 궁금할 수도 있습니다.