Outlook 일정을 공유하는 것은 쉽지만 공유하는 사람들이 액세스하는 데 어려움을 겪지 않도록 하려면 어떻게 하느냐가 중요합니다. 받는 사람이 나와 같은 조직에 있는지 여부에 관계 없이 Outlook 일정을 공유하는 방법을 살펴보겠습니다.
Outlook 일정을 조직 내부의 다른 사람(즉, 귀하와 동일한 전자 메일 도메인을 가진 사람)과 공유하는지 여부에 관계없이 공유 프로세스는 유사합니다. 그러나 받는 사람이 공유 일정에 액세스하는 방법은 약간 다릅니다. 특히 조직 외부의 사람이 Outlook을 사용하지 않는 경우에는 더욱 그렇습니다. 그래도 여전히 매우 간단하며 공유 일정에 액세스하는 데 어려움을 겪고 있는 사람들을 여기로 안내할 수 있도록 작동 방식을 다룰 것입니다.
동료와 캘린더 공유
같은 조직에서 일하는 사람과 캘린더를 공유하려는 경우 프로세스는 매우 간단합니다. Outlook에서 일정을 연 다음 홈 > 일정 공유 > 일정을 클릭합니다.
둘 이상의 계정에 대해 Outlook을 사용하는 경우 공유하려는 계정의 일정을 선택해야 합니다.
“캘린더 속성” 창이 “권한” 탭에서 열리고 현재 캘린더에 액세스할 수 있는 사람이 표시됩니다. 기본적으로 Outlook은 조직의 모든 사용자가 사용자가 바쁜 시간을 볼 수 있지만 다른 것은 볼 수 없도록 설정되어 있습니다. IT 담당자가 여러 가지 방법으로 이를 변경했을 수 있으므로 조직의 개인과 캘린더를 공유하는 데 중점을 둘 것입니다.
캘린더를 다른 사람과 공유하려면 “추가” 버튼을 클릭하세요.
이렇게 하면 주소록이 열리고 기본적으로 조직의 사람들이 표시됩니다. 캘린더를 공유할 사람을 추가한 다음 “확인”을 클릭합니다.
선택한 사람이 권한 창에 나타납니다. 기본적으로 “모든 세부 정보를 볼 수 있음”의 권한 수준을 가지며 원하는 경우 변경할 수 있습니다.
완료되면 “확인”을 클릭하여 캘린더를 공유합니다.
다른 사람이 나와 공유한 일정을 보려면 홈 > 일정 추가 > 공유 일정 열기를 클릭합니다.
열리는 창에서 캘린더를 공유한 사람의 이름을 입력하고 확인을 클릭합니다.
이제 왼쪽의 “공유 캘린더” 목록 아래에 캘린더가 표시됩니다.
외부 사람과 캘린더 공유
조직 외부에서 일하는 사람과 캘린더를 공유하려는 경우 프로세스는 매우 유사합니다. Outlook에서 일정을 연 다음 홈 > 일정 공유 > 일정을 클릭합니다.
둘 이상의 계정에 대해 Outlook을 사용하는 경우 공유하려는 계정의 일정을 선택했는지 확인합니다.
“캘린더 속성” 창이 “권한” 탭에서 열리고 현재 캘린더에 액세스할 수 있는 사람이 표시됩니다.
캘린더를 다른 사람과 공유하려면 “추가” 버튼을 클릭하세요.
그러면 주소록이 열립니다. “주소록” 드롭다운에서 “연락처”를 클릭합니다.
주소록에 있는 모든 외부 연락처가 표시됩니다. 캘린더를 외부 사용자와 공유하고 싶지만 여기에 표시되지 않는 경우 먼저 해당 사용자를 연락처로 추가해야 합니다.
캘린더를 공유할 사람을 추가한 다음 “확인”을 클릭합니다.
선택한 사람이 권한 창에 추가됩니다. 기본적으로 “모든 세부 정보를 볼 수 있음”의 권한 수준을 가지며 원하는 경우 변경할 수 있습니다. 조직의 사용자와 공유하는 것과 달리 외부 사용자에게 “편집 가능” 또는 “위임” 권한을 부여할 수 없습니다.
완료되면 “확인”을 클릭하여 캘린더를 공유합니다.
받는 사람이 일정 보기 초대를 수락하는 방법은 프로세스가 조직 내부의 누군가와 공유하는 것과 상당히 다른 부분입니다.
캘린더를 공유한 사람에게 이메일이 전송됩니다.
“일정 수락 및 보기”를 클릭하면 Outlook.com으로 이동하여 공유 일정을 사용할 수 있는 Microsoft 계정에 로그인합니다.
이 프로세스는 매우 원활하지만 받는 사람이 타사 제품을 사용하는 경우에는 그다지 도움이 되지 않습니다. 가장 인기 있는 캘린더 앱인 Google 캘린더에 공유 캘린더를 추가하는 방법을 보여 드리겠습니다. 하지만 언급하고 싶은 거의 모든 캘린더 앱에 공유 캘린더를 추가할 수 있습니다.
이메일 하단에 “이 URL” 링크가 있습니다.
이 URL을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “링크 위치 복사”(또는 메일을 보는 데 사용하는 프로그램에 따라 이에 상응하는 명령)를 클릭합니다.
Google 캘린더를 열고 ‘캘린더 추가’ 옆에 있는 점 3개를 클릭한 다음 ‘URL에서’를 선택합니다.
이메일에서 복사한 URL을 붙여넣고 “캘린더 추가”를 클릭합니다.
캘린더는 왼쪽의 “기타 캘린더” 목록에 나타납니다.
특히 표시할 공유 일정이 두 개 이상인 경우에는 그다지 친숙한 형식이 아닙니다. 이름 위에 마우스를 놓고 끝에 표시되는 세 개의 점을 클릭한 다음 “설정”을 클릭하여 이름을 변경할 수 있습니다.
이름 필드를 원하는 대로 변경한 다음 “설정” 옆에 있는 뒤로 화살표를 클릭합니다.
이제 훨씬 친숙한 캘린더 이름이 생겼습니다.
이메일에서 복사한 URL은 iCalendar(.ics) 형식의 공유 캘린더 URL로, 이름이 유사함에도 불구하고 Apple과 아무런 관련이 없습니다. 대신, 그것은 캘린더 정보의 개방형 형식 20년이 넘었습니다. 사용하게 될 모든 캘린더 앱은 .ics 형식의 캘린더를 허용하므로 Google 캘린더에 추가하는 과정을 거치는 동안 링크는 Apple 캘린더, Yahoo! 캘린더, Thunderbird용 Lightning 또는 사용하는 기타 캘린더 앱.