Outlook에서 자동 회신을 설정하는 방법
아웃룩에서 자동 회신 설정하는 방법
우리는 24시간 내내 업무에 매달려 있지는 않으므로, 연락을 시도하는 사람들에게 부재 중임을 알리기 위해 자동 회신 기능을 활용하는 것이 현명한 선택입니다.
아웃룩의 "자동 회신(부재 중)" 기능을 사용하면, 이메일에 즉시 응답할 수 없을 때 자동으로 답장을 보내도록 설정할 수 있습니다. 이 기능은 발신자에게 즉시 당신의 부재를 알려줍니다.
병가, 휴가 또는 기타 이유로 사무실에 없을 때 이 기능을 유용하게 활용할 수 있습니다.
아래에서는 아웃룩에서 자동 회신 기능을 설정하는 여러 방법과 단계를 안내해 드리겠습니다. 사용 중인 기기에 따라 적합한 방법을 선택하여 따라 해보세요.
자동 회신 옵션 활용
가장 간단한 방법부터 살펴보겠습니다. 다음은 단계별 안내입니다.
1단계: 아웃룩 계정에 로그인합니다.
2단계: 좌측 상단 메뉴에서 "파일"을 클릭합니다.
3단계: "자동 회신(부재 중)" 옵션을 선택합니다.
4단계: "자동 회신 보내기" 버튼을 활성화합니다.
5단계: 텍스트 상자에 자동 회신 메시지를 입력합니다. 이 메시지는 연락을 시도하는 모든 사람에게 보여집니다.
메시지를 작성할 때는 누가 이메일을 보낼지 알 수 없으므로 모든 경우에 적합한 방식으로 작성하는 것이 중요합니다.
6단계: 자동 회신을 즉시 보내거나 특정 시간 범위 동안만 보내도록 설정할 수 있습니다. 시간 범위를 설정하려면 "이 시간 범위 동안만 보내기"를 선택하고 원하는 날짜와 시간을 지정합니다.
7단계: 조직 내부 사용자용 메시지와 조직 외부 사용자용 메시지를 각각 다르게 설정할 수도 있습니다.
모든 설정을 완료한 후 "확인" 버튼을 누르면 자동 회신 설정이 완료됩니다.
규칙 및 템플릿 활용
일부 아웃룩 계정은 자동 회신(부재 중) 기능을 지원하지 않을 수 있습니다. 해당 기능이 보이지 않는다면, 계정에서 지원하지 않는 것일 수 있습니다.
하지만 걱정하지 마세요. 규칙과 템플릿을 활용하여 자동 회신을 설정하는 또 다른 방법이 있습니다. 다음은 그 단계입니다.
1단계: 먼저 자동 회신에 사용할 템플릿을 만들어야 합니다. 아웃룩에서 새 이메일을 작성하고 제목 및 본문 내용을 포함한 모든 세부 정보를 입력합니다.
이 메시지 본문이 당신에게 이메일을 보낸 사람에게 자동 회신으로 발송된다는 점을 잊지 마세요.
2단계: 작성이 완료되면 "파일" 탭에서 "다른 이름으로 저장"을 클릭합니다. "다른 이름으로 저장" 대화 상자에서 템플릿 이름을 지정하고 파일 형식 드롭다운 메뉴에서 "Outlook 템플릿(*.oft)"을 선택한 후 "저장"을 클릭합니다.
3단계: 이제 템플릿을 사용하여 자동 회신 규칙을 만들 차례입니다. 아웃룩 계정에서 "정보"를 클릭한 다음 "규칙 및 경고"를 선택합니다.
4단계: "규칙 및 경고" 대화 상자가 열리면 "새 규칙..." 버튼을 클릭합니다.
5단계: 옵션에서 "받은 메시지에 규칙 적용"을 선택하고 "다음"을 클릭하여 자동 회신에 대한 새 규칙 생성을 시작합니다.
6단계: 이제 자동 회신 조건 설정 화면이 나타납니다. 모든 메시지에 회신해야 하므로 1단계 및 2단계 상자는 그대로 두고 "다음"을 클릭합니다.
7단계: "이 규칙을 모든 메시지에 적용하시겠습니까?" 라는 메시지가 표시되면 "예"를 클릭합니다.
8단계: 다음 화면에서 1단계에서 "특정 템플릿을 사용하여 회신"을 선택하고 2단계에서 "특정 템플릿"을 클릭합니다. 이렇게 하면 이전에 만든 템플릿을 선택할 수 있는 새 창이 열립니다.
“답장 템플릿 선택” 팝업에서 “파일 시스템의 사용자 템플릿”을 선택합니다.
9단계: "찾아보기" 버튼을 클릭하여 컴퓨터에 저장된 템플릿을 선택하고 엽니다.
10단계: 예외 설정을 선택하고 다음을 클릭합니다.
마지막으로 규칙 이름을 지정하고 "마침"을 클릭하여 프로세스를 완료합니다. 이제 부재 중에 누군가가 당신에게 이메일을 보내면, 당신이 만든 템플릿의 메시지가 자동으로 회신으로 발송될 것입니다.
PC에서 자동 회신 설정
PC에서 자동 회신을 설정하는 단계는 웹 브라우저에서와 거의 동일합니다. 다음은 단계별 안내입니다.
1단계: 윈도우 PC에서 아웃룩을 실행합니다.
2단계: "파일" > "자동 회신"으로 이동합니다. 아웃룩 2007을 사용하는 경우 "도구" > "부재 중 알림"으로 이동해야 합니다.
3단계: 자동 회신 상자에서 "자동 회신 보내기"를 선택합니다.
4단계: 메시지 상자가 열리면 조직 내부 또는 외부의 사람에게 자동 회신을 보낼지 선택합니다. 그런 다음 자동 회신 메시지를 작성합니다.
모든 설정을 마친 후 "확인"을 클릭하여 프로세스를 완료합니다.
아이폰 앱에서 자동 회신 설정
아이폰에서 자동 회신을 설정하는 것은 매우 간단합니다. 다음 단계를 따라 하세요.
1단계: 아웃룩 앱을 실행하고 "설정" > "메일"로 이동합니다.
2단계: 특정 아웃룩 계정을 선택합니다.
3단계: "자동 회신"을 켭니다. (기본적으로 비활성화되어 있을 수 있습니다.)
메시지를 모든 사람에게 보낼지, 아니면 조직 내 사람들에게만 보낼지 선택할 수 있습니다. 완료되면 확인 표시를 탭하여 설정을 완료합니다.
안드로이드 앱에서 자동 회신 설정
아이폰과 유사하게 안드로이드 아웃룩 앱에서 자동 회신을 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
1단계: 앱을 실행하고 설정 아이콘을 탭합니다.
2단계: 특정 아웃룩 계정을 선택합니다.
3단계: "자동 회신"을 선택합니다.
4단계: "자동 회신" 옵션을 활성화합니다.
자동 회신을 활성화하면 메시지를 추가하는 옵션이 나타나며, 모든 사람에게 보낼지 특정 그룹에게만 보낼지 등을 선택할 수 있습니다.
필요에 따라 적절한 옵션을 선택한 후, 마지막으로 확인 표시 아이콘을 탭합니다.
마무리
업무에서 벗어나 휴식을 취하는 동안에도 당신에게 연락하려는 사람들에 대한 걱정이 들 수 있습니다.
아웃룩의 자동 회신(부재 중) 기능을 사용하면 다른 사람들이 당신이 자리에 없다는 것을 즉시 알 수 있으므로 안심할 수 있습니다.
다음으로 이메일 받은 편지함을 정리하고 싶다면 다음 앱을 확인해 보세요.