Microsoft Outlook에서 여러 이메일 계정을 사용하고 있다면, 새로운 이메일을 작성할 때 “보낸사람” 주소를 간편하게 변경할 수 있습니다. 이는 다른 받은 편지함으로 전환하는 것보다 훨씬 빠르고, 다양한 주소에서 이메일을 발송하는 데 유용합니다. 아래에서 그 방법을 자세히 알아보겠습니다. 물론 몇 가지 주의해야 할 점도 있습니다.
Outlook은 이메일 클라이언트에서 설정한 계정뿐 아니라, 설정하지 않은 다른 이메일 주소로도 이메일을 보낼 수 있는 기능을 제공합니다. 이는 다소 우려스러울 수 있지만, 때로는 이 기능이 필요할 때도 있습니다.
이러한 기능이 어떻게 작동하는지, 그리고 이메일 제공업체는 사용자가 악의적인 목적으로 이메일을 이용하는 것을 어떻게 방지하는지 살펴보겠습니다.
이메일 주소 간 빠른 전환
먼저, 합법적인 방법부터 알아보겠습니다. “보낸사람” 주소를 변경하려면 먼저 “보낸사람” 필드를 활성화해야 합니다. Outlook에서 새 이메일을 열고, “옵션” 탭에서 “보낸사람”을 클릭하세요. 이렇게 하면 “보낸사람” 필드가 표시됩니다.
“보낸사람” 주소를 바꾸려면, “보낸사람” 버튼을 클릭하고 Outlook에 등록된 이메일 주소 중 하나를 선택하면 됩니다.
이제 “보낸사람” 필드에 선택한 이메일 주소가 나타나며, 이 주소로 이메일이 발송됩니다.
이렇게 하면 이메일을 보낼 때 계정을 빠르게 전환할 수 있습니다.
그렇다면, Outlook에 추가하지 않은 계정으로 이메일을 보내려면 어떻게 해야 할까요? 특정 경우에는 Outlook에서도 가능합니다.
새 이메일을 작성한 후 “보낸사람” 버튼을 다시 클릭합니다. 여기서 “다른 이메일 주소” 옵션을 선택하세요.
나타나는 창에 이메일을 보낼 주소를 입력하고 “확인”을 클릭합니다.
이제 평소처럼 메시지를 보내면 됩니다. 이메일이 정상적으로 전송될까요, 아니면 배달 실패 알림이 올까요? 그리고 전송된다면, 받는 사람은 사용한 이메일 주소가 본인이 아니더라도 그 주소에서 보낸 것으로 인식할 수 있을까요?
이 두 질문에 대한 답은 모두 이메일 제공업체에 따라 달라집니다.
이메일 제공업체가 다른 “보낸사람” 주소를 처리하는 방법
Microsoft Outlook 자체나 Thunderbird, Apple Mail과 같은 다른 이메일 클라이언트는 사용자가 설정한 “보낸사람” 주소를 검증하지 않습니다. 클라이언트는 이메일을 제공업체의 SMTP 서버(단순 메일 전송 프로토콜 서버, 흔히 메일 서버라고도 함)로 보내고, 이 SMTP 서버가 이메일을 어떻게 처리할지 결정하게 됩니다.
이메일에 무슨 일이 일어나는지는 전적으로 이메일 제공업체의 SMTP 서버 설정에 달려 있습니다.
Google, Microsoft, Apple, Yahoo 같은 대형 이메일 제공업체는 SPF(발신자 정책 프레임워크), DMARC(도메인 기반 메시지 인증, 보고 및 적합성), 그리고 DKIM(Domain Keys Identified Mail) 등의 기술을 사용하여 사용자가 다른 사람의 주소를 사칭하는 것을 방지합니다. 각 제공업체가 이러한 상황을 처리하는 방식은 약간씩 다릅니다.
예를 들어, Google은 사용자가 지정한 새로운 이메일 주소를 무시하고 수신자에게는 실제 Gmail 주소가 표시됩니다. 예를 들어, Outlook에서 [email protected] 주소에서 이메일을 보내려고 했지만 이 주소는 실제 사용자의 소유가 아니므로 수신자는 원래 Gmail 주소에서 보낸 이메일을 받게 됩니다.
Microsoft에서 호스팅하는 이메일 계정은 약간 다릅니다. 액세스 권한이 없는 주소에서 이메일을 보내려고 하면, Microsoft 이메일 서버(일반적으로 Exchange 서버라고 함)에서 이메일을 전송하지 않습니다. 대신 배달 실패 알림을 받게 됩니다.
그러나 회사에서 Microsoft Exchange 서버를 사용하여 이메일을 처리하는 경우, 일반적으로 해당 계정이 Outlook에 등록되어 있지 않아도 사용자가 액세스 권한이 있는 계정에서 이메일을 발송할 수 있도록 구성됩니다.
예를 들어, “[email protected]” 주소에서 이메일을 보낼 권한이 있다면, Outlook에서 Exchange 서버로 이메일을 보내고 해당 주소에서 이메일을 보낼 권한이 있는지 확인합니다. 서버는 사용자가 “[email protected]” 계정을 Outlook에 연결했는지 여부에 상관없이 이메일을 보낼 수 있도록 허용할 것입니다.
대부분의 다른 이메일 제공업체도 Google이나 Microsoft와 비슷한 방식으로 잘못된 주소가 포함된 이메일을 처리합니다. 가장 쉽게 알아볼 수 있는 방법은 Outlook에서 직접 시도해 보고 어떻게 되는지 확인하는 것입니다. 일부 제공업체는 이러한 행위를 금지하는 조항을 가지고 있을 수 있으므로, 먼저 제공업체의 정책을 확인해 보는 것이 좋습니다.
사기꾼은 가짜 “보낸사람” 주소를 어떻게 이용할까?
대형 이메일 제공업체는 가짜 주소에서 보낸 이메일을 포함하여 스팸 및 피싱 이메일을 식별하기 위한 다양한 검사와 프로토콜을 갖추고 있습니다. 사기꾼과 피싱 사기꾼은 대형 제공업체를 사용하지 않고 자체 SMTP 서버를 구축하여 해당 서버를 통해 이메일을 보냅니다.
사기꾼은 모든 이메일을 허용하도록 SMTP 서버를 설정하여 대형 제공업체가 스팸 및 피싱 이메일을 감지하고 차단하는 것을 피하려 합니다. 대형 제공업체들은 스팸 메일과의 끊임없는 싸움을 벌이고 있습니다.
이메일 제공업체는 Microsoft, Google, Apple, Yahoo 또는 기타 제공업체와 상관없이 사용자가 받는 모든 이메일의 이메일 헤더를 스캔합니다. 이러한 검사 중 하나는 “보낸사람” 주소가 “발신자” 주소와 일치하는지 확인하는 것입니다. 일치하지 않는 경우, 특히 완전히 다른 도메인에서 온 경우에는 위험 신호일 수 있습니다. 이메일 제공업체는 이것을 포함한 다양한 방법으로 의심스러운 이메일을 식별합니다. “보낸사람” 주소 검사는 중요한 검사 중 하나입니다.