출장이든 세금이든, 어느 시점에서 지출 양식을 작성해야 할 수도 있습니다. 템플릿을 제공하는 회사나 컨설턴트가 없는 경우 Word에서 제공하는 템플릿을 사용하여 만들 수 있습니다.
경비 양식 설정
경비 보고서 제출은 모든 출장에 필요한 부분입니다. 각 회사는 상환 측면에서 따라야 할 고유한 규칙이 있을 수 있지만 양식(및 그 안의 항목)의 일반적인 구조는 귀하가 어디에 있든 꽤 일관되게 유지됩니다.
회사의 경비 양식을 작성하는 경우 먼저 따라야 할 지침이나 사용해야 할 템플릿이 있는지 확인하십시오.
자신만의 비용 양식을 만들어야 하는 경우 Word에서 시작할 수 있는 꽤 좋은 템플릿을 제공합니다. 요구 사항을 정확히 충족하지 못할 수도 있지만 시작하는 것이 좋습니다.
먼저 워드를 엽니다. 시작 상자의 왼쪽에서 “새로 만들기”를 클릭합니다.
검색창에 “경비”를 검색하세요.
“Enter”를 눌러 사용 가능한 템플릿을 표시한 다음 결과를 클릭합니다.
템플릿 미리보기와 함께 템플릿 이름과 설명을 제공하는 새 창이 나타납니다. “만들기”를 클릭하십시오.
새 비용 양식 템플릿이 나타납니다. 보시고 필요한 부분을 수정하시면 됩니다. 색상과 활자체가 회사의 시각적 지침과 일치하는지 확인하십시오.
적절하게 편집했으면 비용을 추적할 준비가 될 때까지 템플릿을 저장할 수 있습니다. 여행이 끝날 때까지 기다렸다가 모든 것을 한 번에 하는 것보다 이동하면서 모든 것을 기록하는 것이 좋습니다. 며칠 전에 구입한 물건을 잊어버리기 쉽기 때문입니다.
사람들이 일반적으로 추적하는 가장 일반적인 비용 항목은 다음과 같습니다.
호텔
교통비(항공료, 대중교통, 렌탈료 및 마일리지 포함)
연료
식사
전화(많은 회사에서는 현지 통신을 위해 SIM을 구매하도록 요구하지만 다른 회사에서는 로밍 요금을 지불해도 괜찮을 수 있음)
엔터테인먼트 (이것은 “합리적인 상환”범주에 속합니다. 좋은 시간 동안 고객을 데리고 나가기 전에 사전 승인을 받는 것이 좋습니다. 그렇지 않은 경우 너무 지나치지 않도록 하십시오. 회사에 문제를 제시하십시오.)
여러 가지 잡다한
모범 사례의 원칙으로, 이미 지출한 후 상환에 대한 충돌을 피하기 위해 여행하기 전에 항상 지출에 대해 사전 승인을 받는 것이 가장 좋습니다. 또한 다른 위치에 따라 회사의 지출 한도를 염두에 두십시오. 대부분의 회사는 물건이 더 비싼 곳으로 여행하는 경우 지출 한도를 높입니다.
모든 영수증을 확인하고, 모든 비용을 문서화하고, 경비 보고서를 작성하면 바로 갈 수 있습니다!