Microsoft Planner는 사용이 매우 간단하지만 더 유용한 기능 중 일부는 전면과 중앙에 있지 않습니다. 작업을 만들고 이동하는 경우 Planner를 최대한 활용할 수 있는 6가지 방법이 있습니다. 여기 당신이 알아야 할 모든 것이 있습니다.
목차
작업에 대한 알림 받기
Planner를 Outlook에 이미 연결했다면 이미 마감일에 대한 알림을 받고 있을 것입니다. 그러나 아직 할당되지 않았거나 항목이 할당된 시기를 알고 싶다면 추가 알림 기능이 있습니다.
오른쪽 상단에 있는 설정 톱니바퀴를 클릭합니다. 마이크로소프트 플래너 그런 다음 “알림”옵션을 선택하십시오.
알림 옵션 패널이 열립니다. 알림 기본 설정 중 하나를 선택한 다음 “저장” 버튼을 선택합니다.
“누군가 나에게 작업 할당”을 선택하면 이메일, Microsoft Teams(팀이 있는 경우) 및 모바일 푸시 알림(설치한 경우)을 통해 알려줍니다. 모바일 앱, 이 기사의 뒷부분에서 보여드릴 것입니다). 이 기능은 팀에서 작업할 때 매우 유용합니다. 당신과 파트너가 집안일을 정리하기 위해 Planner를 사용하는 경우에도 마찬가지입니다.
Planner를 Outlook에 아직 연결하지 않은 경우 “나에게 할당된 작업이 늦거나, 오늘 마감되거나, 앞으로 7일 이내에 마감됩니다.” 옵션이 작업이 늦어지면 이메일을 통해 알려줍니다. 이 기능은 정말 잘 작동하지만 작업이 늦었다는 것을 지속적으로 알려줍니다. 마감일을 맞추는 데 어려움을 겪고 미리 알림이 필요한 경우에 유용할 수 있지만, 의욕을 잃게 만드는 경우에는 너무 과도할 수도 있습니다.
우리는 작업을 완료하는 데 도움이 되는 시스템의 팬이므로 후자의 옵션을 선호하지만 이 선택은 확실히 개인 취향입니다.
즐겨찾기에 계획 추가
Planner를 사용하기 시작하면 사이드바의 “최근 계획” 섹션에 계획이 표시됩니다.
하나 또는 두 개의 계획만 있는 경우에는 괜찮지만 여러 계획이 있는 경우 특히 사람들이 예기치 않게 계획에 추가할 수 있는 회사 환경에 있는 경우 “최근 계획” 섹션이 매우 빨리 다루기 힘들어질 수 있습니다. .
대신 사이드바의 “즐겨찾기” 섹션에 계획을 추가할 수 있습니다. 이렇게 하면 표시되는 계획을 제어할 수 있으므로 중요한 계획을 훨씬 쉽게 찾을 수 있습니다.
계획을 즐겨찾기 섹션으로 이동하려면 계획 이름 옆에 있는 별표 아이콘을 클릭하십시오.
이렇게 하면 계획이 사이드바의 즐겨찾기 섹션으로 즉시 이동됩니다.
즐겨찾기에서 계획을 제거하려면 별 아이콘을 다시 클릭하면 계획이 최근 계획 섹션으로 다시 이동합니다.
작업 그룹 변경
기본적으로 작업은 사용하는 버킷(할 일, 진행 중, 완료 및 생성한 기타 버킷)으로 그룹화됩니다. 이것이 작업을 그룹화하는 유일한 방법은 아니므로 Planner는 마감일, 담당자, 우선 순위 등과 같은 속성을 기반으로 작업을 그룹화하는 옵션을 제공합니다.
작업 그룹을 변경하려면 인터페이스의 오른쪽 상단에 있는 “그룹별 버킷” 버튼을 클릭하십시오.
작업을 그룹화할 다른 속성을 선택하면 자동으로 재정렬됩니다. 예를 들어 “우선 순위”를 선택하면 작업이 새 우선 순위 버킷으로 그룹화됩니다.
원래 버킷의 작업 보기로 돌아가려면 “그룹화 기준”을 클릭하고 “버킷”을 선택하기만 하면 됩니다.
이 기능은 작업을 날짜 순서로 볼 때, 또는 팀에서 작업하는 경우 양수인별로 작업을 보는 데 정말 유용하므로 누가 작업량이 많고 작업량이 부족한지 확인할 수 있습니다. 컬러 레이블 시스템을 사용하여 프로젝트를 추적하는 경우 레이블별로 그룹화하도록 선택하기만 하면 해당 프로젝트의 모든 작업을 표시할 수 있습니다.
특정 속성으로 작업 필터링
그룹화는 작업을 구성하는 한 가지 방법이지만 보고 싶은 작업만 표시하도록 필터링할 수도 있습니다. 팀 계획에서 이것은 사용자에게 할당된 작업만 보거나 특정 레이블에 대한 작업만 보는 데 유용합니다.
작업을 필터링하려면 오른쪽 상단의 “필터”를 클릭하십시오.
속성 이름 중 하나를 클릭하여 필터링할 값을 선택하십시오. Priority 속성에서 “Urgent” 값을 필터링하겠습니다.
이제 계획에는 “긴급” 우선 순위가 있는 작업만 표시됩니다.
원하는 만큼 필터를 동시에 적용할 수 있으므로 예를 들어 Jane에게 할당되고 다음 주에 마감되는 긴급 작업을 필터링할 수 있습니다.
속성이 충분히 구체적이지 않은 경우 작업 내에서 키워드로 필터링할 수도 있습니다.
제목에 키워드가 있는 모든 작업이 표시됩니다. 필터를 지우려면 “필터”를 다시 클릭한 다음 “지우기” 버튼을 선택합니다.
플래너의 작업이 많을수록 필터링이 더 유용해집니다.
계획에 대한 통계 생성
팀의 작업에 대해 보고해야 하는 관리자라면 통계의 중요성을 알게 될 것입니다. Planner는 보고하기 쉽도록 계획의 현재 상태를 이해하는 데 도움이 되는 몇 가지 기본 차트를 제공합니다.
Planner 차트에 액세스하려면 계획 상단의 차트를 클릭합니다.
이것은 현재 계획의 일부 시각적 표현을 제공합니다.
또한 페이지 아래에 있는 우선 순위 및 양수인을 기반으로 작업에 대한 분석을 제공합니다. 이 차트는 어느 정도 유용하지만 특별히 상세하거나 사용자 정의할 수 있는 것은 아닙니다. 이를 위해서는 계획을 Excel로 내보내야 합니다. 여기서 직접 차트를 작성하거나 스프레드시트를 다음과 같은 도구에 연결할 수 있습니다. 파워 BI 당신을 위해 통계를 이끌어 내기 위해.
계획을 내보내려면 계획 상단에 있는 세 개의 점을 클릭한 다음 “Excel로 계획 내보내기”를 선택합니다.
이렇게 하면 계획 및 작업에 대한 데이터의 스냅샷이 포함된 스프레드시트가 생성되며, 원하는 도구를 사용하여 계획을 시각적으로 표현하는 데 사용할 수 있습니다.
플래너 모바일 앱 설치
이동 중에도 계획을 확인하려면 다음이 필요합니다. 플래너 모바일 앱. Microsoft는 앱 스토어에 가지 않고도 매우 쉽게 다운로드할 수 있도록 만들었습니다. 사이드바 하단에 있는 “플래너 앱 다운로드” 링크를 클릭하기만 하면 됩니다.
그러면 전화번호를 입력할 수 있는 패널이 열립니다. 그러면 Microsoft에서 적절한 앱 스토어로 다운로드 링크를 보냅니다. 전화번호를 사용하고 싶지 않거나 전화번호가 없는 태블릿인 경우 대신 이메일 주소를 제공할 수 있습니다.
평소와 같이 앱을 설치하면 이제 노트북을 들고 다닐 필요 없이 작업을 주시할 수 있습니다.