2020년 가을 업데이트 이후 Mac용 Microsoft Outlook 365는 캘린더 기능이 크게 향상되었습니다. 더욱 편리해진 두 가지 추가 보기 모드, 간편해진 RSVP 방식, 개선된 이벤트 예약 옵션, 그리고 초대 상태를 쉽게 확인할 수 있는 새로운 기능까지 추가되었습니다. 이 모든 것이 더욱 세련된 앱 디자인에 담겨 있습니다.
나의 하루 일정 간편하게 확인하기
‘나의 하루’라는 이름의 Microsoft Outlook의 편리한 기능을 사용하면 하루 일정을 한눈에 파악할 수 있습니다. 일정 보기 또는 일별 보기 중에서 선택할 수 있으며, 클릭 한 번으로 이벤트를 추가할 수 있습니다.
메일 탭에서 ‘나의 하루’를 확인하려면, 화면 오른쪽의 작업 창 표시 버튼을 클릭하거나 메뉴 모음에서 ‘보기 > 작업 창’을 선택합니다. 다른 Outlook 탭에서도 작업 창 표시 버튼을 클릭하거나 메뉴 모음에서 ‘보기 > 나의 하루’를 선택하여 동일한 기능을 이용할 수 있습니다.
‘나의 하루’ 보기에서 ‘Agenda’ 보기와 ‘Day’ 보기 사이를 전환하려면, 오른쪽 상단에 있는 점 3개 아이콘을 클릭하십시오.
이 메뉴에서 ‘설정’을 선택하여 원하는 캘린더를 선택하고 표시 설정을 사용자 지정할 수도 있습니다.
‘나의 하루’에서 새 이벤트를 추가하려면, 점 3개 아이콘 옆에 있는 더하기 기호(+)를 클릭하십시오.
3일 일정 보기 활용하기
Microsoft Outlook 캘린더에서 하루 이상의 일정을 확인하고 싶지만, 일주일 단위(또는 근무 주간 단위) 보기는 너무 길다고 느껴질 때, 3일 보기 모드를 사용해 보십시오.
‘캘린더’ 탭을 클릭하여 Outlook 캘린더를 엽니다. 화면 오른쪽 상단의 드롭다운 화살표를 선택하거나, 메뉴 모음에서 ‘보기 > 3일’을 선택하여 3일 보기 모드를 활성화할 수 있습니다.
같은 창에서 회신하기
새 창을 열지 않고 현재 창에서 바로 이메일에 회신하는 것은 생산성 향상에 큰 도움이 됩니다. Microsoft는 이러한 효율성을 캘린더 이벤트 응답 기능에도 적용했습니다.
새로운 이벤트 초대를 받으면 이전과 동일한 방식으로 응답할 수 있지만, 이제는 읽기 창에서 바로 메시지를 추가할 수 있습니다.
이전처럼 ‘수락’, ‘미정’, ‘거절’ 또는 ‘새 시간 제안’ 옵션을 선택할 수 있으며, 이벤트 주최자에게 보낼 메시지를 입력할 수 있는 공간이 해당 옵션 바로 위에 추가되었습니다. 메시지를 추가하려면 응답을 클릭하기 전에 내용을 입력해야 합니다.
향상된 옵션으로 이벤트 예약하기
다른 사람들의 일정을 고려하며 일정을 잡는 것은 쉽지 않은 일입니다. 그러나 Microsoft Outlook의 향상된 옵션을 사용하면 더욱 쉽게 시간을 선택하고, 참석 가능 여부를 확인하며, 다른 날짜로 편리하게 전환할 수 있습니다.
새 이벤트를 만들려면, Outlook 탭의 메뉴 모음에서 ‘파일 > 새로 만들기 > 이벤트’를 선택하십시오. 또는 ‘캘린더’ 탭을 클릭한 다음 왼쪽 상단의 ‘새 이벤트’를 클릭하여 이벤트를 만들 수도 있습니다. 그런 다음 이벤트 세부 정보를 왼쪽에 추가할 수 있습니다.
시간을 더욱 간편하게 조정하려면, 화면 오른쪽에 표시되는 캘린더 그리드를 활용하십시오. 원하는 시간 블록을 드래그하여 위치를 변경하고, 시간 프레임을 늘리거나 줄일 수 있습니다.
시간대는 유지한 채 다른 날짜를 확인하려면, 날짜 옆에 있는 화살표를 사용하십시오. 원하는 날짜에 도착했다면 초대장을 작성하여 다른 사람에게 보낼 수 있습니다.
초대해야 할 사람이 많다면, 이벤트 창 상단의 ‘스케줄링 도우미’를 클릭하여 필수 및 선택적 참석자와 위치를 추가할 수 있습니다.
이 기능을 사용하면 여러 참석자의 참석 가능 여부를 한 번에 확인할 수 있습니다. 또한 시간 블록을 드래그하거나 양방향 화살표를 사용하여 시간 프레임을 조정할 수 있습니다.
스케줄링 도우미 사용이 끝나면, 왼쪽 상단의 ‘완료’를 클릭하십시오. 변경하거나 추가한 모든 세부 정보가 초대에 적용됩니다. 그런 다음 초대 창으로 돌아가서 필요한 다른 작업을 완료하거나 ‘보내기’를 클릭하면 됩니다.
다른 근무 상태 설정
이벤트를 예약할 때, ‘바쁨’ 또는 ‘한가함’ 상태를 선택하는 것은 익숙할 것입니다. 새로운 Microsoft Outlook에는 ‘다른 곳에서 근무’라는 또 다른 옵션이 추가되었습니다.
이 기능을 사용하려면, 이벤트 창 왼쪽 상단의 상태 버튼을 클릭한 후 ‘다른 곳에서 일하기’를 선택하면 됩니다. 이 옵션을 사용하면, 참석자에게 사용자가 현재 다른 위치에서 참여하고 있음을 알릴 수 있습니다. 원격 근무를 하거나 여행 중일 때 특히 유용합니다.
‘다른 곳에서 근무 중’ 상태는 파란색 줄무늬 원이 포함된 ‘미정’ 상태와 유사한 파란색 점선 원으로 표시됩니다. 이를 통해 다른 사람들이 사용자의 상태를 쉽게 파악할 수 있습니다.
마지막으로 언급할 만한 Outlook의 새로운 일정 기능은 회의 인사이트입니다. 이벤트 또는 참석자를 기반으로 Outlook은 이벤트와 관련된 이메일과 파일을 제안합니다. 회의 인사이트를 사용할 수 있다면, 이벤트 창의 ‘미팅 세부 정보’ 옆에 있는 탭에서 확인할 수 있습니다.
새로운 Mac용 Outlook에서는 일정의 범주에 따라 이벤트를 색상으로 구분할 수 있으며, 이벤트가 다른 위치에서 열리는 경우 날씨 정보를 표시하는 기능도 제공됩니다.