Google 캘린더 시간 통계 활용법: 업무 효율성 극대화
학교나 직장에서 Google 캘린더를 자주 사용하신다면, 시간 통계 기능을 통해 업무 시간을 효율적으로 관리하고 생산성을 크게 향상시킬 수 있습니다. Business Plus, Enterprise, Education Standard, Education Plus, Education Fundamentals, 그리고 비영리 단체 Google Workspace 계정 사용자라면 누구나 이 기능을 이용할 수 있으며, 하루 동안 시간을 어떻게 활용하는지 시각적으로 확인할 수 있습니다.
시간 통계는 생산성을 높여야 할 부분을 명확히 보여줌으로써 시간 관리에 큰 도움을 줍니다. 더 이상 망설이지 마시고, 시간 통계를 최대한 활용하여 업무 효율을 높이는 방법을 자세히 알아보겠습니다.
Google 캘린더에서 시간 통계 기능 활용하기
Google 캘린더에서 목표를 설정하고 편집하여 시간과 업무를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 마찬가지로, 시간 통계는 캘린더 이벤트들을 분석하여 시간 사용 내역을 추적하고, 목표 설정에 도움을 줍니다. 회의, 팀 프로젝트, 일대일 미팅 등 다양한 작업에 소요된 시간을 한눈에 파악할 수 있습니다. 다음은 시간 통계 기능을 사용하는 방법입니다:
- 컴퓨터에서 Google 캘린더를 실행합니다.
- 캘린더 화면 왼쪽 메뉴에서 “시간 통계”를 클릭합니다.
- “시간 분석”, “회의 시간”, “만나는 사람” 세 가지 패널이 표시됩니다.
시간 분석 섹션에서는 주간 시간 활용 내역을 날짜와 시간별로 자세히 보여줍니다. 계획된 집중 시간, 1:1 회의, 3명 이상(본인 포함)이 참여하는 회의, 응답 대기 중인 회의, 그리고 약속이 없거나 부재중 시간으로 표시되지 않은 업무 시간 등이 포함됩니다.
이미지 출처: Google Workspace. 유튜브.
회의 시간 섹션에서는 회의에 소비한 총 시간과 회의 참석 빈도를 확인할 수 있습니다. 이 통계는 평균값으로 계산되며, 일별, 주별, 또는 5일 보기에서는 최근 3주간의 데이터를 기준으로, 월별 보기에서는 지난 3개월간의 회의 활동을 기준으로 평균값이 계산됩니다.
이미지 출처: Google Workspace. 유튜브.
만나는 사람 섹션에서는 가장 자주 만나는 사람과 함께 시간을 많이 보내는 상위 5명을 확인할 수 있습니다. 또한, 중요한 연락처 10명을 고정하여 이들과 함께한 회의 시간을 추적할 수도 있습니다. 시간 통계는 거절 또는 “예” 외의 회신을 제외하고 최대 15명이 참석한 회의 데이터를 집계합니다.
시간 통계를 사용하면 Google 캘린더에서 근무 시간을 설정하는 것뿐만 아니라 특정 사람들과의 회의 진행 상황을 파악하는 데에도 도움이 됩니다. 캘린더 보기를 변경하여 다른 기간 동안의 시간 분포를 확인할 수도 있습니다. 또한, 컴퓨터에서 시간 통계 기능을 켜거나 끌 수 있습니다.
Google 캘린더 시간 통계를 활용하여 집중 시간 설정하기
일정 관리만큼 중요한 것이 집중 시간 설정입니다. 다행히 시간 통계를 활용하면 집중 시간을 쉽게 설정할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다:
- Google 캘린더에서 시간 통계 탭 아래의 “추가 통계”를 클릭합니다.
이미지 출처: Google Workspace. 유튜브. - “집중 시간” 섹션에서 “집중 시간 예약” 버튼을 클릭합니다.
이미지 출처: Google Workspace. 유튜브. - 집중 시간을 설정할 날짜를 선택합니다.
이미지 출처: Google Workspace. 유튜브. - 적절한 시간을 선택합니다.
이미지 출처: Google Workspace. 유튜브. - 필요에 따라 집중 시간에 대한 설명을 입력합니다.
- “저장” 버튼을 클릭합니다.
- 예약된 집중 시간이 캘린더에 표시되는지 확인합니다.
이미지 출처: Google Workspace. 유튜브.
최소 한 명 이상의 참석자가 있거나 캘린더에서 해당 이벤트를 “바쁨”으로 설정했거나, 길이가 8시간 미만인 이벤트의 경우 시간 통계는 분석을 위해 이를 평가합니다. 반면, 본인만이 초대를 받은 이벤트이거나 “예” 회신을 보내지 않은 이벤트는 시간 통계 계산에 포함되지 않습니다.
Google 캘린더 시간 통계로 생산성 분석
Google 캘린더의 시간 통계는 회의 전반에 걸쳐 시간이 어떻게 배분되는지 파악하고자 하는 모든 사용자에게 유용한 도구입니다. 이 기능을 통해 시간 사용 내역을 시각적으로 분석하고, 그 결과를 바탕으로 효율적으로 시간을 관리할 수 있습니다.
시간 관리에 어려움을 느끼거나 일상 회의의 세부 사항에 대해 궁금한 점이 있다면, 시간 통계를 통해 시간 활용에 대한 새로운 시각을 얻을 수 있습니다. Google 캘린더의 설정 기능과 회의 기본 설정을 더 자세히 살펴보세요.