Google 드라이브에서 파일을 공유하면 클라이언트와 계약자가 문서를 다운로드하지 않고도 문서에 액세스할 수 있습니다. 사람들이 파일에 임시로만 액세스할 수 있도록 하려면 파일을 공유할 때 자동 만료 날짜를 설정할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.
참고: 이 기능을 사용하려면 문서 소유자로서 유료 G Suite 계정이 있어야 합니다. 문서를 공유하는 사람들은 문서를 보기 위해 유료 계정이 필요하지 않습니다.
Google 드라이브 파일에 만료 날짜를 설정하는 방법
불을 붙이다 구글 드라이브 G Suite 계정에 연결된 파일에서 공유하려는 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 컨텍스트 메뉴에서 ‘공유’를 클릭합니다.
파일을 공유할 모든 사람의 이메일 주소를 추가한 다음 “보내기” 버튼을 클릭합니다. Gmail 계정으로 초대장을 보내면 해당 사람들이 파일에 액세스할 수 있는 사람 목록에 자동으로 추가됩니다. 다른 유형의 주소로 보내는 경우 각 사람은 파일로 연결되는 링크가 포함된 이메일을 받게 됩니다.
이제 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “공유” 명령을 다시 클릭합니다.
이번에는 공유 옵션이 열린 상태에서 “고급” 링크를 클릭합니다.
각 사람의 연락처 정보 옆에 타이머 아이콘이 표시됩니다. 만료 날짜를 설정하려면 클릭하세요.
여기에서 “액세스 만료” 드롭다운 메뉴를 클릭하여 7일, 30일을 선택하거나 사용자 지정 만료 날짜를 설정합니다.
“사용자 지정 날짜” 옵션을 선택하면 더 정확한 날짜를 선택할 수 있는 달력이 열립니다.
다른 사람의 만료 날짜를 설정하려면 이름 옆에 있는 타이머를 클릭합니다. 각 사람에 대해 만료 날짜를 설정해야 합니다.
마지막으로 “변경 사항 저장”을 클릭하여 모든 사용자에 대한 편집을 완료합니다.
여기서 한 가지 주의해야 할 사항이 있습니다. 기본적으로 공유하는 사람들은 파일을 다운로드, 인쇄 또는 복사할 수 있으며 그렇게 하는 경우 설정한 만료 날짜 이후에 해당 복사본에 액세스할 수 있습니다. 보기 전용 권한을 설정한 다음 “댓글 작성자 및 뷰어의 다운로드, 인쇄 및 복사 옵션 비활성화”를 켜서 이를 방지할 수 있지만 해당 사용자는 문서를 편집할 수 없습니다.
그러나 문서를 보거나 댓글을 달기 위해 임시 액세스 권한이 필요한 사용자가 있는 경우 이 기능이 효과적입니다.