메일링 리스트를 효율적으로 관리하기 위해 Microsoft Excel을 활용하고 계실 수 있습니다. 하지만 우편물 라벨을 인쇄해야 할 때, Excel 목록의 데이터를 Word로 옮겨 편지 병합 기능을 사용해야 합니다. 다음은 그 방법에 대한 안내입니다.
1단계: 메일링 리스트 준비
이미 Excel에 메일링 리스트를 작성하셨다면 이 단계를 건너뛰셔도 됩니다. 아직 목록이 없다면, Excel은 메일링 라벨 기능이 없지만, Word 표를 사용하는 것보다 데이터를 정리하고 관리하기에 훨씬 용이하므로 Excel 사용을 권장합니다.
가장 먼저 해야 할 일은 각 열에 입력할 데이터에 맞는 열 머리글을 만드는 것입니다. 각 열의 맨 위 행에 해당 머리글을 배치하세요.
머리글은 라벨에 포함할 정보에 따라 달라집니다. 예를 들어, ‘호칭’은 항상 유용하지만, 라벨을 만들기 전에 어떤 호칭을 사용하는지 확인하는 것이 중요합니다. 만약 목록이 개인용이 아닌 회사용이라면, ‘이름’과 ‘성’ 머리글 대신 ‘회사 이름’을 사용할 수 있습니다. 이 예시에서는 개인 메일링 리스트를 사용하여 단계를 설명하겠습니다. 목록에는 다음 머리글이 포함됩니다.
이름
성
주소
도시
주
우편 번호
이는 우편물 라벨에서 일반적으로 볼 수 있는 정보입니다. 필요하다면 라벨에 이미지를 추가할 수도 있지만, 이 단계는 나중에 Word에서 진행합니다.
머리글 생성을 완료했다면 데이터를 입력합니다. 완료 후 목록은 다음과 유사하게 보여야 합니다.
목록을 저장하고 Microsoft Word로 이동합니다.
2단계: Word에서 라벨 설정
새로운 Word 문서를 엽니다. 그런 다음 “편지” 탭으로 이동하여 “편지 병합 시작”을 선택합니다.
나타나는 드롭다운 메뉴에서 ‘라벨’을 선택합니다.
“라벨 옵션” 창이 나타납니다. 여기서 라벨 브랜드와 제품 번호를 선택할 수 있습니다. 완료되면 “확인”을 클릭하세요.
이제 Word에 라벨 윤곽이 표시됩니다.
참고: 라벨 윤곽이 보이지 않으면 디자인 탭 > 테두리로 이동하여 “눈금선 보기”를 선택하십시오.
3단계: 워크시트를 Word 라벨에 연결
Excel의 데이터를 Word 라벨로 가져오려면 먼저 두 요소를 연결해야 합니다. Word 문서의 “편지” 탭으로 돌아가서 “수신자 선택” 옵션을 선택합니다.
드롭다운 메뉴가 나타납니다. “기존 목록 사용”을 선택합니다.
Windows 파일 탐색기가 나타납니다. 파일 탐색기를 사용하여 메일링 리스트 파일을 찾아 선택합니다. 파일을 선택한 후 “열기”를 클릭합니다.
“테이블 선택” 창이 나타납니다. 통합 문서에 여러 시트가 있다면 여기에 표시됩니다. 목록이 포함된 시트를 선택합니다. 아직 활성화되지 않았다면, “데이터의 첫 번째 행에 열 머리글 포함” 옵션이 활성화되어 있는지 확인한 다음 “확인”을 클릭합니다.
이제 라벨이 워크시트와 연결되었습니다.
4단계: 라벨에 편지 병합 필드 추가
이제 Word 라벨에 편지 병합 필드를 추가할 차례입니다. 첫 번째 라벨을 선택하고 “편지” 탭으로 이동한 다음 “주소 블록”을 클릭합니다.
“주소 블록 삽입” 창이 나타나면 “필드 일치” 버튼을 클릭합니다.
“필드 일치” 창이 나타납니다. “주소 블록에 필수” 그룹에서 각 설정이 통합 문서의 열과 일치하는지 확인합니다. 예를 들어 “이름”은 “이름”과 일치해야 합니다. 모든 것이 올바르게 설정되었는지 확인한 후 “확인”을 클릭하십시오.
“주소 블록 삽입” 창으로 돌아가서 모든 것이 제대로 보이는지 미리보기를 확인한 다음 “확인”을 클릭합니다.
이제 주소 블록이 첫 번째 라벨에 표시됩니다.
“편지” 탭으로 돌아가서 “라벨 업데이트”를 클릭하십시오.
선택하면 주소 블록이 모든 라벨에 나타나야 합니다.
이제 편지 병합을 진행할 준비가 되었습니다.
5단계: 편지 병합 수행
이제 마법이 일어나는 것을 지켜보십시오. “편지” 탭에서 “마침 및 병합”을 클릭합니다.
나타나는 드롭다운 메뉴에서 “개별 문서 편집”을 선택합니다.
“새 문서에 병합” 창이 나타납니다. “모두”를 선택한 다음 “확인”을 클릭합니다.
이제 Excel의 목록이 Word의 라벨에 병합됩니다.
이제 라벨을 인쇄하고 메일을 보낼 준비가 되었습니다!