데이터가 한 열에 집중되어 있으면 Microsoft Excel 스프레드시트의 가독성이 떨어질 수 있습니다. 이러한 문제를 해결하기 위해 ‘텍스트 나누기’ 또는 ‘빠른 채우기’ 기능을 활용하여 열을 분할하는 것이 효과적입니다.
‘텍스트 나누기’는 단일 열의 데이터를 여러 개의 새로운 열로 재구성하는 반면, ‘빠른 채우기’는 원본 열의 데이터는 유지하면서 새로운 열에 분할된 데이터를 복사하는 방식입니다.
Excel에서 텍스트 나누기 기능 활용 방법
Microsoft Excel은 긴 열을 분할하는 강력한 기능을 제공합니다. 이 기능은 쉼표나 세미콜론과 같은 특정 구분자를 기준으로 데이터를 분리하여 여러 열로 나눕니다.
‘텍스트 나누기’ 기능은 Excel 리본 메뉴의 ‘데이터’ 탭에서 찾을 수 있습니다.
예시로, 직원 정보(이름, 생년월일 등)가 세미콜론으로 구분되어 한 열에 나열된 데이터를 사용해 보겠습니다.
먼저, 분할하려는 데이터가 포함된 셀 범위를 선택합니다. (위 예시에서는 A1부터 A12까지의 셀입니다.)
Excel의 ‘데이터’ 탭에서 ‘데이터 도구’ 그룹에 있는 ‘텍스트 나누기’ 버튼을 클릭합니다.
‘텍스트 나누기 마법사’ 창이 나타나면, 데이터 분할을 시작할 수 있습니다. ‘구분 기호로 분리됨’ 옵션을 선택하고 ‘다음’을 클릭합니다.
기본적으로 Excel은 탭을 구분 기호로 인식하여 데이터를 분할하지만, 현재 예시에서는 세미콜론으로 구분된 데이터를 사용하고 있습니다.
구분 기호 목록에서 ‘세미콜론’을 선택합니다.
창 하단의 ‘데이터 미리 보기’ 섹션에서 데이터가 어떻게 분할될지 확인할 수 있습니다.
확인이 완료되면 ‘다음’을 클릭합니다.
이제 각 열의 데이터 형식을 지정할 수 있습니다. 예를 들어 날짜 정보가 포함된 열이 있다면 해당 열에 맞는 날짜 형식을 지정할 수 있습니다. 기본적으로 모든 열은 ‘일반’ 형식으로 설정되어 있습니다.
Excel이 자동으로 각 열의 데이터 형식을 설정하도록 하거나, ‘데이터 미리 보기’ 섹션에서 각 열을 선택하고 ‘열 데이터 형식’에서 원하는 형식을 지정할 수 있습니다.
특정 열을 분할 결과에 포함시키고 싶지 않다면, 해당 열을 선택한 후 ‘열 가져오지 않음(건너뛰기)’ 옵션을 선택합니다. 모든 설정을 마쳤다면 ‘마침’을 클릭하여 분할을 완료합니다.
이제 단일 열의 데이터가 지정한 구분 기호를 기준으로 분리되어 개별 열로 재구성되었습니다.
Excel에서 빠른 채우기 기능 활용 방법
원본 데이터를 유지하면서 데이터를 분할하고 싶다면 ‘빠른 채우기’ 기능을 사용할 수 있습니다.
위에서 사용했던 직원 목록 예시를 다시 사용합니다. 여기서는 한 열(A열)에 세미콜론으로 구분된 직원 정보가 있습니다.
‘빠른 채우기’ 기능을 사용하려면 먼저 1행에 각 데이터에 해당하는 열 머리글을 입력합니다. 예를 들어, ‘사원 ID’는 B1에, ‘이름’은 C1에 입력하는 방식입니다.
각 열에 해당하는 머리글 행을 선택합니다. 예를 들어 B1 셀(‘사원 ID’ 머리글)을 선택한 다음, ‘데이터’ 탭의 ‘데이터 도구’ 그룹에서 ‘빠른 채우기’ 버튼을 클릭합니다.
각 머리글 셀(C1, D1 등)에 대해 이 과정을 반복하면 데이터가 자동으로 각 열에 채워집니다.
데이터 형식이 일관적이라면 Excel은 원본 머리글 셀(A1)을 기준으로 데이터를 자동으로 분리합니다. 만약 오류가 발생한다면, 머리글 아래의 셀에 순서대로 데이터를 입력한 후 ‘빠른 채우기’ 버튼을 다시 클릭합니다.
예시로 B1 헤더 셀(‘사원 ID’) 아래 셀 B2에 첫 번째 데이터인 ‘101’을 입력합니다.
각각의 새 열은 초기 데이터(예: 첫 번째 또는 두 번째 행)를 기준으로 자동으로 채워집니다.
위의 예시에서 한 개의 긴 열(A열)이 6개의 새로운 열(B열부터 G열)로 분리되었습니다.
1행부터 12행까지 데이터 형식이 동일하기 때문에 ‘빠른 채우기’ 기능은 머리글과 첫 번째 데이터를 참조하여 정확하게 데이터를 분할하고 복사할 수 있습니다.