Outlook에서 보낸 이메일을 회수하는 방법

주요 내용 요약

Outlook에서 보낸 이메일을 취소하려면, ‘보낸 편지함’ 폴더에서 해당 이메일을 찾아 새 창에서 열고, ‘파일’ 메뉴에서 ‘다시 보내기 또는 회수 > 이 메시지 회수’를 선택해야 합니다.
이메일 회수는 발신자와 수신자 모두 동일한 조직의 Microsoft Exchange 또는 Microsoft 365 계정을 사용할 때 등 특정 조건이 충족되어야만 가능합니다.
실수로 잘못된 이메일을 보내는 것을 방지하기 위해, 이메일 회수 기능에 의존하기보다는 Outlook에서 이메일 발송을 지연시키는 규칙을 설정하는 것이 더 효과적입니다.

Outlook 데스크톱 버전에서는 빠른 조치를 취하면 보낸 이메일을 취소할 수 있습니다. 이 글에서는 Outlook에서 이메일을 회수하는 방법과 그 조건, 그리고 대안적인 해결책을 제시합니다.

Outlook에서 이메일 회수 방법

Outlook에서 보낸 이메일 회수를 요청하는 과정은 간단하지만, 요청이 실제로 성공하는지는 또 다른 문제입니다. 이메일 회수를 위한 방법은 다음과 같습니다.

Outlook 좌측 창에서 ‘보낸 편지함’ 폴더로 이동합니다.
회수하려는 이메일을 찾아 더블 클릭하여 새 창에서 엽니다.
상단 메뉴에서 ‘파일’을 클릭합니다.
‘다시 보내기 또는 회수 > 이 메시지 회수’를 선택합니다.
새 창에서 ‘이 메시지의 읽지 않은 사본 삭제’를 선택하면 수신자의 받은 편지함에서 해당 이메일이 삭제됩니다. 또한, ‘읽지 않은 사본 삭제 및 새 메시지로 바꾸기’를 선택하여 원본 이메일 대신 수정된 새 이메일을 보낼 수도 있습니다.
- 선택적으로 ‘각 수신자에 대해 회수 성공 또는 실패 여부 알려주기’를 선택하면, 회수 시도 결과가 이메일로 전송됩니다.
준비가 완료되면 ‘확인’을 클릭하여 수신자에게 이메일 삭제 요청을 보냅니다.

Outlook 이메일 취소 조건

이메일 회수는 발신자와 수신자가 모두 Microsoft Exchange 계정을 사용해야 하며, 동일한 조직 내에 있을 때 성공 가능성이 높습니다. MAPI 및 POP 계정은 지원되지 않습니다. 계정 유형을 확인하려면 다음과 같이 진행하십시오.

상단 메뉴에서 ‘파일’을 클릭합니다.
‘계정 설정 > 계정 설정’을 클릭합니다.
‘이메일’ 탭에서 활성 이메일 계정을 확인합니다. ‘유형’ 열에서 계정 유형을 확인할 수 있습니다.

이러한 제한으로 인해 Gmail이나 Yahoo와 같은 외부 계정으로 보낸 이메일은 회수가 불가능합니다. 이메일이 내부 서버를 벗어나면 제어가 불가능하며, 모든 이메일 서버가 회수 요청을 따르는 것은 아닙니다. 실제로 회수 요청이 처리되지 않을 수도 있습니다.

발신자와 수신자가 같은 Exchange 서버를 사용하더라도 성공적인 회수를 보장할 수 없습니다.

가장 중요한 조건은 수신자가 원본 메시지를 읽기 전에 회수 요청을 열어야 한다는 것입니다. 만약 수신자가 원본 메시지를 먼저 읽었다면, 회수 요청을 받더라도 원본 메시지는 받은 편지함에 남게 됩니다. 회수 요청은 수신되지만, 삭제 여부는 수신자의 선택에 달려 있습니다.

그러나 수신자가 Outlook 설정에서 모임 요청, 회신, 설문 조사 응답을 자동으로 처리하도록 설정한 경우, 회수 요청은 수신자가 읽지 않아도 백그라운드에서 자동 처리됩니다. 이 설정은 ‘파일 > 옵션 > 메일 > 추적’에서 확인할 수 있지만, 원본 이메일을 열지 않았을 때만 유효합니다. 이미 열어본 경우에는 이 설정과 관계없이 받은 편지함에 유지됩니다.

수신자가 원본 이메일을 받은 편지함에서 다른 폴더로 이동시키는 규칙을 설정한 경우에도 회수 요청은 실패합니다. 또한, 이메일이 공유 받은 편지함으로 전송되어 의도하지 않은 사람이 회수 요청을 읽을 경우에도 회수는 작동하지 않습니다.

마지막으로, 수신자가 Outlook 데스크톱 프로그램이 아닌 웹 앱이나 모바일 기기에서 이메일을 확인할 경우, 회수 요청을 처리할 수 없습니다.

요약하자면, 성공적인 이메일 회수를 위해서는 다음 조건이 모두 충족되어야 합니다.

발신자와 수신자가 동일한 Exchange 서버를 사용해야 합니다.
수신자가 원본 이메일을 읽기 전에 회수 요청을 열어야 합니다.
수신자가 원본 이메일을 다른 곳으로 옮기거나 수정하는 규칙을 설정하지 않아야 합니다.
수신자는 Outlook 데스크톱 프로그램에서 회수 요청을 열어야 합니다.

보시다시피 이메일 회수가 성공하려면 여러 제한 사항을 만족해야 하므로, 신속하게 회수를 요청하되, 이 기능이 완벽하지 않다는 것을 인지하고 최후의 수단으로 활용해야 합니다.

이메일 회수 대신 Outlook에서 이메일 발송 지연 방법

이메일 전송을 취소해야 하는 상황이 자주 발생한다면, 이메일 발송을 지연시키는 규칙을 설정하는 것이 좋습니다. 이 방법은 이메일을 실제로 회수하는 것은 아니지만, 발송 전 짧은 시간 동안 이메일을 취소할 수 있는 기회를 제공합니다. 이 규칙을 설정하는 방법은 다음과 같습니다.

상단 메뉴에서 ‘파일’을 클릭합니다.
‘규칙 및 알림 관리’를 선택합니다.
‘이메일 규칙’ 탭에서 ‘새 규칙’을 클릭합니다.
‘내가 보내는 메시지에 규칙 적용’을 선택하고 ‘다음’을 클릭합니다.
원하는 조건을 설정합니다. 예를 들어 특정인에게 보낼 경우 규칙을 무시할지 여부를 설정할 수 있습니다. 완료되면 ‘다음’을 클릭합니다.
수행할 동작을 선택하고 수정합니다. ‘배달 지연’을 선택해야 합니다.
아래 창에서 지연시킬 분(1~120분)을 설정하고 ‘확인’을 클릭합니다.
‘다음’을 클릭하여 마법사를 따릅니다. 예외를 설정하고 규칙 이름을 지정합니다.
마지막으로 규칙을 검토합니다. ‘이 규칙 켜기’가 선택되어 있는지 확인한 후 ‘마침’을 클릭합니다.

규칙이 활성화되면, 보내는 이메일은 설정된 시간 동안 ‘보낼 편지함’에 보관되며, 그 전에 필요한 경우 수동으로 삭제할 수 있습니다.

보시다시피 Outlook에서 이메일 발송을 취소하는 과정은 간단하지만, 회수의 성공 여부는 여러 요인에 따라 달라집니다. 언제 어디서나 이메일에 접근할 수 있는 시대에, 이메일 회수에만 의존하는 것은 위험할 수 있습니다.

따라서 실수를 자주 하는 경우에는 이메일 발송을 지연시키는 대안적인 방법을 사용하는 것이 좋습니다. 이 방법은 이메일이 즉시 발송되지 않도록 하여 실수를 방지할 수 있습니다.