효율적인 프로젝트 관리를 위한 에어테이블 자동화 활용법
프로젝트 관리 효율성을 높여줄 도구를 찾고 계신다면, 에어테이블(Airtable)이 훌륭한 대안이 될 수 있습니다. 이 플랫폼은 데이터 시각화 기능이 뛰어나며, 간편한 편집을 위한 다양한 도구를 제공합니다. 더 나아가, 에어테이블은 작업 자동화 기능을 통해 데이터 관리에 소요되는 시간과 노력을 획기적으로 줄여줍니다.
에어테이블 자동화는 데이터 입력 및 이메일 업데이트와 같은 반복적인 업무 처리에 특히 유용합니다. 여기서는 에어테이블 무료 버전으로도 활용할 수 있는 자동화 기능들을 살펴보겠습니다.
에어테이블 자동화란 무엇일까요?
에어테이블 자동화는 미리 정의된 작업 순서 또는 흐름으로, 반복적인 업무를 자동화하여 생산성을 크게 향상시킵니다. 이를 통해 반복 작업에 드는 시간과 노력을 절약할 뿐만 아니라, 수동 작업에서 발생할 수 있는 오류 발생률을 줄일 수 있습니다.
에어테이블 자동화는 세 가지 주요 요소로 구성됩니다.
- 트리거(Trigger): 자동화 시퀀스를 시작하는 이벤트를 정의합니다.
- 트리거 구성: 트리거가 실행될 조건을 설정합니다. 이벤트가 발생하기 위해 레코드가 충족해야 하는 테이블 상세 정보와 필드 수준 조건을 지정해야 합니다.
- 작업(Action): 자동화가 트리거되었을 때 실행되어야 하는 작업 또는 작업 순서를 정의합니다.
에어테이블 자동화가 활성화되면, 설정된 트리거 구성과 일치하는 베이스 내 이벤트를 감지합니다. 자동화는 트리거 조건이 모두 충족되었을 때만 작동합니다.
에어테이블에서 자동화 설정하는 방법
자동화를 만들려면 트리거와 함께 실행될 작업 집합을 구성해야 합니다. 에어테이블에서 자동화를 설정하는 단계는 다음과 같습니다.
1단계: 트리거 추가
자동화 탭에서 ‘트리거 추가’ 버튼을 클릭합니다. 선택 가능한 트리거 목록이 나타납니다. 여기에는 에어테이블 자체 기능은 물론, 구글 캘린더와 같은 외부 연동 서비스에서 이벤트를 트리거할 수 있는 기능도 포함되어 있습니다.
2단계: 트리거 구성
트리거를 선택한 후에는 트리거 속성을 검토하고 변경할 수 있습니다. 필요한 경우 여기서 트리거 유형을 변경할 수도 있습니다.
트리거 유형에 따라 트리거 이벤트를 설정합니다. 예를 들어, 트리거 유형이 “레코드가 특정 조건과 일치하는 경우”라면, 이벤트를 트리거하기 위해 레코드가 충족해야 하는 조건뿐만 아니라, 모니터링할 테이블도 지정해야 합니다.
3단계: 작업 추가
다음으로 실행할 작업을 선택해야 합니다. 여기에는 레코드 생성 및 업데이트부터 외부 애플리케이션을 통해 이메일 또는 알림을 보내는 것까지 다양한 옵션이 제공됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
4단계: 작업 구성
이제 선택한 작업을 기반으로 작업을 구성해야 합니다. 예를 들어, 작업이 이메일 보내기라면 이메일 수신자, 제목, 내용 및 이메일에 포함할 정보를 지정해야 합니다.
5단계: 추가 조건 또는 작업 추가
이전 작업을 기반으로 자동화에 추가 논리와 작업을 추가할 수 있습니다. 필요에 따라 4단계와 5단계를 반복하여 자동화를 확장할 수 있습니다.
6단계: 자동화 테스트
새로 생성된 자동화를 실행하기 전에 ‘자동화 테스트’를 클릭하여 트리거와 작업이 의도대로 설정되었는지 확인하십시오.
7단계: 자동화 활성화
설정이 완료되었는지 확인한 후에는 자동화를 켤 수 있습니다. 에어테이블 자동화가 켜져 있으면, 트리거 구성 조건을 충족하는 기존 레코드에는 적용되지 않습니다.
에어테이블 자동화 연동 방법
에어테이블 자동화는 기본 레코드 생성/업데이트나 이메일 전송에만 국한되지 않습니다. Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Sheets, Outlook Email, Outlook Calendar, GitHub Issues, Facebook Pages, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center, Twilio, Hootsuite 등 다양한 외부 애플리케이션과 통합하여 사용할 수 있습니다.
다음은 에어테이블 자동화를 외부 서비스와 연동한 사용 예시입니다.
- 레코드가 할당되면 Slack으로 동료에게 메시지 보내기: 이 자동화의 트리거는 레코드의 담당자가 특정 사용자로 변경될 때입니다. 따라서 에어테이블은 트리거 조건이 충족되면 ‘Slack > 메시지 보내기’ 작업을 실행합니다. 메시지 내용과 수신자를 자유롭게 설정할 수 있습니다.
- Google 캘린더에 일정이 생성되면 작업 목록에 항목 추가: 트리거는 ‘Google 캘린더 > 이벤트 생성 시’이고 작업은 ‘레코드 생성’입니다. 새로운 레코드가 저장될 위치를 선택하고 세부 정보를 입력할 수 있습니다.
- 완료된 작업을 Google 시트에 추가: 트리거는 레코드 상태 필드가 ‘완료’로 변경되거나 필터링된 보기에서 완료된 작업만 표시될 때입니다. 작업은 ‘Google Sheets > 행 추가’입니다. 업데이트할 Google 시트와 에어테이블 데이터베이스에서 시트로 옮길 필드를 선택할 수 있습니다.
에어테이블 자동화의 제한점
에어테이블 자동화 기능은 매우 유용하지만, 몇 가지 제한 사항도 있습니다. 각 에어테이블 베이스당 활성 여부와 상관없이 최대 50개의 자동화 워크플로우를 생성할 수 있습니다. 하지만, 단일 자동화에서 여러 작업을 결합하는 방식으로 이러한 제약을 극복할 수 있습니다.
각 에어테이블 자동화는 최대 25개의 작업을 포함할 수 있습니다. 동일한 작업 흐름에서 한 작업의 결과가 다음 작업의 입력이 될 수 있으므로, 이는 큰 제약이 되지는 않습니다. 또한 에어테이블 자동화는 요금제에 따라 실행 제한이 있습니다. 여기에는 성공한 실행과 실패한 실행 모두 포함됩니다.
| 에어테이블 요금제 | 월별 실행 횟수 |
| 무료 | 100 |
| 팀 | 25,000 |
| 비즈니스 | 100,000 |
| 엔터프라이즈 | 500,000 |
에어테이블은 실행된 각 자동화의 세부 정보가 담긴 자동화 실행 기록을 유지합니다. 이 기능의 범위는 작업 공간 요금제에 따라 다릅니다.
| 에어테이블 요금제 | 실행 기록 보관 기간 |
| 무료 | 2주 |
| 팀 | 6개월 |
| 비즈니스 | 1년 |
| 엔터프라이즈 | 3년 |
에어테이블 무료 버전에서는 선택한 데이터베이스 내 협업자에게만 자동 이메일을 보낼 수 있습니다. 그러나 다른 요금제에서는 외부 이메일 주소로도 보낼 수 있습니다.
자동화는 새로운 변경 사항에 의해서만 트리거됩니다. 또한 무료 요금제에서는 Google Docs, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center 및 Twilio 연동 기능이 제공되지 않습니다.
에어테이블 자동화로 시간 절약하기
에어테이블 자동화는 프로세스를 최적화하고 수동 작업을 줄여주는 매우 강력한 기능입니다. 올바른 워크플로우를 설정하면 프로젝트 관리 루틴에서 매주 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.
다음 프로젝트를 시작할 때, 에어테이블 자동화 설정에 조금만 시간을 투자하면 복잡한 작업들을 자동으로 처리하여 보다 편안하게 업무에 집중할 수 있을 것입니다.