비즈니스 프로세스를 간소화하는 8가지 최고의 프로세스 문서화 도구

비즈니스 운영 효율성 극대화를 위한 프로세스 문서화 소프트웨어

기업이 운영 방식을 최적화하고 효율성을 높이는 데 있어 프로세스 문서화는 핵심적인 역할을 합니다. 명확하게 정의된 절차는 작업 수행 방법을 안내하는 구조화된 로드맵을 제공하며, 이는 프로젝트 관리의 필수적인 요소입니다. 과거에는 수동으로 프로세스 문서를 작성하는 데 많은 시간과 노력이 필요했지만, 이제는 전문적인 프로세스 문서화 도구를 활용하여 전체 과정을 자동화하고 효율성을 극대화할 수 있습니다.

본 가이드에서는 다양한 프로세스 문서화 소프트웨어 솔루션을 소개하고 그 특징을 자세히 살펴볼 것입니다. 먼저, 프로세스 문서화의 개념과 중요성을 이해하고, 각 소프트웨어의 기능을 비교 분석하여 여러분의 비즈니스 요구에 가장 적합한 솔루션을 찾는 데 도움을 드리겠습니다.

소개되는 소프트웨어의 간략한 개요는 다음과 같습니다:

제목	설명
학자	AI 기반으로 스크린샷을 활용하여 프로세스를 간편하게 문서화
미로	다양한 통합 기능을 제공하는 확장 가능한 프로세스 문서화 및 매핑 도구
도큐먼트360	비즈니스 프로세스 간소화 및 변경 관리에 특화
프로세스 스트리트	드래그 앤 드롭 템플릿 및 표준화된 체크리스트 제공
헤플로	BPMN 2.0 지원, 다운로드/내보내기, WYSIWYG 편집기 제공
크리에이틀리	풍부한 템플릿, 실시간 협업, 드래그 앤 드롭 기능 제공
플로우쉐어	동적 추적, 화면 캡처, 다양한 형식으로 내보내기 지원
프로교수	Word/PDF 가져오기, 상황에 맞는 도움말, 멀티미디어 지원

프로세스 문서화 소프트웨어는 작업 수행 방법을 상세히 설명하는 가이드 역할을 합니다. 예를 들어, 기존 서버에서 클라우드 저장소로 데이터를 이전하는 전체 과정을 명확하게 기술할 수 있습니다. 프로세스 문서는 순서도, 튜토리얼 또는 간결한 정책 형태로 제공될 수 있으며, 이는 특정 작업을 수행하는 데 필요한 단계별 과정을 기록하고 문서화하는 활동입니다.

프로세스 문서는 팀 구성원, 신입 사원, 심지어 고객이 특정 작업을 수행하는 방법을 이해해야 할 때 매우 유용합니다.

프로세스 문서화 방법

프로세스 문서화는 체계적인 단계를 통해 진행됩니다.

문서화 대상 프로세스 선정: 목표와 범위를 명확히 정의합니다.
프로세스 경계 설정: 시작과 종료 시점을 명확하게 정의합니다.
결과 및 후속 조치 정의: 프로세스 완료 후 수행해야 할 작업을 기술합니다.
필요한 도구 지정: 프로세스에 사용되는 소프트웨어 및 장비를 명시합니다.
프로세스 흐름 브레인스토밍: 초기 단계부터 최종 단계까지 단계별 과정을 상세하게 기술합니다.
이해 관계자 식별: 프로세스에 관련된 모든 담당자를 명확히 합니다.
문서화 시스템에 세부 정보 입력: 누락된 내용이 없는지 확인합니다.

문서화가 완료되면, 팀 구성원과 공유하여 쉽게 접근하고 활용할 수 있도록 합니다.

비즈니스 프로세스 문서화의 중요성

비즈니스 프로세스 문서화는 기업에 다양한 이점을 제공합니다.

일관된 프로세스: 업무 수행 방식의 모호성을 제거하여 일관성을 확보합니다.
운영 오류 감소: 비효율성을 제거하여 전반적인 업무 환경을 개선합니다.
법적 규정 준수: 잠재적인 법적 문제 발생을 예방합니다.
변경 관리 용이: 변화하는 환경에 직원들이 쉽게 적응할 수 있도록 지원합니다.
교육 시간 단축: 신입 사원 온보딩 시간을 줄여 업무 효율성을 높입니다.
업무 분담 명확화: 각 직원의 책임을 명확하게 하여 업무 흐름을 원활하게 합니다.

문서화된 절차는 직원들이 따라야 할 단계를 명확하게 제시하여 업무 효율성을 높이는 데 기여합니다.

비즈니스 프로세스 문서화 소프트웨어란 무엇인가?

프로세스 문서화는 복잡하고 오류가 발생하기 쉬운 작업이 될 수 있습니다. 이러한 문제를 해결하기 위해 프로세스 문서화 소프트웨어가 개발되었으며, 이는 문서 작성 과정을 자동화하고 실수를 줄이는 데 도움을 줍니다.

중앙 집중식 액세스: 팀 구성원들이 모든 문서에 쉽게 액세스할 수 있도록 합니다.
클라우드 기반 접근성: 시간과 장소에 구애받지 않고 언제든지 문서에 접근할 수 있습니다.
실시간 협업: 문서의 관리, 업데이트, 협업을 실시간으로 수행할 수 있습니다.
사용자 분석: 지식 기반을 강화하고 의사 결정을 개선하는 데 필요한 데이터를 제공합니다.

또한, 온라인 검색 기능을 통해 필요한 정보나 지침을 신속하게 찾을 수 있습니다.

소프트웨어 선택 시 고려해야 할 기능

비즈니스에 적합한 프로세스 문서화 소프트웨어를 선택할 때 다음과 같은 기능을 고려해야 합니다.

사용자 친화적인 인터페이스: 도구를 처음 사용하는 사용자도 쉽게 접근할 수 있어야 합니다.
다양한 데이터 시각화: 다양한 유형의 데이터를 시각적으로 표현하고 링크 및 기타 미디어를 지원해야 합니다.
실시간 협업 기능: 팀 구성원들이 실시간으로 협업할 수 있어야 합니다.
다양한 형식으로 내보내기: 문서를 다양한 형식으로 내보내거나 다른 플랫폼에 직접 업로드할 수 있어야 합니다.
기존 도구와의 통합: 조직에서 이미 사용 중인 도구와 통합되어 정보 재사용이 가능해야 합니다.

이제, 저희가 직접 사용해 보고 추천하는 최고의 프로세스 문서화 소프트웨어를 소개하겠습니다.

학자

만약 여러분이 업무 관련 반복적인 질문에 자주 답변하고 있다면, 학자가 해결책이 될 수 있습니다. 학자는 비즈니스 프로세스를 몇 초 만에 문서화하고 공유할 수 있는 빠르고 쉬운 방법입니다.

주요 기능:

직원과 신입 사원이 프로세스를 빠르게 이해하도록 지원
프로세스 문서화 및 SOP 작성 자동화
주문형 교육 콘텐츠를 통해 조직 전반에 걸쳐 일관성 유지
교육 가이드 생성 프로세스 자동화

학자는 AI 기반 도구로 디지털 프로세스를 단계별 가이드로 빠르게 변환할 수 있습니다. 녹음기를 활성화하고 프로세스를 진행하기만 하면 관련 스크린샷과 함께 단계별 가이드가 자동으로 생성됩니다.

미로

Dell, Cisco, Deloitte와 같은 유명 기업들이 사용하는 미로는 사용하기 쉬운 프로세스 문서화 및 매핑 소프트웨어입니다. 이 플랫폼은 확장 가능하며, 내장된 매핑 도구를 사용하여 팀 구성원들이 비즈니스 프로세스를 연결하고 최적화할 수 있도록 지원합니다.

주요 기능:

Confluence, Coda, Notion과 같은 도구에 비즈니스 프로세스 및 팀 맵 삽입
Jira 통합을 통한 비즈니스 프로세스 검토 및 고객 여정 매핑
프로젝트 관리, 고객 여정 매핑, 비즈니스 프로세스 매핑을 위한 다양한 패키지 제공
Microsoft Visio, Draw.io, Lucidchart와 같은 플랫폼에서 프로세스 맵을 쉽게 가져오기
고객 경험 향상을 위한 풍부한 템플릿 라이브러리

미로는 순서도, BPMN 다이어그램, 가치 흐름 매핑, Swimlanes와 같은 다양한 도구를 제공하여 특정 시나리오 분석 및 리소스 활용도 향상에 도움을 줍니다. 또한 비즈니스 계획을 시각화하고 팀 구성원에게 전략과 변경 사항을 효과적으로 전달할 수 있습니다.

도큐먼트360

도큐먼트360은 전 세계 80개 이상의 국가에서 10,000명 이상의 사용자가 고객 경험을 개선하는 데 도움을 주는 플랫폼입니다. 표준 운영 절차를 제공하여 직원들이 다양한 비즈니스 프로세스를 더 잘 이해하고 업무를 효율적으로 수행할 수 있도록 지원합니다.

주요 기능:

운영 프로세스를 통해 승인된 비즈니스 프로세스에 대한 명확한 이해 제공
변경 관리를 통해 기존 프로세스에서 새로운 프로세스로의 원활한 전환 지원
직원 교육 모듈을 제공하여 신입 사원의 지식 습득 및 역량 향상 지원

도큐먼트360을 사용하면 비즈니스 프로세스를 명확하고 일관되게 유지하여 조직 전체의 생산성을 향상시킬 수 있습니다.

프로세스 스트리트

프로세스 스트리트는 팀 성과 향상을 위해 설계된 인기 있는 프로세스 문서화 소프트웨어입니다. 이 도구는 핵심 조직 프로세스를 문서화하여 모든 직원이 동일한 정보를 공유할 수 있도록 합니다.

주요 기능:

드래그 앤 드롭 편집기를 사용하여 템플릿을 생성하고 업데이트
작업 중지, 승인, 동적 기한 설정과 같은 표준화된 체크리스트 기능
변경 사항이 적용되면 자동으로 업데이트되는 기능
중앙 집중식 플랫폼을 통한 협업 및 문서 검색 용이성
간소화된 사용자 경험 제공

프로세스 스트리트를 통해 기업은 Git 워크플로우, 신규 클라이언트 설정, 직원 온보딩, 일일 및 주간 작업, 후보자 심사, 송장 생성 및 내부 감사 프로세스와 같은 다양한 비즈니스 프로세스를 문서화할 수 있습니다.

헤플로

현대적이고 전문적으로 설계된 레이아웃을 제공하는 헤플로는 자동으로 문서를 생성할 수 있는 비즈니스 프로세스 문서화 도구입니다. 실시간 협업을 통해 몇 번의 클릭만으로 비즈니스 프로세스를 설계할 수 있습니다.

주요 기능:

BPMN 2.0 표기법 지원
문서를 그림으로 다운로드하거나 다른 플랫폼으로 내보내기
텍스트와 디자인의 형식을 지정하는 WYSIWYG 편집기 제공
프로세스를 쿼리 라이브러리로 분류하고 문서의 항목 헤더 분류
비즈니스 규칙 및 통합 정의, 새로운 BPM 주기 내에서 최적화 수행

헤플로는 비즈니스 프로세스 모델링, 분석, 매핑, 최적화, 자동화 및 문서화를 자유롭게 지원하며, PDF, Word, HTML, Excel과 같은 다양한 형식으로 다운로드하거나 BPMN으로 내보낼 수 있습니다. 클라우드 스토리지 기능을 통해 언제 어디서나 프로세스 문서에 액세스할 수 있습니다.

크리에이틀리

크리에이틀리는 프로세스 문서화 템플릿을 제공하여 비즈니스 프로세스 문서화 과정을 간소화하는 작업 관리 플랫폼입니다. 이 도구는 조직 내에서 체계적으로 실행되는 비즈니스 프로세스를 나열하는 데 도움을 줍니다.

주요 기능:

다양한 프로세스, 팀 워크플로, 스윔레인 등을 묘사하는 사용자 정의 템플릿 라이브러리
복잡한 문서화 프로세스를 쉽게 설명하는 드래그 앤 드롭 도구 제공
보고서, 스크린샷, 이미지 가져오기 기능
다양한 플랫폼에서 모든 유형의 데이터 내보내기 기능
셰이프를 연결하여 작업 영역 안팎에서 탐색 구조 구축

크리에이틀리는 흐름도, 가치 흐름 맵, BPMN, 프로세스 맵, 활동 맵 등과 같은 풍부한 모양 라이브러리와 다이어그램 도구를 제공합니다. 또한 문서화 프로세스 중에 부서 간 팀 워크플로우를 지원하는 실시간 협업 기능을 제공합니다.

플로우쉐어

플로우쉐어를 선택하면 조직에서 사용하는 모든 애플리케이션에 대한 대화형 프로세스 문서 및 데모를 만들 수 있습니다. 1,000개 이상의 회사가 이 도구를 사용하여 직원 교육을 위한 심층 가이드를 만들었습니다.

주요 기능:

모든 동작을 캡처하고 가이드를 자동으로 구성하는 동적 추적 엔진
마우스 클릭과 같은 화면 및 동작 캡처
민감한 데이터를 흐리게 처리하는 내장 도구
버튼, 메뉴, 탭 등 요소 이름이 포함된 텍스트 설명 자동 생성
중복 작업을 피하기 위해 스크린샷과 이미지 일괄 처리
PDF, PPTX, DOCX, HTML, 대화형 데모, PNG, RPA, SCORM, xAPI 등 다양한 형식으로 내보내기

플로우쉐어는 수동 프로세스로 인한 오류를 줄이고 표준 문서화 절차를 채택할 수 있도록 도와줍니다. 또한 기존 문서를 다시 캡처할 필요 없이 빠르게 수정할 수 있는 기능을 제공합니다.

프로교수

Dell, Sony, Cisco와 같은 유명 기업에서 사용하는 프로교수는 파일을 가져와 빠르게 문서를 만들거나 직접 작성할 수 있는 프로세스 문서화 소프트웨어입니다.

주요 기능:

Word 문서 또는 PDF의 내용을 직접 가져오기
기술 전문 용어에 대한 이해를 돕는 상황에 맞는 도움말 제공
도구 설명, 팝업, 라이트 박스를 포함하여 추가 정보 제공
이미지, 비디오, 인포그래픽을 추가하여 비즈니스 프로세스를 더 자세히 설명
미적 감각과 브랜딩을 위한 글꼴, 디자인, 테마 라이브러리 제공

프로교수는 이미지 및 비디오를 추가하여 직원과 고객에게 프로세스를 보다 자세히 설명할 수 있도록 지원합니다. 다양한 텍스트 스타일과 서식 옵션을 제공하는 WYSIWYG 편집기가 탑재되어 있습니다.

마지막 말

조직 내에서 진행되는 다양한 프로세스를 문서화하는 것은 업무 불일치를 방지하고 직원 및 고객에게 명확한 로드맵을 제공하는 데 필수적입니다. 올바른 프로세스 관리 소프트웨어를 선택하면 비즈니스 성장을 크게 향상시킬 수 있습니다.

본 가이드에서 소개된 플랫폼들은 저희가 직접 시도해보고 매우 유용하다고 판단한 솔루션들입니다. 그러나 여러분의 조직에 가장 적합한 선택은 여러분의 구체적인 요구 사항에 따라 달라질 것입니다.

다음은 작업 시간을 절약해 주는 문서 자동화 소프트웨어입니다.