사업 프로젝트를 맡은 모든 책임자나 관리자에게 있어 프로젝트 관리를 위한 실행 가능한 WBS(Work Breakdown Structure, 작업 분해 구조)를 구성하는 것은 매우 중요한 과제 중 하나입니다. WBS는 모든 상업 프로젝트를 효율적으로 관리하기 위한 핵심 도구로, 프로젝트 관리자에게 실질적인 도움을 제공합니다.
만약 다가오는 프로젝트를 위해 맞춤형 WBS 템플릿을 만드는 데 어려움을 겪고 있다면, 제대로 찾아오셨습니다! 여기서는 프로젝트 관리에서의 WBS가 무엇인지 알기 쉽게 설명하고, 뛰어난 프로젝트 관리자들이 실제 업무에서 WBS 시트를 작성할 때 즐겨 사용하는 인기 도구들을 소개합니다.
작업 분해 구조(WBS)란 무엇인가?
작업 분해 구조(WBS)는 프로젝트의 다양한 구성 요소와 그 결과물을 체계적으로 식별하고 나열하는 표입니다. 프로젝트 관리 관점에서 볼 때, WBS는 프로젝트 관리자가 클라이언트에게 제공해야 할 콘텐츠, 제품 또는 서비스가 무엇인지 명확하게 파악할 수 있도록 돕는 도구입니다.
기본적으로 WBS 템플릿은 프로젝트에서 생산해야 하는 요소들의 계층 구조를 나타냅니다. 이 구조를 통해 프로젝트 관리자는 프로젝트 팀의 업무와 책임을 작은 목표 단위로 세분화하여 구성할 수 있습니다.
대부분의 비즈니스 프로젝트용 WBS 도구는 최소 3단계 이상의 계층 구조를 가집니다. 하지만, 규모가 작은 프로젝트에서는 WBS 시트에서 결과물과 구성 요소에 대해 2~4단계 정도의 세부적인 계층 구조를 볼 수 있습니다.
WBS의 종류
#1. 결과물 중심 WBS
이름에서 알 수 있듯이, 이 유형의 WBS 시트는 프로젝트의 최종 결과물에 초점을 맞춥니다. 결과물은 물리적 제품, 디지털 콘텐츠, 또는 웹사이트나 모바일 앱과 같은 온라인 서비스가 될 수 있습니다. 각 결과물과 프로젝트 범위를 명확하게 연결하여 관리할 수 있으며, 프로젝트 관리자는 이 WBS 템플릿을 기반으로 프로젝트 예산 및 자원 견적 등을 작성하는 데 활용합니다.
예를 들어 자동차 제조 프로젝트의 경우, WBS 시트는 인테리어, 차체, 전자 장치 등이 최상위 계층을 구성하고, 그 아래에 각 항목별로 제조해야 할 세부 구성 요소들을 연결하여 관리할 수 있습니다.
#2. 프로세스 중심 WBS
이 유형의 WBS 도구는 작업 단계, 기능, 그리고 각 단계와 관련된 프로세스를 중심으로 프로젝트를 정의합니다. 서로 다른 기술과 분야에 걸쳐 다양한 단계를 할당하기 용이하며, 필요한 도구, 기술 요구사항 등을 식별하는 데 도움을 줍니다.
예를 들어, 모바일 앱 개발 프로젝트의 WBS를 구성할 때, 앱 개발 단계인 구성, 시스템 테스트, 주요 시스템 검토, 사용자 시스템 등을 최상위 계층으로 구성하고, 각 단계에 필요한 하위 단계들을 연결할 수 있습니다.
WBS가 프로젝트 관리자에게 필수적인 이유는 무엇인가?
#1. 프로젝트 작업에 대한 책임자를 명확하게 설정하여, 프로젝트 관리자가 작업 상태를 확인할 필요가 있을 때 즉시 담당 팀원에게 연락할 수 있습니다.
#2. 효율적인 WBS 템플릿을 활용하면 프로젝트의 어떤 단계나 결과물도 놓치지 않고 체계적으로 관리할 수 있습니다.
#3. WBS 시트는 모든 결과물과 단계를 시각적으로 보여주어, 프로젝트 관리자가 각 작업과 결과물을 정해진 시간 내에 완료할 수 있도록 돕습니다.
#4. WBS 도구는 프로젝트 초기에 발견하기 어려운 오류나 문제점을 파악하고 수정하는 데에도 유용합니다.
이제 효율적인 작업 분해 구조 시트를 만드는 데 도움이 되는 최고의 도구들을 소개합니다.
월요일 (Monday)
monday.com은 최고의 프로젝트 관리 소프트웨어 중 하나이며, WBS 템플릿도 함께 제공합니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 프로젝트를 원활하게 계획하고 제어할 수 있습니다. 이 템플릿은 무료로 즉시 사용 가능하여, 샘플 작업 분석 일정을 빠르게 시작할 수 있도록 해줍니다.
사용자는 이 직관적인 템플릿을 다운로드하여 프로젝트 우선순위 매트릭스에 따라 작업 항목을 추가하고 재구성하여 자신만의 계획을 만들 수 있습니다. 각 작업 항목을 팀 구성원에게 할당하고, 다양한 지표를 통해 모든 단계에서 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 또한, 원클릭 새 항목 추가, 검색 및 필터링, 공유 기능도 제공합니다.
루시드차트 (Lucidchart)
루시드차트는 다이어그램 작성 및 협업을 통해 혁신을 주도하는 데 도움을 주는 지능형 다이어그램 소프트웨어입니다. WBS 작성 기능을 통해 사용자는 몇 분 안에 프로젝트 작업 분해 구조를 만들 수 있습니다. 이 도구는 프로젝트의 필요에 따라 WBS를 맞춤 설정할 수 있는 직관적인 인터페이스와 다양한 강력한 기능을 제공합니다.
사용자는 캔버스에 도형을 드래그하고 각 도형에 작업을 삽입하여 구조를 구성할 수 있습니다. 또한, 다양한 서식 기능을 통해 작업 소유권을 정의하고, 작업과 하위 작업을 명확하게 구분할 수 있습니다. 루시드차트는 실시간 협업, 에디터 내 채팅, 즉각적인 업데이트, 공유를 위한 멘션 댓글 기능을 제공합니다. 이 클라우드 기반 도구는 어디서든 모든 장치에서 액세스할 수 있으며, 작업에 색상을 지정하고 구조 내 역할 및 기타 항목을 구성하는 데 유용한 조건부 서식 기능을 제공합니다.
크리에이틀리 (Creately)
크리에이틀리는 WBS 도구로서 프로젝트 결과물을 보다 효율적으로 관리할 수 있도록 돕습니다. 이 작업 분해 구조 소프트웨어를 통해 프로젝트 관리자는 프로젝트 범위를 시각화할 수 있으며, 사용하기 쉬운 시각적 플랫폼에서 프로젝트를 관리하기 쉬운 세부 이정표로 분할하여 작업을 보다 용이하게 관리할 수 있습니다.
크리에이틀리를 사용하면 각 WBS 결과물에 자세한 문서, 링크, 첨부 파일을 추가할 수 있습니다. 또한, 프로젝트 관리 도구에서 데이터를 가져오는 기능을 지원하여 프로젝트 요구사항의 격차와 중복을 식별할 수 있습니다.
이 WBS 플랫폼에는 이해관계자를 위한 대시보드, 프레젠테이션, 보고서를 만들 수 있는 다양한 도구가 포함되어 있습니다. 또한, 프로젝트 데이터 내보내기 및 가져오기를 위한 여러 앱과의 통합도 지원합니다. 크리에이틀리는 실시간 커뮤니케이션 및 협업을 통해 팀 간의 협력을 촉진하도록 설계되었으며, 다중 사용자 협업, 댓글 멘션, 작업 공간 수준 상태 추적, 여러 접근 수준 및 역할, 스마트 알림 기능을 제공합니다.
이드로맥스 (EdrawMax)
쉽게 사용자 정의할 수 있는 무료 템플릿을 제공하는 작업 분류 체계 소프트웨어를 찾고 계신다면, 이드로맥스가 좋은 선택입니다. 이 도구를 사용하여 인터랙티브 WBS를 만들어 전체 프로젝트 범위를 시각화하고, 구조를 생성하여 목표를 간단하고 예측 가능한 방식으로 구성할 수 있습니다.
이드로맥스에서는 여러 가지 작업 분해 구조 템플릿 중에서 선택하여 바로 사용할 수 있으며, 캔버스에 드래그 앤 드롭 방식으로 유용한 기호를 추가할 수 있는 풍부한 기호 라이브러리를 제공합니다. 다이어그램 내용을 상세하게 만들고 싶은 사용자를 위해, 추가 데이터를 가져오고 내보내는 기능을 제공하여 사용자 정의를 지원합니다. 또한, PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG, PNG 등 다양한 형식으로 WBS 구조를 다운로드하여 다른 플랫폼에서 공유하고 사용할 수 있습니다. 이메일, 소셜 미디어, 웹 사이트에 다이어그램을 삽입하는 기능도 제공합니다.
플랜해머 (PlanHammer)
플랜해머는 온라인 WBS 차트를 쉽게 생성할 수 있는 플랫폼으로, 강력한 프로젝트 관리 기능을 갖춘 소프트웨어입니다. 사용자는 이 소프트웨어를 통해 팀 동료에게 작업을 할당하고 동시에 협업하며 프로젝트를 세분화할 수 있습니다.
이 WBS 도구를 사용하면 유연한 구조를 만들 수 있어, 현재 작업 중인 분기만 표시하거나 작업 트리를 확장 및 축소할 수 있습니다. 또한 정보 버튼을 클릭하면 모든 작업에 대한 세부 정보를 얻을 수 있습니다.
플랜해머를 사용하면 WBS에서 작업 및 하위 작업을 매우 쉽게 추가하고 제거할 수 있으며, 각 상위 작업에 대해 하위 작업을 확장 또는 목록 스타일로 표시할 수 있는 완전한 자유를 제공합니다. 이 대화형 WBS 차트 작성기는 화면 공유 및 Chromecast 기반 텔레캐스팅 기능을 제공하여 프레젠테이션을 용이하게 하며, PDF 파일로 인쇄하여 이해관계자와 공유할 수 있습니다.
프락시 (Praxie)
프락시를 사용하면 두 가지 방법으로 WBS 프로젝트 관리에서 뛰어난 성과를 달성할 수 있습니다. 인터랙티브 앱을 사용하여 처음부터 WBS를 만들거나, WBS 템플릿을 활용하여 필요에 따라 맞춤 설정할 수 있습니다.
템플릿을 사용하려면, 사용자가 템플릿을 검토하고 프로젝트에 포함된 작업을 단계별로 고려해야 합니다. 그런 다음 모든 하위 작업을 나열하고 필요한 데이터를 추가하여 테이블을 완성해야 합니다. 작업이 진행됨에 따라 프로젝트 관리자가 진행 상황을 명확하게 알 수 있도록 팀 구성원이 업데이트해야 합니다.
모든 팀이나 회사는 작업을 정의하고 작업 항목을 생성하여 프락시의 협업 도구를 활용할 수 있습니다. 클라우드 기반 소프트웨어에는 진행 대시보드, 다양한 SaaS 애플리케이션 또는 문서에서 데이터 가져오기, 직관적인 인터페이스와 같은 기능도 포함되어 있습니다.
오픈프로젝트 (OpenProject)
오픈프로젝트는 강력하고 안전한 오픈 소스 프로젝트 관리 소프트웨어를 제공합니다. 이 도구는 작업 분해 구조를 통해 프로젝트를 관리하는 전반적인 프로세스를 지원합니다.
오픈프로젝트 도구에서 목록 보기를 사용하여 전체 프로젝트를 관리 가능한 결과물과 활동으로 나눌 수 있습니다. 또한, 인라인 생성을 통해 빠르게 작업을 생성하거나, 자세한 정보가 필요한 작업에 대해 전체 화면 보기를 사용할 수 있습니다. 프로젝트의 더 나은 분석을 위해 작업 진행 상황과 소요 시간을 표시합니다.
매치웨어 마인드뷰 (MatchWare MindView)
매치웨어 마인드뷰는 작업 분해 구조를 개발할 수 있는 마인드 매핑 도구입니다. 이 효과적인 개념 개발 소프트웨어는 WBS를 생성하기 위한 6개의 상호 교환 가능한 보기와 함께 제공됩니다. 상하좌우 레이아웃을 통해 쉽게 구조를 만들 수 있습니다.
필요한 경우 데이터를 MS Excel 및 MS 프로젝트와 같은 응용 프로그램의 내장 간트 차트로 내보낼 수 있습니다. 마인드뷰는 다양한 요소를 순식간에 입력하고 특정 프로젝트에 적합한 구조로 구성할 수 있도록 지원하여 WBS 차트를 생성하는 데 이상적인 도구입니다. 또한, 구조를 변경해야 할 경우 원활하게 편집할 수 있습니다.
제이드ALM (JadeALM)
제이드ALM을 통해 프로젝트에 대한 WBS 차트를 생성하여 명확한 프로젝트 구조를 만들 수 있습니다. 계층적 차트는 위에서 아래로 진행 상황을 분류하는 데 적합하며, 프로젝트의 전체적인 그림과 모든 하위 작업, 작업이 속한 위치를 쉽게 확인할 수 있습니다.
이 구조를 통해 무슨 일이 일어나고 있는지 쉽게 파악할 수 있습니다. 사용자는 프로젝트를 더 작고 실질적인 하위 작업으로 분할할 수 있으며, 핵심 가치와 목표에 대한 초점을 유지할 수 있습니다. 제이드ALM은 또한 사람, 작업, 기능 및 프로세스 간의 종속성을 관리하여 재구성 및 예측 가능성을 높입니다. 또한, 이 WBS 도구는 작은 결과물을 관리하는 데 매우 유용하며, 실시간 업데이트를 통해 완전한 일관성, 투명성 및 균일성을 갖춘 단일 도구에서 진행 상황, 리소스, 담당자를 추적할 수 있습니다.
카카오 (Cacoo)
카카오는 작업과 하위 작업을 체계적이고 시각적으로 분석하려는 팀에게 필수적인 도구입니다. 사용자가 개별 프로젝트 요구에 따라 사용자 정의할 수 있는 정교한 WBS 템플릿을 제공합니다. 여러 사람에게 할당된 여러 작업이 포함된 단일 프로젝트뿐만 아니라, 여러 팀을 처리하는 대규모 프로젝트에도 활용할 수 있습니다.
초보자라도 이 도구를 사용하는 방법을 배우는 데 많은 시간이 걸리지 않습니다. 전용 가이드 및 비디오를 포함한 광범위한 튜토리얼을 제공하며, 블로그와 지식 기반을 통해 이 도구의 작동 방식에 대해 알아볼 수도 있습니다. 카카오는 Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio, Zapier와 같은 다양한 도구와의 통합을 지원하여 프로젝트 관리 작업을 보다 쉽게 수행할 수 있도록 돕습니다.
간트 차트를 WBS로 사용할 수 있습니까?
WBS 다이어그램은 프로젝트 범위와 이정표를 보여주며, 간트 차트는 프로젝트 활동의 타임라인을 시각화하는 데 도움이 됩니다. 간트 차트는 종종 프로젝트 관리를 위한 WBS의 한 형태로 간주됩니다. 사용자는 작업 종속성과 프로젝트 이정표 간의 링크가 포함된 간트 차트로 WBS를 구성할 수 있습니다.
마지막으로
지금까지 프로젝트 관리에서 WBS의 기본 사항에 대한 심층적인 논의와 전문적이고 오류 없는 WBS 템플릿을 작성하는 데 도움이 되는 몇 가지 최고의 도구를 살펴보았습니다.
프로젝트 관리자의 경력에서 WBS 도구를 작성하는 기술은 초보자와 전문가를 구별하는 중요한 요소입니다. 마찬가지로, WBS 템플릿을 효과적으로 활용하면 병목 현상을 줄이고, 생산성을 높이며, 궁극적으로 더 많은 수익을 창출할 수 있습니다. 이는 WBS를 사용하지 않는 아마추어적인 기업들과 차별화되는 중요한 요소입니다.
또한, 팀 내에서 효과적인 협업을 촉진하는 데 필요한 팀 헌장에 대해 더 알아보고 싶으실 수도 있습니다.