작업 관리에 있어서 칸반 보드는 널리 사용되는 시각화 도구입니다. 익숙하지 않은 이름일 수 있지만, 직장이나 TV에서 흔히 볼 수 있듯이, 아마도 여러분도 이미 칸반 보드를 접해봤을 가능성이 높습니다. 칸반 보드가 어떻게 작동하는지 자세히 알아보겠습니다.
칸반 보드의 주요 목적은 작업 과정을 처음부터 끝까지 시각적으로 보여주는 것입니다. 가장 기본적인 형태로는 ‘할 일’, ‘진행 중’, ‘완료’의 세 가지 열로 구성됩니다. 작업을 시작하려면 해당 작업을 ‘할 일’ 열에 추가하고, 작업이 진행되는 동안 ‘진행 중’ 열로 옮깁니다. 마지막으로, 작업이 완료되면 ‘완료’ 열로 이동시킵니다.
칸반 보드는 프로세스 관리를 위한 시각적인 표현을 제공합니다. 이를 통해 작업 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다.
칸반 보드는 원래 린 제조 방식의 일부로 개발되었으며, 수십 년 동안 일본 제조업에서 사용되어 왔습니다. 하지만 최근에는 지라, 아사나, 트렐로, 그리고 플래너와 같은 작업 관리 소프트웨어의 일부로 북미와 유럽에서 큰 인기를 얻고 있습니다. 소프트웨어 개발 분야에 종사한 경험이 있다면 이러한 유형의 보드가 매우 친숙할 것입니다.
원래 칸반 보드는 물리적인 형태였지만, 시간이 지나면서 다양한 칸반 소프트웨어가 개발되었습니다. 음악 녹음, 프로젝트 계획, 회계와 같이 물리적인 형태에서 디지털 형태로 전환된 많은 프로세스와는 달리, 물리적 칸반 보드는 디지털 버전과 함께 사용되는 경우가 여전히 많습니다.
사무실에서 포스트잇으로 뒤덮인 화이트보드나 벽면을 본 적이 있다면, 그것이 바로 칸반 보드일 가능성이 큽니다.
보통 서버 어딘가에는 동일한 포스트잇으로 채워진 칸반 보드의 디지털 버전이 있을 것입니다. 동일한 데이터를 두 곳에 보관하는 것은 중복 유지보수 작업으로 보일 수 있지만, 그 이유는 간단합니다. 칸반 보드는 시각적이고 사용하기 편리하도록 설계되었으므로, 물리적 보드는 팀원들이 작업을 쉽게 확인하고 보드 주위로 이동할 수 있게 합니다. 하지만 물리적인 보드는 데이터 분석이나 보고에는 적합하지 않습니다.
디지털 버전(Jira, Trello, Asana, Planner 등)은 어디에서나 액세스할 수 있으므로, 원격으로 작업하는 팀이나 물리적 보드를 볼 수 없는 이해관계자들에게 유용합니다.
칸반 보드 사용법은 매우 간단합니다. 할 일 열에 작업을 추가한 다음 (물리적 보드인 경우) 한 열에서 다음 열로 끌어다 놓거나 (디지털 보드인 경우) 이동시키면 됩니다. 마지막 완료 열에서 작업을 제거하고, 완료된 작업 보관함이나 휴지통 등으로 이동시키기도 합니다.
칸반 보드는 필요에 따라 다양한 열을 추가할 수 있습니다. 예를 들어, 소프트웨어 개발 팀의 경우 디자인, 개발, 테스트, 문서화 열을 두는 것이 일반적입니다. 또한 ‘퍼징(Fuzzing)’ (오류 처리 및 보안 테스트를 위해 고의로 잘못된 형식의 데이터를 입력하는 프로세스), ‘풀(Pull)’ (코드 변경 사항을 GitHub 브랜치로 이동하기 위해 풀 요청을 제출하는 단계), ‘프리 프로드(Pre-Prod)’ (작업을 사전 프로덕션 서버로 이동하는 단계)와 같이 프로세스별 열을 추가하기도 합니다. 어떤 프로세스든 칸반 보드에서 원하는 열을 사용할 수 있습니다.
하나의 작업을 완료하는 데 여러 팀이나 다양한 작업 흐름이 필요한 경우가 많습니다. 칸반 보드는 ‘수영 레인’이라는 기능을 사용하여 이러한 복잡성을 관리합니다. 열(할 일, 진행 중, 완료 등)은 수직으로 배치되는 반면, 수영 레인은 특정 팀이나 작업 흐름을 위해 작업을 분리할 수 있도록 가로로 배치됩니다.
대부분의 칸반 애플리케이션에서는 작업에 색상을 지정할 수 있습니다. 이를 통해 팀별 수영 레인이나 작업 흐름별 색상을 지정하여 보드를 보다 효과적으로 관리할 수 있습니다. 많은 팀이 포스트잇 색상을 디지털 보드에 사용되는 색상과 일치시키기 때문에 사무실에서 다양한 색상의 포스트잇 노트를 사용하는 모습을 흔히 볼 수 있습니다.
칸반은 관리하는 프로세스에 맞춰 다양한 수준으로 맞춤화할 수 있는 매우 유연한 시스템입니다. 수십억 달러 규모의 우주 발사 계획(JPL)이나 자녀의 집안일 관리(참조) 등 어떤 작업이든, 칸반을 활용하면 작업을 추적하고 올바른 방향으로 나아갈 수 있습니다.