9 Startup to Enterprise를 위한 최고의 방문자 관리 시스템

방문자 관리 시스템의 중요성 및 시장 동향

최근 건강, 안전 및 법규 준수에 대한 요구사항이 증가함에 따라, 조직들은 방문자 관리 시스템(VMS) 도입을 통해 효율성을 높이고 있습니다.

시장 조사 보고서에 따르면, 전 세계 방문자 관리 시스템 시장 규모는 2021년 11억 달러에서 2026년 23억 달러로 성장할 것으로 예측됩니다.

이러한 성장의 주요 원인으로는 보안에 대한 인식 증가, 종이 없는 업무 환경에 대한 필요성, 법적 규제 준수 요구 등이 있습니다. 특히 코로나19 팬데믹 이후, 산업 전반에 걸쳐 업무 방식에 큰 변화가 있었으며, 이는 VMS 도입을 가속화하고 있습니다.

기술 및 보안 시스템은 디지털 인력과 팬데믹 이후의 새로운 환경에 발맞춰 발전하고 있으며, 방문자 관리 시스템은 이러한 변화에 조직이 유연하게 적응하고 최고의 서비스, 제품 및 방문자 경험을 제공하는 데 핵심적인 역할을 합니다.

이제 방문자 관리 시스템이 무엇이고, 왜 필요한지, 그리고 어떻게 도움이 될 수 있는지 자세히 살펴보겠습니다.

방문자 관리란 무엇인가?

방문자 관리란, 조직의 구내를 방문하는 모든 사람들의 출입을 추적하고 관리하는 일련의 과정을 의미합니다. 이는 리셉션 담당자의 유무와 관계없이 모든 조직에게 필수적인 요소이며, 직원과 회사 전체의 안전을 지키는 데 중요한 역할을 합니다.

훌륭한 제품, 서비스 및 고객 지원을 제공하는 것 외에도, 방문자 관리는 방문객에게 좋은 인상을 심어주는 데 중요한 요소입니다. 긍정적인 경험은 브랜드 평판을 높이고, 인지도를 개선하며, 고객이 다시 방문하도록 유도하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

여기서 ‘방문자’는 다양한 사람들을 포함할 수 있습니다. 예를 들어:

• 협력업체 및 계약자
• 비즈니스 회의 참석자
• 규제 또는 감사 전문가
• 면접 지원자
• 택배 기사
• 정보 문의자
• 배달 파트너

또한, 재택근무자와 같이 사무실을 자주 방문하지 않는 직원이나 예상치 못한 방문객도 포함될 수 있습니다.

방문자 관리 시스템(VMS)이란?

방문자 관리 시스템(VMS)은 사업장을 출입하는 사람들의 정보를 추적하고 관리하는 데 사용되는 소프트웨어 또는 도구입니다. VMS는 방문자의 도착부터 출발까지의 모든 과정을 관리하여 모든 사람의 안전과 법규 준수를 보장하는 동시에 최상의 경험을 제공하는 데 목적을 두고 있습니다.

VMS는 대기업뿐 아니라 모든 규모의 기업에서 활용할 수 있습니다. 또한, 방위 및 항공우주, 자동차, 화학, 상업 서비스, 소비재, 유통, 의료, IT, 전자, 엔지니어링 등 다양한 산업 분야에서 효율적으로 사용됩니다.

VMS는 다양한 유형으로 제공됩니다:

• 셀프 서비스 방문자 관리: 키오스크를 통해 방문객 스스로 체크인하는 방식입니다. 방문객은 키오스크에서 줄을 서서 개인 정보를 입력하고 필요한 서류를 제출하여 출입증을 받을 수 있습니다.
• 직원 관리 VMS: 조직의 직원이 소프트웨어를 사용하여 방문자를 직접 모니터링하고 관리하는 방식입니다.
• 컴퓨터 기반 VMS: 컴퓨터 시스템을 통해 회사에서 방문자를 감시하고 통제하는 방식입니다. 실시간 데이터 수집 및 수동 작업 자동화가 가능하여 효율성을 높입니다.
• SaaS 기반 VMS: 외부 제공업체의 소프트웨어를 사용하여 다양한 규모의 기업에서 방문자를 관리하는 방식입니다. 인프라 관리가 필요 없으며, 비교적 저렴한 비용으로 이용할 수 있습니다.

방문자 관리 시스템의 필요성

방문자 관리 시스템은 특히 코로나19와 같은 전 세계적 위기 상황에서 조직이 방문자를 효과적으로 모니터링하고 관리하는 데 필수적인 도구입니다. 변화하는 환경에 적응하고 직원과 방문자의 안전을 보장하는 데 매우 중요합니다.

최근 라이브 웨비나 및 화상 회의가 활발해졌지만, 대면 회의의 중요성은 여전합니다. 실제로 많은 기업들이 다시 문을 열고 방문객을 맞이하고 있으며, 이들의 안전을 보장하는 것이 무엇보다 중요합니다. 이러한 상황에서 방문자 관리 시스템은 매우 중요한 역할을 합니다.

VMS의 주요 이점을 살펴보겠습니다.

향상된 방문자 경험

긍정적인 방문자 경험은 브랜드 평판을 높이고 더 많은 방문객을 유치하는 데 도움이 됩니다. 방문객이 만족스러운 경험을 하고 떠날 수 있도록 관리하는 것은 경쟁사보다 고객을 선택하게 만드는 중요한 요소입니다. VMS는 편리한 프로세스를 제공하여 방문객 경험을 향상시키는 데 도움을 줄 수 있습니다.

간소화된 리셉션 프로세스

잘 설계된 VMS는 방문객의 접수부터 퇴장까지의 전 과정을 효율적으로 관리합니다. 소프트웨어를 통해 방문 목적에 따라 방문객을 맞이하고, 회의를 체계적으로 관리하며, 회의가 제 시간에 시작되도록 할 수 있습니다. 또한, 방문객이 로비에서 기다리는 시간을 최소화하여 불편을 줄일 수 있습니다.

안전 및 비접촉식 추적

VMS 소프트웨어는 방문객의 비접촉식 추적 및 관리를 가능하게 합니다. 이는 건물 내 모든 사람의 안전을 보장하며, 코로나19와 같은 전염병으로 인한 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다. 또한, 지적 재산 및 작업장 안전과 관련된 위험으로부터 조직을 보호하는 데도 기여합니다.

규정 준수

VMS를 사용하면 방문객으로부터 수집된 개인 정보, 신분증, 의료 기록 등 중요한 데이터를 기록하고 관리할 수 있습니다. 이는 GDPR, HIPAA 등 개인 정보 보호 규정을 준수하고 관련 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다.

직원 추적

VMS는 방문자 관리뿐 아니라 직원의 활동을 추적하는 데도 활용될 수 있습니다. 이를 통해 생산성을 극대화하고 핵심 업무에 집중할 수 있도록 돕습니다. 내부 직원 관리는 내외부 위험을 줄이는 데 중요한 요소입니다.

다음은 위와 같은 이점을 제공하는 최고의 VMS 제공업체입니다.

아이로비

아이로비는 기업 방문자 관리 분야의 글로벌 리더로서, 국제 공항, 주요 은행, 포춘 500대 기업 및 정부 기관에서 방문자를 관리, 모니터링 및 추적하는 데 사용되고 있습니다.

전용 스캐너 또는 내장 카메라를 사용하여 신분증을 스캔하여 정보를 얻고, 타사 또는 내부 감시 목록 데이터베이스를 사용하여 즉시 확인하여 불청객을 식별하고 거부할 수 있습니다.

비상 상황 발생 시, 모든 직원에게 경고하고 현장 인원 수를 파악하는 데 필요한 정보를 제공하며, 법규 준수, 안전, 보안 및 개인 정보 보호 요구 사항을 충족하기 위해 복잡한 프로세스를 자동화합니다.

방문자, 계약자, 직원, 재방문자, 인터뷰, 회의, 이벤트 및 배송 등 다양한 유형의 방문객을 선별하고, 건물 내에 누가 있는지 확인하며, 방문자 로그인 프로세스를 간소화하고, 법규 준수 및 보안을 자동화하여 비즈니스를 보호할 수 있습니다.

방문자에게 법적 문서(책임 면제, 권리 포기, NDA 등)를 제공하고 디지털 서명을 수집할 수 있으며, 필요한 경우 문서를 안전하게 저장하고 다운로드할 수 있습니다. 몇 번의 클릭만으로 사용자 정의 보고서를 생성하고 모든 대시보드 보고서를 확인하거나 정보를 내보낼 수 있습니다.

서명된 문서 및 기타 데이터 목록을 유지하여 감사 준비 상태를 유지하며, Skype for Business, Google Hangouts, Slack, 음성 통화, Azure Active Directory, Cisco, Google ID 등과 같은 비즈니스 도구와 통합 가능합니다. 또한, Single Sign-On Okta, Onelogin, CRM, 이메일 및 캘린더, 드라이브, 액세스 제어 등 다양한 시스템과 통합되어 있습니다.

평가판을 무료로 사용하거나 월 $199부터 시작하는 요금제를 선택할 수 있습니다.

사절 방문객

사절 방문객은 직원과 방문객에게 새로운 경험을 제공합니다. 방문자 관리 시스템을 통해 작업장을 안전하게 유지하고 시간을 절약할 수 있습니다. 누가, 왜, 언제 방문하는지 확인하고, 부적절한 방문자를 제한할 수 있습니다.

비접촉식 로그인 옵션을 통해 직장을 더욱 안전하고 건강하게 만들 수 있습니다. 직원 추적, 서명된 문서 또는 수기 배지를 관리할 필요 없이 단일 대시보드에서 모든 것을 추적할 수 있습니다. 필요한 문서를 다운로드하는 옵션도 제공됩니다.

방문객이 도착했을 때, 직장으로 가는 경로를 안내하고, 경험에 대한 설문 조사를 실시하며, iPad 로그인을 통해 좋은 인상을 남길 수 있습니다. 모든 정보는 안전하게 캡처되고 저장되어 법규를 준수할 수 있습니다.

감사 시 원활한 검토를 위해 필요한 데이터를 신속하게 내보낼 수 있습니다. 또한, 방문 목적에 따라 다양한 질문을 설정할 수 있는 여러 로그인 옵션을 만들 수 있으며, 직원은 방문객이 도착하면 자동으로 알림을 받습니다.

몇 가지 기준을 설정하여 각 방문자를 선별하고, 타사 또는 내부 감시 목록에 해당되는지 확인할 수 있습니다. 방문자 수에 대한 보고서 및 분석을 통해 데이터를 빠르게 내보낼 수 있습니다. 또한, iPad를 통해 면제 및 NDA와 같은 법적 문서에 서명을 요청할 수도 있습니다.

사용자 정의 배지를 만들거나 Envoy 방문객이 로그인할 때 자동으로 배지를 인쇄하도록 할 수 있습니다. 호스트가 자신 있게 맞이할 수 있도록 방문객의 사진을 요청할 수도 있습니다. 또한, 건강하고 안전한 작업장을 만들고, 사무실을 주시하며, 데이터를 효과적으로 사용하고, 직원이 집중할 수 있도록 지원합니다.

무료 요금제를 선택하거나, 사업장에 가장 적합한 요금제(위치당 월 $99)를 선택하여 제한된 기능을 이용할 수 있습니다.

반갑게

반갑게는 방문자 관리 시스템을 사용하여 작업장을 안전하게 유지하는 간단하고 쉬운 플랫폼입니다. 기존의 접수원을 대체하여 사용자 친화적이고 완전히 사용자 정의 가능한 이 플랫폼을 통해 잘 알려진 CRM 및 메시징 애플리케이션을 통합할 수 있습니다.

방문객이 로그인 프로세스를 완료하는 즉시, 해당 담당자에게 알림이 전송됩니다. 어디에서든 방문객의 도착 알림을 즉시 받아 신속하게 대응할 수 있습니다.

Greetly는 방문자가 인터페이스를 쉽게 이해하고 프런트 데스크에서 사용할 수 있도록 설계되었습니다. 몇 분 안에 설정 프로세스를 완료하고 당일부터 사용할 수 있습니다.

완전히 사용자 정의 가능한 체크인 워크플로를 통해 비즈니스를 원하는 대로 나타낼 수 있으며, 모든 방문객 데이터를 수집 및 간소화하여 최상의 경험을 제공할 수 있습니다. 필요에 따라 환영 인터페이스를 사용자 정의하여 도움을 받을 수 있습니다.

보안은 모든 프런트 데스크의 중요한 부분이며, Greetly는 방문객의 사진, 세부 정보 및 기타 관련 정보가 포함된 배지를 즉시 인쇄합니다. 무료 데모를 제공하며, 시작을 위한 단계별 가이드도 제공합니다.

유료 요금제는 위치당 월 $79부터 시작합니다.

로그인 앱

로그인 앱은 안전하고 지능적인 현대적인 작업 공간을 위해 설계되었습니다. 이 소프트웨어는 방문자 관리, 계약자 및 직원 로그인, 데스크 룸 예약에 활용할 수 있습니다. 유연하고 스마트한 회의 및 데스크룸 예약 애드온인 Spaces를 특징으로 합니다.

이 플랫폼은 최대 인력을 수용하고 수용량을 효과적으로 관리하는 데 도움이 됩니다. 또한, 방문객이 QR 코드 스캐너를 통해 스마트폰을 사용하여 로그인할 수 있도록 지원하며, 방문객은 별도의 앱을 설치할 필요가 없습니다. 비접촉식 로그인은 안전하며, 업계 요구 사항에 맞게 완벽하게 사용자 정의할 수 있습니다.

객관식 질문을 통해 방문자 그룹별 설문지를 작성하여 로그인 시간을 줄이고, 건강, 개인 정보 보호 또는 안전 요구 사항을 관리할 수 있으며, 데이터에 대한 완벽한 제어권을 유지할 수 있습니다.

Sign In App은 방문자의 개인 정보를 유지하면서 안전 및 보고에 필요한 중요 정보를 저장합니다. 새로운 기능과 기능으로 방문객에게 더 나은 경험을 제공하기 위해 지속적으로 발전하고 있습니다. 사전 등록 방문자, 직원 로그인, 계약자 관리, 컴패니언 앱, 메시지, 정책, NDA, 사용자 정의 데이터 필드와 같은 고급 기능을 사용할 수 있습니다.

또한, 대피 목록, 다중 사이트, 언어, 이벤트, 배송, 시작 화면, 통합, 모든 방문객을 위한 사용자 정의 배지, 알림 등 다양한 혜택을 제공합니다. 필요한 패키지를 사용자 정의하거나 15일 무료 평가판을 이용할 수 있습니다. 유용하다고 판단되면 언제든지 유료 구독으로 전환할 수 있습니다.

프록시클릭

프록시클릭은 방문자, 계약자 및 직원이 프라이버시를 존중하고 전 세계 법규를 준수하며 안전하게 복귀할 수 있도록 지원합니다. 데스크 예약을 통해 직원을 환영하는 쉽고 안전하며 간단한 방법을 제공합니다.

직원은 사전 정의된 공간 내에서 언제, 어디서, 누구와 함께 앉을지 선택할 수 있습니다. 근무 중인 사람들과 좌석 배치를 완벽하게 확인할 수 있으며, 작업장을 안전하고, 친근하며, 효율적으로 구성할 수 있습니다.

또한, 익스트림 시스템을 통해 다양한 가능성을 탐색할 수 있습니다. 원활한 구현을 위해 기존에 사용하던 도구와 통합할 수 있습니다. ISAE 3000 유형 1 개인 정보 보호 인증을 받은 유일한 VMS로, 사용자에게 신뢰를 제공합니다.

7000개 이상의 위치에서 3천만 건 이상의 방문을 지원하여 팀의 효율성을 높일 수 있으며, 무제한 호스트, 키오스크 및 방문자를 제공하는 VMS를 통해 확장할 수도 있습니다. 방문객 경험을 개선하고 프런트 데스크를 간소화하며 자산을 보호하는 다양한 기능을 제공합니다.

데스크 및 직원 예약, 방문자 흐름, 강력한 대시보드, 방문자 및 직원을 위한 스마트 흐름, 프리미엄 통합, 고급 보안, 엔터프라이즈 서비스, 고객 성공 등 다양한 기능과 COVID-19 예방 프로그램을 통해 직원과 방문객의 안전을 보호할 수 있습니다.

방문자와 직원이 도착하기 전에 검사하고, 안전 지침을 공유하고, QR 코드를 통해 액세스를 제공하며, 보안과 유연성을 유지하고, 건강 위험을 제한할 수 있습니다. 위치당 월 $100부터 시작하는 요금제에서 가장 적합한 플랜을 선택할 수 있습니다.

후즈온로케이션

후즈온로케이션은 외부 및 현장에서 근무하는 동안 건강 검진, 접촉 추적, 비접촉식 로그인 등을 통해 계약자, 방문자 및 직원의 안전을 보장합니다. 사전 등록, 방문자 ID, 접촉자 추적, 보안 알림을 관리하고, 방문자 정책에 대한 인식을 향상시킬 수 있는 종합 솔루션입니다.

계약자의 위험 고지 준수, 다양한 시설에 대한 유도 관리 및 출석을 관리할 수 있으며, 사이트 보안 및 프로필을 지원하기 위해 직원 권한과 현재 상태를 관리할 수 있습니다. 또한 강력한 통찰력과 보고 기능을 제공합니다.

혼자 근무하는 직원을 추적할 수 있는 간편한 로그인 기능과, 자체 확인, 대피 및 소집 보고서, 협업 기능, 수동 점호 등의 비상 기능을 제공합니다. 유자격 및 승인된 직원, 계약자 및 방문객에 대한 액세스를 제한하여 시설을 보호할 수 있습니다.

WhosOnLocation은 방문자, 계약자 및 직원을 선별하여 침입자 또는 무단 방문객의 위험을 줄이는 데 도움을 주며, 현장 허용 여부 및 건강 검진 완료 여부를 확인할 수 있습니다.

회사 규모에 관계없이 모든 기업에 적합한 플랜을 제공하며, 위치당 연간 $599부터 시작하는 요금제로 모든 기능을 관리할 수 있습니다.

트랙션 게스트

트랙션 게스트는 전체 방문자 작업 프로세스를 관리, 제어 및 보호할 수 있는 단일 플랫폼을 제공합니다. 사이트 보안, 프로세스 규정 준수 및 직원 안전을 유지하여 모든 상호 작용의 생산성을 극대화합니다.

방문자와 직원이 올바른 입구와 위치를 찾고, 신분증을 확인하거나 스캔하고, 담당자를 만나고, 언어를 선택하는 데 도움을 주며, 비상 및 안전 프로토콜을 유지하기 위해 사이트에 누가 있는지 추적할 수 있습니다. 또한, 법규 준수 기준을 충족하기 위해 필요한 데이터를 수집합니다.

방문객을 환영할 때 브랜드를 대표하여 시각적인 효과를 만들고 모든 방문을 기억에 남고 생산적으로 만들 수 있습니다. 구성 가능한 단일 시스템을 통해 권한, 언어 및 데이터와 같은 전역적 요구 사항을 해결할 수 있습니다.

월 $115부터 시작하는 플랜을 통해 조직에 가장 적합한 솔루션을 선택할 수 있습니다.

Pronestor 방문자

Pronestor 방문자는 방문자 관리를 위한 안전한 플랫폼을 제공합니다. 과거, 현재 및 미래의 방문객에 대한 전체적인 개요를 제공하는 혁신적인 관리 솔루션이며, 자동 알림 기능을 통해 모든 회의 및 예약을 추적할 수 있습니다.

Pronestor Visitor는 방문객에게 길 안내를 제공하고, 체크인을 위해 휴대폰으로 스캔할 탑승 카드를 제공합니다. 적절한 보고를 통해 누가 어디에 있고 누구를 만날 수 있는지 확인할 수 있으며, 여러 위치에서 많은 진입점을 처리할 수 있습니다. 또한, 등록 시 또는 회의 전에 방문객에게 지침을 제공할 수 있습니다.

이 플랫폼은 조직 활동에 대한 360도 시야를 제공하며, 피드백과 데이터를 결합하여 생산성에 필수적인 시설의 가용성을 개선할 수 있습니다. 이 플랫폼을 통해 방문자와 조직 모두 건강하고 안전하게 지낼 수 있습니다.

스와이프온

스와이프온은 접근성이 뛰어난 직원 및 방문자 로그인 시스템을 제공하며, 안전하고 간단하며 능률적입니다. 완벽한 작업장 관리를 통해 유연한 근무 환경을 경험할 수 있습니다.

SwipedOn은 기존의 방명록을 단순하고 현대적이며 세련된 방문자 관리 솔루션으로 대체하여 작업 공간을 혁신합니다. 비접촉식 직원 및 방문자 로그인과 같은 다양한 이점을 제공합니다.

접촉 추적 도구, 즉시 알림, ID 배지 인쇄, 디지털 계약, 직원 인아웃 보드, 대피 관리 및 알림을 포함한 선별 질문과 같은 기능을 사용할 수 있습니다. 방문객은 신체 접촉 없이 모바일 카메라로 QR 코드를 스캔하여 직접 로그인할 수 있으며, 비즈니스와 직원이 전염병에 노출되는 것을 방지할 수 있습니다.

또한, 안전 및 건강 등록, COVID-19 정책, 비공개 계약 등을 쉽게 처리할 수 있습니다. 건설, 물류, 비영리, 유틸리티, 교육, 노인 간호, 제조, 스포츠, 해양, 관광, 협업 공간 등 다양한 분야에서 사용 가능하며, SwipedOn은 모든 신규 고객을 위해 나무를 심습니다.

케이터링, 배달, 무제한 SMS와 같은 다양한 추가 기능을 통해 플랫폼을 더욱 효과적으로 사용할 수 있으며, 직원 및 방문자 관리를 위해 SwipedOn을 Microsoft Active Directory 또는 Azure Active Directory와 같은 비즈니스 도구와 통합하여 원활하게 운영할 수 있습니다.

모든 요금제에서 설정 비용 제로, 쉬운 접촉 추적, 방문자 선별 도구 및 비접촉식 로그인 기능을 제공하며, 월 $49부터 시작하는 단일 위치 요금제로 프런트 데스크를 현대화할 수 있습니다.

결론

방문자 관리 시스템은 다양한 산업 분야와 규모의 비즈니스에서 점점 더 요구되고 있습니다. 이 소프트웨어는 조직의 안전, 보안 및 법규 준수 요구 사항을 충족시키면서 뛰어난 방문객 경험을 제공하는 데 필수적인 도구입니다.

다음으로는 팀을 위한 최고의 시간 추적 소프트웨어를 살펴보시기 바랍니다.