8 프로세스를 최적화하는 워크플로우 관리 소프트웨어

업무 프로세스 관리는 복잡하고 상당한 노력을 요구합니다. 이때, 워크플로 관리 소프트웨어를 활용하면 업무를 간편하게 관리하고 추적할 수 있습니다.

기업이 성장함에 따라 생산성은 기업의 성공과 발전에 핵심적인 요소가 됩니다. 효율성과 생산성을 높이기 위해 기업은 자체 프로세스와 규칙을 정립하며, 워크플로 관리 소프트웨어는 이러한 업무 프로세스를 관리하는 데 최적의 해결책을 제시합니다.

훌륭한 워크플로 관리 소프트웨어는 수동으로 프로세스를 관리하는 데 소요되는 시간을 줄이고, 효율성과 생산성을 향상시키는 데 기여합니다. 다양한 기업, 부서, 담당자, 운송업체 및 단계를 거치는 복잡한 프로세스를 처리하는 기업에게 워크플로 관리는 필수적입니다.

본 글에서는 조직이 비즈니스 프로세스를 효과적으로 관리하는 방법과, 그 이점을 극대화하기 위한 최고의 워크플로 관리 소프트웨어 목록을 소개합니다.

워크플로 관리 자동화란 무엇인가?

워크플로 관리 소프트웨어는 기업이 비즈니스 프로세스를 시각화하고 자동화할 수 있도록 설계된 비즈니스 프로세스 관리 도구입니다.

자동화는 효율성을 극대화하고, 오류 및 시간 낭비를 줄이며, 부서 및 팀 간의 의사소통을 개선하는 데 도움을 줍니다.

이 소프트웨어는 관련 단계를 자동화하고 최적화하여 프로세스 효율을 향상시킵니다. 예를 들어, 문서 순환, 휴가 요청 승인 또는 비용 관리 등을 자동화할 수 있습니다.

워크플로 관리 소프트웨어를 통해 기업은 프로세스를 정의하고 문서화하며, 진행 상황을 추적 및 모니터링할 수 있습니다. 이를 통해 병목 현상을 파악하고 개선할 부분을 찾아 전체 프로세스를 개선하는 데 필요한 조치를 취할 수 있습니다.

워크플로 관리 자동화가 주는 이점

비즈니스가 더욱 복잡해지고 세계화됨에 따라 워크플로 관리 자동화의 필요성이 커지고 있습니다.

수많은 변수와 조정 작업이 필요한 상황에서 모든 워크플로를 수동으로 관리하는 것은 현실적으로 불가능합니다. 자동화는 워크플로 모니터링 및 관리에 필요한 모든 정보와 도구를 중앙 집중식으로 제공함으로써 이러한 어려움을 해결합니다.

워크플로 관리 자동화는 다음과 같은 다양한 방식으로 기업에 기여할 수 있습니다.

팀 협업 증진

팀 구성원이 할당된 작업과 진행 상황에 대한 투명성을 확보함으로써, 의사소통과 협업이 원활해집니다.

자동화된 주요 단계와 사용하기 쉬운 인터페이스를 통해 작업 완료 과정을 간소화하고, 가시성 향상으로 팀 구성원 간의 협업을 촉진합니다.

또한, 워크플로 관리 소프트웨어는 팀 구성원이 프로젝트 관련 정보를 공유하고 협력할 수 있는 중앙 공간을 제공하여 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움을 줍니다.

책임감 강화

워크플로 관리 소프트웨어는 각 작업에 대한 담당자를 명확하게 제시하여 모든 구성원이 자신의 역할과 책임을 인지하도록 합니다.

작업 및 프로젝트 진행 상황을 추적하여 완료된 작업과 남은 작업에 대한 명확한 그림을 제공함으로써 모든 구성원이 자신의 목표를 추적하고 집중할 수 있도록 돕습니다.

또한, 알림 및 미리 알림 시스템을 통해 작업이나 마감일을 잊지 않도록 합니다.

비용 절감

워크플로 관리 소프트웨어는 비즈니스 프로세스를 자동화하고 효율화하여 비용을 줄이는 데 효과적입니다. 반복적이고 시간 소모적인 작업을 자동화함으로써 인건비를 절감하고 효율성을 높일 수 있습니다.

또한, 비즈니스 프로세스 내의 병목 현상 및 비효율성을 파악하여 수정함으로써 추가적인 비용 절감을 이룰 수 있습니다.

스트레스 감소 및 생산성 향상

워크플로 관리 소프트웨어 통합의 주요 이점 중 하나는 작업과 마감일을 추적하여 기한을 지키도록 돕는다는 것입니다. 이는 시간을 크게 절약하고 생산성을 높이는 데 기여합니다.

다가오는 작업과 마감일에 대한 명확한 개요를 제공하여 스트레스를 줄이는 데도 도움을 줍니다. 효과적인 시간 계획을 통해 과도한 업무 부담을 피할 수 있습니다. 업무량을 파악함으로써 시간을 효율적으로 관리하고 압도감을 줄일 수 있습니다.

장벽 최소화

워크플로 관리 소프트웨어는 기업이 효율성 저해 요인을 식별하고 극복하도록 설계되었습니다. 이 소프트웨어는 개별 작업에서 전체적인 비즈니스 운영에 이르기까지 모든 영역에 대한 가시성을 제공합니다.

이를 통해 기업은 개선이 필요한 부분을 파악하고 필요한 변경을 적용하여 작업이 원활하고 효율적으로 진행되도록 조정할 수 있습니다.

미세 관리 감소

다수의 직원이 다양한 작업을 수행하는 경우, 워크플로 관리 소프트웨어가 없다면 모든 것을 추적하고 각 직원이 올바르게 업무를 처리하는지 확인하는 것은 어려울 수 있습니다.

워크플로 관리 소프트웨어를 사용하면 각 직원이 자신의 작업 목록을 가지고, 언제든 현재 진행 중인 업무를 쉽게 파악할 수 있는 시스템을 만들 수 있습니다. 이를 통해 미세 관리의 필요성을 줄이고 더욱 중요한 업무에 집중할 수 있게 됩니다.

워크플로 관리 소프트웨어가 갖춰야 할 주요 기능

적절한 워크플로 관리 솔루션을 선택하는 것은 비즈니스를 올바른 방향으로 이끄는 데 매우 중요합니다. 워크플로 관리 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 몇 가지 핵심 기능이 있습니다.

다른 앱과의 통합

워크플로 관리 소프트웨어는 기존에 사용 중인 앱들과 통합되어야 합니다. 이를 통해 워크플로 및 프로세스를 자동화하는 데 도움을 주며, 소프트웨어에 더욱 풍부한 데이터와 정보를 제공하여 워크플로 효율성을 높일 수 있습니다.

클라우드 기반 기술

클라우드 기반 기술은 다양한 이점을 제공하며 새로운 표준으로 자리매김하고 있습니다. 주요 이점은 다음과 같습니다.

• 유연성 및 접근성 향상
• 기존 온프레미스 소프트웨어보다 뛰어난 보안
• 온프레미스 소프트웨어 대비 우수한 확장성
• 품질 관리 및 유연성 향상
• 유용한 통찰력 제공

이러한 이점 덕분에 클라우드 기반 워크플로 소프트웨어는 워크플로 관리 시스템의 중요한 요소로 자리 잡았습니다.

병렬 분기

병렬 분기 기능은 작업 관리에 더 큰 유연성과 효율성을 제공하며, 진행 상황을 추적하고 모니터링하기 용이하게 합니다. 또한, 작업이 적시에 질서 있게 완료되도록 지원합니다.

SLA 지표

SLA(서비스 수준 계약) 상태 지표는 일정이 지연되어 우선순위를 지정해야 하는 작업을 식별하는 데 유용합니다. 워크플로 관리 소프트웨어에 더 많은 SLA 지표가 포함될수록 합의된 기간 내에 완료되지 않을 위험이 있는 작업을 쉽게 파악할 수 있습니다. 또한, 잠재적인 지연을 방지하기 위해 필요한 에스컬레이션 작업을 식별하고 마감 시간을 시각적으로 표시하는 데 도움을 줍니다.

KPI 지표 보고서

KPI(핵심 성과 지표) 기반 보고서는 비즈니스 확장 및 운영에 있어 매우 유용하고 필수적입니다. 이는 워크플로 성과에 대한 가시성을 제공하고 병목 현상과 비효율성을 식별하며 시간 경과에 따른 진행 상황을 추적하고 측정하는 데 도움을 줍니다.

KPI 지표 보고서를 설정하고 이해함으로써 비즈니스를 올바른 방향으로 이끌고 성공을 추적할 수 있습니다.

다음은 프로세스 최적화를 위한 최고의 워크플로 관리 자동화 소프트웨어 목록입니다.

파이파이 (Pipefy)

Pipefy는 가장 널리 사용되는 직관적인 워크플로 관리 소프트웨어 중 하나로, 기업이 워크플로를 자동화하고 관리하는 가장 쉬운 방법을 제공합니다.

워크플로 생성, 자동화, 감독 및 조정을 위한 다양한 기능을 제공하며, 비즈니스를 최고 수준으로 확장하는 데 필요한 모든 것을 제공합니다.

파이파이의 특징

• Pipefy를 사용하면 모든 단계에서 작업을 동기화하여 변화에 쉽게 적응하고 성공을 측정할 수 있습니다.
• 사용자가 맞춤형 워크플로를 생성하고 불필요한 요소를 제거하여 중요한 작업에만 집중할 수 있도록 지원합니다.
• Pipefy는 모든 유형 및 규모의 비즈니스에 적합하며, 소규모 팀에서 대규모 기업까지 모두 사용할 수 있습니다.

Pipefy는 무료 워크플로 관리 플랜, 소규모 기업용 비즈니스 플랜, 엔터프라이즈 플랜 및 대기업을 위한 맞춤형 플랜을 제공합니다.

먼데이 (Monday)

Monday는 워크플로, 프로젝트 및 팀을 관리하는 데 매우 편리한 도구입니다. 워크플로, 프로젝트, 작업 및 시간 관리, 파일 공유, 보고 기능 및 효율적인 이메일 대체 기능 등 작업을 구성하는 데 유용한 도구를 제공합니다.

특히 복잡한 시스템을 갖춘 대기업에 적합한 솔루션입니다.

먼데이의 특징

• 이 소프트웨어는 모든 관리 요구 사항에 맞는 완벽한 패키지를 제공합니다.
• Monday의 워크플로 관리 소프트웨어를 사용하면 팀의 개별 목표를 설정하고 미세 관리 없이 팀이 효율적으로 업무를 수행하도록 도울 수 있습니다.
• 워크플로에 대한 가시성을 높여 장애물을 극복하는 데 도움을 줍니다. 현재 진행 중인 작업, 진행 상황 및 주의가 필요한 작업을 파악할 수 있습니다.

Monday는 다양한 유형의 비즈니스를 위한 유연한 워크플로 관리 플랜을 제공하며, 무료 플랜도 이용 가능합니다. 유료 플랜은 사용자당 월 8달러부터 시작하여 사용자 정의가 가능한 경우 사용자당 월 16달러까지 올라갈 수 있습니다.

위라이크 (Wrike)

Wrike를 사용하면 팀이 모든 것을 수동으로 감독해야 하는 번거로움에서 벗어날 수 있습니다. 간편한 추가 기능, 끌어서 놓기 인터페이스 및 쉬운 사용자 정의 기능을 제공합니다. Wrike를 사용하면 데이터를 안전하게 저장하는 스마트하고 협업적인 워크플로를 만들 수 있습니다.

Wrike의 특징

• 언제 어디서나 편리하게 팀 작업을 할당, 모니터링 및 검토할 수 있습니다.
• 중요한 할 일 목록을 고정할 수 있으며, Wrike를 사용하여 우선순위 수준에 따라 작업을 정렬하고 정기적으로 확인할 수 있습니다.
• AI 기능을 활용하여 워크플로 관리 프로세스의 모든 단계를 간소화하고 시간을 절약할 수 있습니다.

Wrike의 무료 플랜은 큰 장점이며, 비즈니스 규모에 따라 4가지 유료 플랜을 제공합니다. 또한, 기업을 위한 맞춤형 플랜도 제공합니다.

킨톤 (Kintone)

Kintone 워크플로 관리 소프트웨어는 사용자 정의 옵션 때문에 기업에서 선호하는 도구입니다.

Kintone은 반복적인 작업을 소프트웨어에 아웃소싱하고 비즈니스의 더 중요한 부분에 에너지를 집중함으로써 업무와 삶의 균형을 개선하고 업무 환경을 개선하는 데 도움을 줍니다.

킨톤의 특징

• Kintone은 여러 애플리케이션과 통합됩니다.
• 모든 관리 요구 사항을 충족하는 엔드투엔드 툴킷입니다.
• 사전에 구축된 1,000개 이상의 애플리케이션을 통해 최고의 생산성을 제공합니다.

Kintone의 유료 플랜은 모든 규모의 기업에 대해 사용자당 월 24달러입니다.

조호 (Zoho)

Zoho는 워크플로 관리 소프트웨어 분야에서 최상위권을 유지하고 있습니다.

다양한 관리 기능을 함께 제공하는 올인원 솔루션입니다.

합리적인 가격대의 소프트웨어를 찾는 기업에게 Zoho는 훌륭한 선택입니다. 승인 중심의 워크플로를 제공하며, 불필요한 왕복 없이 프로젝트 개요를 시각화하고 실행 가능한 보고서를 제공합니다.

Zoho 워크플로 관리 소프트웨어의 특징

• Zoho의 완전 맞춤형 워크플로 관리 서비스를 통해 필요에 따라 솔루션을 구축할 수 있습니다.
• Zoho는 데이터 기반으로 인력, 프로세스 및 보고를 관리하여 혼란을 줄이고 효율성을 향상시키는 데 도움을 줍니다.
• 다단계 승인, 커뮤니케이션 처리 및 여러 작업을 관리하는 데 효과적입니다.

Zoho에서는 표준 및 전문가의 두 가지 유료 플랜 중 하나를 선택할 수 있으며, 비즈니스 요구 사항에 따라 적절한 플랜을 선택할 수 있습니다.

키스플로우 (Kissflow)

Kissflow는 기업이 프로세스와 워크플로를 관리하고 추적할 수 있도록 돕습니다. 작업에 대한 완벽한 가시성을 제공하는 간단하고 직관적이며 사용하기 쉬운 솔루션입니다.

프로젝트 관리자와 팀은 다양한 팀 규모에 적합한 협업 대시보드를 통해 전체 워크플로를 쉽게 관리할 수 있습니다.

Kissflow의 특징

• 사용자 친화적인 UI를 통해 초보자도 쉽게 소프트웨어를 탐색하고 사용할 수 있습니다.
• 코드리스 관리가 가능합니다.
• Kissflow는 진행 상황을 정기적으로 모니터링하고 이해하는 데 도움이 되는 실시간 통찰력을 제공합니다.

Kissflow는 사용자당 월 10달러부터 시작하는 세 가지 기업용 유료 플랜을 제공합니다. 또한, 기업의 필요에 따른 맞춤형 워크플로 플랜을 제공합니다.

베슬릭 (Beslick)

Beslick은 워크플로 간소화에 초점을 맞춘 스마트 워크플로 관리 소프트웨어입니다.

이 워크플로 관리 도구를 사용하면 프로세스에서 효율성, 정확성 및 일관성을 달성할 수 있습니다. 비즈니스 절차의 모든 측면에 대한 솔루션을 제공합니다.

베슬릭의 특징

• 지속적인 발전을 위한 시각적 보고서 및 데이터 내보내기 기능을 제공합니다.
• 워크플로에 대한 더 깊은 통찰력과 가시성을 제공합니다.

Beslick의 가장 큰 장점은 투명하고 합리적인 가격 정책입니다. Beslick은 사용자당 월 10달러의 단일 유료 플랜을 제공하며 무제한 워크플로 및 리소스를 지원합니다.

아프루브 (Aproove)

Aproove는 모든 비즈니스 목표 및 프로세스에 대한 워크플로 관리를 위한 원스톱 솔루션입니다. 이 소프트웨어를 사용하면 기업은 작업을 빠르게 자동화하고 수동 작업을 줄이며 조건에 따라 작업을 처리할 수 있습니다.

Aproove의 특징

• 워크플로 사이에 양식을 삽입할 수 있는 사용자 지정 양식 기능을 제공합니다.
• Aproove는 데이터를 시각화하고 실시간 인사이트를 통해 성공을 추적하는 데 유용한 직관적인 대시보드를 제공합니다.
• 팀과의 협업을 간편하게 하고 모든 사람이 한 곳에서 협력할 수 있도록 지원합니다.

Aproove는 중소기업을 위한 클래식 플랜과 대규모 기업을 위한 고급 기능 및 유연성을 제공하는 Aproove Enterprise 플랜의 두 가지 플랜을 제공합니다.

결론

풍부한 기능을 갖춘 워크플로 관리 소프트웨어는 경쟁 우위를 제공하고 비즈니스 관리를 더욱 용이하게 합니다. 최고의 워크플로 관리 소프트웨어는 합리적인 가격으로 비즈니스에 더 큰 가치를 제공하는 소프트웨어입니다.

위에 언급된 도구 중 하나를 선택하기 전에 무료 평가판을 통해 해당 도구가 귀하에게 적합한지 확인해 보는 것이 좋습니다.

개인 또는 비즈니스를 위한 최고의 워크플로 자동화 및 통합 플랫폼을 찾으십시오.