7 작업 시간을 절약하는 문서 자동화 소프트웨어

문서는 오랫동안 모든 산업에서 중요한 역할을 해왔습니다. 특히 기업이 성장함에 따라 비즈니스 문서의 양은 급증하며, 그 복잡성 또한 증가합니다. 이러한 상황에서 문서를 효과적으로 관리하고 활용하는 것은 기업의 성공에 필수적입니다.

문서 관리가 제대로 이루어지지 않으면 직원들이 혼란을 겪고 업무 효율성이 저하될 수 있습니다. 다행히 급변하는 현대 사회에서는 문서 자동화 소프트웨어가 이러한 문제를 해결하는 데 큰 도움을 줄 수 있습니다.

문서 자동화는 기업이 문서를 처리하는 방식을 혁신적으로 변화시키고 있습니다. 과거에는 수동으로 처리해야 했던 복잡하고 시간 소모적인 문서 작업을 훨씬 쉽고 효율적으로 만들어줍니다. 하지만 시장에는 다양한 문서 자동화 솔루션이 존재하며, 각 솔루션은 기능과 대상 사용자가 다릅니다. 따라서 기업은 자신에게 가장 적합한 솔루션을 신중하게 선택해야 합니다.

예를 들어, 영업팀의 문서 자동화 요구 사항과 법률 회사의 요구 사항은 크게 다를 수 있습니다. 따라서 각 팀의 업무 특성에 맞춰 설계된 솔루션을 사용하는 것이 효과적입니다. 이 글에서는 문서 자동화 소프트웨어에 대해 자세히 알아보고, 업무 시간을 절약하는 데 도움이 되는 다양한 방법을 살펴보겠습니다.

문서 자동화란 무엇인가?

문서 자동화는 소프트웨어와 프로그램을 사용하여 사람이 개입하는 부분을 최소화하면서 전자 문서를 생성하는 기술입니다. 스캔, 저장, 데이터 추출, 데이터 캡처 및 문서 분류와 같은 워크플로를 자동화하여 업무 효율성을 높입니다.

문서 자동화 소프트웨어에서는 "템플릿"이라고 불리는 문서를 만들 수 있습니다. 이 템플릿은 특정 입력에 따라 문서를 추가, 변경 또는 삭제하는 방법을 지정합니다. 문서 자동화는 크게 두 가지 주요 기능으로 나눌 수 있습니다.

문서 처리: 다양한 문서에서 관련 정보를 추출하고, 유효성을 검증하며, 최종 사용자가 활용할 수 있도록 풍부한 데이터로 변환합니다. 문서의 생성부터 폐기까지 수명 주기 전체를 관리합니다.
문서 생성: 제안서, 계약서, 비즈니스 서신, 청구서 등과 같은 다양한 문서를 이미 수집하거나 검색된 데이터를 기반으로 자동으로 생성합니다.

기업이 문서 자동화를 필요로 하는 이유는 무엇인가?

기업은 수많은 서류를 처리해야 하며, 이러한 문서를 비효율적으로 관리하면 막대한 비용이 발생할 수 있습니다. 문서 자동화는 문서 처리를 더욱 쉽게 접근할 수 있도록 해줍니다. 기업이 문서 자동화를 도입해야 하는 주요 이유는 다음과 같습니다.

반복적인 문서 작업 감소

문서 자동화는 반복적인 문서 작업에 소요되는 직원들의 시간과 노력을 줄여줍니다. 문서 스캔, 데이터 추출, 분류, 인덱싱, 데이터 저장 등은 기업 운영에 필수적인 작업이지만, 문서 자동화를 통해 효율성을 높일 수 있습니다. 자동화 시스템은 이러한 모든 작업을 빠르고 정확하게 수행합니다.

문서 처리 속도 향상

맞춤형 템플릿을 사용하면 문서 작업에 소요되는 시간을 단축하고 문서 처리 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 문서 자동화 시스템은 문서화 절차를 체계화하고 모든 직원이 효율적으로 업무를 처리할 수 있도록 돕습니다.

오류 발생률 감소

수동으로 작성된 문서는 복사 및 붙여넣기 과정에서 오류가 발생하기 쉽습니다. 또한, 최근 문서에는 수정이 필요한 오류가 포함되어 있을 수 있으며, 이는 시간과 노력을 낭비하게 만듭니다. 고급 문서 자동화는 이러한 오류를 제거하거나 크게 줄여줍니다. 데이터 캡처를 활용하는 사전 정의된 템플릿과 AI 기반 기술은 필요한 정보를 쉽게 얻고, 데이터가 부족할 경우 담당자에게 알림을 보내 오류를 사전에 방지합니다.

비용 절감 효과

문서 생성을 자동화하는 기업은 비용을 절감하고 이익을 늘릴 수 있습니다. 자동화는 문서 인쇄, 물리적 문서 보관 캐비닛 구축 등과 관련된 비용을 포함하여 총 비용을 크게 줄여줍니다. 또한, 관리 효율성을 높여 더 큰 비용 절감 효과를 가져올 수 있습니다.

고객 상호 작용 및 상업적 파트너십 강화

직원, 공급업체 및 고객 간의 긍정적인 관계는 기업 성공의 필수 요소입니다. 수동 문서 생성은 실수, 지연 및 불일치 가능성이 높으므로 원활한 관계 유지에 어려움을 겪을 수 있습니다. 온라인 문서에 대한 접근성을 높이면 더 많은 공급업체와 협력하고 더 많은 고객에게 쉽고 안전하게 다가갈 수 있습니다. 또한, 언제 어디서나 문서를 쉽게 확인할 수 있어 더 나은 상호 작용을 촉진하고 맞춤화된 고객 경험을 만드는 데 도움이 됩니다.

보안 및 개인 정보 보호 강화

문서 자동화 시스템에는 문서 손실을 방지하고 데이터 보안을 강화하기 위해 필요한 접근 권한을 갖춘 디지털 저장 공간이 내장되어 있습니다. 예를 들어, 법률 및 의료 분야에서는 민감한 데이터를 유출 및 침해로부터 보호하기 위해 추가적인 보안 조치가 포함된 문서 자동화 소프트웨어를 활용할 수 있습니다.

수동 문서 처리보다 어떻게 더 효율적인가?

계약서, 청구서 또는 월별 보고서와 같이 동일한 유형의 문서를 자주 생성해야 하는 경우 다음과 같은 문제에 직면할 수 있습니다.

수많은 소스에서 수동으로 데이터를 수집하고, 복잡한 계산을 수행하고, 데이터를 시각화하는 데 많은 시간과 노력이 소요됩니다.
문서에 오류가 없는지 확인하는 것은 매우 어려운 일이며, 많은 시간을 들여 확인했더라도 완전히 오류를 없애는 것을 보장하기는 어렵습니다.

이러한 문제는 다양한 소스에서 자동으로 데이터를 수집하고 원하는 대로 정렬할 수 있는 문서 자동화 소프트웨어를 사용하여 해결할 수 있습니다. 문서 자동화 시스템은 모든 정보가 정확하고 오류가 없다는 확신을 가지고 몇 초 만에 보고서를 작성할 수 있도록 도와줍니다.

문서 자동화 소프트웨어의 주요 특징

#1. 웹 액세스

오늘날과 같이 인터넷이 널리 보급된 시대에는 어디에서나 문서에 접근할 수 있어야 합니다. 웹 기반 문서 자동화 소프트웨어는 파일 및 폴더에 대한 빠르고 쉬운 액세스를 제공하며, 이는 매우 중요합니다. 웹 액세스 기능은 다음과 같은 이점을 제공합니다.

모바일 장치를 통해 문서에 접근하여 확인하거나 편집할 수 있습니다.
클라우드 스토리지를 사용하여 문서를 클라우드에 저장할 수 있습니다.
파일 공유를 통해 다른 사용자와 폴더 또는 개별 파일을 공유할 수 있습니다.

#2. 끌어서 놓기

끌어서 놓기 기능은 모든 문서 자동화 시스템에서 필수적인 요소입니다. 이 기능을 사용하면 한 위치에서 다른 위치로, 또는 한 애플리케이션에서 다른 애플리케이션으로 파일을 쉽게 이동할 수 있습니다.

#3. 문서 검색

대부분의 사용자는 많은 파일을 가지고 있기 때문에 검색어를 사용하여 파일을 빠르고 쉽게 찾을 수 있어야 합니다. 문서 자동화 소프트웨어는 필요할 때 쉽게 문서를 검색할 수 있도록 문서 저장소를 구성하는 데 도움을 줍니다. 사용자는 문서 검색 기능을 사용하여 저장된 자료를 손쉽게 찾을 수 있습니다.

#4. 문서 버전 관리

버전 관리는 문서 자동화 시스템의 또 다른 중요한 기능입니다. 사용자는 버전 관리 기능을 통해 문서의 이전 버전에 접근하여 비교하고, 필요한 경우 이전 버전으로 복원할 수 있습니다.

#5. 파일 잠금

파일 잠금은 문서 자동화 소프트웨어의 중요한 구성 요소입니다. 사용자는 다른 사람이 파일을 열 때까지 잠긴 파일을 변경할 수 없습니다. 이러한 기능은 공동 작업 시 데이터 손실이나 충돌을 방지하는 데 유용합니다.

#6. 통합 뷰어 및 편집기

내장된 뷰어를 사용하면 문서를 다운로드하거나 새 창에서 열지 않고도 문서를 보고 편집할 수 있습니다. 이는 탭이나 프로그램 간을 이동하는 시간을 절약하여 업무 효율성을 높여줍니다. 또한, 소프트웨어는 다른 사람이 파일을 편집하고 있음을 감지하면 파일을 잠근 다음, 완료되면 잠금을 해제하여 데이터 충돌을 방지합니다.

#7. 평가 및 공유

사용자는 문서 자동화 소프트웨어를 사용하여 문서를 안전하고 편리하게 공유할 수 있어야 합니다. 또한, 사용자가 미리 정의된 기준을 사용하여 각 문서에 숫자 값을 할당할 수 있는 평가 시스템을 통해 직원들이 선호하는 문서와 수정이 필요한 문서를 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다.

#8. 파일 및 폴더 권한

모든 문서 자동화 소프트웨어에는 파일 및 폴더 권한 기능이 포함되어야 합니다. 파일 및 폴더 권한을 통해 팀에서 작업 중인 문서를 관리하고, 편집 권한을 부여하여 팀 구성원이 문서에 접근할 수 있는 범위를 제어할 수 있습니다.

#9. 문서 연결

문서, 파일 또는 기타 데이터 소스를 함께 연결하여 단일 위치에서 접근할 수 있도록 하는 프로세스를 문서 연결이라고 합니다. 이 기능을 통해 문서를 문서 자동화 소프트웨어의 다른 관련 레코드와 연결하거나, 다른 사본에서 한 사본에 접근할 수 있습니다.

#10. 스마트 콘텐츠 관리

최고의 문서 자동화 시스템은 모든 계정 및 데이터 소스에서 원활하게 업데이트하고, 템플릿을 편집하고, 맞춤형 워크플로를 구축하고, 정확성, 규정 준수 및 브랜드 표준을 보장하는 규칙을 적용해야 합니다. 또한, 일부 플랫폼은 대량 자동화 기능을 제공하여 사용자가 수백 또는 수천 개의 프레젠테이션, 진술, 보고서 및 기타 유형의 자료를 한 번에 생성할 수 있도록 하여 영업 담당자가 특정 고객 세그먼트를 대상으로 하는 주문형 기술 문서를 만들 수 있도록 합니다.

다양한 문서 자동화 소프트웨어 옵션 중에서 최적의 솔루션을 선택하는 데 도움이 되도록, 주요 기능과 함께 가장 인기 있는 솔루션 목록을 정리했습니다.

Docupilot

Docupilot은 사용자 친화적이고 적응성이 뛰어난 문서 자동화 프로그램입니다. 데이터를 활용하고 크리에이티브 템플릿을 사용하여 문서를 생성할 수 있습니다. 기본 제공 문서 빌더를 통해 사용자 정의 템플릿을 만들 수 있습니다. 또한, Docupilot을 사용하여 작성한 문서를 Dropbox, Zapier 및 Docusign과 같은 서비스로 이메일을 통해 보낼 수도 있습니다.

특징

사전 정의된 템플릿: Docupilot에는 기업이 견적서, 계약서, 청구서 및 기타 문서를 작성하는 데 사용할 수 있는 다양한 사전 정의된 템플릿이 포함되어 있습니다.
통합: CRM, 양식, 온라인 데이터베이스, 설문 조사 및 HR 등 다양한 데이터 소스와 소프트웨어를 연결할 수 있습니다.
보안: Docupilot을 사용하여 문서를 암호로 보호하고 암호화할 수 있습니다. 이를 통해 고객의 개인 정보를 안전하게 보호하고 신뢰를 구축할 수 있습니다.
자동 워크플로: Docupilot은 복잡한 문서 워크플로를 단순화하여 문서 작성 시 데이터 입력 프로세스를 반복할 필요가 없도록 합니다.

Docupilot은 비교적 저렴한 비용으로 접근성이 뛰어납니다.

airSlate

airSlate는 흐름 생성에서 프로세스 분석에 이르기까지 문서 자동화의 모든 단계를 관리할 수 있는 올인원 클라우드 애플리케이션입니다. 코드가 필요 없는 유틸리티라는 점도 큰 장점입니다. 이 앱을 최대한 활용하면 문서 처리 수동 직원을 절반으로 줄일 수 있습니다.

특징

Flow Creator: Flow Creator의 끌어서 놓기 사용자 인터페이스를 사용하면 문서 워크플로를 시각적으로 구성할 수 있습니다.
전자 서명: 디지털 양식, 설문 조사, 문서 및 콘텐츠에 법적 구속력이 있는 전자 서명을 쉽게 추가할 수 있습니다.
온라인 설문 조사: 온라인 설문 조사 기능을 사용하여 공개 설문 조사, 베타 앱 테스트 문서, 설문지를 만들 수 있습니다.
로봇 프로세스 자동화: airSlate 봇을 사용하여 코드를 작성하지 않고도 프로세스를 자동화할 수 있습니다.

또한, airSlate에는 대부분의 산업 분야에 적용 가능한 수천 개의 문서 자동화 템플릿이 포함된 광범위한 라이브러리가 있습니다.

PandaDoc

PandaDoc을 사용하면 문서 작성, 편집 및 서명을 한 곳에서 모두 수행할 수 있습니다. 전자 서명 소프트웨어, 자동화된 제안, 영업 및 마케팅 도구 또는 보안 문서 처리가 필요한 경우 PandaDoc은 비즈니스 퍼널의 속도를 높이고 문서를 빠르게 처리하는 데 필요한 도구를 제공합니다.

원활한 문서 관리 경험을 제공하기 위해 PandaDoc은 30개 이상의 앱과 쉽게 통합됩니다.

특징

끌어서 놓기: 템플릿 기능 대신 범주를 기반으로 문서에 끌어서 배치하는 기본 옵션을 제공합니다.
전자 서명: 종이 없이 전자 서명을 할 수 있도록 지원하는 중요한 기능 중 하나입니다.
문서 생성: 사용자는 PandaDoc에서 원하는 문서를 만들고 콘텐츠를 제어할 수 있습니다. 비즈니스 계약, 제안서, 입찰서 및 기타 문서를 작성해야 하는 경우에 적합합니다.
기록 보관소: 문서 작성을 완료한 후에는 보관물을 분류하고 기록할 수 있습니다.

고객들은 PandaDoc 템플릿의 유연성을 높게 평가합니다. 또한, 문서 추적 및 분석 기능도 매우 유용하다고 평가됩니다.

Crove

Crove를 사용하면 모든 회사 문서를 디자인하고 자동화할 수 있습니다. 강력한 문서 편집기를 통해 모든 문서를 자동화할 수 있으며, 변수, 논리적 조건, Excel 수식 및 전자 서명을 추가하여 문서를 더욱 효율적으로 관리할 수 있습니다.

Crove 내에서 문서 작업을 중앙 집중화하여 불필요한 도구를 제거할 수 있습니다. 내장된 템플릿 라이브러리를 통해 Crove는 단순한 문서 자동화 이상의 기능을 제공합니다.

특징

계산: 수학 공식을 사용하여 문서 필드에서 직접 계산을 수행할 수 있습니다.
양식: 설문 조사 양식을 만들고 질문을 숨기거나 표시하는 논리를 포함하여 누구나 질문에 답변하여 문서를 만들 수 있도록 합니다.
빠른 미리보기: 설문지 작성 중에도 문서를 실시간으로 확인할 수 있습니다.
양식 게시: 양식을 공개 URL에 게시합니다. 링크에 설정된 제한 사항을 준수하는 경우 누구나 양식을 사용하여 문서를 생성할 수 있습니다.

무료 문서 자동화 소프트웨어를 찾고 있다면 Crove가 훌륭한 선택이 될 수 있습니다.

Documate

Documate는 법률 문서를 조합하기 위한 사용자 친화적인 코드가 필요 없는 문서 자동화 소프트웨어입니다. 변호사 및 기술 전문가 그룹이 법률 자선 단체가 고객 대면 워크플로를 만드는 데 도움을 주기 위해 Documate를 처음 만들었습니다.

Documate는 주로 변호사가 사용하지만, 간단한 기능을 통해 모든 비즈니스에서 문서를 쉽게 개발할 수 있습니다.

특징

웹 양식: 사용자는 Word 또는 PDF 문서에 데이터를 입력하는 고유한 웹 양식을 디자인할 수 있습니다.
온라인 설문 조사: 사용자는 설문 조사를 만들고 설문 조사 양식 필드에 연결하는 템플릿 문서를 로드할 수 있습니다.
포함: 이 프로그램의 도움으로 사용자는 입력값을 기반으로 문서를 생성하고 개발된 워크플로를 배포하거나 웹 사이트에 포함할 수도 있습니다.

이 문서 자동화 플랫폼은 코드가 없는 솔루션을 원하는 전문가와 변호사에게 적합합니다.

Templafy

대기업은 Templafy라는 문서 자동화 소프트웨어를 통해 회사 콘텐츠와 자산을 빠르게 정리할 수 있습니다. 문서 생성을 자동화하여 최종 사용자의 효율성을 높이는 동시에 문서의 브랜드 및 법률 준수를 보장합니다. 이 플랫폼은 오늘날의 기업과 조직에서 사용하는 지속적으로 발전하는 IT 및 애플리케이션 인프라에 적합하고 쉽게 적응할 수 있습니다.

특징

권한 기반 시스템: 모든 문서 자산에 대한 품질 관리를 제공하고 관리자 및 규정 준수 팀 관리를 허용하여 팀 구성원이 허용된 정보만 사용할 수 있도록 합니다.
통합: 직원은 Microsoft Office 및 Google G Suite 애플리케이션과 연결되는 Templafy의 문서 자동화 도구를 사용하여 워드 프로세싱 프로그램 내에서 계약, 제안서 및 판매 자료 작성을 단순화할 수 있습니다.
관리 인터페이스: 직원은 사무실 템플릿 파일의 중앙 배포를 통해 표준 문서 생성 도구에 액세스할 수 있습니다.

Templafy는 최소 50명의 사용자가 필요하기 때문에 대규모 기업에 적합합니다.

Experlogix

비즈니스 사용자는 Experlogix의 포괄적이면서도 사용자 친화적인 문서 자동화 소프트웨어를 사용하여 미션 크리티컬 문서 프로세스를 간소화, 개선 및 자동화할 수 있습니다.

특징

문서 흐름: 시각적 인터페이스를 사용하여 코딩 없이 조건부 논리를 사용하는 문서 흐름을 빠르게 만들 수 있습니다.
템플릿 디자인: 동적 데이터 기반 템플릿을 구축하고 복잡한 워크플로를 설정하는 데 필요한 도구를 제공합니다.
디지털 데이터 수집: Experlogix Smart Forms는 사용자 또는 고객이 전자적으로 정보를 간단하게 입력하고 제출할 수 있도록 해주는 유연한 내장형 웹 기반 데이터 수집 양식입니다.
출력 관리: Document Services는 대량의 문서 출력을 처리할 수 있는 유연한 자동화 방법을 제공합니다.

Experlogix의 Content Manager는 PDF 양식 및 문서, 로고, 사진 및 멀티미디어 콘텐츠를 포함한 디지털 자산을 보다 쉽고 빠르게 관리, 저장 및 검색할 수 있도록 하는 안전하고 체계적인 저장소입니다.

마지막으로

문서 자동화 소프트웨어는 문서 생성 프로세스를 자동화하여 기업의 효율성을 높이는 데 매우 효과적입니다. 문서 자동화를 통해 회사는 오류를 줄이고 비용을 절감하며 반복적이고 불필요한 작업을 제거할 수 있습니다.

다음으로는 문서 협업에 도움이 되는 최고의 도구에 대해 알아보시기 바랍니다.