소프트웨어와 이메일은 비즈니스 운영에 혁명을 일으키고 보다 통합되고 효율적이며 간소화된 프로세스로 나아가는 강력한 듀오입니다.
간단하면서도 효율적인 이메일 받은 편지함의 힘은 놀랍고 고객 지원 품질을 결정합니다. 그러나 고객 대화를 읽고, 관리하고, 회신하고, 삭제하기 위해 여러 사람이 동일한 받은 편지함을 사용하는 경우 일이 쉽게 통제되지 않을 수 있습니다.
따라서 팀 이메일 관리 도구는 이메일 고객 서비스의 성공을 위한 중요한 필수 조건이 되었습니다.
이 문서에서는 팀의 받은 편지함을 최대한 활용하고 깔끔하게 유지하는 데 도움이 되는 가장 많이 공유되는 받은 편지함 도구를 공유합니다.
공유 받은 편지함에 대한 간단한 토론으로 시작하겠습니다.
목차
공유 받은 편지함이란 무엇이며 어떻게 작동합니까?
여러 사용자가 공유 이메일 받은 편지함을 사용하여 수신 이메일을 확인 및 응답하고 고객 대화를 관리합니다. 팀이 근무 교대 또는 휴가 및 고객 지원을 예약하고 볼 수 있도록 공통 일정에 사용할 수 있습니다.
기존 비즈니스 이메일과 달리 공유 받은 편지함에는 사용자 ID와 비밀번호가 없습니다. 따라서 직접 로그인할 수 없으며 관리자가 부여한 액세스 권한이 필요합니다. 이 권한은 “전체 액세스” 또는 “다른 이름으로 보내기”와 같이 다양합니다. 액세스 권한이 있으면 개인 받은 편지함에 로그인하여 팀 받은 편지함에 액세스할 수 있습니다. 액세스 권한은 소프트웨어 제공업체마다 다를 수 있습니다.
세 가지 일반적인 액세스 권한 유형은 다음과 같습니다.
- 전체 액세스 – 공유 받은 편지함에 로그인하여 소유자 역할을 할 수 있습니다.
- 다른 이름으로 보내기 – 받은 편지함을 가장하고 이메일을 보낼 수 있습니다.
- 대신 보내기 – 공유 받은 편지함을 대신하여 이메일을 보낼 수 있습니다.
공유 받은 편지함 소프트웨어가 필요한 이유는 무엇입니까?
팀이 작으면 지원 받은 편지함에 액세스하는 사람의 수가 적고 혼란이 없습니다. 전달 대기열은 압도적이지 않으며 이메일이 며칠 동안 눈에 띄지 않을 가능성은 무시할 수 있습니다.
그러나 비즈니스 규모가 커질수록 잘못된 의사 소통이 만연하고 사람들은 다른 사람이 처리할 수 있다고 생각하는 이메일을 간과하는 경향이 있습니다. 잊어버린 대화, 잘못된 위치의 이메일 및 중복 응답은 이러한 경우의 주요 문제점 중 일부입니다. 지원 상담원은 또한 다른 사람들이 이 특정 메시지에 응답하도록 하거나 다른 사람들이 따라잡을 때까지 기다릴 수 있다고 생각하여 업무를 꺼리게 됩니다.
다른 문제는 다음과 같습니다.
- 역할 및 책임: “누가”가 “어떤” 이메일에서 작동하는지에 대한 규칙이 없습니다.
- 분산된 소유권: 모두가 다른 사람이 응답할 것이라고 생각합니다.
- 사물에 대한 가시성 없음: 각 지원 에이전트 및 그들의 성과에 대한 관련 데이터 부재
따라서 공유 받은 편지함 소프트웨어!
공유 받은 편지함 소프트웨어 기능
공유 받은 편지함 사용의 놀라운 기능은 다음과 같습니다. 이는 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
팀 이메일 관리
공유 받은 편지함 소프트웨어는 다음과 같은 지원 이메일 주소를 손쉽게 관리할 수 있습니다. [email protected], [email protected], [email protected]등. 또한 이메일에 응답하기 위해 화면을 전환하거나 여러 계정에 로그인할 필요가 없으므로 투명성이 향상됩니다.
또한 쿼리에 빠르고 효율적으로 응답할 수 있는 모든 중요한 받은 편지함을 중앙에서 볼 수 있습니다. 역할을 할당하고 이메일을 포기하지 않고 중복 답장을 보내지 않도록 할 수도 있습니다.
내부 토론
공유 받은 편지함 소프트웨어의 중요한 기능은 내부 토론 또는 “메모” 시스템으로 이메일에 대한 중요한 정보를 메모나 댓글 형식으로 공유할 수 있습니다. 공유 받은 편지함에서 이메일을 개인화하고 컨텍스트 검색 시간을 절약하며 효율성을 높일 수 있습니다.
따라서 모든 사용자는 이메일을 주고 받을 필요 없이 내부 메모를 통해 서로 대화할 수 있습니다.
상담원 충돌 및 받은 편지함 혼동 방지
에이전트 충돌은 두 팀 구성원이 동일한 고객 쿼리에 응답하고 다른 해결 방법을 제공할 때 발생합니다. 이는 지원 시스템의 신뢰성에 영향을 미칩니다. 공유 이메일 관리 소프트웨어를 사용하면 수신 이메일을 라우팅 규칙을 통해 다른 상담원에게 할당된 지원 티켓으로 자동 변환하여 이러한 혼란을 피할 수 있습니다. 이 할당은 수동일 수도 있습니다.
자동 응답 및 템플릿
대부분의 공유 받은 편지함 도구는 미리 준비된 답변과 템플릿을 제공합니다. 이를 사용하여 신속한 응답을 제공하고 유사한 쿼리를 처리할 수 있습니다. 이러한 자동 응답과 미리 준비된 응답은 일관성을 높이고 팀 구성원이 일반적인 고객 문제를 즉시 해결할 수 있도록 합니다.
다음은 우수한 그룹 이메일 관리 기능을 제공하는 가장 많이 공유되는 받은 편지함 도구 목록입니다.
빠르게 탐색해 보겠습니다. 😎
교수 헬프 데스크
교수 헬프 데스크 지원 요구 사항을 손쉽게 관리할 수 있는 강력한 공유 받은 편지함 기능을 갖춘 스마트하고 효율적인 클라우드 기반 소프트웨어입니다. 다음과 같은 모든 지원 받은 편지함을 위한 공유 공간을 제공합니다. [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]그리고 [email protected]등.
에이전트에게 할당된 티켓 수를 추적하고 일정 기간 동안의 성과를 모니터링하며 모든 장치에서 연중무휴 지원을 제공할 수 있는 간단한 Gmail과 유사한 사용자 인터페이스와 함께 제공됩니다.
특징
- 더 빠른 티켓 해결을 위한 팀 협업
- 간단하고 사용하기 쉬운 UI
- 에이전트 추적 및 모니터링
- 24X7, 언제, 어디서나, 액세스
프레시데스크
프레시데스크 수신 이메일을 우선 순위 지정, 태그 지정 및 구체적으로 할당할 수 있는 티켓으로 자동 변환하는 등 많은 우수한 기능을 제공하는 최고의 팀 이메일 관리 소프트웨어 중 하나입니다. 내부 협업이 가능하며 기능을 간소화하여 상담원이 보내는 답장 수를 최소화할 수도 있습니다.
Freshdesk는 또한 공유 받은 편지함 및 헬프데스크 시스템의 기능을 확장하기 위해 에이전트 충돌 감지 및 앱 통합을 제공합니다.
특징
- 관련성 필터
- 태그가 있는 단체 티켓
- 일상적이고 반복적인 응답 자동화
- 티켓 및 수신 이메일에 대한 실시간 보기
드래그앱
드래그앱 개인 Gmail 받은 편지함에 있는 또 다른 팀 이메일 관리 소프트웨어로 수신 공유 이메일을 수신, 관리, 할당 및 응답할 수 있습니다. “와 같은 그룹 이메일을 공유할 수 있습니다.[email protected]”, “[email protected]” 등을 포함하고 규칙을 사용하여 워크플로를 자동화합니다.
수신 이메일을 시각적 게시판에 정리하고 내부 채팅, 메모 및 공유 초안을 통해 내부 협업을 용이하게 합니다. 이메일을 쉽게 할당하고 어떤 상담원이 어떤 대화에 참여하고 있는지 모니터링할 수 있습니다. 또한 심층적인 고객 및 직원 데이터 통찰력을 위한 환상적인 보고서 생성 기능을 제공합니다.
메일 흐름
메일 흐름 유연한 작업 공간을 제공하는 팀을 위한 올인원 받은 편지함입니다. 이 도구를 사용하면 사용자에게 이메일을 전달하거나 참조할 필요 없이 이메일을 쉽게 공유할 수 있습니다. 사용자는 내부 스레드를 클라이언트에 보내지 않고 내부 토론을 선택할 수 있습니다.
클라이언트의 이메일은 팀과 직접 동기화되어 지원, 고용, 영업, 프로젝트 관리자 및 개발자와 같은 모든 팀에 쉽게 적응할 수 있습니다.
특징
- 손쉬운 팀 협업
- 이메일 관리자
- 간편한 추적 및 이메일 모니터링
허브스팟
허브스팟 효율적인 작업 및 스마트 협업을 위해 모든 팀 이메일 주소를 중앙 또는 범용 받은 편지함에 연결할 수 있는 최고의 공유 받은 편지함 도구 중 하나입니다. 공유 이메일 주소를 연결할 수도 있습니다. 허브스팟 대화 받은 편지함을 사용하면 모든 부서의 전자 메일을 전체적으로 볼 수 있고 단 하나의 전자 메일도 놓치지 않습니다.
라우팅 규칙 및 생산성 도구와 함께 제공되어 효율적인 티켓 할당을 보장하고 원활한 후속 조치를 촉진합니다.
특징
- 브랜딩
- 부서 전반에 걸친 전체적인 이메일 보기를 위한 범용 받은 편지함
- 자동 응답을 위한 챗봇
- 라이브 채팅 및 소셜 미디어 메시징.
카야코
카야코 공유 이메일을 효율적이고 손쉽게 관리할 수 있는 강력한 도구를 제공합니다. 모든 대화에 대한 사용자 정의 보기를 제공하고 나중에 참조하고 빠르게 처리할 수 있도록 태그를 지정할 수 있습니다. 복잡한 쿼리를 전문 지원 전문가에게 자동으로 라우팅하고 긴급 쿼리에 대한 응답 시간을 최소화할 수 있습니다.
특징
- 매크로 및 미리 준비된 답변
- 응답 메트릭에 대한 통찰력을 위한 분석
- 다채널 대화 관리
- 여러 타사 통합
비공개 메모를 사용하면 상담원이 내부적으로 협업할 수 있으므로 응답 충돌 및 받은 편지함 혼동을 피할 수 있습니다. 또한 모든 고객 활동을 전체적으로 볼 수 있습니다.
도움 스카우트
그만큼 도움 스카우트 혼란을 방지하면서 공유 이메일을 효율적으로 수신, 해결, 관리 및 할당할 수 있습니다. 모든 지원 요청을 단일 대기열로 구성하거나 다른 브랜드, 부서 및 공유 이메일 주소에 대해 별도의 사서함을 만들 수 있습니다. 개인 메모, 태그 및 저장된 회신을 통해 손쉽게 내부 공동 작업을 수행할 수 있습니다. 채팅 대화와 이메일 사이를 빠르게 전환하여 새로운 수신 쿼리를 실시간으로 볼 수 있습니다.
기타 기능으로는 고급 검색, 빠른 보기, 알림 및 만족도 평가, 충돌 감지를 위한 실시간 표시기, 사용자 지정 폴더, 대량 회신, 워크플로 자동화 등이 있습니다.
해피폭스
해피폭스 효율성과 수신 이메일 추적을 잃지 않고 공유 받은 편지함을 깔끔하게 유지하고 항상 정리할 수 있습니다. 공유 받은 편지함 Gmail 및 Outlook 등과 같은 그룹 받은 편지함을 HappyFox 헬프 데스크로 빠르게 마이그레이션할 수 있으며 향상된 지원 기능을 위해 해당 기능을 활용할 수 있습니다.
특징
- “작업” 및 “마감일”을 정리하여 유지합니다.
- 티켓 가입자 추가
- 충돌 경고
- 스마트 규칙 및 미리 준비된 조치
독특한 기능 중 하나는 “와 같은 모든 부서에서 작동한다는 것입니다.[email protected]”, “[email protected]”, “[email protected]”, 그리고 “[email protected]”등. “카테고리” 기능을 사용하고 공유 받은 편지함 스레드의 대기열을 만들어 순서대로 해결하여 원하는 대로 작업 부하를 분산할 수 있습니다.
하이버
하이버 팀이 Gmail 내에서 공동작업하고 환상적인 고객 경험을 제공할 수 있게 해주는 고유한 공유 받은편지함 소프트웨어입니다. 공유 받은 편지함 대시보드는 개인 Gmail 내부에 있으며 클릭 한 번으로 들어오는 쿼리를 위임할 수 있습니다. 원활한 공동 작업을 위해 비공개 메모를 작성하고 즉시 팀과 공유할 수 있습니다.
특징
- 이메일 소유권 및 이메일 상태
- 개인 Gmail 받은편지함 내에서 즉각적인 내부 공동작업
- 자동화된 워크플로 및 고객 만족도 설문조사
- SLA 위반 및 작업 부하 분산에 대한 실행 가능한 통찰력
단일 대시보드에서 주요 지표와 상담원 성과를 추적할 수도 있습니다. Hiver는 또한 더 빠른 응답을 제공하기 위해 이메일 템플릿을 제공합니다. Gmail 계정을 헬프 데스크로 변환할 수도 있습니다. 간편한 전환을 위해 Hiver에서 제공하는 Gmail로 마이그레이션할 수도 있습니다.
홈
GrooveHQ 현재 확장 중이며 손쉬운 전환을 원하는 기업을 위해 가장 많이 공유되는 받은 편지함 도구 중 하나입니다. 모든 것을 쉽게 추적하고 전체 공유 받은 편지함을 관리하는 데 도움이 됩니다. 이메일, 채팅, 소셜 미디어 메시지, 전화 대화 등 들어오는 모든 고객 커뮤니케이션이 한 곳에서 이루어집니다.
특정 팀 구성원에게 티켓을 할당하고, 비공개 메모를 통해 협업하고, “@멘션”을 통해 팀 구성원을 루프로 초대하고, 충돌 감지를 처리할 수 있습니다. 놀라운 보고 및 추적 기능을 통해 리소스를 최대한 활용할 수 있습니다.
서포트비
서포트비 친숙한 이메일 인터페이스를 갖춘 효과적인 이메일 협업 도구이며 완벽한 협업 기능을 제공합니다. 특정 상담원이나 특정 팀에 티켓을 할당하고, 그에 대해 댓글을 달고, 필요할 때 논의할 수 있습니다. 상담원은 초안 응답을 공유하여 고객에게 보내기 전에 검토할 수 있습니다.
SupportBee는 수신 이메일을 번개처럼 빠르게 가져오는 것을 자랑하며 수동 새로 고침이 필요하지 않은 자동 업데이트 기능이 있습니다. 답변됨, 답변 없음 및 보관됨의 세 가지 티켓 범주가 있습니다. 따라서 즉각적인 주의가 필요한 티켓을 즉시 확인하고 우선적으로 해결할 수 있습니다.
공유박스
공유박스 고객 커뮤니케이션을 관리하고 Slack 대시보드에서 직접 지원을 제공할 수 있는 Slack에 구축된 헬프 데스크 및 공유 받은 편지함 소프트웨어입니다. Slack에서 메시지, 트윗 및 이메일을 수신하고 공유 이메일 및 Twitter 계정에서도 협업할 수 있습니다.
모든 계정에는 사용자가 고객 커뮤니케이션을 관리하고 응답할 수 있는 지원 사이트가 있습니다. 여러 이메일을 추가할 수도 있습니다.
공유 받은 편지함 도구: 이메일을 보다 협업적으로 만들 때입니다.
여기에 공유된 공유 받은 편지함 도구는 단순히 지원 받은 편지함을 관리하는 것 이상의 기능을 합니다. 시간을 절약하고 고객 만족도를 높이며 고객 서비스 팀의 생산성을 향상시킵니다. 또한 투명하고 책임 있는 조직 문화를 조성하고 전체 시스템에 대한 가시성을 촉진하는 데 도움이 됩니다.
라우팅 규칙을 만들고, 지원을 위해 답장을 저장하고, 챗봇을 만들어 리드 생성을 자동 조종하고, 대화에 더 많은 컨텍스트를 가져올 수 있습니다.
따라서 이러한 도구에 투자하고 비즈니스를 제대로 시작하십시오!