업무 효율을 높이는 직장 채팅 소프트웨어
효율적인 의사소통은 모든 비즈니스의 핵심 요소입니다. 특히 팀원들이 원격으로 근무하는 환경에서는 원활한 소통이 더욱 중요해졌습니다. 사무실 근무 환경에서도 채팅 앱은 팀워크를 강화하고 업무 효율성을 높이는 데 필수적인 도구로 자리 잡았습니다. 이처럼 직장 채팅 앱은 팀원 간의 의사소통을 단순화하고 긍정적인 업무 문화를 조성하는 데 중요한 역할을 합니다.
직장 채팅 소프트웨어는 이메일을 대체하여 팀원 간의 상호 작용, 업무 관련 논의, 그리고 창의적인 아이디어 교환을 촉진합니다. 단순한 메시지 교환을 넘어 개인 채팅, 그룹 대화, 음성 및 화상 통화 등 다양한 기능을 제공하며, 이는 생산성 향상에 기여합니다.
직장 채팅 소프트웨어란? 💻
과거에는 이메일이 업무 커뮤니케이션의 주요 수단이었지만, 현재는 직장 채팅 앱이 그 자리를 대신하고 있습니다. 이러한 앱들은 팀원 간의 상호작용, 업무 논의, 그리고 창의적인 아이디어 발상을 위한 더 나은 플랫폼을 제공합니다. 직장 커뮤니케이션 도구는 다양한 생산성 도구와 함께 개인 채팅, 그룹 대화, 음성 및 화상 통화 등의 기능을 제공합니다.
비즈니스에 채팅 소프트웨어를 활용할 때 얻을 수 있는 주요 이점들을 살펴보겠습니다.
이미지 출처: 언스플래쉬
향상된 의사소통
채팅 소프트웨어의 가장 큰 장점 중 하나는 팀원들이 서로 다른 위치에 있어도 원활하게 의사소통할 수 있다는 점입니다. 메시지를 주고받고, 아이디어를 논의하고, 화상 회의에 참여할 수 있습니다.
간소화된 업무 흐름
직장 커뮤니케이션 도구는 팀이 업무를 체계화하고 효율성을 높이는 데 도움을 줍니다. 매일 회의를 통해 작업 계획을 세우고, 업무를 할당하고, 즉각적인 피드백을 받을 수 있습니다.
직원 참여 증진
채팅 소프트웨어는 워크플로를 개선하고 의사소통을 원활하게 하는 것 외에도 직원들이 팀 활동에 적극적으로 참여하도록 유도하여 생산성을 높입니다.
체계적인 업무 관리
사무실에서 흔히 발생하는 문제 중 하나는 업무 상황을 파악하지 못하거나 할 일을 잊어버리는 것입니다. 하지만 채팅 앱을 사용하면 모든 것이 체계적으로 관리되어 현재 진행 중인 작업과 완료해야 할 작업을 쉽게 파악할 수 있습니다.
시간 절약 ⏳
업무를 완료하기 위해 다른 팀원과 협력할 때 시간을 관리하는 것은 매우 중요합니다. 직장 커뮤니케이션 앱을 사용하면 다른 사람에게 직접 찾아가서 논의하는 데 소비되는 시간을 절약할 수 있습니다. 따라서 불필요한 시간 낭비를 줄이고 효율성을 높일 수 있습니다.
팀 관계 강화 👨💻
건강한 팀 관계는 팀워크를 증진시키는 데 필수적입니다. 커뮤니케이션 소프트웨어를 사용하여 프로젝트와 업무를 공동으로 진행하면 팀 관계를 강화하고 새로운 아이디어를 창출하는 데 도움이 됩니다.
이 글에서는 기업의 커뮤니케이션 수준을 높이는 데 도움이 되는 최고의 직장 채팅 소프트웨어를 소개합니다. 이들 플랫폼의 장점 중 하나는 소규모 팀을 위한 무료 요금제를 제공한다는 것입니다.
Workplace
Workplace 채팅은 원격 근무 팀을 위한 간편하고 안전한 기업 커뮤니케이션 플랫폼입니다. Meta에서 제공하며, 채팅, 화상 통화, 게시물, 뉴스피드, 그리고 다양한 비즈니스 정보를 공유할 수 있는 그룹 기능을 포함합니다.
Workplace 채팅은 회사의 업무 도구와 쉽게 통합되어 지식 공유와 건강한 직장 커뮤니티 형성을 지원합니다. 팀원들은 댓글, 반응, 인스턴트 메시지를 통해 실시간으로 소통할 수 있으며, 이는 직장 문화를 강화하고 전 세계 팀원들과의 연결을 용이하게 합니다.
Meta의 Workplace는 그룹이라는 협업 공간을 통해 프로젝트 관리, 작업 할당, 피드백 제공, 업데이트 공유, 동료 언급, 그리고 저장 용량 제한 없이 안전하게 파일 공유를 할 수 있도록 지원합니다. 이러한 그룹은 공개, 비공개, 또는 비밀로 설정할 수 있으며, 여러 회사 구성원으로 그룹을 만들 수도 있습니다. 그룹 관리자는 접근 권한을 제한하여 승인된 사람만 접근할 수 있도록 할 수 있습니다.
Workplace 채팅 앱은 Office 365, Google Workspace, ServiceNow 등 50개 이상의 비즈니스 도구와 통합될 수 있으며, 필요한 경우 회사의 다른 도구와 연동되는 맞춤형 통합을 설계할 수도 있습니다. 또한 사용자의 민감한 정보가 안전하게 보호되도록 보장합니다.
Meta의 Workplace 채팅의 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 라이브 영상 및 음성 통화 기능은 회사 행사 및 정보를 공유하여 팀 분위기를 고조시키는 데 효과적입니다.
- 지식 라이브러리 기능을 통해 업무 문서를 생성, 저장, 공유할 수 있으며, PC나 스마트폰에서 정보를 체계적으로 관리하고 평가할 수 있습니다.
- 워크플레이스 그룹은 팀 간의 효율적인 의사소통과 협업을 통해 건강한 직장 문화를 조성하는 데 기여합니다.
- ML 기반 뉴스피드는 개인화된 정보와 우선순위가 높은 정보를 제공하여 집중력을 높이고 생산성을 유지하는 데 도움이 됩니다.
Workplace by Meta는 다양한 플랫폼에서 사용 가능하며, 데스크톱과 모바일 기기 모두에서 최신 정보를 확인할 수 있습니다. Workplace 채팅의 가격은 월 4달러부터 시작하며, 구매 전에 30일 평가 기간을 제공합니다.
Chatwork
Chatwork는 팀의 새로운 업무 방식을 제시합니다. 각 팀 프로젝트에 대한 별도의 대화방을 통해 모든 팀원이 실시간으로 진행 상황, 세부 정보, 결정 사항을 확인하고 참여할 수 있습니다.
Chatwork는 팀 구성원이 업무를 동기화하고 서로 유대감을 형성할 수 있도록 다음과 같은 기능을 제공합니다.
채팅 관리
- 개인 채팅 섹션에서 중요한 정보를 기록할 수 있습니다.
- 팀원과 1대1로 직접 채팅할 수 있습니다.
- 그룹 대화방을 통해 프로젝트별 그룹을 생성할 수 있습니다.
- 키워드를 사용하여 오래된 메시지를 검색할 수 있습니다.
작업 관리
- 모든 사람이 자신의 책임을 인식할 수 있도록 작업을 생성하고 팀원에게 할당할 수 있습니다.
- 마감일에 대한 작업 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
- 작업 완료 시 관리자에게 자동으로 알림을 보낼 수 있습니다.
파일 공유
- Word, Excel, 이미지 등 다양한 형식의 파일을 공유할 수 있습니다.
- 파일을 업로드하기 전에 브라우저에서 미리 볼 수 있습니다.
- 동료가 공유한 파일을 다운로드할 수 있습니다.
화상 통화
- 그룹 구성원과 회의를 위한 화상 통화를 설정할 수 있습니다.
- 얼굴을 보며 팀원과 대화할 수 있습니다.
- 화상 통화 중 화면을 쉽게 공유할 수 있습니다.
- 스마트폰을 통해 화상 통화 중 이미지를 공유할 수 있습니다.
연락처 관리
- 팀원을 조직의 Chatwork에 초대할 수 있습니다.
- 가입 요청을 수락하거나 거부할 수 있습니다.
- Chatwork ID 또는 이메일을 사용하여 팀원을 검색할 수 있습니다.
알림 관리
- 브라우저에서 Chatwork 활동에 대한 알림을 받을 수 있도록 허용할 수 있습니다.
- 알림 소리를 활성화 또는 비활성화할 수 있습니다.
- 받은 편지함에서 이메일을 받을 때 알림을 받도록 Chatwork를 설정할 수 있습니다.
사용자 관리
- 그룹에 새로운 구성원을 추가할 수 있습니다(사용자 제한은 구독에 따라 다름).
- 회원을 분류하고 검토할 수 있습니다.
- 비밀번호와 같은 사용자 세부 정보를 업데이트할 수 있습니다.
프로필 관리
- 프로필 사진으로 아바타 또는 이미지를 추가할 수 있습니다.
- 프로필에 표시되는 표지 사진을 추가할 수 있습니다.
Chatwork ID 사용자 지정
- 이메일 주소 및 전화번호와 같은 연락처 정보를 추가할 수 있습니다.
Chatwork의 무료 버전을 사용할 수 있지만 기능이 제한적입니다. 프리미엄 버전으로 업그레이드하려면 사용자당 월 5달러의 비용이 부과되며, 연간으로 청구됩니다.
Microsoft Teams
Teams는 Office 365 제품군 내에서 Microsoft가 제공하는 인기 있는 협업 도구입니다. 조직은 Microsoft Teams가 직원 간의 의사소통과 협업을 개선하는 데 중요한 역할을 한다고 평가합니다. 특히 직장 대화, 팀 협업, 화상 채팅, 문서 공유를 원활하게 지원합니다.
Microsoft Teams는 화상 회의 기능으로 널리 알려져 있지만, 그룹 채팅 기능 또한 매우 강력합니다. 특히 원격으로 근무하는 팀 구성원에게 이메일 대체 수단으로 유용합니다.
Microsoft Teams 그룹 채팅을 통해 팀원 간의 상호 작용 외에도 다른 비즈니스 앱과 통합할 수도 있습니다. 직원들은 마치 가상 사무실에서 일하는 듯한 느낌을 받을 수 있습니다. Teams 그룹 채팅은 Microsoft Teams 데스크톱 클라이언트, 웹 클라이언트, 모바일 앱에서 모두 사용할 수 있습니다. iOS, macOS, Windows, Android 등 모든 운영 체제에서 액세스할 수 있으며, 브라우저 확장으로도 사용할 수 있습니다.
Teams 그룹 채팅은 이모티콘, GIF, 서식 있는 텍스트 편집, 멘션, 스레드 회신, 파일 공유 등 모든 비즈니스 채팅 앱에 있는 기능을 제공합니다. 또한 아이콘 클릭 한 번으로 인스턴트 메시징에서 화상 통화로 쉽게 전환할 수 있으며, 필요에 따라 알림을 중지하거나 중요한 대화를 고정할 수 있습니다.
기타 기능은 다음과 같습니다.
- 누군가 태그하거나 알림을 보내면 알림을 받을 수 있습니다.
- 팀원과 파일을 공유하고 팀원이 보낸 파일에 접근할 수 있습니다.
- 메시지 검색 기능을 사용하여 키워드로 메시지를 찾을 수 있습니다.
- 인스턴트 메시징 외에도 음성 통화를 통해 팀원과 소통할 수 있습니다.
- Microsoft Teams는 회사에서 사용하는 다른 비즈니스 도구와 통합할 수 있습니다.
- Outlook 365와 같은 특정 서비스 또는 구독에 대한 추가 기능으로 도구를 다운로드할 수 있습니다.
Microsoft Teams는 Office Suite 365의 일부로 제공되며, 무료 버전은 저장 공간이 제한적입니다. Microsoft Teams Essentials는 다양한 추가 기능을 제공하며, 사용자당 월 4달러의 비용이 부과됩니다. Microsoft 365 Business Basic은 사용자당 월 5달러부터 시작합니다.
Google Chat
Google Chat은 Google Workspace의 필수적인 부분으로, 비즈니스 커뮤니케이션 소프트웨어입니다. 팀 구성원들이 협업하고 소통할 수 있는 효율적인 수단을 제공합니다. Google Chat은 가상 대화방을 만들고, 채팅 스레드를 구성하고, 작업 진행 상황을 모니터링하고, 후속 조치를 취할 수 있는 중앙 허브 역할을 합니다.
각 채팅방은 채팅, 파일 공유, 작업 할당 및 완료를 위한 개별 옵션을 제공합니다. 이를 통해 팀원들은 회의실 내에서 공유된 파일에 쉽게 접근할 수 있으며, 다른 사람에게 작업을 할당하거나 자신에게 할당된 작업을 볼 수 있습니다. 또한 첨부 파일 업로드, 이모티콘 및 애니메이션 GIF 삽입, Google Meet을 이용한 화상 통화 설정 등 다양한 기능을 제공합니다.
Google Chat은 채팅 메시지와 그룹 대화 모두를 지원합니다. 직원들은 동료가 Google 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션에서 파일, 링크, 댓글을 공유할 때 알림을 받을 수 있습니다. 또한 Google 캘린더와 손쉽게 동기화하여 팀원의 참석 여부에 따라 회의를 예약할 수 있습니다. Google Chat은 GDPR, HIPAA, ISO, AICPA 규정을 준수하며, 이중 인증을 통해 보안을 강화할 수 있습니다.
Google Chat은 API를 지원하여 G Suite 애플리케이션 및 다른 타사 도구와 통합할 수 있으며, 받은 편지함 검색 기능을 통해 대화에서 이전 메시지와 공유 파일을 빠르게 검색할 수 있습니다.
Google Chat은 플랫폼 독립적이며, 웹 클라이언트 및 독립 실행형 앱을 통해 Windows, Mac, Android 스마트폰, iPhone에서 액세스할 수 있습니다. Google Chat을 사용하려면 Google Workspace 계정이 필요합니다.
Gmail 계정이 있는 사용자는 이미 작업 공간 계정이 있으며, Google Workspace 무료 계정에서 Google Chat을 이용할 수 있습니다. 추가 기능을 사용하려면 1인당 월 6달러의 프리미엄 버전 Google Workspace로 업그레이드할 수 있습니다.
Slack
Slack은 팀 구성원 간의 커뮤니케이션과 협업을 개선하고, 현재 위치 및 업무 모드에 관계없이 비즈니스 도구에 액세스할 수 있도록 지원하는 인기 있는 메시징 및 작업 공간 커뮤니케이션 앱입니다. 프로젝트, 부서, 사무실 위치 등 다양한 기준으로 팀 구성원을 그룹화할 수 있는 채널을 지원합니다. 사용자는 자신이 관심 있는 항목을 쉽게 확인할 수 있습니다.
모든 팀이 다른 팀의 업무 진행 상황을 알 수 있도록 공개 채널을 제공하며, 새로운 팀원도 처음부터 도움을 받지 않고도 빠르게 업무를 시작할 수 있습니다.
Slack은 공개 토론, 비공개 그룹, 다이렉트 메시징, 메시지 보관, 파일 공유, 심층적인 맥락 검색을 지원합니다. 회사에서 사용하는 다른 도구와 서비스를 동기화하여 알림, 파일, 데이터를 한 곳에서 중앙 집중화할 수 있습니다. 따라서 여러 플랫폼에 로그인할 필요 없이, 작업 도구를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
Slack은 MailChimp, Dropbox, Google Drive 등 다양한 도구와 통합되어 스마트하게 작업하고 효율적인 의사 결정을 내릴 수 있도록 설계되었습니다. 또한 모든 데이터를 자동으로 색인화하고 보관하여 회사 지식 기반을 효과적으로 구축할 수 있습니다. 모든 직장 메시징 플랫폼에 공통적인 기능 외에도 Slack의 고유한 기능은 다음과 같습니다.
- 보내기 예약: Slack에서 메시지를 특정 시간에 예약하여 전송할 수 있습니다.
- Slack Huddles: 팀 구성원이 음성 또는 화상 통화에 빠르게 초대할 수 있으며, 빠른 구두 의사소통이 필요할 때 유용합니다.
- Slack Connect DM: 프리미엄 계정 사용자만 사용할 수 있으며, 그룹에 속하지 않은 다른 사용자를 초대하여 직접 대화할 수 있습니다.
무료 버전에서는 기본 기능만 사용할 수 있습니다. 프로 버전은 사용자당 월 2.67달러로 소규모 팀에 강력한 기능을 제공하며, Business+ 버전은 사용자당 5달러로 비즈니스 확장에 도움이 됩니다. 또한 Slack은 대기업을 위한 Enterprise 버전도 제공합니다.
Mattermost
Mattermost는 개발자가 보안을 유지하면서 협업할 수 있도록 설계된 강력한 올인원 커뮤니케이션 솔루션입니다. 세 가지 주요 플랫폼을 포함하고 있습니다.
- 채널: 그룹 메시지를 통해 팀원들이 소통하고 연결을 유지할 수 있도록 지원합니다.
- 플레이북: 기업이 프로세스를 설정하고 원하는 결과를 얻을 수 있도록 돕습니다.
- 보드: 프로젝트 및 작업 관리를 용이하게 하는 칸반 보드 구조를 제공하여 주요 성과를 달성하는 데 도움을 줍니다.
Mattermost의 채널 기반 협업 기능은 회사의 직원, 프로세스, 비즈니스 도구를 한 곳에 통합하는 데 도움이 됩니다. 이 오픈 소스 작업 공간 메시징 앱은 다양한 플랫폼을 지원하며, 브라우저 기반 앱, 데스크톱 클라이언트, 모바일 앱으로 사용 가능합니다.
Mattermost의 채널 플랫폼은 규정 준수 보고, 채팅 보관, 메시지 검색 등 다양한 기능을 제공합니다. 이 외에도 개인/그룹 채팅, 파일 및 링크 공유, 사용자 지정 이모티콘, 다국어 지원, 슬래시 명령, 검색 가능한 메시지 기록, 웹훅 등의 기능을 통합하여 기업이 팀원 간의 원활한 커뮤니케이션을 구축하는 데 도움을 줍니다.
또한 Enterprise 버전은 SSO(Single Sign-On), 고급 권한, MFA(Multi-Factor Authentication), 성능 모니터링 기능, 규정 준수 보고서, 사용자 지정 브랜딩, 기업 검색 기능 등 여러 추가 기능을 제공합니다.
Mattermost의 다른 장점은 다음과 같습니다.
- 조직의 모든 보안 요구 사항을 충족시켜 회사의 민감한 데이터에 대한 완벽한 제어를 보장합니다.
- 확장성이 뛰어나고 다양한 타사 앱 및 통합과 호환됩니다.
- 풍부한 텍스트 형식 및 코드 구문 강조 표시를 지원하여 개발자 간의 원활한 소통을 가능하게 합니다.
- 통합 음성/화상 회의를 통해 즉시 대면 연결 모드로 전환할 수 있습니다.
Mattermost의 Starter 버전은 무료로 제공되며, 제한적인 기능을 필요로 하는 소규모 팀에 적합합니다. 추가 기능이 필요한 경우 사용자당 월 10달러의 비용으로 Professional 버전을 이용할 수 있으며, Enterprise 버전은 견적을 요청해야 합니다.
Mattermost는 자체 호스팅 솔루션으로도 제공되어 원하는 클라우드 서버에 배포하거나 구성할 수 있으며, 카마테라를 통해 월 6달러에 이용할 수 있습니다.
결론
이 글을 통해 회사 팀원, 특히 원격으로 근무하는 팀원 간의 커뮤니케이션과 협업을 향상시킬 수 있는 최고의 채팅 소프트웨어를 이해하셨기를 바랍니다. 사용하는 채팅 소프트웨어 종류에 상관없이, 직장 협업이 원격 근무 환경에서 더욱 강화될 것이라는 점을 명심해야 합니다.