콘텐츠 및 작업 관리를 위한 9가지 최고의 SharePoint 대안

마이크로소프트 쉐어포인트(Microsoft SharePoint)는 콘텐츠, 문서, 그리고 업무 협업을 위한 효과적인 도구입니다. 하지만 만약 쉐어포인트보다 더 나은 솔루션을 찾고 있다면, 다음의 대체재들을 고려해볼 수 있습니다.

쉐어포인트는 콘텐츠 및 업무 협업 분야에서 빠르게 성장해 왔습니다. 과거에는 주로 대기업들이 쉐어포인트 클래식(SharePoint Classic) 버전이나 오피스 365(Office 365) 구독을 이용했습니다.

하지만 클라우드 도입과 SaaS 시장의 급성장은 많은 변화를 가져왔습니다. 오늘날에는 규모에 상관없이 모든 기업이 업무 및 콘텐츠 관리 앱을 이용할 수 있습니다. 따라서 쉐어포인트는 더 이상 유일한 인트라넷 또는 콘텐츠 협업 앱이 아닙니다.

만약 클라우드 기반의 협업 플랫폼과 더욱 효율적인 콘텐츠 관리를 찾고 있다면, 아래에서 쉐어포인트에 대한 몇 가지 인기 있는 대안들을 살펴보세요.

쉐어포인트 대체재를 고려해야 하는 이유

쉐어포인트 대체재를 찾는 주요 이유는 마이크로소프트가 모던 쉐어포인트(Modern SharePoint)를 적극적으로 추진하고 있으며, 클래식 쉐어포인트 2013, 2016, 2019 버전의 지원 중단 가능성이 있기 때문입니다. 마이크로소프트 런(Microsoft Learn)에 따르면, 2026년 이후에 발생할 수 있습니다. 물론 소프트웨어는 계속 사용할 수 있지만, 더 이상 업데이트나 기술 지원을 받을 수 없습니다.

따라서 팀 협업 및 문서 공유를 위한 대체 도구를 찾는 것이 좋습니다. 또한, 충분한 시간을 가지고 대안을 찾아볼수록 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다. 결국, 업무 효율성을 높이는 것이 소프트웨어의 가장 중요한 역할이며, 특히 원격 근무 환경에서는 더욱 그렇습니다.

쉐어포인트 대체재를 고려해야 하는 추가 이유

#1. 쉐어포인트 인트라넷, 콘텐츠 관리 시스템, 협업 인터페이스를 구축하려면 쉐어포인트 전문가 또는 대행사의 도움이 필요합니다. 이는 추가적인 비용을 발생시킵니다.

#2. 쉐어포인트는 마이크로소프트 365 비즈니스 베이직(Microsoft 365 Business Basic) 및 그 이상의 구독 플랜에서 무료로 사용할 수 있지만, 기본 플랜조차도 사용자당 월 $6의 비용이 발생합니다. 따라서 중소기업이나 예산이 부족한 경우 저렴한 대안을 고려하는 것이 좋습니다.

#3. 쉐어포인트의 복잡한 학습 과정을 거치지 않고, 모든 직원이 쉽게 사용할 수 있는 간단한 솔루션을 찾는다면 다른 대안을 고려해야 합니다.

#4. 쉐어포인트 클래식과 모던 버전을 이해하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 쉐어포인트의 문서, 목록, 설정, 라이브러리 등의 위치를 따로 메모해야 하는 경우도 있습니다.

#5. 마이크로소프트는 클래식 쉐어포인트를 클라우드 기반의 모던 쉐어포인트로 업그레이드했지만, 여전히 사용자 인터페이스에 문제가 있습니다. 때때로 새로고침을 해야만 버튼이나 상단 패널, 회사 로고 등이 제대로 표시될 때도 있습니다.

#6. 쉐어포인트는 사용자 정의가 가능하다고 하지만, 마이크로소프트 자체의 한계 내에서 제한적입니다. 복잡한 자동화 기능을 갖춘 고유한 콘텐츠 협업 앱이 필요한 경우 쉐어포인트는 적합하지 않을 수 있습니다.

#7. 쉐어포인트 성능은 파워 오토메이트(Power Automate)에 의해 구동되는데, 이는 IFTTT(If-This-Then-That) 방식보다 배우고 구현하기가 쉽지 않습니다.

대체재 선택 시 고려해야 할 기능

쉐어포인트 대체재를 선택하기 전에 문서 협업 도구에 다음과 같은 기능이 있는지 확인해야 합니다.

#1. 문서, 파일, 워크플로, 프로젝트 등에 대한 역할 기반 접근 권한을 통해 효율적인 협업이 가능해야 합니다.

#2. 내부 및 외부 협업을 위한 공유 가능한 링크 기능이 있어야 합니다.

#3. 동일한 콘텐츠 협업 도구 계정이 없어도 작업 공간, 대시보드, 보기에 접근할 수 있도록 공개 링크를 제공해야 합니다.

#4. 콘텐츠 관리 시스템의 기능을 확장하기 위해 타사 비즈니스 앱과의 원활한 통합 또는 코드 통합이 필요하지 않아야 합니다.

#5. 사전 구성된 콘텐츠 및 작업 관리 템플릿이 제공되어야 합니다.

#6. 사용자가 사용자 지정 콘텐츠 라이브러리, 워크플로 자동화, 프로젝트 보드를 유연하게 생성할 수 있어야 합니다.

#7. 메타데이터 기반 콘텐츠 검색 옵션이 있어야 합니다.

#8. 지식 기반을 구축할 수 있다면 더욱 큰 이점이 될 것입니다.

이제 쉐어포인트에 대한 대체재가 필요하다는 것을 알았으니, 아래에서 더 나은 콘텐츠 및 협업 앱들을 살펴보겠습니다.

컨플루언스

컨플루언스(Confluence)는 아틀라시안(Atlassian)의 콘텐츠 협업 및 문서화 소프트웨어입니다. 쉐어포인트의 대안으로서 스마트 팀에게 쉬운 원격 업무 환경을 제공합니다. 컨플루언스는 콘텐츠를 생성하고 관리하는 데 중점을 둡니다.

컨플루언스를 통해 문서, 회의록, 프로젝트 계획, 소프트웨어 코드, 디자인 와이어프레임 등을 쉽게 만들고 구성할 수 있습니다.

컨플루언스는 사용하기 쉽기 때문에 직원들이 별도의 학습 과정 없이 모바일 및 컴퓨터에서 사용할 수 있습니다.

실시간 협업 기능을 통해 팀원들이 함께 콘텐츠를 편집하고 검토할 수 있으며, 공개적으로 공유된 페이지, 화이트보드, 스페이스는 계정 가입 없이 웹 앱처럼 쉽게 접근할 수 있습니다.

또한 컨플루언스는 다양한 외부 도구와의 통합을 제공하여 기능성을 향상시킵니다. 자주 사용되는 통합에는 세일즈포스(Salesforce), 인비전(Invision), 박스(Box), 슬랙(Slack), 팀즈(Teams) 등이 있습니다.

컨플루언스는 콘텐츠 및 업무 관리 외에도 버전 관리를 지원하여 모든 변경 사항 및 수정 사항을 추적합니다. 따라서 편집 후 만족스럽지 못한 콘텐츠를 발견했을 때, 마지막으로 저장된 양호한 상태로 즉시 되돌릴 수 있습니다.

컨플루언스 가격: 사용자당 월 $5.75부터 시작 | 무료 플랜도 이용 가능

참고: 컨플루언스 vs 쉐어포인트 비교

구글 워크스페이스

구글 워크스페이스(Google Workspace)는 다양한 앱 목록을 제공하는 올인원 비즈니스 작업 공간으로, 기술 및 창의적 프로젝트를 쉽게 수행할 수 있도록 돕습니다.

콘텐츠 생성, 공유, 저장을 위해 자주 사용하게 될 주요 앱으로는 지메일(Gmail), 미트(Meet), 드라이브(Drive), 독스(Docs), 시트(Sheets), 슬라이드(Slides), 폼(Forms), 사이트(Sites), 킵(Keep), 잼보드(Jamboard), 클라우드 서치(Cloud Search), 앱스 스크립트(Apps Script) 등이 있습니다.

구글 워크스페이스 구독 기능을 확장하기 위해 보이스(Voice), 미트 하드웨어(Meet Hardware), 앱시트(AppSheet)를 추가로 사용할 수 있습니다. 앱시트는 코딩 없이도 내부 및 외부에서 공유 가능한 웹 앱을 만들 수 있는 구글의 최신 서비스입니다.

직장 보안 및 관리를 위해 비즈니스 관리자나 IT 관리자는 어드민(Admin), 엔드포인트(Endpoint), 워크 인사이트(Work Insights), 볼트(Vault)와 같은 구글 앱을 사용할 수 있습니다.

텍스트, 이미지, 웹 페이지, 슬라이드 등 대부분의 구글 앱은 버전 관리 시스템을 제공하므로, 필요할 때 이전 콘텐츠를 복원할 수 있습니다.

구글 워크스페이스 가격: 사용자당 월 $6부터 시작 (연간 결제) | 무료 플랜 이용 가능

참고: 구글 워크스페이스 개인 사용자: 알아야 할 모든 것

망고 앱스

망고 앱스(MangoApps)는 쉐어포인트의 경제적인 대안입니다. 쉐어포인트에서 제공하는 대부분의 기능을 제공합니다.

예를 들어, 인트라넷 사이트, 지식 기반, 직원 커뮤니케이션 포털, 직원 학습 및 개발 시스템(LMS), 직원 피드백 포털, 조직 전체를 위한 참여 사이트, 비즈니스 고객 커뮤니티 및 고객을 위한 셀프 서비스 포털 등을 제공합니다.

이러한 기능 외에도 사용자 고유의 기술 및 워크플로, 위키, 할 일 목록, 작업 관리, 프로젝트 작업 공간, 페이지, 오픈 API와 같은 망고 앱스 도구를 사용하여 추가 비용 없이 사용자 정의 워크플로를 생성할 수 있습니다.

직원들은 망고 앱스에 가입한 후 몇 시간 만에 협업을 통해 기능적인 프로젝트 및 콘텐츠 라이브러리를 구축할 수 있습니다. 쉐어포인트에 비해 학습 곡선이 매우 짧다는 장점이 있습니다.

망고 앱스 가격: 사용자당 월 $12부터 시작 | 14일 무료 체험 가능

박스

박스(Box)는 박스 캔버스(Box Canvas)와 같은 디지털 화이트보드를 사용하여 협업 콘텐츠 생성을 원하는 모든 비즈니스 유형에 적합한 콘텐츠 클라우드입니다. 또한 박스 릴레이(Box Relay)와 같은 워크플로 자동화 도구를 사용하여 콘텐츠 승인 및 소비 프로세스를 생성할 수 있습니다.

박스는 금융, 생명 과학, 정부, 의료, 소매, 비영리, 미디어, 엔터테인먼트, 교육, 전문 서비스 등 다양한 산업 분야에서 성공적인 사용 사례를 가지고 있습니다.

인사, 법무, 영업, 마케팅, 재무 등 다양한 부서에서 박스의 콘텐츠 관리 및 업무 협업 기능을 적용할 수 있습니다.

박스는 사이버 보안 및 데이터 개인 정보 보호에 중점을 두고 있으며, 데이터 저장에 대한 정부 및 의료 규정 준수에 대한 권위 있는 기록을 보유하고 있습니다. 박스 콘텐츠 클라우드(Box Content Cloud)는 GxP Validation, GDPR, ITAR, PCI, HIPAA, ISMAP, FedRAMP, DSS 등과 같은 국제 규정 준수 인증을 받았습니다.

박스 가격: 사용자당 월 $20부터 시작 | 무료 플랜 이용 가능

헬프주스

헬프주스(Helpjuice)는 프레시데스크(Freshdesk)와 같은 고객 서비스 소프트웨어와 원활하게 통합되는 온라인 지식 기반을 구축하는 데 도움을 줍니다.

헬프주스의 지식 기반 소프트웨어는 콘텐츠 작성 및 서식 지정, 보고 및 분석, 지식 기반 사이트 사용자 지정, 구글과 유사한 검색 상자, 다양한 비즈니스 앱과의 통합과 같은 기능을 제공합니다.

콘텐츠 작성 도구는 텍스트 서식, 이미지, 비디오, 대화형 응답 등 다양한 주석 및 텍스트 편집 옵션을 제공합니다. 포털에서 사용자 입력을 기반으로 도움말 문서 또는 문제 해결 단계를 표시할 수 있도록 기술 자료에서 백엔드 논리를 설정할 수 있습니다.

다른 편집자 또는 작성자와 링크를 공유하여 편집기 도구에서 지식창고 콘텐츠에 대한 실시간 협업이 가능합니다. 삭제된 콘텐츠를 복원할 수 있는 안정적인 버전 관리 시스템도 제공합니다. 지식 기반 포털은 SEO(검색 엔진 최적화) 관행에 따라 사용자 정의할 수 있으므로 사용자는 구글 검색에서 도움말 문서를 찾을 수 있습니다.

헬프주스 가격: 사용자당 월 $30부터 시작 (최소 사용자 4명) | 14일 무료 체험 가능

조스틀

조스틀(Jostle)은 조직의 모든 구성원이 사용자 친화적인 인트라넷 환경을 가질 수 있도록 도와주는 클라우드 기반 직원 성공 플랫폼입니다. 쉐어포인트가 복잡한 솔루션으로 느껴질 수 있는 반면, 조스틀은 간단하고 접근성이 뛰어나며 간소화되고 시각적으로 매력적인 인터페이스를 제공합니다.

뉴스 피드, 직원 인정 도구, 토론 포럼과 같은 기능은 직원들이 커뮤니케이션을 통해 공동체 의식을 함양하는 데 도움을 줍니다. 직원들은 또한 이 앱의 소셜 네트워킹 기능을 사용하여 아이디어를 공유하고 동료와 소통할 수 있습니다.

조직도와 직원 디렉토리를 사용하여 동료를 쉽게 찾고 연결할 수 있습니다.

또한 조스틀은 구글 워크스페이스(Google Workspace), 에어테이블(Airtable), 아사나(Asana), 드롭박스(Dropbox), 에버노트(Evernote), 아웃룩(Outlook), MS 팀즈(MS Teams), 세일즈포스(Salesforce), 유튜브(YouTube), 워드프레스(WordPress)와 같은 다양한 외부 도구와 통합할 수 있습니다.

조스틀 가격: 사용자당 월 $75부터 시작 | 무료 플랜도 이용 가능

도큐먼트360

도큐먼트360(Document360)은 주로 직원을 위한 온라인 셀프 서비스 지식 기반을 만들 수 있는 플랫폼입니다. 특정 팀을 위한 SOP(표준 운영 절차)와 고객을 위한 개인 문서를 제작하는 데 사용할 수 있습니다.

사용자 친화적이고 검색이 용이한 이 플랫폼에서 KB(지식 기반) 문서 및 자료를 생성, 구성, 게시할 수 있습니다. 초보자도 직관적인 도구를 사용하여 문서를 작성하고 편집할 수 있습니다. 도큐먼트360의 버전 관리를 사용하면 변경 사항을 추적하고 문서 기록을 관리할 수 있습니다.

또한 사용자 정의 가능한 템플릿 및 브랜딩, 기본 제공 분석 및 보고, 다국어 기능, 외부 도구와의 통합과 같은 기능을 사용할 수 있습니다.

도큐먼트360 가격: 프로젝트당 월 $149부터 시작 | 무료 플랜도 이용 가능

워크플레이스

메타(Meta)의 워크플레이스(Workplace)는 인트라넷과 유사한 기능을 제공하는 쉐어포인트의 인기 있는 대체재로 자리 잡은 비즈니스 커뮤니케이션 및 협업 플랫폼입니다. 워크플레이스 내의 지식 라이브러리에서 다른 사용자들이 쉽게 접근하고 검색할 수 있도록 파일을 생성, 저장, 공유할 수 있습니다.

라이브러리를 사용하여 모든 주요 리소스를 공유하는 동시에 파일 접근 권한을 관리하여 승인된 사람만 중요한 정보에 접근할 수 있도록 제어할 수 있습니다. 또한, 검색 기능을 제공하여 필요한 파일을 쉽고 빠르게 찾을 수 있습니다.

워크플레이스는 쉐어포인트(SharePoint), 허브스팟(HubSpot), 아사나(Asana), 원드라이브(OneDrive), 박스(Box), 스마트시트(Smartsheet), 태스크리스트(TaskList) 등 다양한 외부 도구와 통합됩니다. 그룹, 라이브 비디오, 뉴스 피드, 보안 센터, 인사이트와 같은 다양한 기능도 제공합니다.

워크플레이스 가격: 사용자당 월 $4부터 시작

온리 오피스

만약 쉐어포인트 구독 비용이 부담스러운 스타트업이라면 온리 오피스(ONLYOFFICE)를 사용할 수 있습니다. 온리 오피스는 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션과 같은 다양한 파일 형식을 생성, 편집, 관리할 수 있는 협업 오피스 제품군으로, 스타트업을 위한 무료 플랜을 제공합니다.

온리 오피스에서는 여러 사용자가 동일한 문서에서 실시간으로 작업할 수 있으며, 변경 사항은 즉시 모든 사용자에게 표시됩니다.

또한 이력 추적, 버전 관리, 주석과 같은 유용한 문서 관리 기능을 제공하여 사용자가 파일을 쉽게 구성하고 분류할 수 있습니다.

박스(Box), 드롭박스(Dropbox), 원드라이브(OneDrive), 구글 드라이브(Google Drive)와 같은 클라우드 스토리지 서비스와 원활하게 통합되어 중요한 파일을 쉽게 저장하고 접근할 수 있습니다. 또한 쉐어포인트, 지라(Jira), 챗GPT, 구글 번역, 줌, AWS 등 다양한 외부 도구와의 통합을 지원합니다.

온리 오피스는 스마트 보안 기능을 통해 조직의 민감한 데이터를 보호하며, 관리자는 모든 사용자의 접근 권한을 관리할 수 있습니다.

온리 오피스 가격: 사용자당 월 $8부터 시작

결론

이제 쉐어포인트 프로젝트 및 콘텐츠 라이브러리를 쉽게 대체할 수 있는 최고의 콘텐츠 및 협업 앱들을 알게 되었습니다. 이러한 모든 SaaS(Software-as-a-Service) 도구는 확장 가능한 가격 옵션을 제공하므로, 적은 투자로 시작하여 필요에 따라 확장할 수 있습니다.

만약 현재 콘텐츠, 작업, 프로젝트 관리 도구가 없어 새로운 솔루션을 찾고 있다면, 고가의 마이크로소프트 365 구독을 구매하기 전에 위에 소개된 쉐어포인트 대체재들을 고려해 보세요.

이미 마이크로소프트 365 구독을 사용하고 있다면, 현재 업무 프로세스를 중단하고 즉시 쉐어포인트에서 다른 대안으로 마이그레이션할 필요는 없습니다. 업무 효율성을 높이면서 자연스럽게 대체재로 전환할 수 있습니다.

다음은 앱 개발을 위한 최고의 오픈 소스 헤드리스 CMS입니다.