최고의 협업 플랫폼 비교

비즈니스 환경에서 Confluence와 SharePoint 중 어떤 플랫폼이 더 적합한지 고민이신가요? 정보에 기반한 결정을 내릴 수 있도록 Confluence와 SharePoint를 심층적으로 비교 분석한 이 가이드를 읽어보세요.

부서 간 또는 외부 기관과의 원활한 데이터 협업을 위해서는 효율적인 지식 관리 및 데이터 협업 도구가 필수적입니다.

Confluence와 SharePoint는 이러한 요구를 충족하는 대표적인 도구입니다. 이 두 플랫폼의 차이점을 자세히 살펴보고, 귀사의 요구에 맞는 최적의 솔루션을 선택하는 방법을 알아보세요.

Confluence: 상세 분석

Confluence는 규모나 산업 분야에 관계없이 모든 기업을 위한 강력한 지식 관리 및 아이디어 구상 도구입니다. Confluence는 다음과 같은 다양한 비즈니스 활동을 위한 팀 협업 공간을 제공합니다.

• 사업 전략 수립
• 서비스, 제품, 앱 디자인
• 인사 관리 및 급여 관리
• 마케팅 및 영업 활동
• 문서화 및 보고서 작성
• 프로젝트 기획
• 제품 관리
• 회사 정책 및 규정 관리

Confluence에서는 팀 협업을 위한 공간을 만들고, 해당 공간 내에서 다양한 페이지를 구성할 수 있습니다. 페이지 트리를 사용하여 메타데이터가 포함된 페이지 계층 구조를 생성하여 더욱 체계적으로 관리할 수 있습니다.

클라우드 환경에서 완벽하게 작동하며, 데이터 센터 또는 온프레미스 서버에 호스팅하는 옵션도 제공합니다. 주요 글로벌 퍼블리셔, 콘텐츠 제작 에이전시, 제품 및 프로젝트 관리 회사에서 Confluence 링크를 자주 사용하므로 업무 관련 페이지나 사이트에 대한 Confluence 링크를 자주 접하게 될 것입니다.

참고 자료: Confluence vs Jira: 유사점 및 차이점 심층 분석

업무 협업 도구로서 Confluence의 역할

Confluence는 원격 근무 및 하이브리드 팀에 필요한 직관적인 협업 플랫폼을 제공합니다. 팀 공간을 효과적으로 구성하기 위해 다음과 같은 정보를 활용할 수 있습니다.

• 헤더 이미지
• 공간 설명
• 팀 목표
• 연락처 정보

Confluence를 사용하면 직원 및 계약자 모두 필요한 모든 정보에 쉽게 접근할 수 있습니다. 이 도구는 이미지, 텍스트, 문서, PDF, 멀티미디어, 코드 등 다양한 유형의 콘텐츠 업로드를 지원하여 언제 어디서든 신뢰할 수 있는 비즈니스 데이터의 단일 소스 역할을 합니다.

Android 및 iOS 앱을 통해 모바일 환경에서도 콘텐츠 관리 및 협업이 가능합니다. 모바일 기기에서 대부분의 작업을 수행할 수 있어 주요 관리자가 휴가 중에도 업무 연속성을 유지할 수 있습니다.

Confluence 사용의 이점

• Confluence는 모든 직원이 컴퓨터나 휴대폰으로 쉽게 접근할 수 있는 지식 기반을 구축하는 데 도움을 줍니다.
• 협업 편집 공간, 콘텐츠 승인 자동화, 콘텐츠 보호 기능을 통해 콘텐츠 생성 및 게시 프로세스를 간소화하고 효율적으로 관리할 수 있습니다.
• Confluence를 사용하여 비즈니스 콘텐츠를 안전하게 관리하고 무단 복제나 랜섬웨어 공격을 방지할 수 있습니다.
• 잘못된 콘텐츠가 게시된 경우 버전 제어 기능을 활용하여 텍스트, 코드, 화이트보드 등을 이전 버전으로 쉽게 되돌리고 수정할 수 있습니다.
• Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management 등 Atlassian 제품을 사용하는 기업은 디지털 콘텐츠 관리를 위해 Confluence를 적극적으로 활용합니다.

SharePoint: 심층 분석

Microsoft SharePoint는 콘텐츠 저장, 게시, 배포 기능과 함께 인트라넷 및 인터넷 페이지 게시 도구로 활용됩니다. 기업에서 대외용 및 직원용 웹 포털을 별도로 운영해야 하는 경우 Microsoft SharePoint가 효과적인 솔루션이 될 수 있습니다.

SharePoint 웹 사이트를 사용하면 복잡한 웹 페이지 개발, 콘텐츠 관리, 게시 과정 없이 간편하게 사이트를 구축할 수 있습니다. 클라우드에 SharePoint를 배포하고 기본 템플릿을 활용하여 허브 사이트, 팀 사이트, 커뮤니케이션 사이트 등 다양한 유형의 사이트를 빠르게 생성할 수 있습니다.

대부분의 기업은 SharePoint를 사용하여 매일 생성되는 대량의 비즈니스 데이터를 효율적으로 관리합니다. 그러나 복잡한 개발, 관리, 보안 설정 요구 사항으로 인해 SharePoint 사용이 감소하는 추세입니다.

참고 자료: 강력한 SharePoint 성능 모니터링 도구

업무 협업 도구로서 SharePoint의 역할

SharePoint는 기본적으로 신뢰할 수 있는 인트라넷 사이트 기능을 제공합니다. 현장 근무 및 원격 근무 직원은 인증된 기기를 통해 인트라넷에 접속할 수 있으며, 사이트 콘텐츠 및 문서 탭에서 프로젝트 또는 일반 업무 관련 파일에 접근할 수 있습니다.

SharePoint는 문서의 이전 버전을 저장하는 버전 제어 시스템 역할도 수행합니다. 업로드된 파일, 문서, 이미지, 멀티미디어 등의 다양한 유형의 콘텐츠를 버전별로 관리할 수 있습니다. 여러 사용자가 동시에 파일 작업을 해야 할 경우 Microsoft Office 온라인 도구 (Word, Excel, PowerPoint 등)를 사용하여 협업할 수 있습니다.

"체크 아웃" 기능은 대규모 기업에서 유용하게 사용할 수 있습니다. SharePoint에서 문서를 체크 아웃하면 다른 팀 구성원은 해당 문서를 편집할 수 없습니다. 편집 권한을 확보하려면 체크 아웃을 해제해야 합니다.

일부 전통적인 기업과 대형 정보 기술 회사에서는 여전히 내부 웹 사이트 및 모바일 앱에 SharePoint를 사용하고 있습니다.

SharePoint 사용의 이점

• 대규모 조직과 정부 기관은 공공 인터넷에서 데이터와 파일을 안전하게 공유하기 위해 주로 SharePoint를 사용합니다.
• SharePoint를 인트라넷 솔루션으로 사용하면 인트라넷 개발 및 웹 개발자 고용 비용을 절감할 수 있습니다.
• SharePoint 사이트는 전자 상거래 상점, IT 장치 관리, 콘텐츠 저장소 등 다양한 용도로 활용할 수 있습니다.
• Microsoft 365 앱과 원활하게 통합되어 노트북이나 모바일 장치에서 웹 브라우저를 사용하여 보고서, 프레젠테이션 자료, 모바일 앱 등을 생성할 수 있습니다.
• SharePoint 목록 기능을 사용하여 할 일 목록을 관리하고 메모를 작성할 수 있습니다.
• Outlook 일정을 가져오고 내보내어 이벤트 예약 및 관리에도 활용할 수 있습니다.

Confluence vs SharePoint: 작업 프로세스 비교

Confluence와 SharePoint의 가장 큰 차이점은 작업 프로세스입니다. Confluence는 매우 쉽게 시작할 수 있습니다. 이 도구는 필요에 따라 공간과 페이지를 설정하는 과정을 안내합니다.

반면 SharePoint는 다소 복잡한 콘텐츠 관리 솔루션입니다. 설정 과정은 인터넷 또는 인트라넷 아키텍처만큼 복잡할 수 있습니다. SharePoint 사이트 및 자산을 관리할 담당자는 도구 사용 경험이 있어야 합니다. Confluence 사이트와 페이지는 누구나 쉽게 설정할 수 있지만, SharePoint 사이트는 전문 IT 관리자의 도움이 필요할 수 있습니다.

Confluence의 작업 과정

Confluence는 작업, 조직의 최신 정보, 공간 활동 등을 한눈에 볼 수 있는 대시보드를 제공합니다. Atlassian은 다음과 같은 인터페이스를 통해 사용자 편의성을 높였습니다.

• 본인 이름 및 공간
• 중단한 작업 이어서 진행
• 새로운 소식 확인 – 인기 콘텐츠 및 팔로우하는 콘텐츠 피드
• 공간 – 본인이 만들거나 공유받은 모든 작업 공간 및 페이지
• 공지 사항
• 캘린더 – 개인 및 팀 캘린더

Confluence의 공간은 프로젝트, 팀, 부서 또는 조직의 모든 활동을 호스팅합니다. 소규모 기업은 하나의 공간만 사용할 수 있지만, 다국적 기업은 수백 개의 공간을 관리할 수 있습니다.

각 공간 안에는 다양한 페이지가 있습니다. Confluence에서 제공하는 미리 구성된 프로젝트 관리 공간을 사용하는 경우 일반적으로 다음과 같은 페이지가 포함됩니다.

• 프로젝트 계획
• 의사 결정 문서
• 상태 보고서

SharePoint와 달리 Confluence 공간, 페이지, 블로그는 기본적으로 비공개로 설정되어 있습니다. 외부 협력자를 초대할 수는 있지만, 협업을 위해서는 무료 또는 유료 Confluence 계정에 가입해야 합니다.

SharePoint 작업 프로세스

SharePoint를 처음 사용하는 경우 도구 접근 방법부터 다소 어려울 수 있습니다. SharePoint를 찾으려면 Microsoft 365 홈 포털로 이동하여 왼쪽 탐색 패널의 앱 메뉴를 방문해야 합니다.

SharePoint 시작 페이지에서 새 사이트나 게시물을 만들 수 있습니다. 게시물은 SharePoint 사이트가 설정된 후에 만들 수 있습니다. SharePoint 사이트는 다음과 같은 요소로 구성됩니다.

• 홈
• 대화
• 문서
• 노트
• 페이지
• 사이트 콘텐츠
• 휴지통
• 편집

SharePoint에서 사이트 만들기로 이동하면 팀 사이트와 커뮤니케이션 사이트 중에서 선택할 수 있습니다. 사이트 생성 후에는 호스팅된 콘텐츠에 따라 공개 또는 비공개로 설정할 수 있습니다. 공개 사이트이든 비공개 사이트이든 사이트 공유 패널에서 방문자를 초대해야 합니다. 사이트 내에서 Teams, Lists, OneNote, OneDrive 등의 Microsoft 도구를 함께 사용할 수 있어 업무 생산성을 향상시킬 수 있습니다.

Confluence vs SharePoint: 활용 사례

Confluence의 활용 사례

다음은 Confluence의 주요 활용 사례입니다.

• 회사 위키 사이트 및 페이지 개발
• 콘텐츠와 함께 작업 및 프로젝트 관리
• 온라인 또는 오프라인 미디어용 콘텐츠 게시 워크플로 생성
• 개인 및 직원의 경력 개발 계획 수립
• 콘텐츠 디자인 용어집 설정

SharePoint의 활용 사례

다음은 주목할 만한 SharePoint 활용 사례입니다.

• 기업용 인트라넷 사이트 디자인 및 게시
• 팀 또는 전체 조직을 위한 문서 라이브러리 생성
• 비디오, 코드, 앱 모듈 등 대용량 비즈니스 파일 저장을 위한 파일 저장 공간 설정
• Power Automate 및 Power Apps와 같은 추가 Microsoft 도구를 사용하여 비즈니스 워크플로 자동화

Confluence vs SharePoint: 기능별 비교

Confluence vs SharePoint: 활용 사례

Confluence 활용 사례

#1. 용량 계획

Confluence를 사용하여 특정 비즈니스 영역에 대한 팀 전체의 작업 용량을 계획하고, 특정 프로젝트에 대한 팀원의 역량을 세부적으로 분석할 수 있습니다. 개인 시간 할당 시트에서 팀 구성원은 이름, 작업, 소요 시간, 작업당 시간 등을 입력해야 합니다.

그런 다음 프로젝트 팀 용량에서 역할 값, 프로젝트에 할당된 주간 시간 비율, 프로젝트 주간 시간 등을 입력하여 프로젝트 진행 상황을 효과적으로 관리할 수 있습니다.

#2. 변경 관리 문서

비즈니스에 변화를 도입하려는 경우 Confluence가 유용한 도구가 될 수 있습니다. 멀티미디어를 지원하는 텍스트 편집기인 Confluence 페이지에서 비즈니스 변환 프로세스의 모든 초안을 작성할 수 있습니다. 문제 설명, 지침 원칙, 직원 메시지, 커뮤니케이션 채널, 변경 관리 워크플로, 역할 및 책임 등과 같은 변경 관리 단계를 상세하게 기록하고 관리할 수 있습니다.

SharePoint 활용 사례

#1. 판매 관리

SharePoint 팀 사이트의 가장 일반적인 활용 사례 중 하나는 판매 운영 관리입니다. 홈페이지는 팀 또는 조직의 최신 뉴스를 제공하는 대시보드 역할을 합니다.

대화 탭을 통해 팀 간 실시간 커뮤니케이션 또는 Outlook을 통한 비동기 커뮤니케이션에 접근할 수 있습니다. 영업 담당자와 관리자는 문서 탭을 사용하여 판매 견적, 계약서, 브로셔, 송장 등에 접근할 수 있습니다. 노트북 탭을 사용하면 고객이나 공급업체를 방문할 때 빠르게 메모를 작성할 수 있습니다.

#2. 문서 라이브러리 생성

SharePoint 구독을 활용하는 또 다른 좋은 방법은 팀, 부서 또는 전체 조직을 위한 문서 라이브러리를 만드는 것입니다. 이렇게 하면 데이터 사일로를 방지할 수 있습니다. 광범위한 디렉토리 내에서 문서와 파일을 더 세밀하게 분류하기 위해 새 폴더를 추가할 수 있습니다. 문서 라이브러리에서 Word, Excel, PowerPoint 등과 같은 파일을 생성할 수도 있습니다.

Confluence vs SharePoint: 결론

이제 귀사의 비즈니스에 Confluence 또는 SharePoint 중 어떤 플랫폼이 더 적합한지 명확해졌을 것입니다. 먼저, 서버 유지 관리 및 IT 인력 비용을 절감하고자 한다면 Confluence를 선택하는 것이 좋습니다.

둘째, 간편한 지식 기반 구축, 문서 공동 작업, 실시간 아이디어 구상, 업무 관리 등 다양한 기능을 필요로 한다면 Confluence가 훌륭한 선택이 될 것입니다. Confluence 구독 요금제는 사용자당 월 $5.75부터 시작하며, 모든 비즈니스에 적합한 다양한 사전 구성된 템플릿을 제공합니다.

반면 Microsoft 365 앱을 이미 적극적으로 사용하고 있다면 SharePoint가 적합할 수 있습니다. 그러나 SharePoint만 구독하면 Outlook, OneDrive, Power Apps, Power Automate, Exchange 등과 같은 다른 Microsoft 도구를 활용할 수 있는 기회를 놓치게 될 수 있습니다.

비즈니스에 유용한 SharePoint 구독은 Confluence보다 높은 가격인 사용자당 월 $10.00부터 시작하며, 사이트 설정에 투자해야 하는 시간과 노력을 고려하면 비용 부담이 더 클 수 있습니다.

결론적으로 Confluence는 SharePoint보다 더 스마트하고 경제적인 콘텐츠 관리 및 협업 소프트웨어입니다.

다음으로 문서 자동화 소프트웨어를 확인하여 작업 시간을 절약하세요.