자원 관리의 중요성 및 효과적인 방법
자원 관리는 조직이나 프로젝트가 목표를 달성하기 위해 인력, 시간, 장비, 재정 등 다양한 자원을 효율적으로 활용하는 프로세스입니다. 이는 단순한 관리 활동을 넘어, 프로젝트의 성공과 조직의 성과를 좌우하는 핵심 요소입니다.
적절한 자원 관리는 한정된 자원을 최대한 효율적으로 사용하여 예산 내에서 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 필수적입니다. 체계적인 자원 관리를 통해 불필요한 비용 낭비를 줄이고, 시간과 자원을 최적화하여 프로젝트의 성공 가능성을 높일 수 있습니다.
자원 관리 도구는 프로젝트에 필요한 자원을 적시에 적절하게 배분하여 예산과 일정 내에서 작업을 완료하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 이러한 도구들은 프로젝트의 핵심 문제 발생을 예방하고, 의사결정 과정에 필요한 정보를 제공합니다.
자원 관리의 중요성
자원 관리에서 가장 중요한 것은 자원을 적절하게 배분하는 것입니다. 자원 배분이 잘못되면 인력 소진 및 높은 이직률로 이어질 수 있습니다. 특히, 직원들에게 과도한 업무가 주어지거나, 반대로 업무가 부족하면 조직 전체에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.
효율적인 자원 관리는 자동화된 프로세스와 기술을 통해 실현될 수 있습니다. 이는 관리자가 예산 내에서 인력과 자원을 최적으로 활용할 수 있도록 합니다. PMI Pulse 연구에 따르면, 부실한 자원 관리는 기업 자원의 최대 11.4% 손실을 초래할 수 있다고 합니다. 연구 결과 보기
팬데믹 상황과 재택근무 문화의 확산은 기업들로 하여금 자원 관리 도구를 적극적으로 도입하게 만들었습니다. 이를 통해 기업은 자원 관리를 효율화하고, 프로젝트를 범위와 일정 내에서 성공적으로 실행할 수 있었습니다.
요약하자면, 자원 계획은 프로젝트 납기 약속을 지키기 위해 필수적인 요소입니다. 이는 프로젝트 계획을 지원하고, 필요한 자원과 기술을 가시화하며, 자원 활용도 및 용량에 따른 이동을 가능하게 합니다. 또한, 프로젝트 마감일을 준수하기 위해 활동 우선순위를 정하는 데에도 도움이 됩니다.
자원 관리의 방법
기술 발전으로 인해 기존의 자원 관리 방식은 점차 사라지거나, 현대적인 환경에서는 선호되지 않는 경향이 있습니다.
과거에는 달력, 엑셀 워크시트, Microsoft Access, 워드 문서 등을 사용하여 자원을 관리, 배분 및 예약했습니다.
기존의 수동 자원 관리 방법은 시간이 많이 소요되며, 특히 여러 위치와 재택근무 환경에서 다양한 프로젝트와 팀을 관리할 때 기대하는 결과를 얻기 어려울 수 있습니다.
최신 자원 관리 도구는 프로젝트 진행 상황, 자원 가용성 및 일정에 대한 더 나은 가시성을 제공합니다. 실시간 연결 메커니즘을 통해 관리자, 직원, 이해관계자는 프로젝트 진행 상황을 명확하게 파악하고 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있으며, 주요 목표 달성을 위한 효과적인 의사소통이 가능합니다.
자원 관리 도구의 주요 이점은 다음과 같습니다:
- 명확한 기대치 설정 및 마감일 준수
- 원격 팀 관리 유연성 증대
- 간편한 작업 예약 및 계획
- 직원 근무 현황 실시간 추적
- 팀과 관리자의 가용성 및 연결성 향상
- 불필요한 간섭(미세 관리) 감소로 전반적인 만족도 향상
중소기업(SME)의 자원 관리 소프트웨어(RMS) 채택 필요성
자원은 규모에 상관없이 모든 조직의 중요한 자산입니다. 자원을 적절하게 배분하면 문제 발생, 업무 중단 및 수익 손실을 최소화할 수 있습니다. RMS 및 CRM 도구는 기업이 사업 목표를 달성하고 경쟁 시장에서 경쟁력을 유지하는 데 필수적인 역할을 합니다.
과거에는 비용, 기술 부족, 도입에 대한 이해 부족 등이 중소기업이 RMS를 사용하지 못하게 하는 요인이었습니다. 그러나 SaaS 기반 RMS와 사용하기 쉽고 단순한 플랫폼의 도입으로 이러한 문제점들이 해결되었고, 중소기업에서도 RMS를 도입하는 것이 더욱 쉬워졌습니다.
RMS 구독 기반 가격 정책은 중소기업이 비즈니스 효율성을 향상시키기 위해 RMS를 도입하도록 장려합니다. RMS는 자원 계획 수립, 작업 적절한 배분, 투명성 향상, 자동화 지원, 디지털 혁신 촉진, 경쟁력 유지, 워크플로 개선, 자원 배분 문제 해결, 여러 프로젝트 복잡성 감소, 책임 소재 명확화, 높은 수준의 관리 등 다양한 이점을 제공합니다.
다음 섹션에서는 중소기업에 유용한 최고의 자원 관리 소프트웨어를 살펴보겠습니다.
주요 자원 관리 소프트웨어 소개
Teamdeck
Teamdeck은 올인원 RMS 솔루션으로, 북미, 남미, 유럽, 호주, 중동, 아프리카 등 전 세계 다양한 팀에서 사용되고 있습니다.
이 도구는 계획, 일정 관리, 시간 기록, 휴가 관리 등 자원 관리에 필요한 모든 기능을 제공합니다. 간단한 달력 보기를 통해 할당되지 않은 자원을 추적하고, 자원에 활동을 할당하고, 일정을 모니터링하는 등의 중요한 작업을 수행할 수 있습니다.
관리자는 수익 또는 포인트 청구를 기준으로 핵심 성과 지표(KPI) 및 투자 수익률(ROI)을 계산할 수 있으며, 유연한 보고서를 통해 팀 참여도를 분석할 수 있습니다. 소프트웨어 대시보드는 파이프라인 프로젝트를 기반으로 미래 프로젝트 요구 사항을 예측하는 데 도움을 줍니다.
특징:
- 예산 및 급여 보고서 등 확장된 보고 기능
- 시간별 추적 및 팀 휴가 관리
- 승인/거부, 공휴일, 자원 부재 사유를 포함한 휴가 관리
- 다양한 프로젝트의 자원 활용도 모니터링
Teamdeck을 통해 전체 팀워크를 계획 및 관리하고, 고급 보고 기능을 바탕으로 데이터 기반 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 구독 기반으로 제공되며, 월 0.9달러부터 시작하지만, 이 가격에서는 모바일 및 Teamdeck 앱 접근은 제한됩니다.
Wrike
Wrike는 세계적인 가상화 및 클라우드 기업인 Citrix의 소프트웨어입니다. 이 솔루션은 광범위한 기능을 제공하여 자원 및 팀 관리자가 프로젝트 수명주기 전반에 걸쳐 체계적인 관리를 유지할 수 있도록 지원합니다.
Kanban 보드 및 Gantt 차트를 통해 시각적인 프로젝트 관리를 지원하며, 분산된 환경 및 여러 프로젝트에서 효과적으로 협업할 수 있도록 합니다.
대시보드는 작업을 작업, 프로젝트 및 폴더의 세 섹션으로 분류합니다. 폴더는 프로젝트에서 작업을 구성하기 위한 계층 구조를 제공합니다. 각 프로젝트에는 특정 프레임워크가 할당됩니다. 프로젝트 관리자는 개별 자원에 데이터와 기한이 포함된 특정 작업을 할당할 수 있습니다.
Wrike는 제품 로드맵 생성, 프로젝트 가시성 확보, 효과적인 의사소통 계획 수립, 복잡한 프로젝트를 실행하기 쉬운 단계로 분할하는 데 도움이 되는 다양한 템플릿을 제공합니다. 이러한 기능을 통해 자원 및 프로젝트 생산성을 극대화할 수 있습니다.
특징:
- 프로젝트 자동화 및 위험 평가
- 최종 활동에 대한 360도 가시성 제공
- 모든 팀 및 산업 분야를 위한 맞춤형 도구 제공
- 음성 명령 및 스마트 답장과 같은 강력한 도구 제공
Wrike는 Salesforce, 다양한 CRM 도구, Slack, Microsoft Teams 등 400개 이상의 통합을 지원합니다. 구독 기반으로 제공되며, 가격은 사용자당 월 9.8달러부터 시작하며, 14일 무료 평가판도 제공합니다.
Smartsheet
Smartsheet는 조직의 일상적인 활동을 한눈에 파악할 수 있는 자원 관리 도구입니다.
강력한 시간 추적 기능을 통해 인력을 최대한 활용하고, 시간 단위까지 추적할 수 있습니다. 또한 역할 기반 액세스를 통해 정규직 및 계약직 직원을 관리할 수 있습니다.
각 프로젝트의 개요를 통해 자원의 과소 활용 또는 과잉 활용을 확인할 수 있으며, 이를 통해 자원을 효율적으로 관리할 수 있습니다.
Smartsheet는 활성 브라우저 세션에서 100개의 실행 취소/다시 실행 작업을 지원하며, 프로젝트 템플릿을 사용하여 여러 프로젝트를 동시에 업데이트하거나 가져올 수 있습니다.
시간, 비용, 예산, 활용도 보고서를 통해 전반적인 성과를 분석하고, 이를 바탕으로 향후 프로젝트를 개선할 수 있습니다. 또한, 신용카드 없이 14일 동안 무료 평가판을 사용할 수 있습니다.
Forecast
Forecast는 여러 분야에서 세계 최고의 평가 플랫폼인 G2로부터 다양한 상을 받은 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.
Forecast는 프로젝트 실행부터 자원 용량 흡수까지 모든 단계를 포괄하는 완전한 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 프로젝트 관리, 팀 협업, 시간 관리, 비즈니스 인텔리전스 및 AI 기반 자동화 등 다양한 모듈을 통합하여 자원 관리 플랫폼을 강화할 수 있습니다.
이 소프트웨어는 SMB 팀이 빠르게 도입하고 사용할 수 있도록 설계되었으며, 사용자 채택률이 다른 소프트웨어보다 높습니다.
특징:
- AI 제안을 기반으로 한 빠른 시간 추적
- 모든 자원의 활용도 및 용량에 대한 실시간 시각화
- 문제 발생 방지를 위한 작업량 조정
- 자원 사용 시간 자동 계산
Forecast는 자원 및 프로젝트 관리자가 활동을 계획하고 조정하여 문제를 해결하고, 마감일을 준수하는 데 도움을 줍니다. 가격은 최소 10개 시트에 대해 시트당 월 29달러부터 시작하며, 14일 무료 평가판을 제공합니다.
ActiveCollab
ActiveCollab은 작업 관리, 팀 협업, 시간 및 자원 관리, 고객 관리 및 수익성 등 프로젝트 관리의 모든 단계를 포괄하는 사용하기 쉬운 소프트웨어입니다.
관리자 또는 책임자는 ActiveCollab을 사용하여 프로젝트 활동을 계획하고, 시작부터 완료까지 자원을 관리할 수 있습니다. 팀, 다른 관리자, 고객 간의 효과적인 의사소통과 협업을 위한 환경을 제공합니다. 3명 이하의 소규모 프로젝트의 경우 무료로 이용할 수 있습니다.
특징:
- 자동화된 작업 계획
- 다른 앱에서 프로젝트 가져오기 및 Zapier, Slack, Webhooks와 같은 통합 기능 제공
- 작업 목록 및 칸반 보드 보기
- 클라우드 스토리지 통합
ActiveCollab은 프로젝트 현황, 자원 소요 시간 및 사업 수익성을 평가하여 예산 범위 내에서 약속을 지킬 수 있도록 돕는 간단한 플랫폼입니다. 가격은 3명 사용자 기준 월 7.5달러부터 시작하며, 업무 환경에서 사용하기 전에 14일 동안 무료로 테스트할 수 있습니다.
Float
Float는 자원 관리, 일정 계획 및 용량 계획에 특화된 소프트웨어입니다. 작업 생성 및 할당, 프로젝트 단계 및 마감일 추가, 자원 배분 및 팀 용량 관리 등의 작업을 몇 초 안에 수행할 수 있습니다.
Float는 에이전시, 컨설팅 회사, 건축 회사, IT 회사 등 다양한 산업 분야에서 사용됩니다. 이 플랫폼을 통해 기존 워크플로우를 통합하여 프로젝트 관리, 일정 관리, 여유 시간 업데이트 등을 처리할 수 있습니다.
자원 용량 시각화 및 프로젝트 보고서 외에도 복잡한 프로젝트 요구 사항도 관리할 수 있습니다.
특징:
- 프로젝트 견적과 실제를 비교하는 자원 예측
- 미리 채워진 기본 작업표
- 자원 계획의 유연성 및 어디서든 자원 시간 기록
- GDPR 및 SOC2 규정 준수를 통한 개인 데이터 보호
Float는 자원 관리 플랫폼 중에서도 사용하기 쉽고 구현하기 용이한 것으로 평가받고 있습니다. 월 6달러부터 시작하며, 30일 무료 평가판을 제공합니다.
Saviom
Saviom은 사용자 맞춤 설정이 가능한 고급 자원 관리 소프트웨어입니다. 이 소프트웨어는 자원 비용을 10~30% 줄이고 자원 활용도를 10~20% 향상시키는 데 도움을 준다고 알려져 있습니다.
Saviom의 특징 중 하나는 실시간 다차원 분석을 통해 자원 요구 사항, 미지불 자원, 과잉 또는 과소 활용, 용량 계획 등 자원의 완전한 투명성을 제공한다는 점입니다. 이는 중소기업이 수요 및 공급 분석을 기반으로 자원 요구 사항을 사전에 예측하는 데 도움을 줍니다.
이 소프트웨어를 통해 적시에 적절한 자원을 빠르게 식별하고 할당할 수 있으며, 기회, 위치, 관심 분야 등을 기반으로 자원을 관리할 수 있습니다.
특징:
- 비용, 수익, 이익률 분석
- 미청구 자원을 최적화하여 자원 활용도 향상
- 자원 매트릭스를 통해 실제와 예측 간 격차 식별
- 분석 및 보고를 위한 지능형 비즈니스 대시보드
엔지니어링, 회계, IT, 건설, 컨설팅 분야에서 사용할 수 있는 엔드투엔드 자원 관리 솔루션을 찾는다면 Saviom이 좋은 선택입니다. 자원 계획, 용량 계획, 보고 및 분석은 물론 다른 워크플로우 플랫폼과 통합도 가능합니다. 가격은 견적 요청 시 제공됩니다.
Process
Process는 작업 및 자원 관리를 위한 소프트웨어입니다. 다양한 워크플로우를 생성하고, 다른 자원을 할당하고, 진행 상황을 추적할 수 있는 사용하기 쉬운 소프트웨어입니다. 문서 관리 기능도 뛰어나 팀 간 문서 생성, 구성, 공유가 쉽습니다.
드래그 앤 드롭 인터페이스를 통해 관리자는 몇 분 안에 작업을 만들고 팀에 할당하고 진행 상황을 추적하고 대시보드를 통해 알림을 받을 수 있습니다. 조건 기반 작업 생성 기능도 강력합니다.
특징:
- 단일 또는 다단계 승인 매트릭스 기반 워크플로우 생성
- 1,000개 이상의 애플리케이션 통합 기능
- 워크플로우 자동 예약 및 할당 기능
- 자동 데이터 수집을 위한 통합 양식
Process는 작업 자동화, 내장된 예약 워크플로우 및 기타 자동화 모듈을 제공하여 팀 협업 및 워크플로우 관리를 위한 완벽한 솔루션입니다. 사용자당 월 25달러부터 시작하며, 14일 무료 평가판을 제공합니다.
Instagantt
Instagantt는 프로젝트 관리를 위한 Gantt 차트 플랫폼입니다. Gantt 차트는 모든 규모의 프로젝트를 계획, 일정 조정 및 추적하는 데 사용되는 막대 차트 방식입니다.
Instagantt는 프로젝트 마감일을 계획하고, 종속성과 기준선을 설정하고, 자원을 할당하고, 팀워크를 수행하는 데 도움을 주는 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 워크로드 기능은 자원이 과부하되거나 과소 사용되지 않도록 하여 균형 잡힌 팀과 워크로드를 조성합니다.
특징:
- 직관적인 플랫폼으로 더욱 빨라진 Gantt 차트
- 각 프로젝트의 마감일, 진행 상황 및 자원을 시각화하는 대화형 대시보드
- Asana 프로젝트 통합
Gantt 차트 기반의 수상 경력에 빛나는 자원 및 프로젝트 관리 소프트웨어를 찾고 있다면 Instagantt가 좋은 선택이 될 수 있습니다. 월 5달러부터 시작하는 저렴한 가격으로 제공되며, 구매 전 7일 무료 평가판을 사용할 수 있습니다.
Mavenlink
Mavenlink는 동적 자원 최적화를 위한 수상 경력에 빛나는 소프트웨어입니다. 2021년 G2 Grids에서 자원 관리, 프로젝트 관리, 업무 관리 부문 1위를 차지했습니다.
Mavenlink는 다양한 요구 사항을 가진 비즈니스 시나리오에 따라 팀을 실시간으로 배포하는 데 사용됩니다. 이 소프트웨어를 사용하면 자원 수준을 조정할 때 생산성과 이익에 미치는 영향을 확인할 수 있습니다. 또한 향후 프로젝트에 필요한 자원을 예측할 수 있으며, 진행 중인 프로젝트의 요구 사항 및 수익성을 분석하는 데도 도움이 됩니다.
Mavenlink는 실시간으로 자원을 관리하고, 지속적으로 증가하는 기대를 충족하는 데 필요한 모든 것을 제공합니다.
특징:
- 실시간 응답을 통해 지속적인 개선 지원
- 지속 가능한 개발 영역 정의
- 프로젝트 수요에 따라 자원 역량 균형 유지
- 여러 계획을 동시에 평가
Mavenlink는 다양한 수상 경력을 자랑하는 고급 자원 관리 소프트웨어입니다. 미래 자원 요구 사항을 예측하여 포괄적인 프로젝트 및 작업 관리 플랫폼을 제공합니다. 가격은 견적 요청 시 제공됩니다.
Hubplanner
Hubplanner는 구현 및 사용이 간편한 하나의 대시보드에서 자원 관리, 작업 계획, 시간 기록, 프로젝트 계획 등 다양한 핵심 기능을 제공하는 솔루션입니다.
Hubplanner의 간단한 대시보드는 프로젝트 및 이벤트 전반에 걸쳐 전체 팀 일정에 대한 완전한 투명성을 제공합니다. 또한, 보고 구조는 사용량 추적을 위한 포괄적인 지표를 제공하며, 기업 수준의 설계가 반영되어 있습니다. 또한 자원 관리와 통합할 수 있는 별도의 일정 계획 모듈이 있습니다. 특이한 점은 관리자가 프로젝트 예산을 계획하고, 청구 요금을 설정하며, 프로젝트 지출을 계산할 수 있다는 것입니다.
특징:
- 드래그 앤 드롭 방식으로 간편한 프로젝트 팀 일정 관리
- 개별 자원 또는 프로젝트 실행 모니터링
- 모든 프로젝트 및 자원에 대한 실시간 분석 표시
- 자원 휴가 및 요청, 승인 워크플로우 관리
Hubplanner는 60일 동안 무료로 이용할 수 있습니다. 엔드투엔드 자원 관리 기능을 찾고 있다면 Hubplanner가 좋은 선택입니다. 가격은 자원당 월 7달러부터 시작합니다.
결론
자원 관리는 프로젝트 관리의 모든 단계에서 가장 어려운 과제 중 하나입니다. 하지만 올바른 도구와 소프트웨어를 사용하면 훨씬 더 쉬워질 수 있습니다. 위에 소개된 대부분의 자원 관리 도구는 수상 경력이 있으며, SaaS 기반으로 거의 동일한 기능을 제공하지만, 세부 기능에는 약간의 차이가 있습니다. 중소기업은 이러한 도구를 직접 사용해 본 후 구매 결정을 내릴 수 있습니다.
가상 비서를 찾고 계신가요? 이러한 플랫폼에서 귀사의 비즈니스에 맞는 가상 비서를 찾아보십시오.
또한, 이러한 도구를 활용하여 KPI 대시보드를 만들 수 있습니다.