전문적인 이메일 서명을 작성하는 방법: 템플릿 및 예

이메일 하단에 표시되는 서명은 간과해서는 안 될 중요한 부분입니다. 자신만의 전문적인 이메일 서명을 제작하는 방법을 알아보세요.

경력이 얼마든 상관없이 이메일 서명은 효과적인 소통에 필수적입니다. 단순히 이메일 하단에 추가하는 텍스트로 생각하지 마세요. 이는 여러분의 전문성을 강조하고 오래도록 기억에 남을 인상을 남길 수 있는 좋은 기회입니다.

이 가이드에서는 주목받으면서도 유용한 이메일 서명을 만드는 방법을 설명합니다. 또한, 이메일 서명을 제작하거나 다양한 템플릿을 얻을 수 있는 유용한 정보들을 제공할 것입니다.

이메일 서명이란 무엇일까요?

이메일을 주고받다 보면, 종종 이메일 하단에 텍스트, 이미지, 링크 등의 블록이 첨부된 것을 보게 됩니다. 이것이 바로 이메일 서명입니다. 일반적으로 이메일 발신자의 이름과 연락처 정보가 포함되어 있으며, 직책, 웹사이트 주소, 사진, 면책 조항 등을 추가할 수도 있습니다.

이메일 서명의 주된 목적은 수신자가 실제 사람과 소통하고 있음을 확인시켜 주는 것입니다. 잘 디자인된 이메일 서명을 통해 여러분과 여러분의 회사를 식별할 수 있습니다. 즉, 이메일 서명은 디지털 명함과 같은 역할을 합니다.

훌륭한 이메일 서명이 왜 필요할까요?

아직도 이메일 서명의 중요성에 대해 의문을 품고 있다면, 그 이유는 다음과 같습니다.

개인적인 이유

#1. 긍정적인 첫인상 형성

전문적인 소통이나 네트워킹 환경에서 긍정적인 첫인상은 매우 중요합니다. 잘 만들어진 이메일 서명은 여러분의 이미지를 긍정적으로 보여줄 수 있습니다.

#2. 소중한 시간 절약

이메일 서명을 설정해두면, 매번 이메일을 작성할 때마다 인사말이나 서명을 따로 추가할 필요가 없습니다. 이렇게 함으로써 소중한 시간을 절약할 수 있습니다.

#3. 개인 브랜드 강화

로고와 슬로건을 이메일 서명에 추가하여 개인 브랜드를 홍보할 수 있습니다. 프리랜서나 소규모 사업을 운영하는 경우, 서명에 브랜드 정보를 포함하여 주변 사람들에게 브랜드를 알릴 수 있습니다.

#4. 쉽게 기억될 수 있도록

다른 사람들이 여러분을 기억하길 원하십니까? 이메일에 기억에 남는 독특한 서명을 추가해 보세요. 적절한 서명을 사용하면 수신자가 여러분을 쉽게 기억할 수 있습니다.

#5. 개성 표현

이메일 내용만으로는 여러분의 개성을 충분히 드러내기 어려울 수 있습니다. 이메일 서명을 활용하여 여러분의 개성을 보여줄 수 있습니다. 여러분의 스타일에 맞는 색상, 글꼴, 스타일을 선택하세요.

전문적인 이유

#1. 전문성 강조

전문가로서 소통할 때, 이메일의 모든 내용과 함께 서명도 여러분의 전문성을 나타내야 합니다. 세련된 이메일 서명은 수신자에게 신뢰감을 줄 수 있습니다.

#2. 신뢰성 구축

훌륭한 이메일 서명은 다른 사람들과 신뢰를 쌓는 데 중요한 역할을 합니다. 고객, 동료 또는 잠재적 고용주와 소통할 때 전문적인 이메일 서명이 필요합니다.

#3. 간편한 연락 유도

이메일 서명에 전화번호나 이메일 주소와 같은 연락처 정보를 포함하면, 상대방이 필요할 때 쉽게 연락할 수 있습니다.

#4. 소셜 미디어 팔로워 증가

페이스북, 링크드인, 트위터, 인스타그램 등의 소셜 미디어 계정 링크를 추가하여, 사람들이 여러분의 소셜 미디어 활동을 접하고 새로운 팔로워를 확보할 수 있도록 합니다.

#5. 브랜드 일관성 강화

이메일 서명은 회사의 브랜딩과 시각적 정체성을 강화하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 모든 직원이 동일한 스타일의 이메일 서명을 사용함으로써 브랜드 아이덴티티를 더욱 효과적으로 홍보할 수 있습니다.

이메일 서명 제작 단계별 가이드

Gmail에서

Gmail 사용자라면 다음 단계를 통해 이메일 서명을 추가할 수 있습니다.

Gmail 받은 편지함으로 이동합니다.
오른쪽 상단 모서리에 있는 설정(톱니바퀴 아이콘)을 클릭하고 '모든 설정 보기'를 선택합니다.
일반 탭에서 '서명' 옵션을 찾을 때까지 스크롤합니다.

'새로 만들기' 버튼을 클릭합니다.
서명 이름을 입력한 후 '만들기' 버튼을 클릭합니다.
이메일 서명을 입력할 수 있는 상자에 커서가 놓입니다.
여기에서 글꼴 스타일, 글꼴 크기, 텍스트 색상, 굵게, 기울임꼴, 밑줄, 정렬, 글머리 기호 등을 선택할 수 있습니다.
Gmail 서명은 하이퍼링크와 이미지도 지원합니다.
서명 설정을 필요한 대로 변경한 후, 아래로 스크롤하여 '변경사항 저장' 버튼을 클릭합니다.
이제 서명을 사용할 수 있습니다.

Outlook에서

Outlook 이메일에 서명을 추가하려면 다음 단계를 따르세요.

Outlook 받은 편지함을 열고 '파일' 메뉴를 클릭합니다.
왼쪽 메뉴에서 '옵션'을 선택합니다.
Outlook 옵션 창에서 '메일' 탭을 선택합니다.
오른쪽 패널에서 '서명...'을 클릭합니다.

서명 및 고정 창이 '이메일 서명' 탭과 함께 열립니다.
이메일 계정 드롭다운 메뉴에서 Outlook 이메일을 선택합니다.
'새로 만들기' 버튼을 클릭하고 서명 이름을 추가한 후 '확인'을 클릭합니다.
서명 편집 상자에서 서명을 작성하고 사용자 정의합니다.
글꼴 스타일, 크기, 굵게, 기울임꼴, 밑줄, 정렬 스타일, 링크 등을 설정할 수 있습니다.
명함에서 정보를 가져올 수도 있습니다.
'저장' 버튼을 클릭합니다.
새 이메일 및 회신/전달에 사용할 서명을 선택합니다.
'확인' 버튼을 클릭하면 서명을 사용할 수 있습니다.

Yahoo Mail에서

Yahoo Mail 계정에서 이메일 서명을 만들려면 다음 단계를 따르세요.

Yahoo Mail 계정에 로그인합니다.
받은 편지함에서 오른쪽 상단 모서리에 있는 설정 아이콘을 클릭하고 '추가 설정'을 선택합니다.
왼쪽 패널에서 '이메일 쓰기'를 선택합니다.
'서명' 섹션에서 서명을 추가하려는 이메일 ID 옆에 있는 슬라이더 버튼을 클릭합니다.

옵션을 활성화하면 이메일 서명을 추가할 수 있는 상자가 나타납니다.
이모지, 굵게, 기울임꼴, 정렬, 들여쓰기, 글머리 기호, 취소선 등을 사용하여 사용자 정의할 수 있습니다.
글꼴 스타일과 크기를 선택하고 하이퍼링크를 추가할 수도 있습니다.
완료되면 설정을 종료합니다. 다음에 보내는 이메일부터 방금 만든 서명이 적용됩니다.

이메일 서명 모범 사례

✅ 이메일 서명은 간결하고 필요한 정보만 포함하는 것이 좋습니다.

✅ 전문적인 이메일 서명을 만들 때, Arial이나 Times New Roman과 같이 깔끔하고 읽기 쉬운 전문 글꼴을 사용하십시오. 개인적인 용도로는 스타일리시한 글꼴을 사용할 수 있지만, 업무용으로는 자제하는 것이 좋습니다.

✅ 개인용 이메일과 업무용 이메일을 구분하여 사용하지 않는 경우, 여러 개의 이메일 서명을 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 다양한 대상과 소통할 때 적절한 서명을 선택할 수 있습니다.

✅ 적절한 글꼴, 형식, 간격 및 그래픽을 사용하여 시각적으로 매력적인 서명을 만드십시오.

✅ 서명을 눈에 띄게 만들고 싶더라도 한두 가지 색상만 사용하는 것이 좋습니다. 너무 많은 색상은 주의를 산만하게 할 수 있습니다.

✅ 이메일 서명에는 본인 사진, 회사 로고, 웹사이트 URL, 소셜 미디어 프로필 링크 등을 포함해야 합니다.

✅ 스마트폰과 태블릿을 포함한 모든 장치에서 쉽게 읽을 수 있는 이메일 서명을 만드십시오.

✅ 이메일에 새 서명을 사용하기 전에 여러 장치와 이메일 클라이언트에서 테스트하여 서명 요소의 모양과 기능을 확인해야 합니다.

✅ 회사 모든 직원이 이메일 서명을 사용하려는 경우, 브랜드 아이덴티티와 일치하는 단일 형식을 사용해야 합니다.

✅ 이메일 주소, 전화번호, URL 등 이메일 서명의 정보는 항상 최신으로 유지하십시오.

✅ 보안 위험을 피하기 위해 집 주소나 개인 연락처 등 개인 정보는 포함하지 마십시오.

✅ 산업 및 위치에 따라 이메일 서명에 포함할 수 있는 정보에 제한이 있을 수 있습니다. 법무팀을 통해 이러한 규정을 확인해야 합니다.

#1. HubSpot

HubSpot은 무료 이메일 서명 생성기를 제공하여 여러분이 직접 이메일 서명을 만들 수 있도록 지원합니다. 여러분의 직업과 브랜드 아이덴티티에 맞게 사용자 정의할 수 있는 6가지 템플릿 중에서 선택할 수 있습니다.

이름, 직책, 회사명, 연락처 정보 등을 추가할 수 있으며, 링크드인, 페이스북, 트위터, 인스타그램 등의 소셜 미디어 계정 링크도 포함할 수 있습니다. 필요한 경우 추가 사용자 지정 필드를 추가할 수도 있습니다.

HubSpot은 테마 색상, 텍스트 색상, 링크 색상, 글꼴 유형 및 크기에 대한 사용자 지정 옵션을 제공합니다. 맞춤형 CTA(Call-to-Action) 생성과 함께 본인 사진 및 회사 로고를 업로드하는 기능도 제공합니다.

#2. Newoldstamp

Newoldstamp는 맞춤형 서명을 제작할 수 있는 플랫폼입니다. 이 웹 기반 도구는 여러분과 여러분의 팀이 브랜드 요구 사항에 맞는 이메일 서명을 만드는 데 적합합니다.

이 솔루션에서는 사용자 정의 가능한 템플릿이 포함된 완전한 브랜드 서명 생성 페이지를 얻을 수 있습니다. 고유한 디자인을 추가하고 이메일 서명에 원하는 색상과 글꼴을 사용할 수 있습니다.

회사에서 사용할 수 있는 중앙 집중식 대시보드도 제공됩니다. Newoldstamp에는 유용한 분석 및 배너 관리 시스템도 포함되어 있습니다. 또한 Google Workspace, MS Exchange 및 Microsoft 365와 통합할 수 있습니다.

#3. WiseStamp

개인 또는 조직을 위한 이메일 서명 생성 플랫폼을 찾고 있다면 WiseStamp를 고려해볼 수 있습니다. WiseStamp를 사용하면 이메일을 매력적인 마케팅 도구로 변환할 수 있는 전문적인 이메일 서명을 디자인할 수 있습니다.

이 솔루션에서 생성된 이메일 서명은 Gmail(개인 또는 업무용), Outlook(데스크톱 및 웹), Apple Mail, Yahoo 등 다양한 플랫폼에 적합합니다. 사용하기 쉬운 이메일 서명 디자이너를 통해 여러분의 취향에 맞는 글꼴, 색상, 레이아웃 등을 선택할 수 있습니다.

고지 사항, 비디오, 버튼, 배너 등 다양한 기능을 추가할 수 있는 옵션도 제공합니다. 회사 서명을 만드는 경우, WiseStamp를 사용하여 회사 전체에 통합된 이메일 서명을 만들 수 있습니다.

이메일 서명 인기 예시

친환경 에너지 회사의 이메일 서명

이미지 출처: 메일 서명

이 예시는 환경 친화적인 회사에서 근무하는 모든 사람에게 적합합니다. 배너는 수신자에게 이메일을 인쇄하지 않음으로써 종이를 절약할 것을 간접적으로 권장하는 수사적인 질문을 제시합니다. 기본 글꼴 색상은 자연과 숲을 상징하는 녹색입니다.

자동차 회사의 이메일 서명