기업과 상업 단체는 작업 주문을 금전적 예산과 수행해야 할 작업과 관련된 모든 것에 대한 진실의 근원으로 간주합니다.
문서화는 온라인이든 오프라인이든 모든 비즈니스에서 떼려야 뗄 수 없는 기능입니다. 비즈니스 수명 주기 동안 송장, 표준 운영 절차(SOP), 공급 명세서 등과 같은 많은 상업 문서를 접하게 됩니다.
높이 평가되는 문서 중 하나는 서비스 티켓이며 발행 시 비즈니스 기계가 제품/서비스를 제공하기 시작하고 주문 완료 시 수익을 얻습니다.
이러한 문서를 만들고 관리한 경험이 없는 경우 내부 또는 외부 비즈니스 작업 주문이 매우 혼란스러울 수 있습니다. 그러나 이 문서는 이 비즈니스 구성 요소에 대한 충분한 지식을 얻는 데 도움이 될 것이므로 걱정하지 마십시오. 더 이상 고민하지 말고 끝까지 읽으십시오.
목차
작업 주문이란 무엇입니까?
클라이언트로부터 작업 지시를 받으면 유지 보수, 제품 배송, 서비스 제공 등의 정식 요청입니다. 작업 티켓은 작업이 발전소 건설과 같이 고도로 복잡한 작업이든 예쁜 작업이든 공식적인 비즈니스에서 필수 불가결합니다. 컴퓨터 액세서리를 배달하는 것처럼 간단합니다.
이러한 공식 문서는 업계마다 다릅니다. 그러나 여기에 포함된 표준 정보는 기본 산출물, 시작 날짜, 종료 날짜, 보고자, 실행자 및 주문자입니다.
또한 비즈니스 문서 추적은 작업 주문으로 시작됩니다. 작업이 진행되고 문서가 한 손에서 다른 손으로 넘어갈 때 관련 당사자 간의 공식적인 커뮤니케이션 매체로 작동합니다.
마지막으로 작업이 완료되면 회계사는 이 문서를 사용하여 미수금 또는 미지급금을 정산합니다. 또한 외부 또는 내부 감사인은 비즈니스를 감사할 때 먼저 작업 지시를 받습니다.
비즈니스 사람들이 작업 지시 대신 사용할 수 있는 다른 문구는 다음과 같습니다.
- 서비스 티켓
- 작업 순서
- 작업 티켓
- 취업 티켓
공사 발주 목적
이러한 문서의 유일한 목적은 모든 작업 승인, 서비스 제공자 세부 정보, 비용 및 작업 완료 시간을 기록하는 것입니다. 소비자와 같은 외부 클라이언트와 직원과 같은 내부 클라이언트는 서비스 티켓을 생성할 수 있습니다.
그런 다음 외부 작업인지 내부 작업인지에 따라 문서가 적합한 팀으로 이동합니다. 회사는 종종 컴퓨터 소프트웨어를 사용하여 많은 디지털 또는 물리적 데스크를 통해 이동하는 바우처를 만듭니다.
작업 순서의 목표 목록을 한 눈에 볼 수 있습니다.
- 제품의 문제, 수리 및 설치/배송 설명
- 작업 또는 유지 보수 작업에 필요한 자원 및 장비 제공
- 작업/작업/유지보수에 대한 자세한 지침을 기술자에게 제공
- 작업 완료를 위해 소비된 자재, 노동 및 자원을 공식적으로 기록
- 각 승인에 대해 수행된 모든 수리 및 유지 관리 작업을 추적합니다.
- 비용, 세금, 부과금, 세액 등과 같은 화폐 데이터가 포함되어 있습니다.
작업 주문 관리 약관
작업 승인자
관리자 또는 해당 팀의 누군가가 장비 관리에 대한 유지 관리 요구 사항의 할당 및 승인을 처리합니다. 경우에 따라 프론트 데스크의 고객 관계 지원 및 담당 창고도 승인자 역할을 수행할 수 있습니다.
작업 요청자
요청자는 특정 작업을 완료하도록 요구하는 개인 또는 팀입니다. 소비자는 서비스 및 상품 산업에서 온라인 또는 직접 구매를 통해 작업 주문을 생성합니다.
B2B 시나리오에서 상업 수준의 클라이언트는 작업을 요청할 수 있으며 고객 서비스 운영 관리자가 워크스테이션 수리를 요청하는 것처럼 내부 팀에서 작업을 요청할 수도 있습니다.
현장 기술자
유지 보수 작업 티켓에서 현장 기술자는 작업 주문 문서에 언급된 작업을 실행할 수 있는 기술을 보유한 엔지니어, 목공, 수리 담당자 등입니다.
작업 주문의 구성 요소
기업은 작업 주문 문서를 사용하여 많은 항목과 관련 데이터를 기록할 수 있습니다. 다음은 포함해야 하는 몇 가지 예시 항목입니다.
필수 요소
#1. 자산은 모든 작업 티켓의 기본 구성 요소입니다.
#2. 작업 요청자의 이름도 필수입니다.
#삼. 작업 범위는 기술, 도구 및 표준 운영 절차(SOP)를 결정하기 때문에 또 다른 필수 항목입니다.
#4. 작업 요청자는 문제 설명이라는 필드도 작성해야 합니다. 그것은 기술자나 서비스 촉진자가 문제를 신속하게 이해하는 데 도움이 됩니다.
#5. 기계 부품 교체 또는 특수 도구 요구 사항도 문서에 포함되어야 합니다.
#6. 모든 사업체에는 일종의 건강 위험 요소가 있습니다. 작업 순서에 언급해야 합니다.
#7. 날짜와 시간도 매우 필요합니다. 시작 날짜, 시작 시간, 종료 날짜(예상), 종료 시간(예상), 실제 종료 날짜/시간 등이 있을 수 있습니다.
#8. 서비스 주문에는 요청자, 주문 관리자, 기술자 등의 연락처 세부 정보도 포함되어야 합니다. 따라서 휴대폰 번호, 전화 번호, FAX ID, 이메일 주소, 웹사이트, 사무실 주소 등을 포함할 수 있습니다.
자발적 구성 요소
#9. 작업 티켓에는 고객, 관리자, 기술자, 회계사 등을 위한 여러 서명 필드가 포함될 수 있습니다.
#10. 적절한 청구 및 조정을 위해 근무 시간도 있어야 합니다.
#11. 서비스 주문 양식에 작업 목록이 있으면 좋습니다. 이를 통해 작업 지시 관리자, 진행자 및 고객은 완료된 작업에 대해 동기화 상태를 유지할 수 있습니다.
#12. 최신 서비스 티켓 형식에는 주문의 중요성에 대한 전용 필드도 있습니다. 예를 들어, 우선 순위 수준에 따라 관리자는 서비스 주문을 계획합니다.
#13. 도구, 컴퓨터 응용 프로그램, 예비 부품, 소모품 등의 체크리스트를 포함하여 체크아웃하고 인벤토리로 반환할 수도 있습니다.
#14. 오픈 비용 주문에 대해 제공된 작업의 예상 비용을 포함할 수 있습니다. 가격이 미리 결정된 일괄 주문의 경우 일부 기업에서는 실제 비용을 언급합니다.
#15. 마지막으로 주문 ID와 직위가 있어야 작업 티켓을 문서화하는 데 도움이 됩니다.
작업 지시 유형
예방 정비
모든 비즈니스의 제조 또는 생산 단위는 장비 서비스에 대한 작업 티켓을 발행합니다. 기계 고장 및 생산 손실을 방지하는 데 도움이 됩니다.
범용
회사는 사용하지 않는 장비 제거, 랩톱에 바이러스 백신 설치 등과 같은 일회성 작업을 완료하기 위해 제3자가 필요할 때 서비스 티켓을 발급합니다.
기계 검사
회사는 장비, 자산 또는 도구를 평가하기 위해 타사 전문가의 검사를 위해 일회성 작업 주문을 승인합니다.
전기 같은
내부 또는 외부 클라이언트는 이러한 문서를 통해 전원 공급, 조명 및 배선 요구 사항을 요청할 수 있습니다.
비상
이러한 작업 지시는 대부분 사고를 처리하기 위해 계획되지 않은 것입니다. 직원의 생명을 보호하거나 영구적인 손상으로부터 값비싼 장비를 보호하기 위해 그러한 명령을 내릴 수 있습니다.
특별 프로젝트
때로는 기존 기계를 교체하지 않고 생산 장치를 업그레이드해야 합니다. 이 작업 티켓을 사용하여 생산성을 높이는 장비 또는 소프트웨어 업그레이드를 특별히 요청합니다.
작업 지시 사용의 이점
#1. 귀하의 비즈니스는 필요한 기록과 함께 모든 취업 티켓을 문서화하고 있습니다. 감사 기관은 귀사의 성과를 검증하기 위한 감사가 있을 때마다 이러한 기록을 요청할 것입니다.
#2. 모든 서비스 프로비저닝에 서비스 티켓을 포함하여 비즈니스를 보다 투명하게 만듭니다. 클라이언트는 작업 문서와 수집된 데이터를 공유하는 기관과 거래하는 것을 좋아합니다.
#삼. 작업 주문을 보고 만족스럽게 유지하여 내부 또는 외부 기술자에게 신속하게 비용을 지불합니다.
#4. 재고 팀이 모든 예비 부품을 사전에 조달하여 기계 유지 관리에 병목 현상이 발생하지 않도록 돕습니다.
#5. 작업 순서 메모를 분석하고 향후 기계 고장을 방지하기 위해 적절한 조치를 취하십시오.
#6. 서비스 및 제품 중심 비즈니스는 작성 및 청구된 서비스 주문 문서를 검토하여 연간 수익을 합리적으로 추정할 수 있습니다.
#7. 마지막으로 작업 주문은 여러 부서 간의 통신 스레드 역할을 합니다. 따라서 비즈니스 단위는 사일로에서 일하는 것의 부정적인 영향을 제거할 수 있습니다.
기성 템플릿을 찾을 수 있는 플랫폼은 다음과 같습니다.
인쇄 가능한 작업 주문 템플릿: TemplateLab
템플릿랩 진정한 비즈니스 문서에 대한 가장 신뢰할 수 있는 소스 중 하나입니다. 작업/작업 주문에 대한 고품질 템플릿, 양식 및 형식도 여기에서 찾을 수 있습니다. 그 내용은 다운로드하기 쉽습니다.
일부 경쟁업체와 달리 다운로드 링크를 얻기 위해 자신이나 회사에 대한 많은 정보를 공개할 필요가 없습니다.
상업 또는 개인 작업과 관련된 양식을 찾은 다음 다운로드 버튼을 클릭하여 파일을 받으십시오. 또한 Microsoft Word, Microsoft Excel, Google 문서 및 Google 스프레드시트와 같은 워드 및 스프레드시트 처리 앱을 사용하여 템플릿 파일을 쉽게 열 수 있습니다.
이 사이트는 다음과 같은 광범위한 서비스 티켓 예를 보여줍니다.
- 자동차 수리 작업의 예
- 유지 보수 작업을 위한 템플릿
- IT 업무용 양식
- 그래픽 디자인 아웃소싱 작업의 예
또한 이러한 템플릿에는 덜 제한된 서식이 포함되어 있으므로 원하는 방식으로 표와 열을 개인화할 수 있습니다.
무료 작업 주문 템플릿: Smartsheet
스마트시트 작업 티켓을 프로젝트 관리 시스템에 통합하는 데 도움이 됩니다. 독점 프로젝트 관리 소프트웨어 제공업체이기 때문에 무료로 다운로드할 수 있는 템플릿을 사용하고 문서를 Smartsheet로 가져오면 돈을 투자하지 않고 서비스 티켓을 받고 해결하는 전체 프로세스를 자동화할 수 있습니다.
잘 사용할 수 있는 몇 가지 주목할만한 템플릿은 다음과 같습니다.
- 유지 보수 작업 티켓
- 서비스 작업 작업 주문
- 작업 서비스 티켓 중지
- 조경 작업 티켓
- 모든 작업 주문 추적 템플릿
호스팅된 템플릿은 두 가지 콘텐츠 전달 방법으로 제공됩니다. 먼저 PDF, Excel 또는 Word 형식의 예제 파일을 다운로드하고 이러한 파일 형식을 지원하는 데스크톱 응용 프로그램에서 사용자 지정할 수 있습니다.
또는 템플릿을 Smartsheet 프로젝트 대시보드로 가져올 수 있습니다. 두 번째 방법은 서비스 티켓 승인자와 관리자가 수백 개의 작업 주문을 관리해야 하는 빠르게 변화하고 복잡한 환경에 매우 편리합니다.
작업 주문 템플릿: Jotform
공식적인 작업 지시 문서를 요구하는 대규모 비즈니스 고객에게 서비스를 제공해야 하는 프리랜서 또는 소규모 비즈니스 소유자인 경우 다음 템플릿을 사용해 볼 수 있습니다. 조트폼. 다음과 같은 여러 가지 이유로 비용을 절약하는 데 도움이 됩니다.
- 창작자로부터 전문 사업 위탁
- 작업 주문 관리 소프트웨어 라이선스 구매
- 이러한 취업 티켓을 생성할 수 있는 비즈니스 문서 전문가 지정
대신 사용자 정의가 쉬운 템플릿을 사용하여 Jotform의 독점 온라인 PDF 편집기로 가져오기만 하면 됩니다. 두 서비스 모두 상업적 사용은 무료입니다.
사용할 수 있는 주목할만한 서비스 티켓 템플릿은 다음과 같습니다.
- 고객 제품 설정
- 차량 서비스
- 자동차 수리
- 유지
- 웹사이트 디자인
- 비디오 제작
- 애완 동물 손질
- 프리랜서 웹 개발
또한, Jotforms 편집기를 사용하기 위해 광범위한 기술을 보유할 필요가 없습니다. 웹 브라우저를 다룰 줄 아는 사람이라면 누구나 사용할 수 있는 간단한 드래그 앤 드롭 PDF 편집기 도구입니다.
작업 주문 템플릿: Template.net
템플릿.넷 개인 및 업무용 문서의 또 다른 인기 있는 대상입니다. 문서, 템플릿, 그래픽 디자인 등과 같은 요구 사항을 입력할 수 있는 비교적 쉬운 검색 표시줄이 있으며 플랫폼은 몇 가지 고품질 예제를 검색합니다.
비즈니스 섹션에서는 편집기에서 직접 사용자 정의하거나 워드 프로세싱 앱을 사용하여 사용자 지정할 수 있는 몇 가지 특별한 작업 주문 예제에 액세스할 수 있습니다. 다만, 무료이용시설은 다소 제한적이다.
먼저 무료 또는 유료 계정에 가입해야 합니다. 그러면 매일 최대 3개의 템플릿을 다운로드할 수 있으며 무료 계정입니다. 또는 편집기를 사용할 수 있습니다. 어쨌든 다운로드 제한이 있습니다.
그러나 Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word 및 Excel과 같은 다양한 파일 형식으로 작업 주문을 다운로드할 수 있습니다.
결론
작업 주문은 종이 흔적에 관한 것입니다. 산업 전반에 걸친 비즈니스의 디지털 혁신은 이제 태블릿, 노트북 또는 휴대전화에서 PDF, Google 문서 또는 Microsoft Word 파일의 흔적입니다.
간단히 말해서 완료해야 할 작업, 언제, 누가, 작업 비용을 설명합니다. 비즈니스 인력은 작업 주문이 생성될 때 작업 완료를 시작하고 인력은 표준 회계 조건에 따라 수익이 회사 장부에 전기되면 휴식을 취합니다.
이제 서비스 티켓 및 일부 템플릿 소스에 대한 심층 토론을 거쳤으므로 이러한 문서의 고성능 복사본을 만들 수 있습니다.
성공적인 비즈니스에는 단순히 작업 명령 이상이 필요합니다. 최고의 전문가 네트워크로부터 제안을 받아 수락하거나 통과할 작업에 대해 정보에 입각한 결정을 내려야 합니다.