Google Workspace: 안전하고 효율적이며 협업적인 업무 문화를 위한 완벽한 도구입니다.
원격이든 아니든 사일로에서 일하는 동안에는 성공을 기대할 수 없습니다. 그리고 Google Workspace(이전의 G Suite)는 실시간으로 함께 작업하는 곳입니다.
구독을 기반으로 하는 Google Workspace는 다음을 포함한 여러 애플리케이션의 그룹입니다.
GmailSheetsCloud SearchMeetSlidesJamboardChat FormsAdminCalendarSitesEndpointDriveKeepVaultDocsApp 스크립트Work Insights
이것만으로도 대체품을 쉽게 찾을 수 있는 간단한 응용 프로그램입니다. 그러나 함께, 그들은 당신의 비즈니스가 하나로 기능하는 데 도움이 되기 위해 찾고 있던 필수 접착제가 될 수 있습니다.
먼저 공동 작업을 지원하는 이러한 개별 응용 프로그램 중 일부를 살펴보고 그 다음으로 기본 제공 보안 및 관리 도구를 살펴보겠습니다.
목차
지메일
우리는 컴퓨터를 처음 접한 이후로 모두 Gmail(무료)을 사용해 왔습니다. 그러나 Gmail의 비즈니스 측면은 여전히 이러한 사용자에게 숨겨져 있습니다.
이메일 보내기는 Gmail의 한 측면일 뿐이지만 Google Meet, Chat 등과의 통합과 같은 다른 기능으로 인해 겉보기에는 가능한 것 이상으로 보입니다.
예를 들어 Gmail에서 Chat 및 Meet으로 전환하여 24시간 후에 기록을 저장하거나 삭제할 수 있는 옵션을 사용하여 모든 대화를 한 곳에 보관할 수 있습니다.
또한 Smart Compose를 사용하면 이메일 발신자로서 작업을 쉽게 수행할 수 있습니다. 인공 지능으로 구동되어 이메일을 작성하는 동안 제안을 받습니다. 시간이 지남에 따라 향상되는 정확도를 높이기 위해 개인화를 켤 수도 있습니다.
Gmail의 또 다른 뛰어난 점은 스팸 필터링입니다. Gmail은 기계 학습을 통해 스팸을 99.9% 이상 차단합니다. 이것은 개인 보안을 위한 탁월한 기능이지만 비즈니스 커뮤니케이션에서도 동등하거나 더 중요합니다.
그러나 비즈니스 엔터티로서 @yourbrandname.com이 얻을 수 있는 가장 좋은 이메일 주소이며 @gmail.com을 사용하는 것은 일반적인 것으로 간주됩니다.
이 문제를 해결하려면 맞춤 도메인을 사용하고 Gmail에서 비즈니스에 대해 이야기하도록 할 수 있습니다. 또한 Google Workspace는 Microsoft Outlook과 같은 기존 이메일 제공업체에서 쉽게 전환할 수 있도록 지원합니다.
워크스페이스 지메일 또한 성공적인 이메일 마케팅에 필요한 정보도 있습니다. 미리 디자인된 레이아웃의 이점을 누리고, 사용자 정의 스타일을 추가하고, 다중 전송을 사용하여 한 번에 많은 청중에게 메시지를 전파할 수 있습니다.
Google 채팅 및 스페이스
여기에서 동료와 대화하고, 문서를 공유하고, 회의를 예약하고, Slack과 같은 타사 비즈니스 메시징 응용 프로그램을 사용하지 않고도 작업을 완료할 수 있습니다.
이것은 Chat과 Spaces의 두 가지로 나뉩니다.
당신은 가정할 수 있습니다 구글 채팅 Slack 또는 WhatsApp과 같은 메시징 애플리케이션과 유사합니다. 이는 Google 계정만으로 모든 내부 또는 외부 사람과 대화할 수 있도록 지원합니다.
또한 Chat에는 그룹 대화 기능도 있습니다.
반면에 공간은 프로젝트에 가장 적합합니다. 예를 들어 Spaces의 채팅 및 공유 섹션은 사람을 추가하고 파일을 공유할 수 있는 Slack 채널과 유사합니다.
또한 팀 구성원에게 작업을 할당하고 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
Google Workspace에는 두 가지 유형의 공간이 있습니다. 첫 번째는 추가된 구성원만 참여할 수 있는 제한적입니다. 다른 하나는 링크가 있는 특정 Space에 누구나 참여할 수 있는 전체 조직을 위한 것입니다.
여기에서 무료 버전과 L Workspace 사이의 구분자는 앱 통합 지원입니다. 수백 개의 애플리케이션(예: Twitter, Asana, Zapier 등)을 이동하지 않고도 제어할 수 있습니다.
흥미롭게도 Google은 자연어 처리를 사용하여 Chats and Spaces에서 요약을 생성했습니다. 이렇게 하면 상단에 전체 대화의 짧은 버전이 생성되어 모든 내용을 한 눈에 파악할 수 있습니다.
구글 미팅
구글 미팅 Zoom과 같은 타사 화상 회의 애플리케이션을 위한 기본 작업 공간 대체품입니다.
Google은 향후 업데이트에서 자동 회의 기록 및 요약을 추가할 것이라고 발표했습니다. 이는 보다 생산적인 만남을 보장하고 이후 단계에서 모든 대화를 관련성 있게 유지합니다.
원천: Google
또한 비디오 전송은 어두운 환경, 열등한 웹캠 또는 불안정한 네트워크와 같은 조건을 완화하는 데 도움이 될 다가오는 세로 복원의 이점을 누릴 것입니다.
마찬가지로 인물 사진 조명과 같은 기능은 온라인 모임에서 스튜디오 품질의 외관을 제공합니다.
이것은 주로 비디오에 관한 것이지만 잔향 제거와 같은 것은 공간 음향에 관계없이 모든 사람에게 최적의 청취 경험을 제공하는 에코를 필터링합니다.
행아웃 미팅은 많은 참가자를 호스트할 수 있지만 때로는 거대한 조직에 충분하지 않을 수 있습니다. 이러한 경우 Meet에는 최대 10,000명의 참석자를 위한 Livestream 기능이 포함되어 있습니다. 또한 향후 업데이트에서는 라이브 스트림에 액세스하는 모든 사람이 Q&A 또는 투표에 참여할 수 있어 모든 사람이 더 많이 참여할 수 있습니다.
Google Meet은 기본적으로 무료 화상 회의 소프트웨어이지만 일부 프리미엄 기능은 유료 가입자를 위해 예약되어 있습니다.
추가 혜택에는 더 긴 회의 시간(최대 24시간), 더 많은 참가자(최대 500명), 손 들기, 소그룹 모임, 투표, 전화 참여 등이 포함됩니다.
또한 지능형 소음 제거, 출석 추적 및 통화 녹음 기능은 Workspace Meet을 그 자체로 차별화된 패키지로 만듭니다.
또한 고객이 토론에 가장 적합한 시간대를 찾는 데 도움이 되도록 별도의 예약 페이지를 만들 수 있습니다. 그리고 이것은 누군가가 무료 슬롯을 언급하면서 시간을 예약할 때마다 업데이트됩니다.
Google Meet을 통해 진행되는 회의는 엔터프라이즈급 보안입니다. 모든 것은 전송 중에 암호화되며 스누퍼의 두려움 없이 참가자와 화면을 공유하는 것이 안전합니다. 그러나 이후 업데이트에서는 사용자가 직접 암호화 키를 관리하고 종단 간 암호화 회의를 선택할 수 있습니다.
Google 문서, 스프레드시트 및 프레젠테이션
이것은 귀하와 귀하의 팀이 조직으로 사용하는 최대량입니다.
이러한 도구를 사용하면 권한 수준에 따라 최대 100명의 사용자가 단일 파일을 동시에 보거나 편집하거나 댓글을 달 수 있습니다.
공동작업을 새로운 차원으로 끌어올리기 위해 이러한 도구가 Meet과 통합되었습니다. 따라서 사람들은 동일한 문서에서 작업할 수 있을 뿐만 아니라 작업하면서 서로 보고 대화할 수 있습니다.
이렇게 하면 앞뒤가 많이 바뀌고 실시간 조정을 통해 최소 시간에 최상의 결과를 얻을 수 있습니다.
또한 PIP 모드를 사용하면 진행 상황을 주시하면서 멀티태스킹을 할 수 있으며 행동할 시간이 되면 클릭 한 번으로 바로 시작할 수 있습니다.
대부분의 기능은 무료 사용자에게 제공되지만 Google Workspace에는 약간의 이점이 있습니다.
첫째, 기본 계층에서도 스토리지 공간이 두 배로 늘어나 더 높은 구독과 더 큰 팀(5명 이상)의 경우 무제한이 됩니다. 5명 미만의 팀 크기의 경우 각 사용자에게 할당된 스토리지는 최대 1TB까지 증가할 수 있으며, 이는 무료 버전에서 제공되는 것(15GB)보다 훨씬 많습니다.
또한 클릭 한 번으로 전체 조직과 문서를 공유하고 검색할 수 있습니다.
Google Workspace 문서도구의 또 다른 고유 기능은 자동 요약입니다. 항상 수동으로 설정할 수 있지만 필요한 경우 자동화를 통해 선택적 편집을 더 쉽게 수행할 수 있습니다.
보안 측면에서 Google은 Gmail에 배포된 것과 동일한 멀웨어 및 피싱 보호 기능을 사용하여 문서, 프레젠테이션 및 스프레드시트를 다룰 계획입니다.
이렇게 하면 개인 또는 회사의 보안을 손상시킬 수 있는 링크 또는 시도에 대한 경고를 받을 수 있습니다.
구글 캘린더
달력은 가장 많이 사용되는 것 같습니다. 그러나 완벽한 일정을 허용하여 다른 사람의 바쁜 시간과 겹치지 않도록 합니다.
최고의 사용 사례 구글 캘린더 예상 가용성을 확인하기 위해 모든 사람의 캘린더를 병합하고 있습니다. 또한 수신자가 자신의 일정과 병합할 수 있는 특정 이벤트를 나타내는 캘린더를 만들고 공유할 수 있습니다.
또한 캘린더에 설정된 모든 회의는 모든 곳에서 동기화되어 충돌 가능성을 방지합니다.
구글 잼보드
Google Jamboard 혁신을 주도하는 아이디어를 탄생시키는 데 도움이 되는 디지털 화이트보드입니다. 그리기, 지우기, 이미지 추가 등을 할 수 있는 공유 공간으로 작동합니다.
Jamboard 작성자는 다른 사용자를 뷰어(만료일 여부에 관계없이) 또는 편집자로 허용할 수 있습니다.
Jamboard 콘텐츠는 Google에서 별도로 구매할 수 있는 실제 디지털 보드로 푸시할 수도 있습니다.
그러나 지금까지 논의한 Jamboard의 모든 내용은 Google 계정이 있는 모든 사용자가 사용할 수 있습니다. Workspace 사용자를 위한 차별화 요소는 원클릭으로 기관에 공유할 수 있다는 것입니다.
구글 클라우드 검색
구글 클라우드 검색 Google Workspace 사용자에게만 제공되는 독점 기능입니다. 이 도구는 Google 검색의 강력한 기능을 비즈니스에 제공합니다.
간단히 말해서 여기에서 전체 비즈니스 문서 저장소(예: 문서, 슬라이드, 스프레드시트 등)에서 즉시 검색할 수 있습니다.
그리고 가장 중요한 부분은 액세스 제어 문서 검색입니다. 즉, 직원은 클라우드 검색에서 액세스 권한이 부여된 문서만 볼 수 있습니다.
독립 실행형 사용 외에도 클라우드 검색은 Gmail, 문서, 드라이브 등과 같은 Google Workspace 앱에서 긴밀하게 통합됩니다.
기타
이 섹션은 직장 협업을 목표로 하므로 이 섹션에서 나머지 Workspace 애플리케이션을 분류했습니다.
구글 볼트
구글 볼트 모든 Workspace 애플리케이션에 대한 사용자별 데이터를 보존하여 해당 사용자가 조직을 떠나더라도 액세스 권한을 잃지 않도록 도와줍니다.
Vault를 사용하여 Gmail 메시지, 드라이브 파일, 채팅 메시지(기록이 켜진 상태), Google Meet 녹음 및 관련 파일, 사이트 도구, Workspace Google 보이스 데이터 등을 저장할 수 있습니다.
그러나 Vault는 사용자가 지정한 데이터만 보관합니다. 또한 삭제된 사용자와 관련된 데이터는 Vault에서 사용할 수 없습니다. 이 경우 Google은 사용자를 삭제하는 대신 정지하도록 규정합니다.
Vault는 또한 역할 기반 데이터 액세스를 제공합니다.
결론적으로 Vault는 법적 또는 기타 목적으로 내보낼 수 있는 단일 위치에 모든 직원의 각 활동을 기록합니다.
Google 사이트 도구
워드프레스는 웹사이트를 만드는 가장 쉬운 방법으로 알려져 있지만, Google 사이트 도구 더 빠르게 할 수 있는 최선의 선택입니다.
필수 비즈니스 웹사이트에 활용할 수 있지만 특정 프로젝트를 선보일 때나 이벤트 웹사이트를 구축할 때 빛을 발합니다.
이것은 코딩 작업 없이 모두 끌어서 놓기입니다.
사이트는 또한 사용자 정의 도메인을 사용하여 웹 사이트에 고유한 ID를 부여하는 것을 지원합니다. 또는 일반 Google 제공 웹 주소를 사용하여 무료로 게시할 수 있습니다.
이 도구를 사용하여 만든 모든 웹 프로젝트에서 공동 작업을 수행할 수도 있습니다. 마지막으로, 사이트를 통해 디자인된 모든 웹사이트는 장치와 해상도에 따라 반응합니다.
끝점
Endpoint는 중요한 회사 데이터를 보호하기 위해 도난당한 경우 직원의 장치를 관리하는 데 도움이 됩니다.
이를 통해 강력한 암호를 적용하고 심각한 경우 기기 또는 계정 초기화를 선택할 수 있습니다. 엔드포인트는 Windows, Mac, Linux, Android, iOS 및 ChromeOS에서 비즈니스 정보를 보호하는 크로스 플랫폼 도구입니다.
또한 이를 사용하여 Google Play 또는 Apple의 App Store를 통해 특정 비즈니스 애플리케이션을 사용할 수 있도록 할 수 있습니다.
앱 스크립트
App Script는 HTML, CSS 및 JavaScript로 Workspace 기능을 확장하는 데 사용할 수 있는 Google의 로우 코드 애플리케이션 플랫폼입니다.
목표는 간단합니다. 가장 단순한 일상적인 작업을 자동화하여 중요한 것에 집중할 수 있도록 하는 것입니다.
이는 Workspace API와 함께 사전 로드되며 100개 이상의 Google 서비스와 기본적으로 통합됩니다.
Google 업무 인사이트
회사의 Google Workspace 채택을 측정하는 방법입니다.
개별 Google 앱의 사용을 확인하고 기존 앱과 비교할 수 있습니다. 팀 또는 그룹 수준 또는 전체 조직의 데이터를 표시하도록 Insights를 구성할 수도 있습니다.
그러나 이것은 채택에 국한되지 않습니다. 대신 Workspace 애플리케이션에 대한 협업 수치를 확인할 수도 있습니다. 이는 문서 공유, 공동 편집, 회의 등과 관련된 데이터를 제공하여 이러한 도구가 직장 문화에 미치는 실시간 영향을 나타냅니다.
그러나 데이터는 10명 이상의 팀에 대한 집계로 수집되므로 직원의 필수 개인 정보를 방해하지 않습니다. 그러나 관리자는 대규모 조직의 경우 이 제한을 늘릴 수 있습니다.
마지막으로 관리자는 추가 분석 및 관리 결정을 위해 보고서를 내보낼 수 있습니다.
결론
따라서 다음은 Google Workspace를 사용하여 공동작업하고 효율적으로 작업하는 데 도움이 되는 몇 가지 방법입니다.
하지만 그게 다가 아닙니다. 또한 Google Workspace Marketplace에 액세스하여 출력을 더욱 높일 수 있습니다.
추신: 이러한 도구를 사용하여 Google Workspace를 다른 수준으로 조정할 수도 있습니다. 또한 이 Google Workspace 개별 가이드를 확인하여 1인 기업가로서 비즈니스를 어떻게 변화시킬 수 있는지 알아보세요.