이메일 정리를 위해 OHIO(One-Hit-Inbox-Zero) 방식을 활용하는 것을 추천합니다. OHIO의 핵심은 보관할 필요가 있는 이메일을 받은편지함에서 꺼내 안전하게 보관하는 것입니다. 이메일 보관의 중요성과 폴더 관리에 시간을 낭비하지 않아도 되는 이유를 알아보겠습니다.
이메일을 보관해야 하는 이유
OHIO 방식의 핵심은 받은편지함을 단순한 보관 장소가 아닌, 실제로 처리해야 할 이메일이 있는 곳으로 유지하는 것입니다. 받은편지함은 자료 보관소, 쓰레기통, 또는 서류 캐비넷이 아닙니다.
만약 받은편지함에 수백 또는 수천 개의 이메일이 쌓여 있다면, 중요한 메일이 묻히기 쉽습니다. 시야에서 멀어지면 관심도 사라지기 마련입니다. 필요한 이메일을 찾기 어려워지고, 이메일 클라이언트의 작동 속도가 느려질 수 있습니다. Gmail과 같이 브라우저를 통해 이메일에 접속하는 경우에도, 휴대폰에서 Outlook이나 Apple Mail을 사용할 때 저장 공간을 차지할 수 있습니다.
결론적으로, 모든 이메일을 받은편지함에 보관하는 것은 비효율적이며 여러 가지 이유로 피해야 합니다.
이 점을 고려하여, 이메일을 처리(답장, 전달, 작업 전환, 일정 조정 등)한 후에는 삭제하거나 보관해야 합니다. 다음은 이메일 보관 방법에 대한 설명입니다.
이메일을 어디에 보관해야 할까요?
이메일은 “보관” 폴더로 옮겨야 합니다. 여러 개의 세분화된 폴더가 아닌, 단 하나의 보관 폴더로 이동해야 합니다.
이렇게 주장하는 데에는 이유가 있습니다.
첫째, 폴더 구조를 설정하고 유지하는 데에는 상당한 시간이 소요됩니다. 그 시간에 이메일을 처리하는 것이 더 효율적입니다. 둘째, 이메일을 어떤 폴더에 넣어야 할지 결정하는 데 많은 고민이 필요할 수 있습니다. 예를 들어, 동료가 마감일을 놓친 이유에 대한 이메일을 해당 프로젝트 폴더에 넣어야 할지, 동료 개인 폴더에 넣어야 할지, 아니면 배운 점을 정리하는 폴더에 넣어야 할지 고민될 수 있습니다. 의사 결정은 시간과 에너지를 소모합니다. 마지막으로, 이메일이 여러 폴더에 분산되어 있고 각 폴더에 수많은 이메일이 있다면 원하는 이메일을 찾기가 매우 어려워집니다.
단일 보관 폴더를 사용하면 이메일을 받은편지함에서 쉽게 이동할 수 있으며, 복잡한 분류 과정을 생략할 수 있습니다. 이메일을 처리하고 바로 보관 폴더로 옮기면 됩니다. 이보다 더 간단할 수는 없습니다. 특히 이메일이 끊임없이 밀려올 때, 이메일 처리 과정은 최대한 간단하고 효율적이어야 합니다. 작은 불편함이라도 반복되면 큰 스트레스로 이어질 수 있습니다.
어떤 사람들은 이 방법이 복잡한 폴더 구조의 고통에서 벗어날 수 있는 좋은 해결책이라고 생각하겠지만, 또 다른 사람들은 공들여 만든 복잡하고 논리적인 폴더 구조를 잃는다는 생각에 힘들어할 수도 있습니다. 이러한 분들에게는 이 방법이 받아들이기 어려울 수 있습니다. 하지만 단일 보관 폴더를 사용하는 것이 장기적으로 이익이 된다는 것을 확신한다면, 시스템을 바꾸는 데 따른 어려움을 감수할 가치가 있습니다.
이메일을 대량으로 보관하는 방법
이메일을 보관하려면 단순히 보관 폴더로 이동하면 됩니다. 하지만 받은편지함에 수백 또는 수천 개의 이메일이 있다면 하나씩 옮기는 것은 매우 번거로운 일입니다. 대량으로 옮기는 방법을 찾아야 합니다.
Microsoft Outlook 또는 Apple Mail과 같은 이메일 클라이언트를 사용하면 쉽게 여러 개의 이메일을 선택할 수 있습니다. 받은편지함에서 첫 번째 이메일을 클릭하고, 아래로 스크롤한 다음, 키보드에서 SHIFT 키를 누른 채 다른 이메일을 클릭하면, 그 사이의 모든 이메일이 선택됩니다. 그런 다음 선택한 이메일을 보관 폴더로 드래그하거나 보관 버튼을 클릭하면 됩니다. 대부분의 이메일 클라이언트에는 플로피 디스크 아이콘과 마찬가지로, 오래된 상자 모양의 보관 아이콘이 있습니다. Outlook 및 Apple Mail의 클라이언트 응용 프로그램 및 모바일 앱에서 이 보관 버튼을 찾을 수 있습니다.
Outlook 클라이언트를 사용한다면, 선택한 모든 이메일을 읽음으로 표시하고 한 번의 클릭 또는 단축키로 보관 폴더로 이동하는 빠른 단계를 만들 수도 있습니다.
만약 처음부터 다시 시작하고 싶다면, Ctrl + A(Mac에서는 Command + A) 단축키를 사용하여 받은편지함의 모든 이메일을 선택하고 보관할 수 있습니다. 이것이 최선의 방법이라고 단정할 수는 없지만, 확실히 빠른 시간 안에 빈 받은편지함을 만들 수 있습니다.
Gmail과 같은 웹 인터페이스에서는 페이지 상단의 확인란을 클릭하여 한 번에 페이지의 모든 이메일을 선택할 수 있습니다.
이메일을 선택한 후, 보관 버튼을 클릭하여 이메일을 이동하십시오.
Gmail에서는 받은편지함의 모든 이메일을 선택하는 단축키는 없지만( * + a는 현재 페이지의 모든 이메일을 선택하지만), 페이지의 모든 이메일을 선택하면 받은편지함에 있는 모든 이메일을 선택할 수 있는 옵션이 메시지 표시줄에 나타납니다.
이 링크를 클릭하여 받은편지함에 있는 모든 이메일을 선택할 수 있습니다. 선택을 취소할 수 있도록 메시지 표시줄이 변경됩니다.
얼마나 많은 이메일을 보관해야 할까요?
보관할 이메일의 양은 개인의 선택에 달려있습니다. 이전에도 언급했듯이, 빈 받은편지함을 유지하는 것은 일시적이거나 불가능에 가깝습니다. 누구나 당신의 이메일 주소를 알고 있다면 언제든지 이메일을 보낼 수 있으므로, 받은편지함에 들어오는 내용을 완전히 통제할 수는 없습니다. 따라서 받은편지함을 비워도 다시 채워질 것입니다. 하지만, 짧은 시간이라도 빈 받은편지함을 유지하는 것이 심리적인 부담을 줄여주므로 목표로 삼는 것도 나쁘지 않습니다. 이메일 관리는 목표가 아닌 지속적인 과정입니다. 보관할 필요가 없다면 삭제하는 것도 좋은 방법입니다.
받은편지함의 모든 이메일을 보관하거나 삭제하는 데 집중하는 대신, 이메일 스트레스를 줄이는 데 집중하는 것이 좋습니다. 이메일 스트레스를 줄이는 방법은 개인마다 다르지만, 다음과 같은 목표를 설정할 수 있습니다.
- 하루가 끝날 때, 처리해야 할 긴급한 이메일이 없도록 하기
- 영업일 기준 2일 이상 지난 이메일이 받은편지함에 남아있지 않도록 하기
- 주말에 직원, 관리자, 고객으로부터 온 이메일이 없도록 하기 (필요시 삭제)
어떤 이메일이 가장 큰 스트레스를 유발하는지 파악하고, 그 이메일을 우선적으로 처리하고 보관하거나 삭제하는 것이 좋습니다.