효율적인 통합 커뮤니케이션 서비스(UCaaS) 플랫폼을 도입하면 현재 비즈니스 운영에 도움이 될 뿐만 아니라, 미래의 기술적 발전에도 효과적으로 대응할 수 있습니다.
오늘날과 같이 경쟁이 치열한 비즈니스 환경에서 UCaaS 솔루션은 뛰어난 유연성, 편리성, 확장성, 비용 효율성 등 다양한 이점을 제공하며, 이는 현대 기업들에게 필수적인 요소로 자리 잡았습니다.
특히 최근의 팬데믹 상황처럼 직원들이 원격으로 근무해야 하는 시기에 UCaaS는 그 중요성을 입증했습니다. 원격 근무자들을 위한 고급 도구와 자원을 제공함으로써 생산성을 높이고 업무 프로세스를 간소화하여 비즈니스 성공에 기여할 수 있습니다.
본 글에서는 UCaaS가 무엇인지 살펴보고, 비즈니스 커뮤니케이션을 효율적으로 관리하기 위해 선택할 수 있는 최적의 UCaaS 플랫폼들을 소개합니다.
UCaaS란 무엇인가?
UCaaS(Unified Communications as a Service)는 클라우드 기반으로 제공되는 비즈니스 커뮤니케이션 솔루션입니다. 기업 규모에 관계없이 클라우드를 통해 통합 커뮤니케이션 서비스를 이용하고 접근할 수 있도록 지원합니다.
UCaaS는 SaaS(Software as a Service), PaaS(Platform as a Service), IaaS(Infrastructure as a Service)와 같은 XaaS(Anything-as-a-Service) 개념의 하나입니다. 전 세계적으로 디지털 전환을 가속화하며 다양한 산업 분야에서 클라우드 서비스 도입을 촉진하는 데 중요한 역할을 하고 있습니다. UCaaS는 주로 다음 6가지 주요 통신 기능을 지원합니다.
- 기업 전화 시스템
- 통합 메시징
- 모빌리티 지원
- 인스턴트 메시징 및 팀/개인 프레즌스 관리
- 오디오, 비디오, 웹 회의 솔루션
- 워크스트림 협업, 커뮤니케이션 플랫폼, 컨택 센터와 같은 커뮤니케이션 지원 프로세스
클라우드 기반이기 때문에 모든 규모의 기업이 쉽게 도입할 수 있으며, 간편한 확장, 용이한 설정, 비용 절감 등의 이점을 제공합니다.
UCaaS의 작동 원리
클라우드 기반 UCaaS 인프라는 서비스 제공업체가 소유, 운영, 유지 관리합니다. 따라서 사용자는 초기 설정이나 인프라 구축에 대한 부담 없이 서비스를 시작할 수 있습니다. UCaaS의 주요 특징은 다음과 같습니다.
- 데이터 센터, 컴퓨팅, 랙, 공통 장비, 네트워크, 블레이드 등 공유 인프라에 기반한 멀티 테넌트 구조
- 사용량 및 성능을 관리하고 모니터링할 수 있는 셀프 서비스 웹 포털
- 월간 또는 구독 기반의 라이선스 제공
UCaaS는 채팅, SMS, 화상 회의, 컨택 센터 등 다양한 기능을 제공하여 기업의 커뮤니케이션을 간소화합니다. 모든 통신이 인터넷을 통해 이루어지기 때문에 추가적인 VoIP 하드웨어가 필요하지 않습니다. UCaaS 서비스 제공업체는 백엔드 구성, 통신 기능, 보안 등 모든 기술적 측면을 담당합니다.
UCaaS의 작동 방식을 더 잘 이해하기 위해서는 VoIP(Voice-over-Internet Protocol) 기술에 대한 이해가 필요합니다. VoIP는 음성 신호를 데이터 패킷으로 변환하여 클라우드 기반 전화 서비스 제공업체에 전송합니다. 또한 음성 메일 알림 및 전화번호 관리는 SIP(Session Initiation Protocol)를 통해 이루어집니다.
UCaaS는 복잡한 설정 없이 VoIP의 모든 기능을 최대한 활용할 수 있도록 지원합니다. 팀원들은 어디서든 쉽게 전화를 걸고, 모바일 장치나 컴퓨터에 설치된 앱을 통해 원격으로 업무를 처리할 수 있습니다.
또한 UCaaS 데이터 센터는 악천후, 전력 서지, 정전과 같은 상황에도 견딜 수 있도록 설계되어 있어, 비즈니스 연속성을 보장하고 확장성을 높입니다. 이는 자체적으로 UCaaS 플랫폼을 구축하는 경우 기업이 관리하기 어렵고 많은 비용이 소요되는 부분입니다.
또한 UC 서비스는 간편한 협업, 메시징, 화상 회의 기능을 제공합니다. 모든 기능은 조직 내에서 원활하고 통합된 커뮤니케이션을 지원하도록 설계되어 있으며, 사내 또는 원격 근무 여부에 관계없이 효율적인 업무 환경을 조성합니다.
UCaaS의 주요 구성 요소
UCaaS는 다양한 통신 도구, 오디오 회의, 파일 공유, 전화 통신, 이메일, 화상 회의 등을 통합적으로 제공합니다.
뛰어난 UCaaS 플랫폼은 이러한 모든 기능을 직관적인 인터페이스를 통해 제공해야 합니다. 이를 통해 사용자들이 쉽게 탐색하고 생산성을 향상시킬 수 있습니다. 또한 통합 컨택 센터, 임베디드 커뮤니케이션, 채팅, 비디오, 음성 기능 등을 제공해야 합니다.
UCaaS의 주요 구성 요소는 다음과 같습니다.
전화 시스템
UCaaS 플랫폼은 착신 전환, 라우팅, 녹음, 발신자 ID 차단, 자동 교환, 음성 메일, 통화 관리 등 필수 기능을 포함한 고품질 전화 시스템을 제공합니다. 클라우드 PBX와 VoIP를 사용하여 인터넷을 통해 전화를 주고받을 수 있도록 지원합니다. 고급 솔루션은 AI 기술을 활용하여 효율성을 높이고 데이터 분석을 통한 인사이트를 제공하기도 합니다.
화상 회의
특히 코로나19 팬데믹 이후 화상 회의는 현대 비즈니스 운영에 필수적인 요소가 되었습니다. 직원들이 어디에서든 근무할 수 있게 되면서 화상 회의는 회의나 중요한 논의를 진행할 때 효과적인 통신 수단으로 활용되고 있습니다.
UCaaS 솔루션은 다자간 또는 일대일 통화, 회의, 웨비나, 프레젠테이션, 채팅 등 다양한 기능을 제공하여 협업을 강화하고 지리적 제약 없이 커뮤니케이션을 활성화합니다.
이메일 및 인스턴트 메시징
인스턴트 메시징을 통해 팀원들은 실시간으로 온라인 채팅을 할 수 있습니다. 이는 빠른 브리핑, 알림, 정기적인 커뮤니케이션에 유용하며, 편리하고 효율적이며 방해를 최소화하여 고객 지원을 제공하는 데에도 효과적입니다.
이메일은 기업 커뮤니케이션의 중요한 채널로 여전히 유효합니다. 가장 전문적이고 공식적인 커뮤니케이션 방식으로, 다른 채널과 함께 사용하여 워크플로를 간소화하고 직원과 고객이 선호하는 커뮤니케이션 방식을 제공할 수 있습니다.
협업 도구
UCaaS 플랫폼에는 팀워크와 커뮤니케이션을 강화하는 다양한 협업 도구가 포함되어 있습니다. 빠른 일정 예약, 화면 공유, 파일 공유, 녹음, 코칭 기능뿐만 아니라 프로젝트 관리, 고객 관리, 직원 관리 등 다양한 기능을 제공합니다.
클라우드 및 클라이언트 기반
UCaaS는 클라우드 기반으로 제공됩니다. 즉, 모든 플랫폼과 서비스는 클라우드 또는 서비스 제공업체의 데이터 센터에서 인터넷을 통해 호스팅됩니다. 이를 통해 언제 어디서든 다양한 장치로 서비스에 접근할 수 있습니다.
기업 및 원격 근무자를 위한 UCaaS의 이점
위에서 살펴본 바와 같이 UCaaS는 원격 근무자를 포함한 기업과 사용자 모두에게 다양한 이점을 제공합니다. 주요 이점은 다음과 같습니다.
확장성
UCaaS를 사용하면 비즈니스 요구 사항에 따라 소프트웨어 및 리소스를 쉽게 확장하거나 축소할 수 있습니다. 사전 계획 없이 즉시 사용자를 추가하거나 제거할 수 있습니다. 온프레미스 솔루션에서는 이러한 확장성을 구현하기 위해 많은 투자와 재구성이 필요하지만, UCaaS에서는 클릭 한 번으로 간단하게 처리할 수 있습니다.
유연성 및 접근성
UCaaS 솔루션은 어디서나 누구나 쉽게 액세스할 수 있습니다. 원격 근무자에게 재택근무의 유연성을 제공하며, 인터넷 연결만 있으면 스마트폰, 랩톱, 데스크톱, 태블릿 등 다양한 장치를 통해 모든 통신 도구를 사용할 수 있습니다.
비용 절감
UCaaS는 구독 기반으로 제공되어, 고가의 하드웨어나 소프트웨어 설치 및 유지 보수 비용 없이 모든 통신 기능과 도구를 한 곳에서 이용할 수 있습니다. 정해진 기간에 일정 금액만 지불하면 되므로 예산을 효율적으로 관리할 수 있습니다.
UCaaS 솔루션을 이용하기 위해서는 고품질의 인터넷 대역폭만 준비하면 되며, 선택한 요금제에 따라 모든 서비스와 기능을 예측 가능하게 제공받을 수 있어 통신 비용 변동에 대한 부담을 줄일 수 있습니다. 이를 통해 비즈니스 지출을 효율적으로 관리하고 투자 수익률을 높일 수 있습니다.
또한 UCaaS를 통해 무제한 통화 요금제를 저렴한 월별 고정 요금으로 이용할 수 있으며 초기 비용 부담이 없습니다. 기본으로 제공되는 고급 기능들을 추가 비용 없이 사용할 수 있으며, 서비스 제공업체가 모든 것을 관리하므로 IT 인력에 대한 비용 지출도 절감할 수 있습니다.
시간 절약
비즈니스 운영에서 시간은 매우 중요한 자산입니다. 언제든 예상치 못한 기회가 찾아올 수 있으므로 항상 준비된 자세가 필요합니다.
사내에서 모든 것을 처음부터 구축하고 유지 관리, 보안, 규정 준수 등에 많은 시간과 리소스를 투자하면 핵심 기능과 비즈니스 운영에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 특히 인력이나 예산이 부족한 경우 더욱 그렇습니다.
UCaaS를 선택하면 관리 및 유지 보수에 대한 부담 없이 서비스를 이용할 수 있으며, 서비스 제공업체에 모든 기술적인 부분을 맡길 수 있습니다.
협업 및 생산성 향상
클라우드 기반의 강력한 커뮤니케이션 도구는 모든 직원, 특히 원격 근무자들이 효과적으로 협업할 수 있도록 지원합니다. 같은 부서든 다른 부서든 모든 직원이 연결되어 정보를 공유하고 건강한 업무 문화를 조성할 수 있습니다.
UCaaS는 클라우드 솔루션을 통해 직원과 고객 간의 효율적인 커뮤니케이션을 지원하고, 필요한 정보를 손쉽게 이용할 수 있도록 하여 직원 생산성 향상에도 기여합니다.
시스코의 연구 결과에 따르면, 75%의 사용자가 UCaaS를 사용하여 업무 생산성이 향상되었다고 응답했습니다.
위에 언급된 이점 외에도 UCaaS 플랫폼은 다음과 같은 추가적인 이점을 제공합니다.
- 향상된 안정성을 위한 이중화된 음성 솔루션
- 사용자 친화적인 관리 및 사용량 보고 기능
- 기존 도구와 통합하여 직원 및 사용자 경험 간소화
- UCaaS 공급업체를 통한 문제 해결을 위한 단일 연락 창구
- HIPAA, PCI-DSS, SOC와 같은 규정 준수 및 보안
주요 UCaaS 관련 용어
재택근무
재택근무는 직원이 사무실과 같은 전통적인 근무 공간이 아닌 곳에서 업무를 수행하는 것을 의미합니다. 통신 도구를 활용하여 연결을 유지하고 안정적인 인터넷 연결만 있다면 전 세계 어디에서든 협업할 수 있습니다.
가상 사무실
가상 사무실은 개인이 원격으로 업무를 수행하는 데 필요한 환경을 의미합니다. 여기에는 스마트폰, iOS, 데스크톱 등 업무에 필요한 모든 장치와 웹사이트, 사무실 파일 등 리소스에 접근하는 데 필요한 도구가 포함됩니다. 사용자가 전문적이고 현대적인 환경에서 일할 수 있도록 디자인할 수 있습니다.
협업 작업 공간
협업 작업 공간은 조직 내 직원 간의 협력을 중점적으로 지원하는 환경입니다. 복잡성을 줄이고 커뮤니케이션 격차를 해소하며 건강한 업무 환경을 조성하는 데 목적을 두고 있습니다. 협업 작업 공간에서 직원들은 소속감을 느끼고 사무실에서든 원격으로든 자신의 능력을 최대한 발휘할 수 있도록 장려됩니다.
다음은 여러분의 비즈니스에 적합한 UCaaS 플랫폼을 선택하는 데 도움이 되는 몇 가지 추천 플랫폼입니다.
보나쥬
단일 앱으로 통합 커뮤니케이션을 경험하십시오. 보나쥬는 메시징, 음성, 소셜, 팩스, 비디오 기능을 제공합니다. 50가지 이상의 다양한 기능, 확장성, 글로벌 네트워크, 향상된 연결성, 생산성, 99.999%의 가동 시간, 뛰어난 서비스 품질(QoS)을 제공합니다.
주요 특징:
- 조직 전체에서 사용할 수 있는 직관적인 화상 협업 도구인 Vonage 회의
- 전화 시스템 관리를 위한 관리 포털
- 모바일 및 데스크탑 앱을 통해 팀원들의 연결 유지
- SMS, Facebook Messenger, MMS를 이용한 빠른 문제 해결
- 음성 기반 고객 셀프 서비스를 제공하는 AI 가상 비서
- 생산성 및 사용자 경험 개선을 위한 App Center
- 발신자 표시 차단
- 통화 중인 전화기 식별을 위한 램프 필드 기능
- 발신 이유를 파악하고 전화 회의를 호출하기 위한 전화 알림
보나쥬는 설정이 쉽고 확장이 빠르며 간편하게 도입할 수 있습니다. 또한 직원들이 언제 어디서든 고객 및 다른 팀원들과 원활하게 소통할 수 있도록 지원합니다.
줌
회의, 채팅, 음성을 통합한 단일 솔루션 – 줌은 커뮤니케이션 유연성을 높이고 협업을 원활하게 합니다.
주요 특징:
- 회의: 보안 HD 오디오 및 비디오, 기본 제공 협업 솔루션, 캘린더 통합
- 채팅: 고객과 즉시 소통하고, 팀워크를 간소화하고, 전화 통화 및 임시 회의를 예약하고 수행하고, 작업을 추적하고, 파일을 공유합니다.
- 전화: 노트북, 모바일, 데스크톱, 태블릿에서 Zoom 전화를 사용하고, 통화를 화상으로 전환하고, 클라우드 VoIP 전화를 사용합니다.
- 비디오 웨비나: 뛰어난 오디오 및 비디오 품질과 설정 사용자 정의 옵션을 제공하며, 100명 이상의 비디오 패널리스트를 포함하여 최대 50,000명까지 확장할 수 있는 Zoom 웨비나
- Zoom Rooms: 원격 또는 사무실에서 협업할 수 있는 회의실
- 보안: 256비트 AES-GCM 암호화 및 다양한 회의 내 보안 기능
- 지원 플랫폼: macOS, Windows, Linux, Android OS, iOS
줌을 사용하면 명확한 통화 품질, 안전한 클라우드 통신, 빠른 메시징, 간소화된 기술 스택을 얻을 수 있습니다.
넥스티바
넥스티바는 단일 플랫폼에서 전화 시스템과 비즈니스 애플리케이션, 자동화, AI를 통합하여 효율적인 비즈니스 운영을 지원하고 커뮤니케이션을 간소화합니다.
주요 특징:
- 자동 응답, 이메일 발송, 설문 조사 등 반복적인 커뮤니케이션 활동 자동화
- 심층적인 비즈니스 및 고객 정보 분석
- 서비스 팀 및 영업 활동을 지원하는 강력한 내장 도구
- 통화 라우팅 기능을 갖춘 클라우드 PBX
- HD 전화
- 화면 공유
- CRM 통합
- 통화 기록, 녹음, 대기열, 전송, 전달, 발신자 ID, 대기 음악, 자동 교환 등 고급 기능
넥스티바를 사용하면 전화, 이메일, 비디오, 문자, 소셜 미디어 등 다양한 커뮤니케이션 플랫폼을 통해 고객과 직원들과 원활하게 상호 작용할 수 있습니다.
마이크로소프트 팀즈
널리 사용되는 마이크로소프트 팀즈 플랫폼을 사용하여 직장, 가정, 학교에서 사람들과 소통하십시오.
주요 특징:
- 데스크톱, 노트북, 스마트폰, 태블릿 등 모든 기기 지원
- 파일, 통화, 채팅, 회의 데이터를 위한 암호화
- 파일 공유, 설문 조사, 작업 자동화
- 클라우드 스토리지
- 웨비나 호스팅, 등록, 고객 예약
- 보고 도구
- Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint 등 다양한 도구와 통합
팀즈를 사용하면 동료, 친구, 가족과 연결하고, 어디에서든 공유 리소스에 접근하며, 통화, 비디오 공유, 채팅을 통해 학습하고 혁신할 수 있습니다.
다이얼패드
다이얼패드를 사용하여 고객 및 직원들과 소통하고, 회의를 진행하고, 메시지를 주고받으십시오. 다이얼패드는 의미 있는 관계를 형성하는 데 도움이 되는 아름다운 작업 공간을 제공합니다. 팀과 고객이 어디에 있든 상관없이 어디서나 커뮤니케이션을 통합할 수 있도록 지원합니다.
다이얼패드는 다양한 기능을 제공하고, 지속적인 혁신을 통해 사용자들에게 더욱 나은 솔루션을 제공하기 위해 노력하고 있습니다.
주요 특징:
- AI 기반 화상 회의, 영업 지원, 컨택 센터
- 수신자 부담 및 지역 번호를 통해 70개국 이상으로 확장 가능
- 거의 100% 가동 시간 SLA
- 모든 고객 통화에 대한 CSAT(고객 만족도) 수집 옵션
- 내장된 음성 인식 및 자연어 처리(NLP)
- 74개 이상의 통합 기능
- 14일 무료 평가판
비즈니스 유형과 규모에 관계없이 모든 커뮤니케이션 요구 사항에 대해 다이얼패드를 신뢰할 수 있습니다.
고투
고투의 간단한 솔루션을 사용하여 동료, 고객, 중요한 사람들과 항상 연결되어 있으십시오. 고투의 클라우드 기반 전화 시스템은 안전하며 원격 및 유연한 작업을 위해 설계되었습니다.
주요 특징:
- 간편한 구성을 위한 시각적 드래그 앤 드롭 편집기
- 클라우드 PBX 및 국제 전화
- 통화 라우팅, HD 화상 회의, 자동 교환, 전화 번호부 등
- 현재 번호 이전 또는 무료 번호 추가
- 사용자 정의 가능한 다이얼 플랜 및 통화 라우팅
- 간소화된 컨택 센터 워크플로
- 99.999% 가동 시간, 분산 클라우드 아키텍처, 낮은 대역폭 사용량
고투는 모든 장치를 지원하며, 데스크톱 앱, 사무실 전화, 모바일 앱 간에 쉽게 전환할 수 있습니다.
결론: 미래에 UCaaS가 중요한 이유는 무엇입니까?
올바른 UCaaS 플랫폼에 투자하면 조직은 직원과 고객 간에 더욱 원활한 커뮤니케이션을 제공할 수 있습니다. 또한 향상된 확장성, 안정성, 유연성, 투자 수익률을 얻을 수 있습니다.
IDC의 2012년 보고서에 따르면 UCaaS 시장 규모는 2020년에 472억 달러에 이르렀습니다. 지속적인 성장 추세를 고려할 때 UCaaS 시장은 앞으로도 꾸준히 성장할 것으로 예상됩니다. 따라서, 비즈니스 요구 사항에 맞는 최적의 UCaaS 플랫폼을 선택하여 비즈니스 성장에 필요한 이점을 확보하십시오.