크고 작은 사업은 합의 없이는 운영될 수 없습니다. 계약은 당사자 간의 상호 권리와 의무를 생성, 정의 및 관리함으로써 법적으로 집행 가능한 당사자에 동의합니다.
계약은 산업화 이전부터 사용되어 왔으며 자본주의 경제가 등장했습니다. 왕과 그들의 제국 시대로 돌아가면 계약에 따라 거래 조건이 결정되고 당사자는 조건을 준수해야 했습니다.
수십 년이 지나고 세상이 극복할 수 없는 변화를 겪었지만 계약의 기본은 그대로였습니다. 계약 관리는 계약을 관리하는 프로세스입니다. 여기에는 소스에서 선택한 당사자에 의한 실행 및 계약의 최종 종료에 이르기까지 계약 관리가 포함됩니다.
계약 자체가 여러 측면을 가지고 있기 때문에 계약 관리는 계약의 모든 측면을 나타내기 위해 다양한 수준/단계를 도입했습니다. 계약 관리의 중요한 요소에는 운영 및 재무 성과를 극대화하기 위한 성과 분석이 포함되며 계약 조건 미준수로 인해 발생하는 재무 및 평판 위험을 식별하고 완화합니다.
목차
계약 관리의 기초
작업과 계약에 관련된 사람들을 관리하기 위해 팀은 작업을 완료하는 데 필요한 작업, 리소스 및 시간을 명확하게 이해해야 합니다. 이러한 모든 측면에 대한 명확한 이해는 계약 관리의 기초입니다.
계약 관리의 이점
- 작업 품질 유지: 전체 계약 관리 프로세스는 수행된 작업 품질을 유지하는 것을 목표로 합니다. 적절한 시간에 작업이 효율적으로 완료되고 리소스가 가장 비용 효율적으로 사용됩니다. 이는 회사가 체결하는 모든 계약에서 최고의 가치를 얻을 수 있도록 합니다. 이는 재무 및 평판 위험을 식별하고 완화함으로써 수행됩니다.
- 더 나은 프로젝트 제어: 프로젝트 관리는 초기 단계에서 작업을 관리하는 데 필수적입니다. 작업이 올바르게 시작되었는지 확인합니다.
- 수익 증가: 계약 관리가 구현될 때 더 높은 수익이 생성됩니다. 두 가지 방식으로 발생합니다. 첫째, 회사는 시장에서 경쟁력을 유지하고 더 많은 계약을 수주할 수 있습니다. 둘째, 회사가 하는 작업의 품질이 높습니다. 그것은 더 높은 품질의 결과를 생성하고 비즈니스는 프리미엄을 청구할 수 있습니다.
계약 관리 대 계약 관리
계약 관리의 영역은 생성부터 종료까지 전체 수명 주기를 포함합니다. 그러나 계약 관리는 두 당사자 간의 계약 설계에 들어가는 프로세스를 통합합니다. 계약 관리 주기는 계약이 합의되고 서명될 때 종료됩니다. 동시에 계약 관리는 서명 후 시작되어 계약 해지로 끝납니다.
계약 관리자는 양 당사자가 함께 만든 계약에 만족하는지 확인할 책임이 있습니다. 반면에 계약 관리자는 계약의 모든 당사자가 모든 조건을 준수하는지 확인합니다.
계약 관리 단계
앞서 언급했듯이 계약 관리는 단순히 계약서에 서명하는 것 이상입니다. 여기에는 계약의 모든 노드를 처리하기 위한 프로세스를 안내하고 개발하는 일련의 작업이 포함됩니다. 계약서의 모든 것을 명확하고 철저하게 유지함으로써 가능합니다.
생성 단계
우리는 계획이 모든 전략의 성공에 중요한 역할을 한다는 것을 알고 있습니다. 좋은 관리자는 항상 프로젝트를 계획합니다. 계약 관리의 생성 단계에는 몇 가지 우발 상황에 대처할 수 있는 유연한 로드맵을 구축하는 작업이 포함됩니다.
생성 단계는 길고 철저한 계약 관리의 첫 단계입니다. 이 단계에서는 회사의 요구 사항과 리소스를 평가합니다. 여기에는 계약 전략의 중요한 요소에 대한 브레인스토밍이 포함됩니다. 이렇게 하면 모든 후속 단계를 발견하고 오류를 방지할 수 있으며 우발 상황에서 즉석에서 준비할 수 있습니다. 계획 단계에서 처리해야 하는 기능은 다음과 같습니다.
- 관리할 계약 유형
- 계약에 사용된 표준
- 각 단계에 대한 책임
- 작업의 최적 성능을 위한 요구 사항
- 각 단계 및 후속 솔루션의 문제/병목 현상
- 계약 전략 구현에 필요한 리소스
생성 단계는 다음 단계/레벨의 기반을 설정합니다.
협업 단계
협업 단계는 계약 관리 기반이 구축된 Creation 이후에 옵니다. 이는 주로 새롭고 신선한 계약을 위한 설정된 기반을 구현하는 데 도움이 됩니다. 그것은 또한 일상적이고 평범한 상황에 대한 새로운 전형적인 계약을 개발하는 것을 포함합니다. 이 단계에서 계약 관리자가 직면하는 눈에 띄는 과제는 위험을 줄이면서 필요한 것을 제공하는 등식을 만드는 것입니다.
무대는 일상적인 상황에서 가장 쉬워집니다. 모든 관리자는 올바른 계약 유형을 찾고 관련 정보를 입력하는 동시에 계약 문서를 변경하지 않거나 약간만 변경해야 합니다. 그러나 더 복잡한 상황이 논의되면 작업이 까다로워지며, 이 경우 새로운 기록이 처음부터 준비되어 규정 준수, 표준 및 권리를 얻습니다. 전자 서명은 사전 연락 상태를 따라 계약을 완료합니다.
서명 단계
서명 단계는 계약 관리에서 다음으로 가장 중요한 단계입니다. 여기에서 이전 단계에서 계획한 전략을 실행하려고 합니다. 또한 계약 관련 작업을 실행하는 데 도움이 되는 계약 관리 소프트웨어를 배포하는 단계이기도 합니다. 이 소프트웨어는 중앙 저장소로 계약을 마이그레이션하는 것으로도 알려져 있습니다.
계약 관리 소프트웨어는 사용자가 수명 주기의 다양한 단계를 통해 계약을 추적하고 관리할 수 있게 해주는 디지털 도구입니다. 또한 이 소프트웨어를 통해 기업은 알림, 규정 준수 관리를 갱신하고, 디지털 서명을 캡처하고, 계약 템플릿을 관리할 수 있습니다.
구현 단계의 또 다른 중요한 기능은 온보딩입니다. 계약의 모든 당사자가 계약 및 계약 관리자의 비전과 목표를 이해하고 사용 중인 도구에 대해 편안함을 느끼는지 확인합니다.
구현 단계가 완료된 후 두 개인의 전자 서명이 뒤따르면 계약에 오류와 결함이 없는지 확인되는 핸드오버 단계가 수행됩니다. 모든 역할, 책임, 이정표 및 목표가 확인됩니다.
추적 단계
계약서에 기술된 모든 목표가 실현될 때입니다. 따라서 계약서에 명시된 모든 조건에 더 주의를 기울이고 모든 일이 제대로 이루어지고 있는지 정기적으로 모니터링해야 하는 단계이기도 합니다.
계약 단계에서 관리자의 역할은 모든 것이 순조롭게 진행되고 계약 조건에 따라 진행되는지 확인하는 것입니다. 그들은 문제를 식별하고 조기 경고 시스템을 마련할 책임이 있습니다.
관리자는 이 단계에서 계획 단계에서 영감을 얻을 수 있습니다. 확인 및 확인해야 할 모든 계약 요소에 대해 적절하게 정렬된 목록을 고안할 수 있습니다. 계약의 어떤 부분도 확인되지 않은 채로 두지 않을 뿐만 아니라 합의된 요소와 실행된 작업 간의 편차를 빠르게 찾을 수 있는 방법이 될 것입니다.
갱신 단계
갱신 단계는 본질적으로 단계가 아닙니다. 다만, 계약 단계 이후에 주의할 필요가 있다. 그러나 갱신 단계의 원칙은 모든 위치에 적용되어야 합니다.
계약 관리의 갱신 단계는 주로 계약을 재개할 것인지 종료할 것인지 결정하는 계약 수명 주기의 상황입니다. 위약금이나 채무 불이행 조항이 있기 때문에 계약 불이행의 경우 다른 계약 결정에서 사전에 계약 종료를 고려하는 것이 더 중요합니다.
갱신에는 계약 성과 평가와 갱신 및 필요한 경우 계약 변경을 포함하는 몇 가지 결정이 포함됩니다. 이해 관계자는 종료 및 갱신 날짜를 알고 있어야 하며 결정이 또 다른 계약에 종속되기 전에 양 당사자가 정보를 수집할 충분한 시간을 갖도록 해야 합니다.
계약 후 단계
계약 후 단계는 계약 체결입니다. 계약 종료에 따른 것입니다. 이 단계에서 하우스키핑은 모든 것이 올바르게 완료되었는지 확인하고 최종 송장을 발행하거나 지불하고 계약을 보관합니다.
또한 많은 계약 관리자는 다음 계약에 대한 요점을 알아보기 위해 연락처에 대한 사후 분석을 수행하는 경향이 있습니다. 이 사후 분석은 미래 계약의 결과를 확실히 개선할 귀중한 정보와 학습을 제공합니다.
결론
계약은 관리하는 사람만큼만 중요합니다. 계약 조건이 아무리 좋아도 계약 당사자가 적절하게 처리되지 않으면 좋은 거래를 얻을 수 없습니다. 따라서 계약을 최대한 활용하려면 규칙적인 방식으로 지침을 따르는 것이 중요합니다.
또한 계약에 대한 법률 문서 템플릿을 얻을 수 있는 위치를 확인할 수 있습니다.