긴 이메일 대화는 때때로 추적하기 어려울 수 있습니다. 만약 받은 편지함이 포화 상태이고, 자주 사용하는 이메일 서비스나 클라이언트의 대화 목록 보기가 이메일 내용을 파악하는 데 도움이 되지 않는다면, 스프레드시트가 더 효과적인 대안이 될 수 있습니다. ‘시트에 회신’이라는 웹 서비스를 이용하면 이메일 회신 내용을 스프레드시트에 추가하여, 이메일 대화를 한눈에 파악할 수 있습니다. 이 서비스는 이메일 스레드에 새로운 메시지가 도착할 때마다 자동으로 스프레드시트에 내용을 추가합니다. 이제 스프레드시트에 이메일 스레드를 자동으로 추가하는 방법을 알아보겠습니다.
스프레드시트에 이메일 스레드 추가하기
‘시트에 회신’ 서비스를 사용하려면, 먼저 해당 이메일 주소([email protected])를 이메일 서비스/클라이언트의 연락처에 추가해야 합니다. 또한, 스프레드시트에 추가하려는 이메일 스레드의 받는 사람 목록에도 추가해야 합니다.
새로운 이메일을 작성할 때, 일반적인 수신자 외에 ‘시트에 회신’ 주소를 받는 사람으로 추가하세요. 이메일을 전송하고 회신을 받으면, 받은 편지함을 확인합니다. ‘New’라는 제목의 새로운 메시지가 도착해 있을 것입니다. 이 메시지에는 발송한 이메일 제목과 동일한 이름의 첨부 파일이 있을 것입니다.
첨부 파일을 열면 Google 스프레드시트에서 해당 내용이 표시됩니다. 여기에는 이메일을 주고받은 주소, 보낸 원본 메시지, 회신 내용, 그리고 메시지를 보낸 날짜와 시간 정보가 포함되어 있습니다.
‘시트에 회신’ 주소가 추가된 각 이메일 스레드마다 별도의 스프레드시트가 생성됩니다. 이 스프레드시트는 새로운 회신이 도착할 때마다 자동으로 업데이트됩니다. 스프레드시트가 생성되는 데 시간이 약간 걸릴 수 있으므로, 이메일 주소를 연락처에 미리 추가해 두는 것이 좋습니다.
이 서비스에는 몇 가지 단점이 있습니다. 만약 수신자가 ‘시트에 회신’ 주소를 포함하지 않고 답장하는 경우, 해당 회신은 스프레드시트에 추가되지 않습니다. 또한, 수신자가 ‘시트에 회신’ 주소를 삭제할 수도 있습니다. 이 문제를 해결하려면 숨은 참조(BCC) 필드에 ‘시트에 회신’ 주소를 추가하면 됩니다. 숨은 참조 수신자는 다른 수신자에게 노출되지 않으므로, 삭제될 염려 없이 회신이 스프레드시트에 추가될 수 있습니다.
이 서비스는 전반적으로 유용하지만, 스프레드시트가 받은 편지함에 도착하고 업데이트되는 데 약간의 시간이 걸리는 것이 유일한 단점입니다. 그 외에는 매우 효과적입니다. 만약 받은 편지함으로 회신을 보내는 티켓팅 서비스를 사용하는 경우, 이 서비스를 활용하면 업무 진행 상황을 추적하는 데 큰 도움이 될 것입니다.
다만, 민감한 정보를 포함하는 이메일을 주고받을 때는 이 서비스를 사용하는 것을 권장하지 않습니다.