비즈니스 프로세스를 간소화하는 8가지 최고의 프로세스 문서화 도구

프로세스 문서화 소프트웨어는 기업이 운영을 간소화할 수 있는 구조화된 로드맵을 제공하므로 기업에 필수적입니다. 프로세스를 문서화하는 것은 프로젝트 관리의 필수 구성 요소입니다. 이는 작업이 어떻게 수행될 것인가?라는 중요한 질문에 답하기 때문입니다.

이전에는 프로젝트 관리자가 프로세스 문서를 작성하기 위해 수동 접근 방식에 의존했지만 이제는 전체 프로세스를 능숙하게 간소화하는 본격적인 프로세스 문서화 도구로 전환할 수 있습니다.

이 가이드에는 사용 가능한 가장 평판이 좋은 프로세스 문서화 소프트웨어가 나열되어 있지만 먼저 프로세스 문서화의 개념을 더 나은 방식으로 이해해 보겠습니다. 하지만 시작하기 전에, 우리가 나열한 프로세스 문서화 소프트웨어를 보여주는 편리한 표가 있습니다.

제목

설명

탐구하다

학자

스크린샷을 통해 프로세스를 쉽게 문서화할 수 있는 AI 도구입니다.

미로

통합을 통한 확장 가능한 프로세스 문서화 및 매핑.

도큐먼트360

간소화된 비즈니스 프로세스 및 변경 관리.

프로세스 스트리트

드래그 앤 드롭 템플릿, 표준화된 체크리스트.

헤플로

BPMN 2.0 지원, 다운로드/내보내기, WYSIWYG 편집기.

풍부한 템플릿, 실시간 협업, 드래그 앤 드롭.

플로우쉐어

동적 추적, 화면 캡처, 다양한 형식으로 내보내기.

프로교수

Word/PDF, 상황에 맞는 도움말, 멀티미디어에서 가져옵니다.

그렇다면 프로세스 문서 소프트웨어는 어떻게 작동합니까? 간단히 말해서, 프로세스 문서는 작업 수행 방법을 설명하는 자세한 가이드입니다. 예를 들어, 레거시 서버에서 클라우드 저장 매체로 데이터를 전송하는 전체 절차를 설명합니다.

프로세스 문서는 순서도, 튜토리얼 또는 단순한 정책의 형태일 수 있습니다. 이는 프로세스 문서화가 작업 수행의 단계별 프로세스를 기록하거나 문서화하는 활동임을 의미합니다.

프로세스 문서는 팀 구성원, 새로운 참여자, 심지어 고객이 특정 작업을 수행하는 방법을 이해해야 할 때 유용한 것으로 입증되었습니다.

프로세스를 어떻게 문서화합니까?

프로세스 문서화 절차는 다음 단계로 구분됩니다.

문서화하고 목적과 범위를 확인하는 데 필요한 프로세스를 선택하세요.
프로세스 경계를 설명하고 프로세스 시작 시점과 프로세스 완료 시기 등의 질문에 대한 답변을 제공합니다.
프로세스의 결과와 이후에 수행해야 할 조치를 언급합니다.
프로세스를 수행하는 데 필요한 소프트웨어와 장비를 지정합니다. 이는 코딩 플랫폼부터 클라우드 저장 공간 및 서버에 이르기까지 다양합니다.
프로세스가 어떻게 진행되는지 브레인스토밍하세요. 초기 단계부터 최종 단계까지 단계별 프로세스를 만들 수 있습니다.
프로세스 문서화에서 역할을 수행하는 이해 관계자, 의사 결정자 및 직원의 이름을 나열하십시오.
이제 모든 세부 사항을 프로세스 문서화 시스템으로 전송하고 누락된 사항이 없는지 확인하십시오.

위의 작업을 완료한 후에는 나중에 쉽게 액세스할 수 있는 팀 구성원과 공유할 수 없는 간단한 부분으로 이동합니다.

비즈니스 프로세스 문서화의 중요성

비즈니스 프로세스를 문서화하면 장기적으로 수많은 이점을 얻을 수 있습니다. 주목할만한 것 중 일부는 다음과 같습니다.

일관된 비즈니스 프로세스 – 직원이 원하는 결과를 제공할 수 있도록 프로세스의 모호성을 제거합니다.
운영 오류 감소 – 비즈니스 운영의 비효율성을 제거하여 업무 문화를 개선합니다.
법적 규정 준수 – 절차가 무의식적으로 잘못 처리될 경우 향후 법적 책임을 피하십시오.
변경 관리 – 직원이 기존 비즈니스 프로세스의 변경 사항에 쉽게 적응할 수 있도록 보장합니다.
교육 시간 최소화 – 신입 사원이 빠르게 학습할 수 있도록 하여 온보딩 시간을 단축합니다.
작업 할당 – 비즈니스 워크플로가 중단되지 않도록 각 직원에게 명확한 책임이 있는지 확인하십시오.

프로세스가 이미 절차적 형식으로 되어 있으면 직원들이 따라야 할 단계가 무엇인지 더 쉽게 알 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 문서화 소프트웨어란 무엇입니까?

의심할 바 없이 프로세스 문서화는 복잡한 작업이며 수동으로 수행할 경우 인적 오류가 발생할 가능성이 있습니다. 이 문제 설명으로 인해 문서 작성의 비즈니스 프로세스를 간소화하고 실수의 여지를 없애는 프로세스 문서화 소프트웨어가 도입되었습니다. 다음은 프로세스 문서화 소프트웨어가 제공할 수 있는 몇 가지 이점입니다.

온라인 도구를 사용하면 팀 구성원은 중앙 집중식 장소에서 모든 비즈니스 프로세스 문서에 액세스할 수 있습니다.
클라우드 스토리지 기능을 사용하면 오프라인에서만 사용할 수 있는 수동 문서와 달리 이동 중에도 프로세스 문서에 액세스할 수 있습니다.
이 소프트웨어를 사용하면 실시간으로 관리, 업데이트 및 협업할 수 있습니다.
또한 지식 기반을 강화하고 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 되는 사용자 분석에 액세스할 수도 있습니다.

또한 온라인 검색 도구를 사용하면 필요한 정보나 가이드를 빠르게 검색할 수 있으므로 정보를 찾는 것이 더 쉽습니다.

찾아야 할 기능

귀하의 비즈니스에 적합한 프로세스 문서화 소프트웨어를 선택할 때 다음 기능을 확인하십시오.

소프트웨어가 그러한 도구에 익숙하지 않은 사람들에게 즐거운 사용자 경험을 제공하는지 확인해야 합니다.
이러한 플랫폼은 다양한 유형의 데이터를 시각적으로 표현할 수 있어야 하며 링크 및 기타 형태의 미디어도 지원해야 합니다.
프로세스 문서화 기능을 통해 팀 구성원이 실시간으로 협업할 수 있는지 확인하세요.
프로세스 문서를 다양한 형식으로 내보내거나 다른 플랫폼에 직접 업로드할 수 있어야 합니다.
소프트웨어는 정보 재사용을 허용하기 위해 현재 조직에서 사용하는 하나 이상의 비즈니스 관련 도구와의 통합을 지원해야 합니다.

그렇긴 하지만, 우리가 직접 시도해 보았고 추천하고 싶은 최고의 프로세스 문서화 소프트웨어 중 일부를 확인해 보겠습니다.

학자

작업 완료와 관련하여 반복되는 질문에 자주 답변하는 경우, 저희가 해결책을 제시해 드립니다! 만나다 학자비즈니스 관련 프로세스를 몇 초 안에 문서화하고 공유하는 빠르고 쉬운 방법입니다.

특징:

직원과 신입사원이 프로세스를 빠르게 파악하도록 독려하세요.
프로세스 문서화 및 SOP 작성을 자동화하여 교육 프로그램을 강화합니다.
주문형 교육 콘텐츠를 통해 조직 프로세스 전반에 걸쳐 일관성을 유지하세요.
교육 가이드 생성 프로세스를 자동화하여 헬프 센터와 지식 기반을 업그레이드하세요.

Scribe는 많은 노력을 들이지 않고도 디지털 프로세스를 단계별 가이드로 빠르게 변환할 수 있는 AI 기반 도구입니다. 여러분이 해야 할 일은 Scribe 녹음기를 활성화하고 전체 프로세스를 살펴보는 것뿐입니다. 그리고 보라! 관련 스크린샷과 함께 단계별 가이드가 자동으로 생성되었습니다!

미로

Dell, Cisco, Deloitte와 같은 브랜드는 미로는 중요한 비즈니스 관련 정보를 매핑할 수 있는 사용하기 쉬운 프로세스 문서 및 매핑 소프트웨어입니다. 쉽게 확장 가능한 이 플랫폼을 통해 팀 구성원은 내장된 매핑 도구를 사용하여 비즈니스 프로세스를 연결하고 최적화할 수 있습니다.

특징

Confluence, Coda, Notion과 같은 도구에 비즈니스 프로세스와 스팀 맵을 삽입하세요.
비즈니스 프로세스를 검토하고, 고객 여정을 매핑하고, 특정 작업을 추적하기 위한 Jira 통합입니다.
프로젝트 관리, 고객 여정 매핑, 비즈니스 프로세스 매핑을 위한 다양한 패키지입니다.
Microsoft Visio, Draw.io, Lucidchart와 같은 플랫폼에서 프로세스 맵을 쉽게 가져올 수 있습니다.
고객에게 최고의 경험을 제공하고 고객의 요구 사항을 충족할 수 있는 풍부한 템플릿 라이브러리입니다.

Miro는 특정 시나리오를 분석하고 리소스 활용도를 높이는 데 도움이 되는 순서도, BPMN 다이어그램, 가치 흐름 매핑 및 Swimlanes와 같은 도구를 제공합니다.

이렇게 하면 비즈니스 계획을 시각화하고 팀 구성원에게 전략과 변화를 효과적으로 전달할 수 있습니다.

도큐먼트360

확인해 보세요 도큐먼트360, 이는 80개 이상 국가의 10,000명 이상의 사용자에게 더 나은 고객 경험을 제공하는 데 도움이 됩니다. 표준 운영 절차를 제공하는 이 플랫폼을 사용하면 직원을 더 잘 이해할 수 있도록 다양한 비즈니스 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

특징:

승인된 비즈니스 프로세스에 대한 명확한 이해를 제공하고 직원의 역할과 책임에 대한 인식을 확산시키기 위한 운영 프로세스입니다.
오래된 비즈니스 프로세스에서 새로운 비즈니스 프로세스로 원활하게 전환하기 위한 변경 관리입니다.
신입사원이 효율적으로 지식을 습득하고 역량을 향상시킬 수 있도록 직원 교육 모듈을 제공합니다.

Document360을 사용하면 비즈니스 프로세스를 명확하고 일관되게 유지하여 조직 전체의 생산성을 간접적으로 향상시킬 수 있습니다.

프로세스 스트리트

성실한 팀을 위해 설계되었으며, 프로세스 스트리트 팀 성과 향상을 보장하는 인기 있는 프로세스 문서화 소프트웨어입니다. 이 직관적인 도구는 모든 직원이 동일한 내용을 공유할 수 있도록 모든 핵심 조직 프로세스를 문서화해야 할 때 유용합니다.

특징:

편집기를 드래그 앤 드롭하여 단 몇 분 만에 템플릿을 생성하고 업데이트할 수 있습니다.
각 프로세스를 적절하게 추적하기 위한 작업 중지, 승인 및 동적 기한과 같은 기능을 갖춘 표준화된 체크리스트입니다.
변경 사항이 적용되면 체크리스트를 업데이트하는 자동 업데이트 기능입니다.
중앙 집중식 플랫폼을 통해 쉽게 협업하고 문서를 검색할 수 있습니다.
더 빠른 교육 프로세스를 제공하기 위해 단순화된 사용자 경험.

기업은 Process Street를 선택하여 Git 워크플로우, 신규 클라이언트 설정, 직원 온보딩, 일일 및 주간 작업, 후보자 심사, 송장 생성 및 내부 감사 프로세스와 같은 모든 종류의 비즈니스 프로세스를 문서화할 수 있습니다.

헤플로

현대적이고 전문적으로 디자인된 레이아웃을 특징으로 하며, 헤플로 문서가 자동으로 생성되도록 프로세스를 수행할 수 있는 비즈니스 프로세스 문서화 도구입니다. Heflo 덕분에 이제 몇 번의 클릭만으로 비즈니스 프로세스 설계를 위한 실시간 협업이 가능해졌습니다.

특징:

BPMN 2.0 표기법을 지원합니다.
문서를 그림으로 다운로드하거나 다른 플랫폼으로 내보냅니다.
텍스트와 디자인의 형식을 지정하는 WYSIWYG 편집기.
적절한 식별을 위해 프로세스를 쿼리 라이브러리로 분류하고 프로세스 문서를 항목 헤더로 분류합니다.
비즈니스 규칙과 통합을 정의하고 새로운 BPM 주기 내에서 최적화를 수행하세요.

비즈니스 프로세스를 자유롭게 모델링, 분석, 매핑, 최적화, 자동화 및 문서화하고 PDF, Word, HTML, Excel과 같은 다양한 형식으로 다운로드하거나 BPMN으로 내보낼 수 있습니다. Heflo의 클라우드 스토리지 기능을 사용하면 언제 어디서나 프로세스 문서에 액세스할 수 있습니다.

창조적으로

창조적으로, 작업 관리 플랫폼은 비즈니스 프로세스 문서화 프로세스를 간소화하기 위해 프로세스 문서화 템플릿을 제공합니다. 이는 조직에서 체계적으로 실행되는 비즈니스 프로세스를 나열하는 데 도움이 됩니다.

특징:

다양한 프로세스, 팀 워크플로, 스윔레인 등을 묘사하는 사용자 정의 가능한 템플릿이 포함된 풍부한 라이브러리.
복잡한 문서화 프로세스를 쉽게 설명하는 도구를 드래그 앤 드롭하세요.
포괄적인 프로세스 문서를 만드는 데 필요한 보고서, 스크린샷, 이미지를 가져옵니다.
쉽게 검색하고 분석할 수 있도록 다양한 플랫폼에서 모든 유형의 데이터를 내보냅니다.
셰이프를 연결하여 작업 영역 안팎에서 탐색 구조를 구축하여 불일치를 제거합니다.

강력한 문서화 기능을 갖춘 이 소프트웨어는 흐름도, 가치 흐름 맵, BPMN, 프로세스 맵, 활동 맵 등과 같은 풍부한 모양 라이브러리와 다이어그램 도구를 제공합니다. Creately를 사용하면 문서화 프로세스 중에 부서 간 팀 워크플로우를 지원하는 데 필요한 실시간 협업이 가능합니다.

플로우쉐어

선택하다 플로우쉐어 조직에서 사용하는 모든 애플리케이션에 대한 흥미로운 프로세스 문서와 데모를 만들 수 있습니다. 1,000개 이상의 회사가 이미 이 도구를 사용하여 직원을 위한 대화형 교육 세션을 설정하기 위한 심층 가이드를 만들었습니다.

특징:

모든 동작을 캡처하고 자동으로 가이드를 구성하는 동적 추적 엔진입니다.
바로 가기는 물론 마우스 클릭과 같은 화면과 동작을 캡처합니다.
내장된 도구를 사용하여 모든 민감한 데이터를 흐리게 처리하세요.
버튼, 메뉴, 탭 등 요소 이름을 포함한 텍스트 설명을 자동으로 생성합니다.
중복 작업을 피하기 위해 스크린샷과 이미지를 대량으로 자릅니다.
PDF, PPTX, DOCX, HTML, 대화형 데모, PNG, RPA, SCORM, xAPI 등과 같은 형식으로 내보냅니다.

FlowShare는 시간을 단축하고 수동 프로세스로 인해 발생하는 오류를 줄일 뿐만 아니라 조직이 표준 문서화 절차를 채택할 수 있도록 해줍니다. 이 앱을 사용하면 기존 문서를 다시 캡처할 필요 없이 빠르게 수정할 수 있습니다.

프로교수

Dell, Sony, Cisco 및 기타 유명 기업이 선호하는 프로교수 파일을 가져와 신속하게 문서를 만들고 필요한 경우 처음부터 직접 문서를 만들 수 있는 프로세스 문서화 소프트웨어입니다.

특징

Word 문서 또는 PDF의 내용을 문서로 직접 가져옵니다.
기술 전문 용어에 대한 전체적인 이해를 위한 상황에 맞는 도움말
추가 정보를 제공하기 위해 도구 설명, 팝업 및 라이트 박스를 포함합니다.
비즈니스 프로세스에 대한 더 나은 설명을 위해 이미지, 비디오, 인포그래픽을 추가하세요.
미적 감각과 브랜딩을 위한 글꼴, 디자인, 테마로 구성된 풍부한 라이브러리입니다.

ProProfs의 플랫폼을 사용하면 직원과 고객에게 프로세스를 더 잘 설명하기 위해 이미지와 비디오를 추가할 수 있습니다. 다양한 텍스트 스타일 및 서식 옵션 중에서 선택할 수 있는 WYSIWYG 편집기가 탑재되어 있습니다.

마지막 말

조직에서 진행 중인 다양한 프로세스를 문서화하는 것은 작업 수행 시 불일치를 방지하고 직원과 고객을 위한 로드맵을 제시하는 데 매우 중요합니다. 그러나 더 중요한 것은 회사를 위한 문서를 작성하는 데 가장 적합한 소프트웨어를 선택하는 것입니다. 올바른 프로세스 관리 소프트웨어를 사용하면 비즈니스 성장이 향상될 것입니다.

이 가이드에 나열된 플랫폼은 우리가 시도하고 테스트한 결과 매우 유용한 것으로 입증되었습니다. 그러나 귀하의 조직에 이상적인 선택은 전적으로 귀하의 개인 요구에 따라 달라집니다.

다음은 작업 시간을 절약해 주는 문서 자동화 소프트웨어입니다.