비용 추적을 위한 8가지 최고의 영수증 스캐너 앱/도구

효율적인 사업 재정 관리를 위한 영수증 스캐너 활용

사업 재정 관리에 어려움을 겪고 있다면, 자금이 어디로 흘러가는지 정확히 파악하는 것이 중요합니다. 이러한 상황에서 영수증 스캐너는 매우 효과적인 해결책이 될 수 있습니다.

상점이나 온라인에서 구매한 상품이나 서비스의 영수증은 종종 분실되거나 찾기 어려운 곳에 놓이기 쉽습니다. 특히 종이 영수증은 손상되거나 훼손될 가능성이 더 높습니다.

인쇄된 영수증을 디지털 파일로 변환하면 이러한 문제를 해결할 수 있으며, 영수증 스캐너는 이 과정에 매우 적합한 도구입니다. 일부 영수증 스캐너는 인터넷 기반 서비스를 제공하여 언제 어디서든 영수증을 정리하고 검색할 수 있도록 돕습니다.

본 기사에서는 영수증 스캐너에 대해 알아야 할 주요 정보를 제공합니다. 이제 본격적으로 자세히 알아보겠습니다.

영수증 스캐너 앱이란 무엇인가?

영수증 스캐너 앱은 실제 영수증 사진을 촬영하여 클라우드 저장소에 저장할 수 있는 디지털 사본으로 변환하는 기능을 제공합니다. 영수증 스캐너가 실제로 어떤 기능을 하는지 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.

영수증 스캐너 앱은 직원이 스마트폰을 사용하여 영수증을 캡처할 수 있게 해주는 모바일 애플리케이션입니다. 문서 작업을 간소화하기 위해 기업들은 OCR(광학 문자 인식) 기술이 적용된 영수증 스캐너를 사업 비용 관리에 사용하기 시작했습니다.

귀하의 사업에 영수증 스캔 소프트웨어가 필요한가?

회사의 영수증 처리 과정의 효율성을 평가해야 합니다. 사업에 영수증 스캐너 앱이 필요한지 여부를 판단하는 가장 확실한 방법은 회사의 환급 시스템의 빈도와 복잡성을 분석하는 것입니다.

과거 사업 지출 및 직원 참여 데이터를 조사하고, 직원들이 영수증 스캐너가 도움이 될 것이라고 생각하는지 의견을 수렴해야 합니다.

가장 중요한 것은 매일 환급 및 비용 관련 문제를 처리하는 재무 담당자와 논의하는 것입니다. 영수증 스캐너 앱은 환급 및 비용 데이터 관리에 필요한 수동 문서 작업량을 줄여 모든 회사 직원에게 실질적인 혜택을 제공할 수 있습니다.

영수증 스캔 앱 사용의 이점

기존의 수동 환급 방식은 직원과 재무 담당자 모두에게 많은 시간이 소요됩니다. 또한 오류 발생 가능성이 높습니다. 특히 직원이 영수증을 분실한 경우 비용을 환급받기가 매우 어려워집니다.

이러한 상황에서 영수증 스캔 앱은 큰 도움이 될 수 있습니다. 직원은 영수증을 디지털 형식으로 신속하게 제출할 수 있으며, 앱의 OCR 알고리즘은 영수증에서 데이터를 직접 입력할 때 발생할 수 있는 인적 오류를 줄여줍니다.

비즈니스용 영수증 스캐너는 재무 부서에도 큰 도움이 됩니다. 디지털 영수증을 사용하면 직원들에게 영수증을 제출하도록 재촉할 필요가 없습니다.

영수증 스캐너는 물리적(컴퓨터 및 모바일 스캐너)에서 디지털(앱 및 온라인 소프트웨어)에 이르기까지 다양한 형태로 제공됩니다. 영수증 스캐너는 투자이므로, 구매하기 전에 어떤 기능이 필요한지 정확히 파악해야 합니다.

다음은 영수증 스캐너를 선택할 때 고려해야 할 주요 기능 목록입니다. 모든 기능이 반드시 필요한 것은 아니지만, 이 가이드를 참고하여 자신에게 가장 적합한 스캐너를 선택하십시오.

영수증 스캐너의 주요 기능

각 사업체는 영수증 추적에 대한 고유한 요구 사항을 가지고 있습니다. 앱을 선택할 때 회사의 특정 요구 사항에 맞는지 확인해야 합니다. 현재 시장에는 다양한 대안이 존재하므로 선택이 어려울 수 있습니다.

다음은 영수증 관리 앱을 선택할 때 고려해야 할 중요한 사항에 대한 간략한 설명입니다.

적응성

직원 또는 계약자의 지출 보고서 및 영수증을 모니터링해야 하는 경우 휴대용 영수증 스캐너가 필요할 수 있습니다. 이는 휴대용 스캐너의 형태일 수 있습니다.

스캐너의 크기도 휴대성 측면에서 중요합니다. 서류 가방이나 가방에 쉽게 들어갈 수 있는 가볍고 작은 제품을 선택해야 합니다.

온라인 가용성

이동성뿐만 아니라 온라인으로 사용할 수 있는 영수증 스캐너가 편리합니다. 회계 소프트웨어와 빠르게 연결하여 프로세스를 가속화할 수 있습니다. 따라서 언제 어디서나 영수증을 검색할 수 있습니다.

저장 공간 및 보안

물리적 클라우드 스토리지든 디지털 클라우드 스토리지든 영수증 스캐너의 저장 용량을 고려해야 합니다. 매일 또는 매주 영수증을 스캔할 것인가? 드물게 사용할 것인가, 아니면 일년 내내 사용할 것인가? 이 질문에 대한 답은 영수증 스캐너 소프트웨어나 외장 드라이브에 필요한 저장 공간의 양을 파악하는 데 도움이 됩니다.

선택한 저장 시설의 보안을 간과해서는 안 됩니다. 모든 영수증과 서류가 여러 단계의 보호 시스템으로 안전하게 관리되는지 확인해야 합니다.

기존의 영수증과 문서는 물리적으로 손상되거나 파괴될 수 있지만, 적절한 보안 조치를 취하지 않으면 디지털 기록이 잘못된 사람의 손에 들어갈 위험이 있습니다.

속도

기업이 수행해야 하는 가장 번거로운 업무 중 하나는 지출 보고서를 위해 영수증을 스캔하는 것입니다. 대부분의 사람들은 이 작업을 가능한 한 빨리 끝내고 싶어하며, 빠른 속도의 영수증 스캐너는 이를 돕는 데 효과적입니다. 일부 스캐너는 문서 사진을 7.5초 만에 캡처할 수 있으며, 이는 한 번에 많은 영수증을 스캔할 때 매우 유용합니다.

파일 형식

영수증은 사용 목적에 따라 특정 형식으로 저장해야 할 수 있습니다. 세무 담당자는 모든 영수증을 스캔하거나 PDF로 업로드하도록 요구할 수 있지만, 일부 비용 관리 프로그램에서는 JPEG 사진만 허용할 수 있습니다. 영수증 스캐너에서 허용하는 파일 형식을 확인하면 스캔 후 수동으로 변경하는 번거로움을 피할 수 있습니다.

내보내기 기능

마지막으로, 영수증 스캔 후 스캐너가 모든 작업을 처리할 수 있는지 확인해야 합니다. 클라우드에 보관할 것인가? 다른 사람에게 보낼 것인가? 영수증 스캐너는 스캔한 문서를 쉽게 전송할 수 있어야 합니다.

영수증 스캐너의 필수 기능을 알았으니 이제 시장에서 최고의 영수증 스캐너 앱을 찾아볼 차례입니다. 다음은 최고의 영수증 스캐너 앱 목록입니다.

깔끔한 영수증 (Neat Receipts)

깔끔한 영수증은 지능형 정리 도구이자 휴대용 스캐너입니다. 이 소프트웨어는 관련 데이터를 감지, 검색 및 구성하므로 Neat Receipts 모바일 스캐너를 사용하여 이동 중에도 영수증, 연락처 카드 및 서류를 스캔할 수 있습니다.

특징

NeatReceipts 휴대용 스캐너는 서류 가방, 배낭 또는 기내 반입 가방에 넣을 수 있을 만큼 가볍고 작습니다. 또한 AC 전원이 필요하지 않으며 USB를 통해 컴퓨터에 연결하면 바로 사용할 수 있습니다.
컴퓨터에서 USB를 통해 전원을 공급할 수 있습니다.
스캔한 모든 항목에서 데이터를 추출하여 디지털 리소스를 생성합니다.
영수증 데이터를 사용하여 세금 또는 지출 보고서를 생성하고 Excel로 내보내거나 Outlook 또는 주소록을 사용하여 연락처를 더욱 빠르게 동기화할 수 있습니다.
NeatCloud의 30일 무료 평가판을 통해 Neat 파일을 동기화 및 백업하고 모든 브라우저 또는 모바일 장치에서 볼 수 있습니다.

또한 NeatCloud 가입 기간 동안 NeatCare를 통해 NeatDesk에 대한 추가 지원과 우발적 손상 보험을 제공받을 수 있습니다.

덱스 (Dext)

Dext는 99%의 정확도로 문서를 준비하고 수집한 다음 즉시 회계 소프트웨어로 전송합니다. 이를 통해 더 가치 있는 활동에 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다.

특징

Dext Prepare는 모든 문서를 정리하고 디지털화하기 위한 매우 간단한 솔루션입니다.
영수증, 송장 또는 은행 명세서를 제출하면 Dext가 필요한 정보를 수집하여 회계 시스템으로 전송합니다. 수동으로 입력하는 대신 필요한 정확한 데이터를 얻을 수 있습니다.

Dext Prepare는 회계 시스템에 게시하기 전에 정확한 데이터를 캡처하고 처리합니다. 이를 통해 팀은 더 중요한 작업을 처리할 시간을 확보하고 최상의 결과를 얻을 수 있습니다.

신발장 (ShoeBoxed)

디지털 세금 영수증을 위한 안정적인 저장 공간을 찾고 있다면 ShoeBoxed가 이상적인 영수증 스캐너 앱이 될 것입니다. 이 앱은 영수증 처리를 간소화하는 데 도움이 됩니다.

특징

일상적인 부기 작업을 단순화합니다.
중소기업, 회계사 및 세무사를 위해 설계된 다양한 기능과 도구를 제공합니다.
영수증을 추출, 확인, 분류, 정리하고 검색 및 편집 가능한 데이터로 변환하여 언제 어디서나 액세스할 수 있도록 해줍니다.

또한 영수증 이미지가 포함된 포괄적인 비용 보고서를 생성하고 데이터를 내보내거나 공유 또는 인쇄하여 세금 준비 또는 환급을 쉽게 처리할 수 있습니다.

쉬운 비용 (Easy Expense)

Easy Expense는 강력한 이미지 처리 및 AI 기술을 사용하여 공급업체, 부문, 세금, 합계, 지불 유형과 같은 필수 정보를 추출합니다.

또한 이 영수증 스캐너를 통해 신용 카드 및 은행 계좌 지출을 쉽게 모니터링할 수 있습니다. Easy Expense는 은행 계좌와 통합되어 최대 18개월간의 거래에서 비용 및 세금 상쇄를 검색합니다.

특징

오프라인에서도 작동하므로 이동 중에도 사용하기에 적합합니다.
영수증을 캡처, 자르고 추적하는 가장 빠른 방법을 제공합니다.
자동 클라우드 동기화 기능으로 영수증을 분실할 염려가 없습니다.
공제를 극대화하는 스마트 자동 분류 기능을 제공합니다.
일괄 검토 거래 기능을 지원합니다.

Easy Expense를 사용하면 사용자 권한을 통해 실시간으로 사용자 간 동기화가 가능하며, 관련 정보를 볼 수 있는 사용자를 쉽게 제한할 수 있습니다.

비용 관리 (Expense Manager)

무제한 영수증 스캔 및 마일리지 추적에서 익일 상환에 이르기까지 비용 관리와 같은 비용 추적 도구는 회계 시스템 관리를 효율적으로 처리할 수 있도록 돕습니다.

특징

여행 중이거나 원격으로 작업할 때 영수증을 추적하고 정리하는 것은 어려울 수 있으며, 때로는 영수증을 분실할 수도 있습니다.
제한 없이 영수증을 스캔하고, 마일리지를 기록하고, 승인을 위해 이메일로 보내는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

SmartScan 기능과 결합하면 영수증을 즉시 스캔하고 검색하여 시간과 에너지를 절약할 수 있습니다.

스마트 영수증 (Smart Receipts)

스마트 영수증은 휴대폰을 영수증 스캐너 및 지출 보고서 생성기로 바꿔줍니다! 영수증 정보를 수집하고 이메일 계정으로 보낼 수 있는 PDF 및 CSV 보고서를 생성할 수 있습니다.

특징

전문적인 보고서는 완전히 구성 가능한 PDF, CSV 및 ZIP 보고서를 사용하여 예산 모니터링과 업무 요구 모두에 맞게 작성할 수 있습니다.
스마트 영수증을 사용하면 날짜, 가격, 세금, 영수증 카테고리, 메모, 지불 옵션 등 20개 이상의 다양한 기본 데이터 유형에서 선택할 수 있습니다.

이 기능을 통해 완벽한 문서를 생성하여 시간을 절약하고 더 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.

영수증 (Receipts)

Receipts 앱은 전 세계적으로 50만 명 이상의 회사 소유주, 자영업자, 에이전시 및 프리랜서가 사용하는 이상적인 영수증 관리 솔루션입니다.

특징

종이 영수증 사진을 찍거나 디지털 영수증을 앱으로 전송합니다. Receipts 앱은 영수증 데이터를 즉시 스캔하여 기록합니다. 또한 송장을 스캔하여 수입을 추가할 수도 있습니다.
Excel 또는 PDF 지출 보고서를 회계사와 공유하거나 세금 신고에 활용할 수 있습니다. 각 영수증 사진이 저장되어 감사 시에도 안전하게 보호됩니다.

이 앱은 미국과 캐나다의 사업 지출 범주를 설정하여 연말 지출 보고서가 세금 신고 요건을 충족하도록 돕습니다. 필요에 따라 범주를 변경할 수도 있습니다.

베리피 (Veryfi)

베리피는 영수증, 청구서 및 송장을 위한 세계에서 가장 빠르고 안전한 OCR 캡처 및 데이터 추출 앱입니다. 데이터 입력 및 부기 작업을 줄여 매주 시간을 절약할 수 있습니다. Veryfi는 공급업체, 지불, 총액, 세금, 품목까지 몇 초 만에 검색합니다.

특징

Veryfi의 OCR API는 정리되지 않은 소비자 구매 기록, 송장 및 청구서에서 라인 항목(SKU 수준 구매 데이터)에 이르기까지 모든 정보를 대규모로 추출, 분류 및 개선합니다. 스크립트나 사용자 개입이 필요하지 않습니다.
Veryfi OCR API는 현재 사용 가능한 가장 강력하고 정교한 OCR(광학 문자 인식) 및 ICR(지능형 문자 인식) 데이터 추출 API 플랫폼을 제공합니다.

이러한 기능을 통해 경쟁사보다 뛰어난 성능을 제공하고 사용자에게 최고의 서비스를 제공할 수 있습니다.

가장 적합한 영수증 앱을 선택하는 방법은 무엇입니까?

영수증을 체계적으로 정리하는 것은 세금 기간의 스트레스를 피하는 가장 쉬운 방법 중 하나입니다. 앞에서 언급한 도구를 사용하면 수많은 작은 종이 조각을 보관할 필요 없이 영수증에 쉽게 접근할 수 있습니다.

프리랜서나 사업주라면 각자의 상황에 맞는 개인적인 요구를 고려해야 합니다. 다음과 같은 질문을 생각해 보십시오.

몇 명의 직원을 관리하고 있습니까?
몇 명의 고객을 담당하고 있습니까?
한 달에 몇 건의 사업 관련 구매를 처리합니까?
업무를 위해 얼마나 자주, 어디로 출장을 떠납니까?

상황에 따라 영수증 추적 시스템을 사용자 지정하기 위해 여러 도구가 필요할 수 있습니다.

결론

사무실 경비를 체계적으로 관리하여 비용을 상환받을 권리를 잃지 않도록 해야 합니다. 그렇지 않으면 다음 지급 주기까지 자금을 사용할 수 없습니다.

다양한 종류의 소프트웨어를 영수증 스캐너로 사용할 수 있으며, 각각 더 나은 기능과 서비스를 제공하여 이 프로세스를 더욱 편리하게 만듭니다. 위에서 언급한 최고의 영수증 스캔 앱은 사용해 볼 가치가 있습니다. 아직 영수증 스캐너 앱을 사용하고 있지 않다면 지금 바로 도입해야 합니다!

중소기업 소유자를 위한 최고의 비용 추적 및 관리 소프트웨어를 살펴보는 것도 유용할 수 있습니다.