반복 작업을 최적화하는 8가지 작업 자동화 소프트웨어
업무 자동화 소프트웨어는 디지털 또는 물리적 기술을 활용하는 대부분의 사업체에서 수작업을 줄이고 생산성을 향상시키는 데 필수적입니다!
자동화는 비용을 절감하면서 생산성과 결과물을 유지하려는 사업주와 관리자에게 매우 유용한 도구입니다.
가전제품, 상품 및 차량 제조부터 소프트웨어 코딩에 이르기까지 모든 산업 분야에서 업무 및 프로세스 자동화의 이점을 누리고 있습니다.
업무 자동화를 처음 시작하거나 이미 자동화를 사용하고 있지만 기존 자동화 시나리오를 더욱 효율적으로 개선하고 싶다면 잘 찾아오셨습니다!
이 글에서는 중소기업, 스타트업 및 대기업에서 활용하는 뛰어난 업무 자동화 도구를 소개합니다. 또한 업무 자동화 단계와 그 이점에 대해 자세히 알아봅니다. 자, 이제 함께 살펴보시죠!
업무 자동화란 무엇일까요? 👩💻
업무 자동화는 소프트웨어나 프로그래밍 알고리즘을 사용하여 컴퓨터, 스마트폰, 태블릿, 또는 라즈베리 파이와 같은 싱글 보드 컴퓨터(SBC)를 통해 반복적이고 예측 가능한 수동 작업을 처리하는 것을 의미합니다.
이는 워크플로의 일관성과 정확성을 높여줍니다. 업무 자동화는 복잡한 작업에서도 뛰어난 효율성을 제공합니다. 가장 큰 장점은 전체 사업 또는 상업 프로젝트를 간소화하면서 특정 결과 도출에 필요한 수작업을 최소화한다는 점입니다.
업무 자동화가 인간의 개입을 완전히 배제하는 것은 아닙니다. 사업 인력의 수동 개입 필요성을 줄이면서도, 매출 증대, 마케팅 지표 개선, 그리고 궁극적으로 더 많은 수익 창출에 집중할 수 있도록 도와줍니다.
비즈니스 업무 자동화 단계 🏦
비즈니스 업무 자동화는 IF Then Else(만약 이것이라면 저것) 문제를 해결하는 컴퓨터 프로그래밍의 핵심인 조건문에 크게 의존합니다.
하지만 업무 자동화를 위한 드래그 앤 드롭 도구가 있어 코딩에 직접 뛰어들 필요는 없습니다. 한 줄의 코드 없이도 매우 복잡한 자동화 레시피를 만들 수 있습니다.
다음은 이 글에서 소개하거나 웹에서 찾을 수 있는 대부분의 도구에서 따라야 할 단계입니다.
#1. 반복 작업을 위한 워크플로 구성
먼저 업무 프로세스가 반복적인지 파악해야 합니다. Asana에서 프로젝트 관리를 위한 다음 워크플로를 예시로 살펴봅시다. 이는 자동화 레시피의 좋은 예입니다.
- 프로젝트 관리자가 Asana에 작업을 추가했습니다.
- 담당자를 Asana에 추가했습니다.
- 담당자의 Google 캘린더 앱이 자동으로 이 작업을 작업 일정에 표시합니다.
상상력과 창의력을 발휘하여 이와 같은 워크플로를 구성할 수 있습니다.
#2. 트리거 앱 선택 및 트리거 이벤트 추가
대부분의 업무 자동화 소프트웨어는 자동화된 워크플로를 시작할 트리거 앱과 트리거 이벤트를 선택하도록 요구합니다. 위의 예에서:
- 트리거 이벤트: 새 작업 추가 및 팀원 할당
#3. 액션 앱 및 액션 이벤트 선택
이제 Google 캘린더를 액션 앱으로 선택하고, 캘린더 이벤트를 액션 이벤트로 추가하기만 하면 됩니다.
#4. 자동화 게시
자동화 도구는 전체 프로세스 동안 다양한 테스트와 계정 인증을 수행합니다. 테스트 자동화가 의도대로 작동하는지 확인되면 레시피를 게시합니다.
이제부터 새 작업이 할당되면 작업 자동화 앱이 자동으로 팀원의 일정 슬롯을 예약합니다. 더 이상 팀원을 재촉하거나 알림 이메일을 보낼 필요가 없습니다!
업무 자동화의 이점 👍
업무 자동화를 통해 기업이 얻는 이점은 산업 분야에 따라 다릅니다. 하지만 모든 산업 분야에서 공통적으로 나타나는 이점은 다음과 같습니다.
- 반복 작업 속도를 높여줍니다. 작업의 정확한 단계를 예측할 수 있다면, 소프트웨어는 해당 단계를 재현할 수 있으며, 프로그램이 작업을 순서대로 실행하는 동안 여유를 가질 수 있습니다.
- 반복 작업을 수행하는 알고리즘 코드를 활용하여 직원의 번아웃과 피로를 줄일 수 있습니다.
- 사람은 반복적인 업무를 수행할 때 오타와 같은 사소한 실수를 저지르기 쉽습니다. 하지만 이러한 오류는 고객에게 치명적일 수 있습니다. 업무 자동화 소프트웨어를 사용하여 반복 작업을 실행하고 평판 손실로부터 회사를 보호할 수 있습니다.
- 이러한 도구는 인력을 수작업에서 해방시켜 기술을 향상시키고, 영업, 마케팅, 업셀링, 고객 서비스와 같은 다른 수익 창출 부서에 배치할 수 있게 해줍니다.
- 대부분의 소비재, 가전제품, 자동차 제조 산업에서는 전체 생산 라인을 자동화하기 위해 알고리즘과 로봇 팔의 조합을 사용합니다. 이는 주로 생산 비용을 절감하는 데 기여합니다.
- 업무 자동화를 통해 디지털 비즈니스 프로세스가 회사 정책과 일치하도록 할 수 있습니다. 예를 들어, 비즈니스 문서 생성 및 승인을 위한 문서 워크플로를 자동화할 수 있습니다.
- 비즈니스 운영 및 생산 라인을 더욱 효율적으로 제어할 수 있습니다. 비상시 클라우드 앱을 다른 클라우드 공급업체로 이전하거나, 영향을 받지 않는 공장의 제조 요구 사항과 같은 재해 복구 솔루션을 손쉽게 실행할 수 있습니다.
- 마지막으로 가장 중요한 이점은 디지털 마케팅, 이메일 마케팅, 온라인 고객 온보딩, 디지털 KYC 인증과 같은 수동 비즈니스 프로세스에서 더 나은 투자수익(ROI)을 얻을 수 있다는 점입니다.
이제 업무 자동화 소프트웨어의 정의, 단계 및 이점을 알아보았습니다. 사업이나 개인 용도로 간편하고 저렴한 업무 자동화를 위한 몇 가지 인기 있는 도구를 살펴볼 시간입니다.
파이프파이
업무 또는 워크플로 자동화와 관련하여 파이프파이는 훌륭한 선택입니다. 자동화 기능 외에도 이 플랫폼에서는 모든 종류의 워크플로를 생성하고 수정할 수 있으며, 확장성이 매우 뛰어납니다. 직관적인 시각적 인터페이스를 통해 자동화 프로세스가 원활하게 진행됩니다.
그 결과 팀의 효율성이 높아지고, 앱을 최대한 활용할 수 있습니다. 또한 고객 피드백이나 새로운 내부 요구 사항으로 인한 워크플로의 빠른 변경 사항을 쉽게 관리할 수 있습니다.
이 자동화 소프트웨어를 사용하면 중복 데이터 항목을 제거하여 오류를 방지할 수 있으며, 이메일 추적이나 스프레드시트에 덜 의존하게 됩니다.
파이프파이를 사용하면 시각적 편집기를 사용하여 처음부터 워크플로를 구축하거나 필요에 따라 사용자 정의할 수 있는 템플릿을 선택할 수 있습니다. 또한 이 도구의 사용자 정의 가능한 대시보드와 보고서는 KPI 추적, 상태 모니터링 및 새로운 기회 식별에 유용합니다.
이 애플리케이션을 통해 소스에 관계없이 들어오는 요청, 접수 및 티켓을 통합, 정렬 및 라우팅할 수 있습니다. 모든 팀원을 같은 페이지에 배치하고, 가시성과 협업에 대한 사용자 권한을 결정하여 협업을 지원합니다.
조호 플로우
팀을 위해 여러 앱을 개별적으로 관리하는 데 지치셨습니까? 조호 플로우를 사용하면 사용하는 앱을 연결하여 비즈니스 워크플로와 작업을 자동화할 수 있습니다. 이 소프트웨어의 스마트 통합 기능으로 모든 정보 사일로를 제거하십시오.
이 앱은 모든 이메일, 기록 및 보고서가 중단 없이 이동하도록 모든 앱을 연결합니다. 생산성을 극대화하고 일상적인 작업을 수행하기 위해 미리 구축된 흐름 모음을 사용자 정의하여 흐름을 설계할 수 있습니다.
또한 동적 빌더를 사용하면 원활한 통합을 통해 트리거와 작업을 설정할 수 있으므로 복잡한 통합 코딩에 노력을 기울일 필요가 없습니다. 팀은 부서 전체를 연결하는 워크플로를 만들어 더 나은 비즈니스 오케스트레이션을 달성할 수 있습니다.
또한 조직은 다양한 비즈니스 기능에서 이 도구를 사용하여 사용자 정의 통합을 생성할 수 있습니다. 주요 지원 앱에는 조호 CRM, 트렐로, 아사나, 슬랙, 구글 캘린더, 조호 데스크, 캘린들리, 애저 데브옵스, 컨플루언스, 드롭박스 및 세일즈포스 등이 있습니다.
워크
팀이 생산성에 영향을 미치는 지루한 프로세스를 수행하는 데 지쳤다면 워크를 선택할 때입니다. 강력하고 효율적인 자동화 엔진은 비즈니스에 가장 중요한 활동을 처리할 수 있도록 일상적인 워크플로를 자동화할 수 있습니다.
회사는 더 빠르고 스마트한 작업 프로세스를 위해 트리거와 작업을 사용하여 반복 작업에 대한 규칙을 만들 수 있습니다. 또한 이 도구는 더 빠른 확장, 프로세스 간소화 및 오류 감소를 위해 경고하고 자동으로 업데이트합니다.
워크를 사용하면 작업 우선 순위, 상태 및 위험에 따라 자동으로 작업을 다음 워크플로 단계로 이동할 수 있습니다. 모든 팀원이 워크플로를 완전히 볼 수 있으므로 투명성이 보장됩니다.
이 애플리케이션에는 @멘션, 알림 및 더 나은 공동 작업을 위한 미리 알림과 같은 기능도 있습니다.
클릭업
클릭업 자동화 기능을 사용하면 일상적인 작업을 쉽게 자동화하고 팀이 더 중요한 작업에 집중할 수 있습니다.
이 플랫폼을 사용하면 100가지 이상의 방법으로 작업을 생성할 수 있습니다. 맞춤형 자동화를 생성하는 것 외에도 담당자, 상태, 우선 순위, 날짜, 생성 및 이동과 관련된 작업을 자동화할 수 있습니다.
또한 작업 할당, 상태 변경, 댓글 게시 및 기타 다양한 활동을 자동화할 수 있습니다. 사용자는 자동화 트리거 중에 발생할 작업을 선택하여 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다.
클릭업 자동화는 슬랙, 구글 시트, 캘린들리, 드롭박스, 깃허브, 타입폼 및 에어테이블을 비롯한 여러 외부 앱을 지원하여 단일하지만 공유되는 워크플로를 만듭니다. 무엇보다 안전한 플랫폼으로 사용자 데이터 보안을 보장하고 높은 수준의 가동 시간을 제공합니다.
지라 자동화
중요한 작업에 집중할 수 있도록 도와주는 작업 자동화 솔루션을 찾고 계십니까? 몇 번의 클릭만으로 비즈니스의 모든 작업 또는 워크플로를 자동화하려면 지라 자동화를 선택하십시오.
이 플랫폼을 사용하면 무한한 가능성이 열립니다. 작업 할당을 자동화하여 부서 간 작업을 동기화하는 데 사용할 수 있습니다.
또한 코드를 작성할 필요가 없습니다. 100개 이상의 템플릿(DevOps, Slack, Business, Global 등) 중에서 선택하고 몇 분 만에 자동화 규칙 생성을 시작하십시오. 또한 가이드와 비디오를 활용하여 프로세스를 시작할 수 있습니다.
회사는 이 소프트웨어를 MS 팀즈, 슬랙, 깃허브, 비트버킷 등과 같은 다른 인기 있는 비즈니스 도구와 함께 사용할 수 있습니다.
재피어
5,000개 이상의 앱과 무한한 자동화 기능을 갖춘 재피어는 세일즈포스, 마이크로소프트, 구글, 타입폼, 보컬, 에어테이블 등과 같은 유명 브랜드의 작업 자동화를 위한 최고의 솔루션입니다. 다음은 주목할 만한 기능을 갖춘 코드 없는 작업 자동화 소프트웨어입니다.
- 최대 100개의 앱을 포함할 수 있는 다단계 자동화
- 시각적 작업 공간에서 조건부 프로그래밍을 위한 간단한 if/then 논리
- 완전한 드래그 앤 드롭 방식의 자동화 레시피 구축
- 복잡한 자동화 레시피를 만들 수 있는 다양한 필터
- Formatter 기능을 활용하여 자동화 공식 내에서 데이터 형식 지정
작성 시점에서 앱 통합 플랫폼은 영업, 정보 기술(IT), 소규모 사업주 및 온라인 마케터와 같은 비즈니스 역할에 적합합니다.
비즈니스 워크플로와 관련하여 재피어의 앱 통합 또는 Zaps를 활용하여 고객 커뮤니케이션, 데이터 관리, 리드 관리 및 비즈니스 프로세스를 처리할 수 있습니다.
탈리파이
탈리파이는 문서, 파일 및 데이터 양이 많은 기업에 특히 유용합니다. 자동화 플랫폼 개발자 스스로 온라인 양식, 비즈니스 워크플로, 프로세스, 작업, 문서 승인 등에 대한 작업 자동화를 강조했습니다.
구글 이메일(Gmail), 슬랙, 마이크로소프트 아웃룩, 마이크로소프트 팀즈, 파워 BI, 태블로 등과 같은 다양한 비즈니스 및 전문 앱을 위한 통합 및 웹후크를 제공합니다.
또한 이 작업 자동화 소프트웨어는 재피어 커넥터 및 파워 오토메이트와 같은 타사 자동화 도구를 지원합니다. 따라서 탈리파이에서 비즈니스 앱에 대한 통합을 찾지 못한 경우 앱을 파워 오토메이트나 재피어와 통합한 후 탈리파이에서 운영할 수 있습니다.
닌텍스
완전한 자동화 플랫폼을 사용하고자 한다면 닌텍스가 비즈니스에 이상적인 선택이 될 수 있습니다. 이 도구를 사용하면 수동 및 일상적인 작업을 자동화하고 로봇 프로세스 자동화를 통해 비즈니스 워크플로를 관리할 수 있습니다.
자동화가 필요한 프로세스를 찾아 클릭 몇 번으로 코드 없이 자동화를 시작하기만 하면 됩니다. 기업은 양식과 스마트폰에서 디지털 방식으로 정보를 수집할 수 있으므로 종이 양식을 사용할 필요가 없습니다.
또한 닌텍스는 문서에 전자 서명을 가능하게 하고 필요할 때마다 자동으로 문서를 생성할 수 있도록 합니다. 빠르고 성공적인 자동화를 위해 글로벌 파트너 네트워크의 일원이 될 수도 있습니다.
마지막 말
업무 자동화는 비즈니스 생산성, 효율성 및 수익성의 핵심 요소입니다. 실수를 줄이고 물리적 또는 디지털 작업을 더 빠르게 완료하는 데 도움을 줍니다. 그러나 자동화의 성공 여부는 자동화된 프로세스 또는 작업 레시피를 작성하는 데 사용하는 소프트웨어에 달려 있습니다.
위에 제시된 업무 자동화 소프트웨어를 사용해보고, 비즈니스 도메인 및 자동화 스타일 요구 사항에 적합한 것을 선택하십시오.
다음으로는 미지급금 자동화 도구를 살펴보시는 것이 좋습니다.