디지털 서명으로 시간과 비용 절약

더 이상 계약서에 직접 서명할 필요가 없습니다. Zoho Sign을 활용하여 문서에 디지털 방식으로 서명함으로써 시간과 비용을 절약하고 절차의 번거로움을 줄일 수 있습니다.

오늘날 종이 서류 작업이 점차 사라지는 추세 속에서, 디지털 서명으로 전환하는 것은 매우 현명한 선택입니다. 디지털 서명은 신속하고 편리할 뿐만 아니라 환경 보호에도 기여합니다.

시중에는 다양한 디지털 서명 소프트웨어가 존재하지만, Zoho Sign과 같이 효율적이면서도 경제적인 신뢰할 수 있는 솔루션을 선택하는 것이 중요합니다.

디지털 서명이란 무엇인가?

디지털 서명은 디지털 문서, 소프트웨어 또는 메시지의 신뢰성과 무결성을 입증하는 기술입니다. 암호화 방식을 사용하여 문서의 위조 및 사칭을 방지합니다. 많은 국가에서 디지털 서명은 법적 구속력을 지닌 것으로 인정받고 있습니다.

디지털 서명이 필요한 이유는 무엇인가?

시간과 비용 절약

서명을 위해 수동으로 문서를 처리하는 과정은 초안 작성, 인쇄, 스캔 및 다른 당사자에게 우편으로 발송하는 등의 번거로운 과정을 포함합니다. 서명된 문서를 다시 받는 데에는 몇 주가 소요될 수도 있습니다. 디지털 서명은 이러한 불필요한 단계를 생략하여 시간과 비용을 절감해 줍니다.

효율적이고 안전함

디지털 서명은 기존의 종이 서명 방식을 대체하는 안전한 대안입니다. 실제 문서를 인쇄, 스캔 또는 발송할 필요가 없으므로 위조의 위험성도 줄어듭니다.

접근성

디지털 서명은 모든 종류의 원격 및 국제 문서 작업에 매우 유용합니다. 당사자가 어디에서든 안전하게 문서에 서명할 수 있도록 지원하여 업무 효율성을 높여줍니다.

향상된 기업 이미지

문서 서명에 종이를 사용하는 것은 환경에도 부정적인 영향을 미칩니다. 디지털 서명은 이러한 영향을 줄이고, 기업에게 친환경적인 이미지를 심어줄 수 있습니다.

법적 효력

대부분의 국가에서 디지털 서명은 수기 서명과 동일한 법적 효력을 지닙니다. 계약, 협정, 전자 거래 또는 그 밖의 법적 문서에 디지털 서명을 사용하면 진정성과 무결성이 보장되어 법정에서 효력을 인정받을 수 있습니다.

무결성

디지털 서명은 디지털 문서의 무결성을 유지하는 데도 중요한 역할을 합니다. 암호화 알고리즘을 사용하여 고유한 해시 값을 생성하고, 누군가 문서를 수정하면 해시 값이 변경되어 문서 변조 여부를 쉽게 파악할 수 있습니다.

자동화된 업무 흐름

종이 기반 서명 방식은 문서의 정확성을 보장하고 데이터 기밀성을 유지하기 위해 수동 조정 및 추적을 필요로 합니다. 또한 지연, 오류 및 정책 위반의 가능성도 항상 존재합니다. 디지털 서명으로 전환하면 일관되고 오류 없는 자동화된 표준 업무 흐름을 구축할 수 있습니다.

Zoho Sign이 디지털 서명을 지원하는 방법

여전히 전통적인 펜과 종이 방식으로 비즈니스 문서에 서명하고 있다면, 이제 Zoho Sign을 고려해야 할 때입니다. 이 소프트웨어는 단 몇 번의 클릭만으로 전 세계 어디에서든 비즈니스 문서에 안전하게 서명하고 관리할 수 있도록 지원합니다.

이 완벽한 디지털 서명 앱은 문서에 수동으로 서명하는 번거로운 과정을 없애줍니다. 한 번 서명하면 변경할 수 없는 법적 효력을 지닌 위조 방지 문서를 확보할 수 있습니다. 이 소프트웨어를 통해 서명자의 신원을 확인하고, 법률을 준수하며 어디에서든 문서에 서명할 수 있습니다.

이제 Zoho Sign의 주요 기능을 자세히 살펴보겠습니다.

간편한 서명 및 전송

Zoho Sign은 디지털 서명을 위해 문서를 쉽고 빠르게 서명하고 전송할 수 있도록 실용적인 접근 방식을 제공합니다. 문서를 간단하게 업로드하고, 수신자를 추가하고, 전송하기 전에 양식 필드를 배치할 수 있습니다. 서명을 하려면 이메일로 전송된 링크를 열고 필요시 인증 코드를 입력한 다음 문서에 서명하면 됩니다.

원활한 문서 관리

Zoho Sign 플랫폼에서 문서를 관리하는 것은 매우 편리합니다. 문서 상태를 확인하고 필요한 조치를 취할 수 있습니다. 또한 Zoho Sign은 전체 감사 추적 기능을 제공하여 문서에서 수행된 모든 작업 기록과 보류 중인 작업이 없는 문서에 대한 완료 인증을 확인할 수 있습니다.

재사용 가능한 문서 템플릿

Zoho Sign의 템플릿 기능을 사용하면 자주 사용해야 하는 계약서를 매번 새로 작성할 필요가 없습니다. Professional 및 Enterprise 플랜 사용자는 판매 계약, 고용 계약 및 소셜 미디어 정책에 대한 템플릿을 만들어 활용할 수 있습니다.

비즈니스 요구 사항에 맞는 템플릿을 만든 후 각 상황에 맞게 템플릿을 보고 편집하거나 소유권을 변경하고, SignForm을 생성(조직 관리자만 사용 가능)하거나 삭제할 수 있습니다. 이러한 템플릿은 수동으로 삭제할 때까지 계정에 보관됩니다.

문서 대량 전송

Zoho Sign을 사용하면 한 번에 여러 수신자에게 하나 이상의 문서를 보낼 수 있는 대량 전송 기능을 활용할 수 있습니다. 이 기능은 Enterprise 요금제에서만 제공되며, HR 부서에서 조직 내 모든 직원의 서명이 필요한 정책 업데이트 등에 유용하게 사용할 수 있습니다.

Open AI 통합 지원

미국 데이터 센터를 사용하는 유료 Zoho Sign 구독과 유효한 사용자 생성 OpenAI API 키를 보유하고 있다면, Zoho의 AI 비서 Zia를 통해 ChatGPT 및 OpenAI 통합을 사용할 수 있습니다. 이 통합을 통해 문서 데이터를 Open AI와 공유하고 문서 요약 등의 다양한 목적으로 활용할 수 있습니다.

AES 및 QES

모든 유료 요금제 및 미국 데이터 센터 사용자는 남아프리카 기반 TrustFactory를 통해 서명에 대한 AES(Advanced Electronic Signature) 인증서를 받을 수 있습니다. 이 기능을 사용하려면 사용자가 TrustFactory에 등록하고 해당 통합을 구성해야 합니다.

Zoho Sign은 또한 EU 기반 신원 확인 서비스 제공업체인 Uanataca SA와 제휴하고 있습니다. 이 협력을 통해 Enterprise 플랜 사용자는 QES(Qualified Electronic Signature)를 사용하여 문서에 서명할 수 있습니다.

Zoho Sign 모바일 앱

항상 이동 중이라면 모바일 기기에 Zoho Sign의 Android 또는 iOS 앱을 설치할 수 있습니다. 이러한 앱은 템플릿 관리, 문서 서명, 추적 및 전송 기능에서 PC 버전과 동일한 효율성을 제공합니다.

Zoho Sign API

Zoho Sign은 모든 애플리케이션에 디지털 서명 통합을 위한 API도 제공합니다. 프로젝트 요구 사항에 관계없이 선호하는 프로그래밍 언어로 코드 예제를 쉽게 적용할 수 있습니다.

유연하고 확장 가능한 API는 몇 분 안에 구현할 수 있습니다. 이러한 API를 사용하여 서명한 모든 문서는 법원에서 100% 인정됩니다. 업계 표준 OAuth 2.0 프로토콜을 통해 최고 수준의 보안을 보장받을 수 있습니다.

주요 플랫폼과의 통합

대부분의 조직에서는 다양한 비즈니스 및 커뮤니케이션 도구를 사용합니다. Zoho Sign은 Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents 및 Integromat과 같은 주요 애플리케이션과 통합할 수 있습니다.

보고서 생성

조직 관리자는 Zoho Sign에서 생성된 상세 보고서에 액세스하여 계정을 통해 서명 및 전송된 모든 문서를 확인할 수 있습니다. 문서 유형, 문서 상태(완료, 회수, 거부, 만료), 문서 유효성 및 활동 기록을 포함한 다양한 필터를 사용하여 필요한 정보를 찾을 수 있습니다.

기본적으로 지난 30일간의 보고서가 생성되지만 주별 또는 월별 보고서를 생성할 수도 있습니다. 생성된 보고서는 CSV 파일 형식으로 로컬 시스템에 다운로드할 수 있습니다.

Zoho Sign 가격

단일 사용자는 한 달에 5개의 문서에 서명할 수 있는 무료 Zoho Sign 플랜을 선택할 수 있습니다. 더 많은 기능이 필요한 경우 $10/사용자/월부터 시작하는 Standard, Professional 및 Enterprise 플랜 중에서 선택할 수 있습니다.

Zoho Sign에서는 Enterprise 플랜의 모든 기능을 사용해 볼 수 있는 14일 무료 평가판을 제공합니다. 또한 사용량에 따라 비용을 지불하는 간단하고 투명한 디지털 서명 API 계획도 있습니다.

결론

디지털 서명은 원격 문서 서명에 편의성을 제공할 뿐만 아니라 문서 변조를 방지하는 추가 보안 계층을 제공합니다. 종이 문서 작업이 필요 없고 감사 추적이 가능한 친환경적인 프로세스입니다.

Zoho Sign은 문서를 작성하고 다른 사람에게 빠르게 서명을 요청할 수 있는 경제적인 디지털 서명 애플리케이션입니다. 대기업, 중소기업, 개인 사용자 모두 법적 문서에 이 소프트웨어를 활용할 수 있습니다.

기업에서는 Zoho Assist 및 Zoho Payroll과 같은 다른 Zoho 애플리케이션을 함께 사용할 수도 있습니다.