최근 몇 년 동안, 새롭고 발전된 기술과 도구들이 접근성이 높아짐에 따라 전 세계 기업들 사이에서 섀도우 IT가 더욱 확산되고 있습니다.
상상해 보세요. 여러분의 조직 내에서 모든 규칙을 철저히 따르는 와중에도, 승인받지 않은 기술들이 조용히 성장하는 평행 세계가 존재합니다. 이것을 우리는 섀도우 IT라고 부릅니다.
이러한 섀도우 IT에는 직원들이 업무를 수행하기 위해 회사의 승인을 받지 않은 도구를 사용하는 행위가 포함됩니다. 이는 생산성과 효율성을 높여줄 수 있지만, 동시에 데이터 유출, 규정 위반, 운영상의 복잡성 증가와 같은 취약성과 위험을 동반합니다.
따라서, 섀도우 IT에 대처할 때는 새로운 아이디어를 수용하는 것과 보안을 확보하는 것 사이에서 적절한 균형을 찾는 것이 매우 중요합니다.
이 글에서는 섀도우 IT가 발생하는 이유, 잠재적 위험, 그리고 이러한 위험을 감지하고 완화하여 조직의 보안을 강화하는 방법에 대해 자세히 살펴보겠습니다.
지금부터 시작해 볼까요?
섀도우 IT란 무엇일까요?
섀도우 IT는 조직 내의 부서나 직원들이 IT 부서의 인지나 공식적인 승인 없이 기술, 도구, 소프트웨어 솔루션을 사용하는 것을 의미합니다.
간단히 말해, 이는 회사 관련 업무를 처리하기 위해 회사에서 승인하지 않은 앱이나 프로그램을 사용하는 것과 같습니다. 섀도우 IT는 기존의 IT 시스템에 만족하지 못하는 개별 직원이나 부서의 필요에서 비롯될 수 있으며, 특정 도구가 작업을 완료하는 데 더 편리하거나 유용하다고 판단될 때 발생합니다.
예를 들어, 회사가 승인한 다른 협업 플랫폼이 있음에도 불구하고, 파일 공유 앱이 사용자 친화적이라는 이유로 프로젝트 협업에 사용되고 있다고 가정해 보겠습니다. 이것이 바로 섀도우 IT가 작동하는 방식입니다.
이러한 행위가 무해해 보이거나 생산성을 높여줄 수 있지만, 이러한 도구 사용은 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. IT 팀에서 검증되지 않은 도구는 취약점을 가지고 있을 수 있으며, 적절한 보안 조치가 부족할 수도 있습니다. 이러한 상황은 데이터 노출, 잠재적인 침해, 또는 기타 사이버 공격으로 이어질 수 있습니다.
따라서, 조직 내에서 안전한 디지털 환경을 유지하기 위해서는 섀도우 IT를 이해하고, 조직 내에서 섀도우 IT를 실행하는 직원이 있는지 확인하며, 가능한 한 빨리 이를 완화하는 것이 매우 중요합니다.
섀도우 IT의 원인
일부 직원과 부서는 겉으로는 좋아 보이지만 조직의 IT 인프라와 데이터 보안에 심각한 영향을 미칠 수 있는 여러 가지 이유로 섀도우 IT를 선택합니다.
섀도우 IT가 발생하는 주요 원인들은 다음과 같습니다:
복잡한 절차
때로는 회사에서 새로운 도구를 도입하기 위한 공식적인 절차가 복잡하고 시간이 오래 걸릴 수 있습니다. 이러한 과정은 효율성을 중시하는 직원들에게 답답함을 유발할 수 있습니다.
결과적으로, 그들은 섀도우 IT로 눈을 돌려 공식적인 승인 없이 목적에 맞는 다른 도구를 사용하기 시작할 수 있습니다. 잠재적인 보안 위험이 따르더라도, 이러한 지름길을 통해 문제를 해결하고 생산성을 높이려고 하는 것입니다.
특정 요구 사항
회사의 각 부서는 승인된 소프트웨어 솔루션으로는 충족할 수 없는 고유한 요구 사항을 가지고 있을 수 있습니다. 이는 마치 다른 사람의 옷을 입으려고 하는 것과 같습니다.
직원들이 이러한 상황에 직면하면 좌절감과 생산성 저하로 이어질 수 있습니다. 결과적으로, 그들은 자신의 요구 사항에 정확히 맞는 도구를 스스로 찾게 되고, 결국 회사에서 공식적으로 인정하거나 승인하지 않은 소프트웨어를 은밀하게 사용하게 됩니다.
편리한 사용성
스마트폰 앱처럼 사용하기 매우 쉬운 도구를 발견했다고 가정해 봅시다. 이러한 도구가 온라인에서 쉽게 구할 수 있다면, 공식적인 승인 없이도 직원들은 즉시 사용할 수 있습니다.
이는 마치 큰길을 따라가는 대신 뒷문으로 지름길을 택하는 것과 같습니다. 섀도우 IT는 업무를 더 빠르고 편리하게 처리할 수 있다는 장점 때문에 쉽게 사용됩니다.
생산성 격차
때로는 직원들이 업무 효율을 높이거나 더 빠르게 처리할 수 있는 방법을 찾지만, 회사에서 승인한 도구로는 충분하지 않을 수 있습니다. 이때 섀도우 IT가 등장합니다.
직원들은 스스로 찾아낸 다른 도구를 사용하여 업무를 더 잘 처리할 수 있다고 생각할 수 있습니다. 하지만 문제는 이러한 도구가 안전하지 않거나 보안에 취약할 수 있다는 것입니다.
정책 인지 부족
회사의 규칙과 지침은 아무리 꼼꼼한 직원이라도 간과할 수 있습니다. 또한 일부 직원들은 특정 IT 정책에 대한 지식이 부족하여 스스로 해결책을 찾으려 할 수도 있습니다. 이는 마치 사용 설명서를 먼저 읽지 않고 집에서 무언가를 고치려고 하는 것과 같습니다.
익숙한 도구 선호
직장에서 평소에 즐겨 사용하는, 익숙한 도구를 사용한다고 생각해 보십시오. 일부 직원들은 이러한 도구가 안전하지 않을 수 있다는 사실을 모른 채 이전 직장이나 개인적인 용도로 사용하던 시스템이나 도구를 현재 업무에 가져올 수 있습니다. 이는 BYOD 정책을 사용하는 조직에서 더욱 두드러집니다.
업무 마감 압박
마감 기한이 임박하면 직원들은 업무를 최대한 빨리 끝내고 싶어 할 수 있습니다. 이러한 압박감은 공식적으로 허용되지 않더라도 목표를 더 빨리 달성하는 데 도움이 될 것이라고 생각되는 도구를 찾아 사용하게 만들 수 있습니다.
교육 부족
만약 회사에서 새로운 도구를 출시했지만 직원들에게 올바른 사용법을 알려주지 않는다면, 이는 사용 설명서 없이 누군가에게 새로운 도구를 주는 것과 같습니다. 이 경우 직원들은 이미 익숙한 도구를 다시 사용하게 될 수 있습니다.
섀도우 IT의 위험 및 영향
섀도우 IT를 사용하는 것은 처음에는 편리해 보일 수 있지만, 조직에 심각한 영향을 미칠 수 있는 내재적인 위험과 결과를 수반합니다.
데이터 유출
직원이 승인되지 않은 도구를 사용하면 데이터 유출 위험이 증가합니다. 이러한 도구에는 민감한 정보를 보호하는 데 필요한 보안 조치가 부족할 수 있습니다.
통제력 부족
섀도우 IT는 IT 부서의 인지 없이 자동으로 운영되는 경우가 많습니다. 이러한 가시성 부족은 조직이 사용 중인 소프트웨어에 대한 통제 및 감독이 제한적이라는 것을 의미합니다.
이는 데이터 관리의 불일치, 규정 준수 문제, 심지어 조직의 전반적인 IT 전략과의 충돌과 같은 다양한 문제를 야기할 수 있습니다.
호환성 문제
섀도우 IT를 통해 채택된 다양한 도구들은 서로 호환되지 않거나 조직의 기존 시스템과 호환되지 않을 수 있습니다. 이러한 문제는 통합 문제를 일으키고 협업과 생산성을 저해할 수 있습니다. 이는 서로 다른 퍼즐 조각을 사용하는 것과 같으며, 서로 맞지 않을 뿐입니다.
규정 위반
많은 산업 분야에서는 데이터 개인 정보 보호 및 보안과 관련하여 엄격한 규칙과 지침을 적용하고 있습니다. 만약 직원들이 IT 부서의 인지 없이 도구를 사용하면, 자신도 모르게 이러한 규정을 위반할 수 있습니다. 이는 막대한 벌금과 조직의 평판 손상으로 이어질 수 있습니다.
비용 증가
무료 또는 저렴한 앱은 매력적일 수 있지만, 숨겨진 비용이 추가될 수 있습니다. IT 부서는 호환성 문제를 해결하고, 지원을 제공하며, 심지어 알지도 못했던 도구에 대한 보안을 확보하기 위해 자원을 할당해야 할 수도 있습니다. 이는 수리 및 유지 보수 비용이 많이 드는 예산 항목을 구매하는 것과 같습니다.
생산성 저하
아이러니하게도 생산성 향상을 위해 도입된 도구가 결국에는 정반대의 결과를 초래할 수 있습니다. 도구가 공식적으로 지원되지 않으면 직원들은 실제 업무에 집중하기보다는 문제를 해결하는 데 시간을 소비할 수 있습니다. 이는 주요 도로보다 시간이 더 많이 걸리는 우회로를 운전하는 것과 같습니다.
평판 손상
섀도우 IT로 인해 데이터 유출이 발생하고, 이 사실이 알려졌다고 상상해 보십시오. 이는 조직의 평판에 심각한 타격을 줄 수 있습니다. 고객, 파트너, 이해관계자들은 신뢰를 잃게 되어 비즈니스 관계와 미래의 기회에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.
문제 해결 및 지원의 어려움
직원들이 IT 부서의 지원 없이 다양한 도구를 사용하게 되면, 문제 해결과 고품질 지원을 제공하는 데 어려움이 발생할 수 있습니다. 문제가 발생했을 때, IT 부서는 이러한 승인되지 않은 도구에 대한 효과적인 지원을 제공할 전문 지식이나 리소스가 부족할 수 있습니다. 이는 다운타임 증가, 직원들의 불만, 그리고 프로젝트 지연으로 이어질 수 있습니다.
중앙 집중식 데이터 관리 기능 상실
공식적인 IT 환경에서는 데이터 관리가 중앙 집중화되어 있어 일관성, 보안, 정확성을 보장합니다. 하지만 섀도우 IT를 사용하면 데이터가 다양한 도구, 플랫폼, 장치에 분산될 수 있습니다. 중앙 집중식 통제 기능의 상실은 혼란, 오류, 부정확한 기록, 심지어 법적 책임으로까지 이어질 수 있습니다.
섀도우 IT 감지 방법
조직 내에서 섀도우 IT를 감지하는 것은 데이터 보안과 운영 제어를 유지하는 데 매우 중요합니다. 다음은 섀도우 IT 사례를 식별하는 데 도움이 되는 몇 가지 효과적인 방법입니다.
#1. 정기 감사
조직의 기술 환경이 승인된 도구와 일치하는지 확인하려면 정기적인 감사를 실시해야 합니다.
현재 사용 중인 소프트웨어 목록을 공식적으로 승인된 소프트웨어 목록과 비교하여 차이점이나 승인되지 않은 응용 프로그램을 식별할 수 있습니다. 이러한 감사는 기술 환경에 대한 통제력을 유지하고 보안 및 규정 준수를 저해할 수 있는 무단 도구의 사용을 방지하는 데 도움이 됩니다.
#2. 사용자 설문 조사
사용자 설문조사는 직원들이 매일 사용하는 기술 솔루션을 파악하는 데 도움이 되는 직접적인 방법입니다. 이러한 설문조사를 통해 IT 부서에서 알지 못하는 소프트웨어를 사용하는 섀도우 IT 사례를 식별하는 데 유용한 정보를 얻을 수 있습니다.
#3. 네트워크 모니터링
네트워크 모니터링은 조직의 네트워크 인프라 내에서 데이터 흐름을 자세히 관찰하는 것을 의미합니다. IT 팀은 네트워크 트래픽에서 비정상적이거나 예상치 못한 패턴을 면밀히 관찰하여 다양한 승인되지 않은 소프트웨어나 도구를 식별할 수 있습니다.
#4. 엔드포인트 모니터링
엔드포인트 모니터링은 직원들의 기기에 특별한 모니터링 소프트웨어를 설치하는 과정을 포함합니다. 이 소프트웨어는 직원들의 기기에 설치된 모든 도구와 서비스를 쉽게 추적하고 기록할 수 있습니다.
기록된 애플리케이션 목록을 조직의 승인 목록과 비교하여 차이점을 발견할 수 있습니다.
#5. 액세스 로그 분석
액세스 로그 분석은 승인되지 않은 도구, 해당 도구를 사용하는 개인, 각 액세스 시점과 같은 기록을 자세히 검토하는 것입니다.
#6. 클라우드 서비스 모니터링
오늘날 클라우드 기술은 사용하기 쉽고 편리하기 때문에 직원들이 선호하는 다양한 도구에 쉽게 접근할 수 있도록 해줍니다. 이것이 바로 클라우드 서비스 모니터링이 중요한 이유입니다. 여기에는 클라우드 기반 서비스와 도구를 사용하여 추적 및 감지와 같은 모니터링 활동을 수행하는 것이 포함됩니다.
#7. IT 및 HR 협업
IT 부서와 HR(인적 자원) 부서 간의 협업은 특히 신규 직원의 온보딩 프로세스에서 매우 중요합니다.
기술 도입을 관리하기 위해 협력함으로써 두 부서는 신입 사원이 회사에서 승인한 애플리케이션, 장치, 서비스 및 정책을 사용하도록 보장할 수 있습니다.
#8. 이상 행동 감지
이상 행동은 일반적인 기술 사용 패턴에서 벗어난 행동을 의미합니다. AI 기반 도구를 활용하면 조직은 이러한 이상 행동을 분석하여 섀도우 IT의 존재를 나타낼 수 있는 비정상적인 활동을 식별할 수 있습니다.
섀도우 IT 위험 완화 방법
섀도우 IT 위험을 완화하려면 조직의 기술 환경에 대한 통제력을 되찾기 위한 적극적인 조치가 필요합니다.
다음은 고려해야 할 몇 가지 효과적인 전략입니다:
명확한 IT 정책
명확하고 포괄적인 IT 정책을 수립하는 것은 섀도우 IT 위험을 관리하는 데 있어 가장 중요한 첫걸음입니다. 이러한 정책에는 조직 내에서 사용하도록 공식적으로 승인된 소프트웨어와 애플리케이션 목록이 명확하게 포함되어야 합니다.
회사의 인트라넷이나 공유 데이터베이스와 같은 플랫폼을 통해 모든 직원이 이러한 정책을 쉽게 확인할 수 있도록 해야 합니다.
이러한 지침에 대한 접근성을 높임으로써 직원들은 어떤 도구가 허용되고 어떤 것이 섀도우 IT에 해당하는지 명확히 알 수 있습니다.
섀도우 IT 워크숍
섀도우 IT 워크숍은 승인되지 않은 도구를 사용할 때 발생할 수 있는 위험과 결과를 직원들에게 교육하는 것을 목표로 합니다.
이러한 워크숍은 섀도우 IT가 보안, 규정 준수 및 운영에 미치는 영향에 대한 유용한 통찰력을 제공하여 직원들이 충분한 정보를 바탕으로 결정을 내릴 수 있도록 지원합니다.
교육 및 훈련
섀도우 IT와 관련된 위험에 대한 인식을 높이려면 정기적으로 직원 교육을 실시하는 것이 중요합니다.
무단 도구 사용으로 인해 발생할 수 있는 보안 취약점, 데이터 유출, 규정 위반에 대해 직원들을 교육함으로써 직원들은 이러한 행위의 심각한 결과를 더 잘 이해할 수 있게 됩니다. 구체적인 사례를 통해 그 의미를 보여주는 것이 필수적입니다.
또한, 승인된 도구의 사용을 장려하고, 데이터 무결성, 보안 및 전반적인 조직의 기술 생태계를 유지하는 데 대한 기여를 강조해야 합니다.
협력적 접근 방식
IT 부서가 다양한 부서와 긴밀히 협력하려면 협력적인 접근 방식을 채택하는 것이 중요합니다. 이는 기술 관련 논의에 직원들을 적극적으로 참여시키고, 직원들의 특정 요구 사항을 깊이 이해하며, 그들의 피드백을 의사 결정 과정에 반영하는 것을 의미합니다.
직원들의 참여를 장려하면 기술 환경에 대한 주인의식을 높이고 승인된 도구가 기능적 요구 사항을 충족하도록 보장할 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 섀도우 IT에 의존하려는 유혹을 줄일 뿐만 아니라, 기술 사용에 대한 책임 의식을 형성하는 데도 도움이 됩니다.
승인된 소프트웨어 저장소
조직의 다양한 요구 사항을 충족하는 공식적으로 승인된 소프트웨어 도구 및 애플리케이션으로 구성된 중앙 집중식 저장소를 구축하십시오. 이 저장소는 직원들이 쉽게 접근할 수 있어야 하며, 특정 도구가 필요한 경우 신뢰할 수 있는 정보 소스 역할을 해야 합니다.
다양하고 사전 검토된 도구를 제공함으로써 직원들이 승인되지 않은 대안을 찾을 가능성을 줄일 수 있습니다.
신속한 IT 지원
IT 지원이 접근하기 쉽고, 직원들이 기술 관련 문제에 대해 신속하게 대응할 수 있는지 확인해야 합니다. 직원들이 문제를 겪거나 승인된 도구에 대한 도움이 필요한 경우, IT 부서의 빠르고 효율적인 해결이 필수적입니다.
신속한 지원은 직원들이 답답함 때문에 승인되지 않은 대안을 찾을 가능성을 줄입니다. 직원들의 요구 사항에 신속하게 대응함으로써, 직원들이 지원받고 있다고 느끼며 섀도우 IT를 실행하려는 경향을 줄일 수 있습니다.
클라우드 솔루션 도입
향상되고 목적에 적합한 승인된 클라우드 솔루션을 도입하고 홍보함으로써 사용자 선호도를 만족시키면서도 기술 생태계를 더 잘 통제할 수 있습니다.
직원들이 공식적인 클라우드 서비스가 사용하기 쉽고 업무에 적합하다고 느끼면, 승인되지 않은 클라우드 애플리케이션을 사용할 가능성이 줄어듭니다.
피드백 시스템
피드백 시스템을 구축하여 직원과 IT 부서 간의 열린 소통을 장려하십시오. 직원들에게 업무 프로세스를 개선할 수 있는 새로운 도구나 기술을 제안할 기회를 제공하십시오. 이를 통해 직원들이 필요로 하고 선호하는 것이 무엇인지에 대한 귀중한 정보를 얻을 수 있습니다.
이러한 상호작용적인 접근 방식은 승인되지 않은 소프트웨어(섀도우 IT)를 사용하려는 유혹을 줄이는 동시에 혁신을 장려합니다.
결론
조직의 데이터, 운영 및 평판을 보호하려면 섀도우 IT와 관련된 위험을 이해하고 해결하는 것이 필수적입니다.
정기적인 감사, 설문 조사, 모니터링 도구 활용, 로그 분석 등을 통해 섀도우 IT 발생을 정기적으로 감지해야 합니다. 또한 명확한 IT 정책 정의, 직원 교육 제공, 승인된 소프트웨어 저장소 유지 관리와 같은 완화 전략을 구현해야 합니다.
이러한 전략을 구현하면 보안 및 규정 준수 위험을 예방할 수 있을 뿐만 아니라, 기술 중심 문화를 조성하고 승인된 도구의 한계 내에서 혁신을 추진할 수 있습니다. 이는 궁극적으로 더욱 회복력 있고 안전한 조직 IT 환경을 구축하는 데 기여합니다.
최고의 IT 감사 관리 소프트웨어를 찾아보는 것도 좋은 방법입니다.