세계적으로 재택근무가 확산되면서 회의 방식 또한 온라인 화상 통화로 급격히 전환되었습니다. 처음 화상 회의를 접하는 분들을 위해 몇 가지 유용한 정보를 준비했습니다.
최적의 성능을 위한 앱 정리
화상 회의 시작 전, 중요한 작업은 저장하고 불필요한 앱은 모두 종료하는 것이 좋습니다. 특히 개인 정보가 담긴 프로그램이나 CPU 사용량이 많은 앱은 반드시 종료해야 합니다.
너무 많은 앱을 동시에 실행하면 화상 통화 중 컴퓨터 속도가 느려질 수 있습니다. 특히 성능이 낮은 노트북의 경우 통화 자체가 많은 자원을 소모하므로 더욱 주의해야 합니다. 만약 통화 중에 팬 소음이 심해지거나 화상 회의 앱이 느려지기 시작한다면, 실행 중인 다른 앱들을 종료해 주세요.
화면 공유 전 개인 정보 보호
화상 통화 중 화면을 공유할 때는 개인 정보가 노출되지 않도록 각별히 주의해야 합니다. 먼저 브라우저를 열어 불필요한 탭, 특히 다른 사람에게 보이고 싶지 않은 탭은 모두 닫아주세요.
다음으로 Mac 또는 Windows 컴퓨터에서 ‘방해 금지 모드’를 활성화하세요. 이렇게 하면 화면 공유 중 메시지 알림 등으로 인해 의도치 않게 개인 정보가 노출되는 것을 방지할 수 있습니다.
인터넷 연결 상태 점검
화상 통화 전에 Fast.com 또는 Speedtest.net과 같은 속도 측정 도구를 사용하여 인터넷 속도를 확인하세요. 속도가 충분하지 않다면 Wi-Fi 라우터에 더 가까이 이동하거나 인터넷 속도 향상 도구를 활용해 보세요.
적절한 조명과 배경 선택
자연광이 풍부한 곳에서 화상 통화를 하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 얼굴이 더 밝고 선명하게 보입니다. 만약 햇빛이 부족하다면 너무 강하지 않은 부드러운 형광등 아래에 앉아주세요.
배경은 너무 복잡하지 않은 중립적인 색상이 좋습니다. 단순하게 벽 앞에 앉는 것도 좋은 방법입니다.
적절한 배경을 찾기 어렵다면 Skype의 배경 흐림 기능이나 Zoom의 가상 배경 기능을 활용해 보세요.
오디오 및 비디오 테스트
화상 통화를 시작하기 전에 오디오 및 비디오 장치가 정상적으로 작동하는지 확인해야 합니다. 대부분의 화상 회의 도구는 테스트 통화 기능을 제공합니다. 화상 회의 앱의 설정 메뉴에서 이 기능을 찾아보세요.
예를 들어 Skype에서는 “기본 설정”의 “오디오 및 비디오” 섹션에서 테스트 통화를 할 수 있습니다.
카메라 위치 조정
카메라 위치를 눈높이에 맞춰 조정하는 것이 중요합니다. 카메라가 너무 높거나 낮으면 상대방에게 불편한 인상을 줄 수 있습니다. 중요한 회의에서 동료들이 여러분의 콧구멍을 쳐다보는 것을 원하지는 않겠죠?
또한 대화 중에는 화면이 아닌 카메라를 직접 응시하세요. 이렇게 하면 상대방이 여러분이 집중하고 있다는 느낌을 받을 수 있습니다.
마이크 및 카메라 업그레이드
가끔 화상 통화를 하는 경우에는 노트북 내장 마이크와 카메라로도 충분할 수 있습니다. 하지만 오래된 노트북의 경우 스마트폰 카메라보다 화질이 떨어질 수 있습니다.
만약 매일 화상 회의에 참석해야 한다면 고품질 카메라나 헤드셋을 구매하는 것을 고려해 보세요.
화상 통화 중에는 헤드폰이나 이어폰을 사용해 보세요. 마이크가 입에 가까이 있어 노트북 내장 마이크보다 훨씬 좋은 음질을 제공할 수 있습니다. 유선 헤드폰을 사용하면 지연 시간을 줄이는 데 도움이 됩니다.
미리 준비하기
회의를 주관하는 경우에는 모든 자료와 논의 내용을 미리 준비해 두세요. 만약 동료들이 특정 문서를 봐야 한다면 회의 전에 미리 공유하고 모두가 필요한 자료에 접근할 수 있도록 하세요.
이렇게 하면 회의 시작 후 모든 사람이 준비되기를 기다리는 시간을 절약할 수 있습니다.
단정한 복장
재택근무라고 해서 잠옷 차림으로 회의에 참석해도 된다는 의미는 아닙니다. 그렇다고 해서 풀 세트 정장을 입을 필요도 없습니다. 비즈니스 캐주얼 또는 비즈니스 포멀과 같이 적절한 복장을 갖추는 것이 좋습니다. 직장 복장 규정을 따르는 것도 좋은 방법입니다.
바지는 선택 사항일 수 있지만, 만일의 사태에 대비하여 항상 착용하는 것이 좋습니다. 실수로 카메라를 끄는 것을 잊고 일어섰을 때 발생할 수 있는 불상사를 방지할 수 있습니다.
발언하지 않을 때는 음소거
여러 명이 참여하는 화상 회의에서는 발언할 때를 제외하고는 음소거 상태를 유지하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 배경 소음을 줄일 수 있습니다.
또한 집에 있는 동안 누군가 방에 들어와 말을 걸더라도 당황하지 않고 침착하게 음소거 버튼을 누를 수 있습니다.
실제 회의처럼 집중
화상 회의 중 받은 편지함을 확인하거나 다른 기사를 읽고 싶을 수도 있지만, 회의에 집중해야 합니다. 다른 사람이 말할 때는 주의를 기울이고 카메라를 응시하세요.
기본적으로 실제 회의와 동일하게 행동해야 합니다. 실제 회의실에서 고양이 밈을 보고 있는 사람은 없을 것입니다. 그렇다면 화상 통화 중에도 그러지 않아야 합니다.
만약 여러분이 타이핑을 하거나 다른 것을 보고 있다면 동료들은 여러분이 집중하지 않고 있다고 생각할 수 있습니다.
애완동물과 어린이 관리
자녀나 애완동물이 있다면 화상 통화 중에 다른 사람에게 돌봐 달라고 부탁하는 것이 좋습니다. 주변에 도움을 줄 사람이 없다면 좋아하는 만화를 보여주는 등 좋아하는 활동에 집중하도록 하세요.
이러한 노력을 기울여도 아이가 방에 들어올 수 있지만, 너무 스트레스받지 마세요. 현재 상황을 고려할 때 모두가 이해할 수 있을 것입니다. 만약 이러한 일이 발생하면 잠시 자리를 비워도 되는지 동료들에게 정중하게 양해를 구하세요.
재택근무가 처음이라면 몇 가지 팁과 요령을 참고하여 업무 환경을 개선해 보세요.