지출 관리 소프트웨어는 기업의 재정적 통제력을 강화하고, 지출의 투명성을 확보하며, 규정 준수를 지원하고, 정확한 문서화를 가능하게 합니다. 이러한 기능을 통해 기업은 불필요한 지출을 줄이고 비용을 절감하며, 공급업체나 직원에게 적시에 정확한 대금을 지급할 수 있습니다.
기업은 보험, 주요 장비 투자, 재고 보충 등 다양한 활동에 예산을 배정합니다. 그러나 지출에 대한 적절한 감독이 이루어지지 않으면 예산 누수로 인해 회사의 수익성이 저하될 수 있습니다.
특히 사업 규모가 확장됨에 따라 이러한 문제는 더욱 심화되어 기업의 수익성에 심각한 위협이 될 수 있습니다. 따라서 모든 규모의 기업은 지출 관리 도구를 활용하여 자금 유출을 면밀히 감시하고, 배정된 예산 범위 내에서 재정을 관리해야 합니다.
지출 관리란?
지출 관리란 기업의 모든 구매 활동과 공급업체에 대한 대금 지급 과정을 체계적으로 관리하는 프로세스를 의미합니다. 주된 목적은 회사 계정에서 지출되는 모든 자금 흐름을 명확히 파악하고, 가능한 최고의 가치를 확보하는 데 있습니다.
효과적인 지출 관리 정책은 구매 요청부터 공급업체 결제까지 모든 지출 관련 활동을 자동화하고 통합해야 합니다. 이러한 세분화된 접근 방식을 통해 구매 활동이 비즈니스 목표와 일치하도록 보장해야 합니다. 또한 계약 준수 절차를 통해 공급업체, 계약자 및 기타 제3자에게 정확한 대금 지급을 보장해야 합니다.
지출 관리의 중요성
체계적인 지출 관리 활동은 다음과 같은 다양한 이점을 제공합니다.
- 수동으로 처리할 경우 오류 발생 가능성이 높고 시간이 많이 소요되는 지출 및 비용 추적 과정을 자동화하여 업무 효율성을 높입니다.
- 구매한 제품, 공급업체 정보 및 관련 비용에 대한 정확한 정보를 제공하여 리스크를 줄이고 비용 절감을 가능하게 합니다.
- 표준화된 지출 관리 프로세스를 디지털 앱과 함께 활용함으로써 기업 자원과 외부 파트너 간의 협업 효율성을 높일 수 있습니다.
- 직원들을 일상적인 관리 업무에서 벗어나게 함으로써 기업 수익 창출에 직접적으로 기여하는 핵심 업무에 집중할 수 있도록 하여 지속적인 생산성 향상을 도모합니다.
다음은 지출을 효율적으로 관리하고 투자 대비 최고의 가치를 얻을 수 있도록 도와주는 대표적인 지출 관리 도구입니다.
에어베이스
에어베이스는 초기 스타트업부터 중견 기업, IPO를 앞둔 기업, 대기업까지 다양한 규모의 기업에 적합한 종합적인 지출 관리 솔루션입니다. 이 플랫폼은 고급 지출 통제, 감사 및 감독 기능을 제공합니다.
예를 들어, 영수증 관리 모듈은 규정 준수 강화, 간편한 영수증 첨부, 전용 이메일 지원, 다양한 기기 간 영수증 공유 기능을 제공합니다. 또한, 보안 및 사기 탐지 모듈을 통해 카드 제어, 한도 설정, 카드 차단, 사기 탐지 및 알림, 암호화된 가상 카드 정보 공유 등의 기능을 제공합니다.
스펜데스크
스펜데스크는 통합 기능과 광학 문자 인식(OCR) 기능을 포함하여 다양하고 유용한 기능을 제공하는 직관적인 도구입니다. 이 도구를 사용하면 회사의 반복적인 비용 처리를 자동화할 수 있습니다. 또한, 비용 청구서를 해당 송장에 정확하게 매칭시켜 시간을 절약할 수 있습니다.
스펜데스크는 기업이 자체적인 지출 관리 방식에 맞게 맞춤화할 수 있는 유연성을 제공합니다. 예를 들어, 특정 지출 항목에 대해 직원 개인별 직불카드를 할당할 수 있으며, 일회성 결제를 위한 가상 신용카드 발급도 가능합니다.
이 외에도 지불 승인 요청 알림, 회계 도구와의 통합, 비용 발생 시점별 개요, 포괄적인 지출 개요 대시보드 등 다양한 기능을 제공합니다.
쿠파
쿠파는 클라우드 기반의 비즈니스 지출 관리(BSM) 솔루션으로, 결제, 공급망, 조달, 재무 등 다양한 비즈니스 영역의 지출을 효율적으로 관리할 수 있도록 지원합니다. 쿠파는 사용 편의성을 높이기 위해 세 가지 계층으로 구성된 도구 스택을 제공합니다.
첫 번째 계층은 애플리케이션으로, 조달, 송장 관리, 비용 관리, 결제, 계약 관리, 전략적 소싱, 지출 분석 등 필수적인 모듈들을 포함하고 있습니다.
두 번째 계층은 사용자 개인 정보 보호, 프로필 관리, 데이터 보안 및 통합에 중점을 둔 BSM 플랫폼입니다. 여기에는 연결된 핵심 시스템, 클라우드 접근성, 다양한 시스템과의 통합, 직관적인 그래픽 사용자 인터페이스(GUI) 등이 포함됩니다.
마지막으로 세 번째 계층은 쿠파 비즈니스 커뮤니티입니다. 이 계층은 개방형 비즈니스 네트워크, 쿠파 이점 프로그램, 커뮤니티 기반 인공지능(AI) 등의 기능을 제공합니다.
엠버즈
엠버즈는 스타트업부터 대규모 다국적 기업에 이르기까지 다양한 규모의 기업을 위한 완벽한 지출 관리 솔루션을 제공합니다. 엠버즈 솔루션은 비용 관리, 미지급금 관리, 구매 자동화, 간소화된 결제 시스템, 감사, 출장 관리 및 데이터 대시보드 기능을 포함합니다.
엠버즈는 “엠버즈 지출”이라는 도구를 통해 플랫폼 내에서 직접 발급 가능한 가상 카드를 제공합니다. 엠버즈 가상 카드는 엠버즈 크롬 리버, 엠버즈 서티파이 등 회계 및 AP 팀에서 사용하는 소프트웨어와 원활하게 통합됩니다. “엠버즈 고”와 같은 제품은 출장 관리자가 출장자와 경비를 면밀히 모니터링할 수 있도록 지원합니다.
엠버즈의 가장 큰 장점은 기업 규모에 맞춘 모듈식 접근 방식을 제공한다는 것입니다. 엠버즈 탈리는 중소기업에 적합하며, 엠버즈 서티파이는 미국 기반 기업에 최적화되어 있습니다. 엠버즈 크롬 리버는 전 세계 다양한 지역에서 운영되는 대규모 기업에 적합합니다. 마이크로소프트, 나이키, 에스티 로더와 같은 주요 기업들이 엠버즈 소프트웨어를 사용하고 있습니다.
메쉬 결제
메쉬 결제는 지출 누수를 방지하고 효과적으로 관리할 수 있는 또 다른 강력한 소프트웨어입니다. 우선, 지출 인사이트 기능은 필요한 시점에 귀중한 데이터 분석 정보를 제공합니다. 지출 항목을 검토할 때마다 모바일 앱은 미래 절감 기회, 현재 환율에 따른 지출 예측 등을 자동으로 표시합니다.
또한, 지출 제어 모듈을 통해 실시간 결제 요청 알림을 받고, 지출 한도를 설정하고, 하나의 중앙 인터페이스에서 구독을 취소하거나 공급업체 결제를 차단할 수 있습니다. 그 외 주목할 만한 기능으로는 지출 최적화, 실시간 보고, 자동 결제 워크플로 등이 있습니다.
램프
램프는 비즈니스 지출 관리 시스템을 시작, 확장, 간소화 및 저장의 네 가지 주요 모듈로 구분하여 제공합니다. 시작 모듈은 다양한 카드, 청구서 결제(ACH, 수표, 카드), 실시간 비용 추적, 정확한 지출 회계 관리를 위한 도구를 제공합니다.
확장 모듈을 사용하면 지출 및 비용에 대한 비즈니스 정책을 효과적으로 시행할 수 있습니다. 예를 들어, 지출 정책을 설정하여 규칙을 정의하고 지출 통제 기능을 통해 이러한 지침을 준수하도록 강제할 수 있습니다.
간소화 모듈은 지출 관리 자동화 및 다른 비즈니스 도구와의 통합(1,000개 이상의 통합)을 위한 다양한 워크플로(온보딩, 협업, 회계)를 제공합니다. 마지막으로 저장 모듈은 영수증 매칭, 비용 분류, 가격 정보 분석, 절감 기회 파악 등에 필요한 기능을 제공합니다.
브렉스
브렉스는 지출 및 비용에 대한 회사 정책을 준수하면서 비즈니스 운영 속도를 높이는 데 초점을 맞추고 있습니다. 브렉스는 직원이 정확한 비용 보고서를 제출하고, 회계팀이 쉽게 비용을 감사할 수 있도록 지원함으로써 기업과 인적 자원 간의 재무 규율 문화를 조성합니다.
브렉스는 현재 신용 카드, 비즈니스 계정, 비용 추적, 통합 등 다양한 회사 비용 관리 솔루션을 제공합니다. 또한, 브렉스 임파워 구독을 위한 지출 관리 기능도 제공합니다.
워크데이
워크데이는 인적 자본 관리 솔루션으로 유명하지만, 비즈니스 지출을 관리하는 간단하고 효율적인 방법도 제공합니다. 워크데이는 중앙 집중식 플랫폼에서 지출 관리를 위한 직관적이고 사용하기 쉬운 그래픽 사용자 인터페이스를 제공합니다.
워크데이 사용자 인터페이스(UI)는 지불 출처, 재고, 핵심성과지표(KPI)의 세 가지 기본 탭으로 구성되어 있습니다. “Source to Pay” 모듈은 공급업체 지출, 관리 및 비관리 지출, 공급업체 성과, 송장 처리 등에 대한 유용한 데이터 분석 정보를 제공합니다. 워크데이는 클라우드 기반 앱이므로 기업의 모든 이해 관계자가 인터넷 연결이 가능한 장치와 장소에서 회사 지출을 모니터링할 수 있습니다.
페이엠
페이엠은 비즈니스 지출 관리 분야에서 고급 자동화를 제공하는 데 중점을 둡니다. 직원들을 위한 공급업체 및 SaaS 구독 관리를 한 곳에서 제공하므로, 다양한 지출 항목에 대해 별도의 소프트웨어를 구매할 필요가 없습니다.
페이엠을 통해 다양한 타사 공급업체를 위한 가상 신용 카드를 생성하고 발급할 수 있으며, 지출 관리 담당자를 지정할 수 있습니다. 이러한 전략은 소프트웨어 구독 관리에도 동일하게 적용될 수 있습니다.
또한 페이엠은 지출에 대한 궁극적인 통제 권한을 제공합니다. 따라서 기존 앱에서 불필요한 앱이나 퇴사한 직원 계정을 제거하여 소프트웨어 구독 관련 과도한 지출을 방지할 수 있습니다.
팀페이
팀페이의 클라우드 기반 앱은 재무팀이 다양한 업종의 비즈니스에서 발생하는 모든 지출을 시각적으로 파악할 수 있도록 지원합니다. 또한, 회사 이해 관계자는 일상적인 지출을 실시간으로 확인할 수 있으며, 필요에 따라 신속하게 지출을 제한할 수 있습니다.
팀페이는 직원들이 구매 과정을 쉽게 이해하고 거래 승인을 받을 수 있도록 재무팀의 실시간 지원을 제공하는 대화형 사용자 인터페이스를 제공합니다. 또한, 직원들이 어떻게 지출하는지 파악하기 위해 다음 달 청구서를 기다릴 필요가 없습니다. 현재 지출에 대한 실시간 데이터를 얻을 수 있습니다.
재거 원
재거 원은 Source-to-Pay 활동을 위한 솔루션을 제공하며, 다양한 업종의 모든 지출을 한곳으로 통합하여 회사 지출을 쉽게 관리할 수 있도록 지원합니다. 재거 원의 세심하게 설계된 앱을 사용하면 간접비와 직접비를 모두 하나의 간단한 도구로 관리할 수 있습니다.
AI와 로봇 프로세스 자동화(RPA)를 결합하여 고도화된 데이터 분석 및 통찰력을 제공합니다. 따라서 전체 비즈니스에 대한 조달 카탈로그 생성과 같은 지출 관리 프로세스를 최적화하기 위해 실행 가능한 데이터를 얻을 수 있습니다.
리얼페이지
리얼페이지는 공급업체, 송장 및 구매 관리를 통해 비용 효율성과 생산성을 향상시키는 데 도움이 되는 도구입니다. 리얼페이지는 단순한 지출 추적 도구를 넘어섭니다.
리얼페이지는 회사 전체 비즈니스 포트폴리오에 대한 지출 및 수익 데이터를 수집하고, 정보에 기반한 조달 결정을 위한 데이터 분석 정보를 제공합니다. 또한, 모든 구매 주문(PO) 및 승인 프로세스를 자동화하고, 지출 감독 및 분석을 위한 중앙 대시보드에 실시간 데이터 피드를 제공합니다.
콘커 경비
콘커 경비는 유명한 비즈니스 운영 ERP 소프트웨어 개발사인 SAP에서 제공하는 지출 관리 솔루션입니다. 이 솔루션은 여러 Source-to-Pay 트랜잭션을 연결하여 비즈니스 지출 관리를 통합하고 자동화하는 데 도움이 됩니다.
이 도구는 직원과 고용주 모두에게 유용합니다. 예를 들어, 현장 직원은 모바일 기기를 통해 경비 증빙 자료를 제출할 수 있습니다. 콘커의 지능형 프로그램은 비용을 자동으로 확인하고 알림을 전송하여 신속한 지출 승인을 가능하게 합니다.
마무리
지출 관리 소프트웨어를 사용하면 예상치 못한 자금 유출을 방지하고 회사 이익을 보호할 수 있습니다. 직원 또는 공급업체에 대한 반복적인 지불금 지급을 관리해야 하는 경우, 효과적인 비용 추적 도구의 필요성이 더욱 중요해집니다.